BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ
TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN

Khóa luận tốt nghiệp ngành : LƯU TRỮ HỌC
Người hướng dẫn

: THS. TRẦN VIỆT HÀ

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ THÚY

Mã số sinh viên

: 1305LTHB056

Khóa

: 2013-2017

Lớp

: ĐH LTH 13B
HÀ NỘI - 2017

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Thúy


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN............................................................................................2
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................3
MỤC LỤC........................................................................................................4
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.................................................................................7
A. PHẦN MỞ ĐẦU.........................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu.....................................................................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu..................................................................................................................2
4. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu.............................................................................................3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu.................................................................................................................3
6. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................................................3
7. Cấu trúc đề tài............................................................................................................................4

B.PHẦN NỘI DUNG.......................................................................................5
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN SÓC SƠN VÀ CÔNG
TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN....................5
1.1 Khái quát về UBND huyên Soc Sơn.........................................................................................5
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển......................................................................................5
1.1.2 Chức năng, nhiêm vụ,quyền hạn và cơ cấu tô chức............................................................6
1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.....................................................................................6
1.1.2.2 Cơ cấu tô chức.................................................................................................................11

QUẢ ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ
TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN....................................................................45
3.1 Về công tác quan lý................................................................................................................45
3.2 Về nhân sư.............................................................................................................................47
3.3 Về cơ sơ vật chất....................................................................................................................47

C.KẾT LUẬN................................................................................................51


D. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................52
PHỤ LỤC.......................................................................................................54


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

UBND

Ủy ban nhân dân

2

CNTT

Đất nước ta đang trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cùng với
đó là sự phát triển mạnh mẽ của khoa học- kỹ thuật. Ngày nay, với sự phát
triển từng ngày từng giờ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng các thành
tựu của ngành khoa học này vào hoạt động của công tác văn thư- lưu trữ đã
đem lại không ít những hiệu quả to lớn.
Đối với công tác văn thư-lưu trữ, nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới, hợp
lý hóa các khâu nghiệp vụ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác
này là một yều cầu mang tính tất yếu. Đặc biệt khi việc lưu trữ tài liệu truyền
thống đang được chuyển dẫn sang hình thức lưu trữ điện tử và công tác văn
thư lưu trữ đang trong quá trình hộp nhập quốc tế.
Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “ Ứng dụng CNTT trong công tác văn
thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn”. Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn là
một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành chính Cộng hòa Xã hội
chủ nghĩa Việt Nam. Đây là cơ quan thực thi pháp luật tại cấp huyện. Như vậy

1


việc ứng dụng CNTT tại UBND cấp huyện rất quan trọng từng bước giúp cải
thiện; công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành, cải cách hành chính và các hoạt
động kinh tế - xã hội từng bước được tin học hóa, đem lại hiệu quả thiết thực.
Trong giai đoạn hiện nay UBND huyện Sóc Sơn cũng cần có những thay đổi
phù hợp trong công tác tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao hiệu
quả công tác này.
Trong thời gian thực tập khảo sát, tôi tập trung đánh giá ưu nhược điểm
khi ứng dụng CNTT tại UBND nhằm tìm ra giải pháp khắc phục, đề xuất ý
kiến nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ.
2. Lịch sử nghiên cứu
Đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ”
cũng đã không ít lần được đưa ra bàn luận, đông thời với đó cũng có khá

CNTT trong các khâu nghiệp vụ như soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý
văn bản, chỉnh lý tài liệu, thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ… trong giai đoạn
từ năm 2008 đến nay.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Phản ánh thực trạng việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu
trữ tại UBND huyện Sóc Sơn.
- Đánh giá hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin, chỉ ra những
hạn chế thiếu xót trong công tác văn thư-lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn .
- Đưa ra đề xuất nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin vào
công tác văn thư- lưu trữ.
6. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp điều tra, phỏng vấn
- Phương pháp khảo sát thực tế
- Phương pháp tổng hợp thông tin, phân tích, so sánh
- Phướng pháp quan sát khoa học

3


7. Cấu trúc đề tài
A. PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
2. Lịch sử nghiên cứu
3.Mục tiêu nghiên cứu
4.Phạm vi và đối tượng nghiên cứu
5.Nhiệm vụ nghiên cứu
6.Phương pháp nghiên cứu
7. Cấu trúc đề tài
B.PHẦN NỘI DUNG

Nội với nhiều tuyến đường giao thông quan trọng như: Quốc lộ 2; Quốc lộ 3;
Quốc lộ 18, đường Bắc Thăng Long Nội Bài, Quốc lộ 3 mới Hà nội - Thái
Nguyên, đường cao tốc Nội Bài - Lào Cai,… đặc biệt Sóc Sơn có Cảng khàng
không Quốc tế Nội Bài là đầu mối giao thông lớn, quan trọng của quốc gia.
Về địa giới hành chính : Huyện chia thành 26 đơn vị bao gồm thị
trấn Sóc sơn và 25 xã, 199 thôn làng. Trên toàn huyện có 77 đơn vị cơ quan xí
nghiệp, trường học, đơn vị vũ trang của trung ương.

5


1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức
1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
a, Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ trung ương tới cơ sở.
b,Nhiệm vụ, quyền hạn
* Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội
đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê
duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

* Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch,
kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ
ban nhân dân tỉnh.
*Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

7


- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch
xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc
thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản
lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
* Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt
động từ thiện, nhân đạo.
* Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu
quả thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường
và chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa
bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất
lượng tại địa phương.
* Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang

9


và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ
huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng
dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các
trường hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội,
xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà
nước; thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội
và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của
pháp luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công
dân; hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
* Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban
nhân dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức

11


Căn cứ theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (sửa
đổi) và quy định về cơ cấu tổ chức đối với UBND các huyện, trên cơ sở tình
hình thực tế, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Sóc Sơn như sau :
* Lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn:
- Chủ tịch: Vương Văn Bút.
- P. Chủ tịch: Vi Thị Bình Anh

- Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ.
Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Sóc Sơn là một cơ quan
hành chính cấp huyện là một cơ quan hành chính nhà nước của hệ thống hành
chính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, là cơ quan thực thi pháp luật tại
các cấp huyện, vì thế công tác văn thư là một nội dung quan trọng phục vụ
cho hoạt động quản lý của cơ quan.
Phụ trách về công tác văn thư của UBND gồm có một văn thư chuyên
trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm. Công tác văn thư của
UBND hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước. Các
khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tai UBND được thực hiện như sau:
Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn bản của công
ty đêu được tiến hành theo sự hướng dẫn của các văn bản của pháp luật quy
định đúng thể thức và quy trình ban hành. Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo
đều được tiến hành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ chuyển cho
lãnh đạo xem xét, phê duyệt và tiến hành việc ban hành văn bản.
Quản lý văn bản:
- Quản lý công văn đi : Văn bản được quản lý thống nhất tại văn thư
của cơ quan. Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và
chỉ làm thủ tục đóng dấu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội
dung và thẩm quyền ký ban hành. Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký
vào phần mềm quản lý văn bản trên máy tính.
- Quản lý công văn đến: các công văn đến được đăng ký vào phần
mềm quản lý văn bản tại văn thư cơ quan theo đúng thủ tục. Sau khi đã thực
hiện xong các thủ tục cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn thư cơ quan

13


tiến hành ngay việc chuyển giao văn bản đến lãnh đạo cơ quan và các phòng
ban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thời tiến hành theo dõi và

Các nghiệp vụ lưu trữ như thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu,
phân loại, bảo quản, thống kê, khai thác sử dụng đều được chuyên viên lưu
trữ thực hiện theo quy định của cơ quan Nhà nước. UBND huyện cũng đã và
đang ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ như việc sử dụng trang thiết bị và
phần mềm quản lý văn bản để lưu trữ hồ sơ tài liệu. Toàn bộ văn bản hình
thành trong hoạt động của cơ quan sẽ được nhập vào máy để lưu trữ, và thông
qua đây việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽ trở nên dễ dàng và nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động
khai thác sử dụng tài liệu tại cơ quan.
Trước đây, mọi hồ sơ tài liệu chỉ được lưu trữ trong cặp hộp để theo
thời gian sẽ bị mục nát và hỏng rất khó để khôi phục lại tài liệu. Từ năm 2016,
sau khi UBND huyện Sóc Sơn áp dụng CNTT vào công tác lưu trữ thì tài liệu
của UBND huyện Sóc Sơn không chỉ được lưu trữ trong cặp hộp, trong kho
mà còn được lưu trữ trên phần mềm quản lý văn bản. Tài liệu lưu trữ của
UBND huyện Sóc Sơn đang dần được số hóa của những năm gần đây, tài liệu
đã được số hóa có giá trị như bản gốc vì vậy khả năng phục hồi lại tài liệu cao
hơn so với trước đây.

15


CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC
VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN SÓC SƠN
2.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng CNTT trong công tác văn thưlưu trữ
Khi nói đến công nghệ thông tin người ta coi đó là sự hội tụ của các
công nghệ viễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng. Công
nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thế giới đang chuyển dần
thành một xã hội thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện
nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay
đổi căn bản trong cách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giả

điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành, công
việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ được giảm tải.
2.2 Văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng CNTT vào công
tác văn thư- lưu trữ tại UBND huyện Sóc Sơn
Nhận thức được tầm quan trọng của tài CNTT đối với công tác văn thưlưu trữ của cơ quan UBND huyện Sóc Sơn, lãnh đạo và cán bộ của cơ quan đã
có sự quan tâm đúng mức đối với công tác văn thư- lưu trữ. Minh chứng rõ
ràng nhất là việc ban hành các văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng
CNTT vào công tác lưu trữ cho các cán bộ.
Năm 2013 triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư- lưu trữ
tại UBND huyện Sóc Sơn. Để thông nhất việc ứng dụng CNTT, UBND đã
thực hiện theo quy định của Nhà nước và quy định nội quy của cơ quan:
- Luật Lưu trữ năm 2011
- Luật Công nghệ thông tin năm 2006
- Quyết định số 3855/QĐ-UBND ngày 28/8/2012 của UBND thành phố
phê duyệt Chương trình mục tiêu ứng dụng CNTT trong hoạt động cơ quan
Nhà nước Thành phố Hà Nội giai đoạn 2012-2015
- Công văn số 1230/STTTT-UDCNTT ngày 05/8/2014 của Sở thông tin
và truyền thông Hà Nội về việc hướng dẫn xây dựng kế hoạch ứng dụng

17


CNTT trong hoạt động cơ quan nhà nước thành phố Hà Nội năm 2015
- Công văn số 458/UBND-VP ngày 11/4/2016 về việc sử dụng hòm
thư điện tử công vụ @hanoi.gov.vn để trao đổi văn bản điện tử trong cơ quan
Nhà nước.
Nhìn chung, các văn bản quy định hướng dẫn về việc ứng dụng CNTT
của UBND huyện Sóc Sơn hầu hết đều là văn bản quy định chung từ Thành
phố Hà Nội. Trong đó, văn bản “Quyết định số 3855/QĐ-UBND ngày
28/8/2012 của UBND thành phố phê duyệt Chương trình mục tiêu ứng dụng