Lời cảm ơn
Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Léc Bình,được sự giúp đỡ
của các thầy cô và đặc biệt là sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cán bộ văn
phòng
UBND huyện Léc Bình,(trong đó có sự hướng dẫn của cán bộ văn thư
và lưu trữ) đã giúp đỡ em hoàn thành tốt kế hoạch thực tập tốt nghiệp kết hợp
giữa lý thuyết và thực tế công việc. Qua bản thu hoạch kết quả thực tập này
em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong trường và đặc
biệt là cô giáo trực tiếp hướng dẫn thực tập, cô, chú ,anh ,chị trong cơ quan.
Vì thời gian thực tập có hạn nên việc tìm hiểu và làm quan với công
việc chưa thực sự sâu sắc nên bản thu hoạch này còn nhiều chỗ chưa hoàn
chỉnh em kính mong các thầy, cô, chú, anh, chị cán bộ văn phòng đóng góp ý
kiến cụ thể giúp em hoàn thành nốt những phần còn thiếu sót đó. Em hi vọng
rằng sự giúp đỡ của các thầy, cô, cán bộ cơ quan sẽ giúp em nâng cao được
kiến thức, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế.
Sau này khi ra trường em sẽ cố gắng hoàn thành tốt công việc của
mình để góp phần vào công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước.
Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!
Léc Bình, ngày24.tháng…7.năm 2006
PHẦN MỞ ĐẦU
Thực hiện quyết định 2406/QĐ -UBND ngày 11/10/1999 của chủ tịch
UBND thành phố Hà Nội cho phép thành lập trường trung học kinh tế kỹ thuật
TCDL –Hà Nội. Theo công văn đề nghị số 83/CT- LMHTXVN của chủ tịch liên
minh hợp tác xã Việt Nam. Cùng với sự thành lập của trường. Nghành thư ký
văn phòng là một trong những nghành mà nhà trường đưa vào đào tạo ngay từ
khóa đầu tiên khóa học 2004 -2006 là khóa thứ 4 và đã đổi tên trường thành
Ngành trường trung học dân lập kinh tế kỹ thuật tổng hợp Hà Nội, giê trường đã
đào tạo cơ bản xong về phần lý thuyết cho sè sinh viên học tại trường. Song mục
đích kết hợp giữa lý luận và thực tiễn. Cuối khóa học nhà trường đã tổ chức đợt
thực tập tốt nghiệp cho sinh viên trong thời gian từ ngày 15/6 -30/7 năm 2006 để
tạo điều kiện cho mỗi sinh viên được tiếp xúc với thực tế công việc và lấy tư
Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6
-30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạt
động của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gian
thực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác văn
thư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng.
Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6
-30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạt
động của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gian
thực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác văn
thư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng.
NỘI DUNG THỰC TẬP
I. TÌM HIỂU CƠ SỞ THỰC TẬP
1. Tên cơ quan và địa điểm cơ sở thực tập
Tên cơ quan nơi em đến thực tập là: UBND huyện Léc Bình, Tỉnh Lạng Sơn
Léc Bình là một Huyện Biên giới của tỉnh Lạng Sơn nằm ở phía đông Nam
của tỉnh. Huyện Léc Bình có 57 km đường Biên giới với Trung Quốc diện tích
địa lý toàn huyện là 94.164 ha trong đó đất nông nghiệp theo quy hoạch có 9.300
ha trong đó đất thuần thục đang canh tác 4500 ha còn lại là đất rừng và đồi núi.
Léc Bình nằm trên thềm lục địa cao 300m so với mặt biển xung quanh là
núi cao ở giữa là núi thấp có địa hình đồi bát ngát áp lượn sóng tạo thành lòng
móng hót gió mùa đông bắc từ lục địa Trung Quốc thổi vào với tốc độ bình quân
3,5m/s bắt đầu từ tháng 10 đến tháng 4 năm sau. Tháng 12 và tháng 1 là những
tháng nặng nhất có những ngày nhiệt độ xuống tới -2
o
C. Mùa hè lại nóng lượng
mưa tương đối cao bình quân là 1350 ly. Nhưng phân bố không đều, điều kiện
tự nhiên đó tạo cho Léc Bình trở thành một tiểu vùng khí hậu khắc nghiệt.
Toàn huyện có 80,518 triệu người với 60.528 lao động, bao gồm 9 dân téc
khác nhau cùng sinh sống trên đất Léc Bình. Nhưng dưới sự ánh sáng của các
nghị quyết của Trung Ương, của tỉnh nhân dân các huyện Léc Bình đã vượt qua
hoạch tại ngân sách, phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, giữ vững an ninh,
trật tự, an toàn xã hội, củng cố quốc phòng và cải thiện đời sống nhân dân
địa phương, đồng thời đảm bảo sự quản lý thống nhất của Nhà nước từ
Trung Ương đến cơ sở.
- Có trách nhiệm tiếp dân trực tiếp xét, giải quyết và chỉ đạo các
ngành các cấp thuộc quyền mình xét giải quyết các khiếu nại tố cáo và
kiến nghị của nhân dân.
Hiện nay Léc Bình được biên chế hành chính gồm có 2 thị trấn và 27
xã
1.Thị trấn Léc Bình
2.Thị trấn Na Dương
3.UBND Xã Lục Thôn
4.UBND Xã Đồng Bục
5.UBND Xã Bàng Khánh
6.UBND Xã Xuân Lễ
7.UBND Xã Vân Mộng
8.UBND Xã Xuân Tình
9.UBND Xã Như Khuê
10.UBND Xã Minh Phát
11. UBND Xã Nhượng Bạn
12.UBND Xã Hữu Lân 13.UBND
Xã Hiệp Hạ 13.UBND X· HiÖp
H¹
14.UBND Xã Nam Quan
15. UBND Xã Đông Quan
16. UBND Xã Lợi Bác
17.UBND Xã Sàn Viên
18.UBND Xã Khuất Xã
19.UBND Xã Tam Gia
* Còn về cơ cấu tổ chức của UBND huyện Léc Bình gồm 12 phòng
ban
Phòng Tài chính
Phòng Giáo dục
Phòng Tài Nguyên
Phòng Nội Vụ
Phòng Kinh Tế
Phòng Dân Téc
Phòng Văn Hóa
Phong Thanh Tra
Phòng Tư Pháp
Phòng Dân Số
Phòng Y Tế
Phòng Hạ Tầng
3. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của
huyện Léc Bình nói chung và đơn vị nói riêng.
Nhìn chung qua các khâu công việc của toàn UBND huyện Léc Bình
(giữa các phòng ban) và riêng từng phòng ban đã có sự phối hợp nhịp nhàng,
thực sự đi vào nề nếp. Đối với sự phân công việc, trách nhiệm cụ thể cho từng
bộ phận chức năng đã thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao. Do đó mà
hoạt động của cơ quan là rất quan trọng và đã có nhiều thuận lợi như: nhận hệ
thống của mọi người và lãnh đạo về văn phòng đã có sự thay đổi. Họ đã nhận
thức rõ được tầm quan trọng cũng như vị trí của hoạt động văn phòng đối với
cơ quan. Trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên làm việc trong các văn
phòng UBND huyện nói chung và phòng hành chính nói riêng đã được nâng
cao do yêu cầu của công việc. Các trang thiết bị của văn phòng ngày càng
được UBND huyện và các cơ quan nói chung trang thiết bị đầy đủ hơn để
phục vụ cho hoạt động của văn phòng. Ngày nay cùng với sự phát triển mạnh
mẽ của khoa học kỹ thuật, các trang thiết bị ngày càng đổi mới. Theo hướng
ngày càng hiện đại và tiện lợi. Bên cạnh những thuận lợi của văn phòng
vững vàng và nắm bắt được các chức năng và nhiệm vụ của cơ quan giao
cho. Do tính chất và nội dung công việc nên người thư ký còn là người
được thủ trưởng cơ quan tin cậy nhất. Thái độ và phong cách làm việc của
người thư ký văn phòng có ảnh hưởng lớn nhất tới hoạt động của cơ quan.
Thư ký văn phòng trong một chõng mực nào đó còn là người tham mưu tư
vấn cho người lãnh đạo cơ quan những vấn đề có liên quan đến chức năng
nhiệm vô của văn phòng và còn là người biết thể hiện những ý tưởng
quyết định của thủ trưởng cơ quan. Và trong quá trình thực hiện người thư
ky văn phòng cần phải thường xuyên tổng kết những kết quả đạt được cũng
như những vướng mắc tồn tại. Thư ký văn phòng còn phải biết phối hợp
với các thư ký ở các bộ phận khác nhau trong cơ quan đẻ hoàn thành tốt
công việc được giao. Do công việc nhiều nên các thư ký cần phải biết sắp
xếp thời gian từng công việc của mình sao cho phù hợp với thủ trưởng cơ
quan.
2. Nghiệp vụ của người thư ký trong nội dung công việc
2.1. Các tổ chức tiếp khách trong cơ quan
Tiếp khách là một nội dung của công tác giao tiếp nhân sự và thông
qua hoạt động tiếp khách của cơ quan mà cơ quan thu nhận được các thông
tin việc tiếp khách đó là cả một nghệ thuật đòi hỏi người thư ký văn phòng
phải có kỹ sảo tâm lý để gây dựng thiện cảm với khách. Thời gian tiếp
khách và bàn bạc của người lãnh đạo với khách chiếm 20% thời gian lao
động của họ. Do đó người thư ký tổ chức tiếp khách của người lãnh đạo
cho phù hợp vừa nâng cao được hiệu quả công việc. Khi khách đến cơ
quan thì người thư ký văn phòng là người đại diện đầu tiên trực tiếp tiếp
khách, đồng thời người thư ký còn phải chọn lọc khách giúp cho thủ
trưởng cơ quan không phải mất thời gian vào việc tiếp khách. Với mỗi cơ
quan khác nhau việc tổ chức tiếp khách khác nhau. Đối với những cơ quan
có nhiệm vụ tiếp dân như: Văn phòng Quốc hội, văn phòng Chính phủ, văn
phòng HĐND, UBND các cấp thì việc tiếp dân thường được quy định vào
các ngày cụ thể. Còn đối với doanh nghiệp có nhiều khách đến giao dịch
chức của người thư ký văn phòng.
2.3. Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo
Trong thực tế hàng ngày, hàng giê các bộ phận chức năng trong cơ
quan luôn cần được cung cấp các thông tin cần thiết để triển khai và giải
quyết công việc. Đồng thời người lãnh đạo cơ quan cũng cần được cung
cấp thông tin để có căn cứ và ban hành các quyết định quản lý. Vì vậy việc
thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo là rất cần thiết mà người thư
ký văn phòng phải làm các thông tin hoạt động quản lý có thể thu từ nhiều
nguồn khác nhau. Thông tin từ văn bản: văn bản cấp trên, từ các nơi khác
gửi tới, văn bản mật, văn bản nội bộ và các thông tin từ sách báo, tạp
chí…. hoặc thông tin từ truyền miệng qua ý kiến đóng góp hay phản ánh
qua các cuộc họp hội thảo…. Người thư ký phải có nhiệm vụ thu thập các
nguồn tin trên, việc thu thập được các thông tin được tiến hành một cách
thường xuyên khi thu thập được các thông tin thì người thư ký văn phòng
phải xử lý các thông tin trước khi cung cấp cho lãnh đạo người thư ký phải
tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực đồng
thời phải kiểm tra, phân tích độ chính xác của thông tin…. Vì hàng ngày cơ
quan nhận được rất nhiều thông tin khác nhau để cung cấp được các thông
tin cần thiết cho lãnh đạo thì người thư ký cần phải tìm hiểu một cách
chính xác và yêu cầu của người lãnh đạo hoặc bộ phận cần cung cấp như:
cần cung cấp thông tin về vấn đề gì, phạm vi cần cung cấp thông tin , thời
gian cho phép để có thể thu thập và chuẩn bị thông tin, hình thức cung cấp
tin vì vậy việc thu thập và cung cấp thông tin cho người lãnh đạo và cơ
quan là rất cần thiết và quan trọng mà người thủ thư ký là người trực tiếp
giúp lãnh đạo cơ quan làm công việc.
2.4. Tổ chức hội nghị
Hội nghị là một trong những hoạt động thường xuyên có tính phổ
biến ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Do vậy mà khi người thư ký được giao
nhiệm vụ tổ chức một cuộc hội nghị thì người thư ký văn phòng cần phải
tìm hiểu rõ mục đích của hội nghị lần này là gì. Vì việc tìm hiểu này sẽ
bố trí các thiết bị này còn tùy vào diện tích của từng cơ quan mà có cách bố
trí phù hợp.
2.6. Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và hoạt động
của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng
Người lãnh đạo hoặc các bộ quản lý chuyên môn đi công tác là một
trong những hoạt động thường xuyên và phổ biến ở các cơ quan. Việc đi
công tác của người lãnh đạo giúp họ nắm được tình hình thực tế ở sở để có
các biện pháp giải quyết tiếp theo hoặc kịp thời sửa chữa các quyết định
không chính xác. Do đó việc tổ chức các chuyến đi công tác cho người
lãnh đạo là rất cần thiết và chuẩn bị chu đáo. Để mà tổ chức tốt các chuyến
đi công tác người thư ký phải sắp xếp lịch cụ thể cho các chuyến đi để hoạt
động này không bị chồng chéo. Do đó người thư ký cần phải nắm vững
thông tin cần thiết về chuyến đi như. Mục đích của chuyến đi, thời gian bắt
đầu và kết thúc lịch trình đi, thành phần đi cùng phương tiện đi và kinh phí
dự toán. Ngoài ra còn phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi
công tác của người lãnh đạo như: giải quyết các thủ tục hành chính cần
thiết như: chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường, các loại giấy tờ khác….
Trong thời gian lãnh đạo đi công tác vắng công việc của người thư
ký ở nhà là tiếp tục các công việc thường ngày tức là phải xử lý tất cả các
công việc hàng ngày thay lãnh đạo. Khi có việc quan trọng phải điện cho
lãnh đạo để xin ý kiến giải quyết. Khi lãnh đạo trở về thì thư ký phải báo
ngay cho lãnh đạo những vấn đề xảy ra trong thời gian lãnh đạo đi vắng.
2.7. Quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo
Quản lý chương trình kế hoạch công tác của người lao động là
phương tiện hoạt động nhằm đảm bảo cho hoạt động đó được liên tục đúng
yêu cầu đạt ra, vừa là cơ sở để cơ quan người lãnh đạo hướng tới. Vào đầu
năm, đầu tháng đầu tuần các thư ký văn phòng cần giúp người lãnh đạo
xây dựng các chương trình kế hoạch cụ thể cho từng thời gian sẽ làm cho
lãnh đạo không giải quyết công việc nhanh chóng. Thời gian phân bổ cho
từng chương trình kế hoạch công tác của người lãnh đạo cũng cần được chỉ
Còn mối quan hệ giữa người thư ký với quần chúng. Đây là mối
quan hệ giữa nhân viên trong cơ quan với khách người thư ký còn tôn
trọng họ vì họ đến làm việc với cơ quan mà mình lại chính là người đại
diện cho cơ quan tiếp họ đầu tiên. Nên người thư ký cần tạo cho khách đến
cơ quan có Ên tượng tốt về cơ quan mình tạo hoạt động giao dịch cho các
hoạt động tiếp theo.
2.9. Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo
Hàng ngày, hàng giê các bộ phận chức năng và nhất là người lãnh
đạo còn được cung cấp thông tin cần thiết để triển khai, giải quyết nhiệm
vụ được giao. Vì vậy mà việc tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo
là rất cần thiết và quan trọng. Văn phòng UBND huyện thông tin phục vụ
lãnh đạo thì người thư ký cần thu thập thông tin và chuẩn bị thông tin, tập
hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực, đồng thời
phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin để khi người lãnh đạo
cần các thông tin về những vấn đề gì thì người thư ký có thể cung cấp.
2.10. Tổ chức điện thoại, điện báo phục vụ lãnh đạo
Điện thoại và điện báo là hai phương tiện có khả năng giúp người
lãnh đạo giải quyết một số công việc mà không cần gặp gỡ trực tiếp. Đây
cũng là phương tiện vừa giúp lãnh đạo nhanh chóng truyền đặt các quyết
định vừa giúp lãnh đạo truyền đạt được các thông tin cần thiết. Nên việc tổ
chức điện thoại, điện báo phục vụ lãnh đạo là rất cần thiết, mỗi phòng lãnh
đạo cần bố trí hai phương tiện này vừa tiện cho việc giao dịch công việc
giữa lãnh đạo với các cơ quan, tổ chức cá nhân. Hai phương tiện này cần
được bố trí ở nơi thích hợp nhất và gần bàn làm việc của lãnh đạo.
2.11. Kỹ thuật giao tiếp của công sở của người thư ký văn phòng
tại UBND huyện Léc Bình
Văn phòng là đầu mối là trung tâm giao tiếp của một cơ quan vì vậy
tất cả các khách đến UBND huyện Léc Bình trong khi giao tiếp người thư
ký văn phòng luôn phải cởi mở lịch sự, luôn chủ động trong giao tiếp và
sẵn sàng giao tiếp khi cần thiết phải biết tự tin và biết vận dụng các cơ hội
người thư ký nhân viên văn phòng đã được họ mặc rất lịch sự và kín đáo
phù hợp với cơ quan với khung cảnh. Hiện nay khi nền kinh tế phát triển
thì một số cơ quan doanh nghiệp lớn đầu tư cho người thư ký nhân viên
văn phòng những bộ quần áo đồng phục rất đẹp lịch sự và rất trong trọng
làm cho bộ mặt của cơ quan đẹp hơn, tạo cho khách đến cơ quan có Ên
tượng rất tốt về cơ quan.
2.14. Vấn đề nghi thức Nhà nước và nguyên tắc lễ tân trong
UBND huyện
Nghi thức Nhà nước đó là những hành vi tổ chức Nhà nước buộc
phải tuân theo và tuỳ từng hoàn cảnh mà Nhà nước quy định cụ thể đối với
mỗi cơ quan. Như ở UBND huyện Léc Bình là một cơ quan Nhà nước cấp
huyện những ghi thức Nhà nước ở cơ quan đã được bộ phận văn phòng và
thư ký văn phòng UBND thường xuyên quan tâm chú ý thực hiện nhất là ở
các cuộc họp, hội nghị, các ngày lễ kỷ niệm đã được chuẩn bị chu đáo đầy
đủ và ghi thức.
Còn về bộ phận lễ tân trong cơ quan, UBND huyện về nguyên tắc lễ
tân trong cơ quan cũng đã chú ý và thực hiện rất tốt.
Nhận xét nghiệp vụ thư ký tại UBND huyện Léc Bình nhìn chung
nghiệp vụ thư ký đã được thư ký văn phòng UBND huyện Léc Bình được
thực hiện tương đối đầy đủ. Văn phòng UBND huyện vừa là bộ phận thực
hiện chức năng tham mưu, tổ chức các hoạt động hành chính Nhà nước ở
địa phương lại vừa là việc cầu nối giữa cấp trên với người dân, cán bộ văn
phòng, thư ký văn phòng UBND huyện đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ
của một cơ quan quản lý Nhà nước ở địa phương, thư ký văn phòng UBND
huyện đã giúp cho lãnh đạo cơ quan tổng hợp thông tin, giải quyết một số
công việc có tính chất sự vụ: tổ chức hội họp, tiếp khách tổ chức các
chuyến đi công tác… quan hệ giữa người thư ký với người lãnh đạo cơ
quan và quần chúng rất tốt giao tiếp của người thư ký văn phòng tại UBND
huyện đã được người thư ký quan tâm chú ý nên trong khi giao tiếp luôn
cởi mở, lịch sự đúng văn bản công sở các trang thiết bị văn phòng đã đựơc
Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn quyết định V/v thU ồi cho hội đồng
bồi thường hỗ trợ và tái định cư huyện Léc Bình để tổ chức thực hiện việc
bồi thường giải phóng mặt bằng công trình xây dựng hu tái định cư phục
vụ dự án cải tạo mở rộng than Na Dương huyện Léc Bình.
VD: Bộ Tài nguyên và môi trường chỉ thị về việc xây dựng kế hoạch
và dự án ngân sách Nhà nước năm 2007.
- Văn bản đến cũng có thể là văn bản cơ quan đơn vị và các phòng
ban đồng cấp gửi cho nhau mang nội dung giao dịch học hỏi kinh nghiệm.
VD: Ban chỉ huy PCBL huyện Léc Bình. Tờ trình về việc giao chỉ
tiêu thu nép quỹ phòng chống lụt bão năm 2006.
VD: Phòng tài nguyên và môi trường. Thông báo con dấu và chữ ký
giám đốc văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất.
Viện kiểm sát nhân dân huyện báo cáo tình hình chấp hành pháp luật
và hoạt động công tác kiểm sát tháng 6 năm 2006.
- Văn bản đến uỷ bản có thể là văn bản cơ quan cấp dưới gửi lên cơ
quan cấp trên xin ý kiến chỉ đạo.
VD: Uỷ ban nhân dân xã Tam Gia tờ trình về việc thu hồi đất Cảm
Trường Léc Bình giao cho nhân dân xã tam gia phát triển sản xuất trông
rừng.
1.3. Vấn đề sử dụng chữ ký trong cơ quan khi ban hành văn bản
Chữ ký trong văn bản cùng với con dấu bảo đảm tính pháp lý của
văn bản khi được ban hành. Người thư ký văn bản phải có quyền thay mặt
cơ quan chịu trách nhiệm về những vấn đề được nội dung văn bản đề cập
đến đồng thời người thư ký phải ký phải ghi đầy đủ họ tên và chức vụ địa
vị xã hội, chữ ký thể hiện tính pháp lý của văn bản do vậy người ký văn
bản phải đúng thẩm quyền được giao. Trong UB thư ký cũng có nhiều loại
ký nhưng thực tế các cơ quan thường xuyền các loại ký sau:
- Ký thay mặt được dùng với các cơ quan theo chế độ bầu cửa mà
người ký văn bản đó nhân danh tập thể.
- Đối với cơ quan theo chế độ bổ nhiệm người đứng đầu như Bộ
1.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND huyện
Léc Bình
Quy trình mà các bước tiến hành để xây dựng một văn bản là bắt
buộc đối với bất kỳ một văn bản nào. Quy trình soạn thảo và ban hành văn
bản gồm có 8 bước:
- Xác định sơ bộ vấn đề văn bản hoá tức là vấn đề này dùng loại văn
bản nào.
- Xác định mức độ cần thiết và phải phổ biến (phạm vi áp dụng và
thời gian, đối tượng tiếp nhận)
- Xác định loại văn bản sử dụng để thực hiện các yêu cầu văn bản
hoá.
- Tiến hành xây dựng văn bản và hoàn thiện văn bản
- Duyệt bản thảo
- Áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để hoàn thành
- Ban hành văn bản theo thẩm quyền luật định
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện nhìn
chung là hợp lý theo quy trình
1.6. Thể thức của văn bản khi được ban hành tại UBND huyện nói
riêng, nhìn chung là đúng thể thức văn bản. Thể thức đảm bảo cho văn bản
có hiệu lực pháp lý, điều này được quy định rõ trong điều lệ công tác giấy
tờ theo nghịd dịnh 142/CP ngày 28-9-1963 của Chinh phủ khi ban hành
văn bản nếu thiếu một bộ phận nào của thể thức văn bản thì văn bản đó s ẽ
không hợp thức, do đó việc sử dụng các văn bản này sẽ không có hiệu quả
UBND huyện khi ban hành văn bản đã đúng thể thức hiện hành tức là đúng
12 thể thức:
1. Quốc hội và tiêu ngữ
2. Tên cơ quan (tác giả) ban hành văn bản.
3. Số và ký hiệu văn bản
4. Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung (đối với văn bản không tên loại)
Về lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành
- Về lý luận nghiệp vụ thì cán bộ văn phòng đã nắm vững lý luận
công tác, trong đó phải hiểu rõ nội dung nghiệp vụ cơ sở khoa học và điều
kiện thực tiễn để tiến hành nghiệp vụ đó. Bên cạnh đó người cán bộ văn
phòng đã có sự hiểu biết một số nghiệp vụ cơ bản khác để hỗ trợ cho
nghiệp vụ chuyên môn của mình, về lý luận nghiệp vụ này đã được người
cán bộ văn phòng UB luôn luôn học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp
vụ trong suốt quá trình công tác.
Copyright: Tài liệu đại học ©