TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ LƯU TRỮ

NGUYỄN THỊ THẢO NHUNG

CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI UBND HUYỆN LÝ NHÂN

BÀI TẬP LỚN
HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Hà Nội - 2015


2

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu do tôi thực hiện.
Các số liệu và kết luận nghiên cứu trình bày trong luận văn chưa từng được
công bố các nghiên cứu khác.
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.
Sinh viên

Nguyễn Thị Thảo Nhung


3

MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
…………………………………………………………………………....


2.3.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ ……………………………………… 19
2.3.3. Nội dung của công tác lưu trữ …………………………………………… 19
Chương 3:
Đánh giá hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện Lý Nhân
và đưa ra những giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác …………………. 21
3. Đánh giá khái quát ………………………………………………………….. 21
3.1. Ưu điểm …………………………………………………………………….. 21
3.2. Nhược điểm ……………………………………………………………….. ..21
3.3. Ý kiến đóng góp ……………………………………………………………. 24
KẾT LUẬN …………………………………………………………………….. 27


5

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong bất kì một cơ quan, doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động của
mình cũng đều có sử dụng các loại văn bản giấy tờ vì văn bản, giấy tờ được dùng
để công bố, truyền đạt đường lối chủ trương, chính sách của Đảng, của Nhà nước;
để báo cáo thỉnh thị; liên hệ công tác giữa các cơ quan, các ngành, các cấp; ghi
chép các kinh nghiệm đã được đúc kết và các tài liệu cần thiết. Mọi văn bản giấy tờ
đều tập trung vào đầu mối là bộ phận văn thư - lưu trữ để tập trung, quản lí được
thống nhất và sử dụng có hiệu quả. Do đó công tác văn thư – lưu trữ là một bộ phận
quan trọng giúp cho lãnh đạo nắm bắt được tình hình hoạt động, ưu khuyết điểm
của cơ quan.
Công tác văn thư - lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp
thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn
liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm
tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những

- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp song các biện pháp này
phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau
- Hoạt động của UBND huyện Lý Nhân cần được tiếp tục đổi mới để góp
phần thiết thực và hiệu quả hơn và hoạt động quản lí hành chính nhà nước và
UBND huyện
- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực của UBND huyện Lý Nhân được nâng cao
thì chất lược công tác văn thư – lưu trữ sẽ tốt hơn
5. Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định rằng công tác văn thư – lưu trữ là hoạt động khó khăn
phức tạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về vấn đề chuyên môn,
cách quản lý, sắp sếp văn bản đi, văn bản đến.
Nói đến công tác văn thư - lưu trữ đã có nhiều đề tài, công trình nghiên cứu
khoa học về vấn đề này không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn là vấn đề quan
tâm của các nhà khoa học và các nhà quản lý. Một số công trình tiêu biểu về công
tác văn thư - lưu trữ tiêu biểu như sau:
Đề tài “Những cơ sở lý luận và thực tiễn lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan”.
Chủ nhiệm đề tài : CN. Phạm Ngọc Dĩnh ; Các thành viên tham gia : PGS.TS.Dương
Văn Khảm, CN.Nguyễn Hữu Thời, CN. TrầnThị Phuong Trâm. CN. Trần Như Ngiêm.
Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cáỉ cách nền hành chính
nhà nước”. (2006);Chủ nhiệm đề tài : Ths.Ngyễn Thị Tâm.Các thành viên tham gia
: Ths . Nguyễn Trọng Biên , Ths. Nguyễn Thị Lan Anh, CN Nguyễn Thiên Ân, CN
Nguyễn Thị Như Thuần
Đề tài “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam “(2010);Chủ nhiệm
đề tài : CN . Trần Quốc Thắng : Các thành viên tham gia : Ths. Tiết Hồng Nga:
Ths.Nguyễn Thị Chinh; CN. Mai Thị Thu Hiền
Ngoài ra còn có rất nhiều tài liệu tham khảo khác
Là huyện thuộc tỉnh Hà Nam, công tác văn thư - lưu trữ ở huyện Lý Nhân đã
có nhiều tiến bộ, chuyển biến rõ rệt và mang những hiệu quả tích cực. Thông qua



tại UBND huyện Lý Nhân.


8

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÊ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1. Cơ sở lý luận của công tác văn thư, lưu trữ
1.1. Công tác văn thư và ý nghĩa của công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm công tác văn thư
Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác văn thư. Nhưng có hai
khuynh hướng đáng chú ý là:
- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy tờ
trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác văn thư
bao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý quy trình
chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức.
- Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hành văn bản
trong cơ quan tổ chức và quản lý trong các cơ quan đó. Theo khuynh hướng này thì
công tác văn thư được quan niệm rộng hơn chính xác hơn.
Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải
quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, doanh
nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư
là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một bộ phận của quá trình xử lý
thông tin.
1.1.2. Vị trí công tác văn thư
Công tác văn thư được xác định là hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được.
Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý nhà nước.

này phát triển. Nếu quan niệm không đúng sẽ dẫn tới phương pháp chỉ đạo quản lý
đối với công tác văn thư cũng như không đúng và kìm hãm sự phát triển của nó,
điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao động quản lý trong cơ quan tổ chức.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt
công tác lưu trữ.
1.2. Công tác lưu trữ và ý nghĩa của công tác lưu trữ
1.2.1. Khái niệm về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin. Tất cả
những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu liên
quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội. Vì thế công tác lưu trữ là một mắt xích
không thể t hiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Ở nước ta công tác lưu trữ
thực hiện hai nhiệm vụ sau:
+ Thực hiện các nhệm vụ về quản lý lưu trữ


10

1.2.2. Ý nghĩa của công tác lưu trữ
Ý nghĩa lịch sử : Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách
trung thực khách quan quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các
sự kiện lịch sử quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử.
Ý nghĩa thực tiễn : Nó phục vụ đắc lực trong việc thực hiện chủ trương chính
sách, phát triển kinh tế, văn hóa xã hội phục vụ nghiên cứu và công việc hàng ngày
của mỗi cán bộ công chức nói riêng và toàn cơ quan nói chung.

nghiệp là 33 người và hợp đồng 16 người.
- Phòng Nội vụ: Tổng số 05 biên chế, trong đó 01 trưởng phòng, 01 phó
trưởng phòng, 03 cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội huyện Lý Nhân
Tổng số 07 biên chế, trong đó : 01 trưởng phòng và 01 phó trưởng phòng, 05
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Công thương huyện Lý Nhân
Tổng số 07 biên chế, trong đó: 01 trưởng phòng và 02 phó trưởng phòng, 04
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Văn hóa và Thông tin huyện Lý Nhân


12

Tổng số 13 biên chế, trong đó: 01 trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 11
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện Lý Nhân
Tổng số 17 biên chế, trong đó: 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 14
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Y tế huyện Lý Nhân
Tổng số 06 biên chế trong đó: 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 03 cán
bộ, công chức, viên chức.
- Văn phòng HĐND & UBND huyện Lý Nhân
Tổng số 18 biên chế, trong đó: 01 Chánh Văn phòng và 02 phó Chánh văn
phòng, 15 cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Tư pháp huyện Lý Nhân
Tổng số 04 biên chế, trong đó: 01 Trưởng phòng, 01 phó trưởng phòng, 02
cán bộ, công chức, viên chức.
- Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Lý Nhân
Tổng số 10 biên chế, trong đó : 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 07

nhân dân cấp huyện và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm sự thống
nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
- Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện chịu sự lãnh đạo,
quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên
môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.
2.1.4. Nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện
- Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được
phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện và chịu trách nhiệm về việc
thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm và thẩm
quyền của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật và theo phân công của
Ủy ban nhân dân cấp huyện.
- Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế
tập thể, kinh tế tư nhân, các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn
thuộc các lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên môn theo quy định của pháp luật.
- Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực quản lý của cơ quan chuyên
môn cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã).
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông
tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn nghiệp vụ của cơ
quan chuyên môn cấp huyện.


14

- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực

+ Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền đến
việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy yêu cầu hiện
đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiêu đề đảm bảo cho công
tác quản lý nói chung và cơ sở nói riêng.


15

2.2.3. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư gồm các công việc chủ yếu:
- Thứ nhất: Xây dựng và ban hành văn bản
+ Soạn thảo văn bản: Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục
đích yêu cầu của cơ quan, tổ chức để soạn thảo văn bản nhằm giải quyết công việc
cụ thể hay điều chỉnh một mối quan hệ xã hội nào đó.
+ Trình duyệt và ký văn bản: Sau khi văn bản được soạn thảo thì người soạn
thảo văn bản phải trình lên Chánh Văn phòng để kiểm tra lại việc đánh máy, xem
xét lại thể thức thủ tục văn bản trước khi trình thủ trưởng duyệt văn bản. Thủ
trưởng cơ quan xem xét duyệt kí theo thẩm quyền và chịu trách nhiệm pháp lý về
văn bản ký.
+ Ban hành văn bản: Đây là bước không thể thiếu trong quy trình xây dựng
và ban hành văn bản. Sau khi văn bản được kí thì chuyển sang bộ phận văn thư
hoàn tất các thủ tục để ban hành văn bản.
- Thứ hai: Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản
+ Quy trình xử lý văn bản đến: Văn bản đến là những giấy tờ, tài liệu, thư từ,
sách báo … do cơ quan đơn vị, tổ chức cá nhân bên ngoài gửi đến.
Tất cả những văn bản đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào đều phải đăng
kí vào sổ quản lý thống nhất ở bộ phận văn thư. Văn bản đến cơ quan phải được xử
lý nhanh chóng, chính xác và bí mật.
* Trình tự giải quyết văn bản đến:
Bước 1: Kiểm tra sơ bộ

thì không được phép bóc
Bước 3: Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến
+ Đóng dấu đến, ghi số đến và ngành đến để xác nhận văn bản đó đã qua bộ
phận văn thư và ghi nhận ngày tháng đến cơ quan.
+ Dấu đến được đóng ở khoảng trên góc trái (phần lề văn bản) dưới phần số
và kí hiệu.
+ Đối với công văn dấu đến được đóng ở bên dưới phần trích yếu nội dung
văn bản.
- Nếu là văn bản mật thì đóng dấu vào bì thư.
Bước 4: Trình bày văn bản
Mọi văn bản nhận được cán bộ văn thư đều phải trình lên thủ trưởng, cơ
quan Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính. Khi trình văn bản phải chú
ý văn bản khẩn phải trình bày ngay sau khi nhận văn bản. Khi trình văn bản phải
đặt văn bản quan trọng lên trên.
Bước 5: Vào sổ văn bản đến
Vào sổ đăng kí văn bản đến là khâu quan trọng trong việc tổ chức giải quyết
và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh đạo cơ quan nắm được số lượng văn bản
đến cơ quan hàng ngày, nắm được nội d ung văn bản. Từ đó dễ dàng kiểm tra văn


17

bản do ai giải quyết và mức độ giải quyết đến đâu. Có nhiều hình thức để giải quyết
văn bản đến. Ví dụ đăng kí văn bản đến bằng sổ, có dùng thẻ đăng kí, có thể đăng
kí trên máy vi tính …
* Trình tự giải quyết văn bản đi
Tất cả nội dung công văn gửi đi hoặc gửi trong nội bộ cơ quan nhất thiết phải
qua bộ phận văn thư để đăng kí và làm thủ tục gửi đi.
Người văn thư khi đóng dấu vào công văn đi phải kiểm tra số, chữ ký của
người ký có đúng thẩm quyền hay không, đóng dấu đã đúng thể thức quy định hay

- Quyết định
- Chỉ thị
- Thông báo
- Báo cáo
- Công văn
• Tổ chức giải quyết văn bản mật
Đối với những văn bản “Mật”, “Tối mật” “Tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ
quan hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn
bản “Hỏa tốc” thì phải đóng dấu vào văn bản và cả bì văn bản. Riêng văn bản mật
chỉ được đóng dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì trong ghi đầy
đủ số, kí hiệu, nơi nhận và đóng “Mật”, “Tối mật”, Tuyệt mật” rồi chuyển cho văn
thư làm phong bì ngoài. Phong bì ngoài chỉ ghi nơi gửi, nơi nhận, số phiếu chuyển


18

không đóng dấu chỉ mức độ mật. Sau đó văn bản được chuyển đi giống như văn
bản thường.
•

Tổ chức chức quản lý tài liệu hồ sơ trong cơ quan

Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác
văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần
thiết cho việc sắp xếp phân loại tài liệu trong cơ quan.
Lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo 6 bước:
+ Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ
+ Bước 2: Xây dựng danh mục hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề
+ Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ
+ Bước 4: Quy định kí hiệu h ồ sơ

- Thống kê tài liệu
- Bảo quản tài liệu
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
2.3.2. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Tập trung toàn bộ phông lưu trữ quốc gia và bảo quản trong kho lưu trữ từ
Trung ương đến địa phương dưới sự thống nhất của Cục lưu trữ Nhà nước.
2.3.3 .Nội dung của công tác lưu trữ
- Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ theo
nguyên tắc quản lý thống nhất.
Sau khi thu thập xong dùng công tác nghiệp vụ để phân loại tài liệu trong
các phông lưu trữ.
- Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông
Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ
Bước 3: Viết bìa hồ sơ
Bước 4: Viết chứng từ kết thúc
- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản sau:
+ Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và lịch sử hình thành.
+ Tính chính trị: Xem xét tính chính trị của tài liệu để xác định thời hạn
bảo quản hay tiêu hủy.
+ Tính tỏng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà cả
tính đa dạng.
- Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ


20

Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm làm phong phú và hoàn chỉnh tài liệu



21

Chương 3:
ĐÁNH GIÁ HIỆU QUẢ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI
UBND HUYỆN LÝ NHÂN VÀ ĐƯA RA NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG
CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
3. Đánh giá khái quát
3.1. Ưu điểm
Nhìn chung công tác văn thư – lưu trữ của huyện Lý Nhân thực hiện tốt
nhiệm vụ chức năng được giao.
Lãnh đạo phụ trách trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ ngày càng nhận thức
rõ hơn, đầy đủ hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ
đối với hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử, do vậy đã quan tâm nhiều đến
công tác này từ việc ban hành văn bản quản lý, bố trí cán bộ, thực hiện chế độ phụ
cấp, kiểm tra hướng dẫn và đào tạo nghiệp vụ đến việc cải tạo nâng cấp kho tàng,
ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ.
Mối quan hệ các phòng được thực hiện tốt. Việc thực hiện đúng thẩm
quyền, ủy quyền trong quản lý có nhiều tiến bộ. Cán bộ văn thư, lưu trữ ngày càng
nỗ lực nêu cao tinh thần trách nhiệm, sáng tạo, chủ động và không ngừng học tập
để nắm vững, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ. Cán bộ
văn thư, lưu trữ nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hóa công việc và
thực hiện tổ chức làm việc.
Thực hiện chủ trương và rà soát các văn bản ban hành có tác dụng rất tích
cực giúp loại bớt các văn bản ban hành sai quy định, hết hiệu lực, văn bản cần sửa
đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành. Các phòng ban có trách nhiệm sắp xếp,
rà soát lại toàn bộ văn bản, từng bước thực hiện quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu
theo đúng quy định.
Công tác văn thư tiến hành nhịp nhàng và đồng bộ việc chuyển giao các

đào tạo đúng chuyên ngành, thiếu kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ nên đội ngũ
cán bộ lưu trữ chưa thể theo kịp những yêu cầu mà công tác lưu trữ hiện hành đặt
ra, chưa nắm vững nhiệm vụ nên không tham mưu được cho lãnh đạo trong công
tác lưu trữ tại đơn vị mình. Thực trạng nói trên đã đặt ra câu hỏi về chế độ đãi ngộ
đối gới những cán bộ ngành lưu trữ một công việc “âm thầm, lặng lẽ”, đòi hỏi sự
kiên trì, cẩn thận, tỉ mỉ nhưng chưa nhận được nhiều sự quan tâm chia sẻ.
Nguồn nhân lực đã thiếu lại yếu, còn cơ sở vật chất trang bị cho công tác
lưu trữ cũng thực sự là một mối lo đáng quan tâm. Lưu trữ lịch sử cấp huyện chưa
có kho lưu trữ chuyên dụng, diện tích sàn kho lưu trữ được trang bị giá kệ, cặp hộp
đúng quy định. Tuy nhiên với diện tích sàn như vậy chỉ đủ bảo quản chưa đến 1000
mét giá, không thể thực hiện việc bảo quản tài liệu nếu thu thập đầy đủ tài liệu từ
các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu. Hơn nữa địa điểm kho lưu trữ nằm sâu trong
khuôn viên của UBND huyện nên việc khai thác còn nhiều hạn chế, đặc biệt là độc
giả là nhân dân đến khai thác. Diện tích cho các kho lưu trữ hiện hành tai các cơ
quan, đơn vị, huyện thì diện tích dành cho kho lưu trữ còn quá hạn hẹp. Phòng kho
lưu trữ tài liệu tại các huyện chỉ đủ diện tích lưu trữ một phần tài liệu của Văn
phòng UBND. Thực tế là tài liệu đang được lưu giữ ở mọi nơi có thể như bao tải,
hòm tôn, nóc tủ, gầm cầu thang, hành lang, nhà kho, bụi bặm, mối, mốc …. Và hệ
quả là hiện nay huyện ta đang tồn tại một khối lượng tài liệu tích đống khổng lồ từ
nhiều chục năm còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh


23

nhưng cũng chưa có biện pháp để khắc phục. Khó khăn này phần lớn do nhận thức
của cán bộ, công chức, viên chức tại chính các cơ quan, đơn vị trong huyện chưa ý
thức được việc lập hồ sơ công việc cũng là một nhiệm vụ của bản thân, chưa coi hồ
sơ, tài liệu là tài sản của cơ quan, nhà nước luôn cần phải lưu trữ cần thận và hàng
năm cũng chưa giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành theo quy định. Thật dễ nhận
thấy là tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cán bộ

lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và từng bước trang bị cơ sở vật chất cho công tác lưu


24

trữ tối thiểu là phòng kho, hộp, cặp và giá kệ đựng tài liệu. Cán bộ lưu trữ chuyên
trách tại mỗi đơn vị sẽ là người có đủ trình độ chuyên môn để có thể tham mưu cho
lãnh đạo đường lối để giải quyết khối tài liệu còn tích đống tại cơ quan.
- Ba là các cấp các ngành, các cơ quan đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho
hoạt động lưu trữ bao gồm: cơ sở vật chất cho lưu trữ lịch sử và cơ sở vật ch ất cho
lưu trữ hiện hành. UBND tỉnh quan tâm tạo điều kiện để đề án xây dựng kho lưu
trữ chuyên dụng của huyện được tiến hành thuận lợi; các cơ quan đơn vị bố trí
phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài
liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; dành một khoản kinh phí phù hợp đầu tư
cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; ngoài ra việc giải quyết đầy đủ chế độ về
phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiện
nhiệm rất có ý nghĩa đối với ngành lưu trữ. Sự quan tâm, động viên về tinh thần và
nâng cao đời sống sẽ góp phần tạo điều kiện để những cán bộ lưu trữ thêm yêu
nghề và gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ.
Nhiệm vụ cấp thiết đang đặt ra đối với công tác lưu trữ huyện đó là sớm
xây dựng và thông qua Đề án về chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống. Đây chính là
bước tháo gỡ rất quan trọng cho những hạn chế mà công tác lưu trữ huyện chưa
khắc phục được trong suốt thời gian qua.
- Bốn là từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
nhằm số hóa tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử
dụng tài liệu lưu trữ của nhân dân và cán bộ công chức viên chức trong huyện. Tuy
nhiên việc áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tại các đơn vị còn
cần sự quan tâm đồng bộ từ nhiều phía đặc biệt là lãnh đạo các cơ quan đơn vị.
Ngoài các biện pháp trên cơ quan quản lý về công tác lưu trữ và lãnh đạo
các đơn vị còn cần tăng cường kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thưởng kịp thời

toàn tổ chức văn thư, lưu trữ, bố trí đầy đủ cán bộ chuyên trách đảm nhiệm công
tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị và từng bước trang bị cơ sở vật chất cho công tác
lưu trữ tối thiểu là phòng kho, hộp cặp và giá kệ đựng tài liệu. Cán bộ lưu trữ
chuyên trách tại mỗi đơn vị sẽ là người thu thập tài liệu hàng năm để đưa vào lưu
trữ hiện hành, đồng thời cũng là người có đủ trình độ chuyên môn để có thể tham
mưu cho lãnh đạo đường lối để giải quyết khối tài liệu còn tích đống tại cơ quan.
Ba là các cấp các ngành, các cơ quan đơn vị đảm bảo cơ sở vật chất cho
hoạt động lưu trữ bao gồm: Cơ sở vật chất cho lưu trữ lịch sử và cơ sở vật chất cho
lưu trữ hiện hành. UBND tỉnh quan tâm tạo điều kiện để đề án xây dựng kho lưu
trữ chuyên dụng của huyện được tiến hành thuận lợi; các cơ quan đơn vị bố trí
phòng kho lưu trữ có đầy đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để bảo quản tài
liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; dành một khoản kinh phí phù hợp đầu tư
cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; Ngoài ra việc giải quyết đầy đủ chế độ về
phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên trách, kiêm
nhiệm rất có ý nghĩa đối với ngành lưu trữ. Sự quan tâm động viên về tinh thần và
nâng cao đời sống sẽ góp phần tạo điều kiện để những cán bộ lưu trữ thêm yêu
nghề và gắn bó lâu dài với công tác lưu trữ.
Nhiệm vụ cấp thiết đang đặt ra đối với công tác lưu trữ huyện đó là sớm
xây dựng và thông qua đề án về chỉnh lý tài liệu tồn đọng tích đống. Đây chính là
bước tháo gỡ rất quan trọng cho những hạn chế mà công tác lưu trữ huyện Lý Nhân
chưa khắc phục được trong suốt thời gian qua.
Bốn là từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm
số hóa tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài