Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................2
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
Chương 1..............................................................................................................4
Giới thiệu vài nét về UBND Huyện Hậu Lộc....................................................4
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của UBND Huyện Hậu Lộc...........................................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành;.............................................................................4
1.1.2 Chức năng;............................................................................................5
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn;...........................................................................6
1.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Hậu Lộc......................................11
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư –
lưu trữ của cơ quan, tổ chức........................................................................12
1.2.1 Chức năng của bộ phận văn thư- lưu trữ UBND huyện Hậu Lộc......12
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện
Hậu Lộc.......................................................................................................13
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện Hậu Lộc
.....................................................................................................................14
Chương 2............................................................................................................15
Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc................16
2.1. Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu
Lộc...............................................................................................................16
2.1.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư- lưu trữ của UBND Huyện......16
2.1.2 Công tác chỉ đạo của UBND Huyện đối với công tác văn thư-lưu trữ
.....................................................................................................................16

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ
A. LỜI MỞ ĐẦU

Đất nước và xã hội ngày càng không ngừng phát triển thì trong hoạt động
của con người cũng phải thay đổi. Trong đó, việc trao đổi thông tin diễn ra như
một nhu cầu tất yếu.Thông tin là tập hợp các dữ liệu làm tăng thêm sự hiểu biết
của con người về một vấn đề nào đó thông qua quá trình giao tiếp.Thông tin là
điều người ta đánh giá, hoặc nói đến là tri thức, là tin tức. Và việc trao đổi thông
tin, ngoài việc trao đổi trực tiếp, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách
thể hiện gián tiếp khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện quan
trọng nhất. Nó được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các
chỉ thị, mệnh lệnh là căn cứ để điều hành và quản lý xã hội, là căn cứ pháp lý để
truy cứu trách nhiệm…Cho nên, con người đã nhận thức được vai trò quan trọng
của văn bản.
Từ xưa tới nay qua các thời kỳ lịch sử tài liệu luôn mang tính chất quyết
định, bề dày văn hiến, của một quốc gia và là bằng chứng xác thực chứng minh
cho sự tồn tại của quốc gia đó, đặc biệt là vấn đề chủ quyền, lãnh thổ địa chính
không thể chối cãi được. Xã hội càng ngày phát triển, tư duy con người càng
phong phú, thì các hình thức phản ánh tư duy bằng văn bản càng đa dạng. Vì
vậy việc quản lý tài liệu lưu trữ và sử dụng tài liệu lưu trữ càng cần thiết và nó
có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động của xã hội loài người, nó có ý
nghĩa về: chính trị, kinh tế văn hóa, khoa học, lịch sử…và là di sản của dân tộc.
Trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia ngày 4/4/2001 chỉ rõ: “ Tài liệu lưu trữ là di
sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc
Việt Nam XHCN”. Bác Hồ đã từng nói: “ Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt trên

là một trong những điều kiện để xét dự thi tốt nghiệp. Mục đích của đợt kiến tập
chủ yếu là làm sáng tỏ lý thuyết đã học, bước đầu giúp mỗi sinh viên quen với
công việc, trực tiếp vận dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinh
nghiệm vững vàng khi ra công tác. Qua đó cũng là dịp để thực tập sinh tập dượt,
rèn luyện đạo đức tác phong nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tương
lai. Qua đợt kiến tập này là cơ hội tốt cho em vận dung các kỹ năng thực hành
cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được nhiều khinh nghiệm
thực tế nâng cao năng lực của bản thân
Trong thời gian kiến tập từ ngày 01/06 – 19/06 thời gian kiến tập ngắn vì
vậy khả năng thích ứng ban đầu với tài liệu hành chính chưa thật sự tốt, công
việc của cơ quan nhiều, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn có nhiều điểm khác cần
phải có sự linh hoạt, xử lí tình huống cần nhiều kinh nghiệm và kĩ năng nghề
nghiệp dày dạn trong công việc mới có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Nhưng với sự nỗ lực của bản thân, lý thuyết của thầy cô đã trang bị trong
Trường và sự giúp đỡ tận tình của cán bộ trong Văn phòng nên em đã hoàn
thành đợt kiến tập một cách tốt đẹp.
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

2

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Đây là bản báo cáo kiến tập ngành đầu tiên của em, mặc dù trong quá
trình làm bản báo cáo với sự nỗ lực của bản thân sự giúp đỡ của cán bộ trong cơ
quan đã hướng dẫn, giúp đỡ xong vì bản thân em chưa có kinh nghiệm, lại lần

Hậu Lộc là vùng đất được hình thành lâu đời qua các thời kì vua chúa
Việt Nam được đổi thành nhiều tên gọi cho đến năm 1821, vua Minh Mệnh đổi
tên Huyện thành Hậu Lộc tên gọi này tồn tại cho đến ngày nay. vùng đất cổ, có
nhiều di tích lịch sử văn hoá lâu đời và nhiều cảnh quan thiên nhiên xinh đẹp,
độc đáo. hậu lộc có nền văn hoá khảo cổ nổi tiếng thuộc hậu kỳ đá mới và sơ kỳ
thời đại đồng thau: “ văn hoá hoa lộc”. cuộc khởi nghĩa của bà triệu ở đầu thời
kỳ bắc thuộc (248) để lại trên đất hậu lộc chứng tích lịch sử và những di tích
lớn. khu vực duy tinh- chợ phủ là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá của quận
cửu chân suốt thời lý- trần. theo truyền thuyết và gia phả của một số dòng họ thì
thời trần hậu lộc cũng có bô lão đi dự hội nghị diên hồng và cuộc chiến đấu
chống quân nguyên mông diễn ra khá ác liệt ở một số địa điểm thuộc huyện hậu
lộc, gần cửa biển lạch trường.
Huyện hậu lộc là hậu cứ quan trọng của cuộc khởi nghĩa ba đình (nga
sơn) năm 1886 và là quê hương của phạm bành, hoàng bật đạt cùng nhiều tướng
sĩ của phong trào cần vương chống pháp ấy. hậu lộc cũng là nơi có nhiều chí sĩ
yêu nước như đinh trương dương, lê hữu lập, nguyễn chí hiền, mẹ tơm…
Năm 1837, Nguyễn Minh Mệnh thành lập huyện Mỹ Hóa trên cơ sở 4
tổng cắt ra từ Hậu Lộc và Hoằng Hóa; Đại Lý ( nay gồm các xã ; Đại Lộc, Đồng
Lộc, Triệu Lộc, Châu Lộc), Dương Thủy ( nay gồm các xã; Hoằng Xuyên,
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

4

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ



5

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

Văn phòng UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được dự toán
kinh phí để hoạt động và mở kho bạc Nhà Nước theo quy định.
Văn phòng UBND Huyện Hậu Lộc có chức năng tham mưu tổng hợp cho
Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, về chỉ đạo
điều hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân, cung cấp thông tin phục vụ quản lý và
hoạt động của Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở
địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật cho Hội đồng nhân dân, Uỷ ban
nhân dân huyện Hậu Lộc.
1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn;
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban

pháp luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch
vụ ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân
dân tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

7

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ



8

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

10

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ


11

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập
Chủ tịch UBND

Khoa Văn thư - Lưu trữ
Phụ trách chung khối nội chính, ngân sách, tổ chức điều
hành bộ máy cán bộ, qui hoạch và đối ngoại.

01 Phó Chủ tịch

Phụ trách kinh tế nông nghiệp (nông nghiệp và phát
triển nông thôn, xây dựng nông thôn mới, tài nguyên
môi trường, khoa học công nghệ)

01 Phó Chủ tịch

Phụ trách kinh tế tổng hợp (công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp, thương mại, dịch vụ, xây dựng cơ bản)

01 Phó Chủ tịch

Phụ trách văn hóa, xã hội

01 Uỷ viên

Phụ trách Công an, đảm bảo vấn đề an ninh trật tự , tệ

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Nghị định số 172/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 của Chính phủ
quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, quận,
thị xã thành phố thuộc tỉnh.
Để thống nhất quản lý Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và có cơ sở
để Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân tỉnh
xem xét quyết định hướng dẫn cụ thể theo thẩm quyền, Bộ Nội vụ hướng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ
quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân như sau;
Văn Phòng Hành Chính UBND Huyện Hậu Lộc là nơi quản lý hướng dẫn
thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông tư….Không chỉ thực hiện tại
cơ quan mà còn hướng dẫn các Ban, Ngành trực thuộc…vì thế công tác văn thư
luôn được xem là một bộ phận không thể thiếu trong quá trình điều hành của cơ
quan.
Văn phòng Hành Chính UBND Huyện là nơi cán bộ chuyên trách văn thư
làm việc, cán bộ văn thư quản lý văn bản đi – đến của Bộ, tỉnh công việc này
được thực hiện một cách nhanh chóng, chính xác, thống nhất và khoa học. Hiệu
quả làm việc của văn phòng cao, đảm bảo thực hiện kịp thời công tác thông tin
cho lãnh đạo trong công tác điều hành và quản lý.
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND
Huyện Hậu Lộc.
Giúp Chánh Văn phòng xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng
năm về công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh và hướng dẫn tổ chức thực hiện khi

Tổ chức thực hiện thống kê, báo cáo thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy
định
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại Khoản
2 Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của cơ quan Văn phòng
Uỷ ban nhân dân huyện
Nhiệm vụ cụ thể của Phòng Văn thư - Lưu trữ do Chánh Văn phòng Uỷ
ban nhân dân huyện quy định
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ UBND Huyện
Hậu Lộc
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh
Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ Nội vụ UBND Huyện Hậu Lộc Biên
chế Văn thư, Lưu trữ được bổ sung đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn.
Cán bộ Văn thư, Lưu trữ có trình độ chuyên môn cao. Trên 60% tốt nghiệp Đại
học và Cao đẳng nghiệp vụ chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, đảm bảo tốt tiêu
chuẩn nghiệp vụ ngành văn thư công chức theo quy định của Nhà nước.
Hiện nay có 03 cán bộ làm công tác Văn thư: 01 đồng chí chuyên đóng
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

14

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ


Thực trạng công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện Hậu Lộc.
2.1. Thực trạng quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND Huyện
Hậu Lộc
2.1.1 Hoạt động quản lý công tác văn thư- lưu trữ của UBND Huyện.
2.1.2 Công tác chỉ đạo của UBND Huyện đối với công tác văn thư-lưu
trữ
Trong quá trình khảo sát tình hình thực tế về công tác Văn thư, Lưu trữ
của UBND Huyện Hậu Lộc em đã tìm thấy các văn bản quy định về chế độ hoạt
động của công tác Văn thư, Lưu trữ và các khâu nghiệp vụ công tác Văn thư,
Lưu trữ về chỉ đạo ban hành văn bản. Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
công tác Văn thư, Lưu trữ.
+ Các văn bản chỉ đạo:
Nghị định 62/1993/NNĐ-CP ngày 22/9/1993 của Chính phủ quy định về
quản lý và sử dụng con dấu.
Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2004 của chính phủ về quản lý và
sử dụng con dấu ( thay thế Nghị định 62/1993/NĐ-CP)
Thông tư Liên tịch số 32/TT-LB ngày 30/12/1993 của Bộ Nội vụ - Ban tổ
chức cán bộ về hướng dẫn thi hành Nghị định 62/1993/NĐ-CP của Chính phủ.
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Văn thư
Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
Lưu trữ
Công văn 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
ngày 18/7/2005 về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
Hướng dẫn số 882/ HDVTLTNN ngày 26 tháng 08 năm 2015 của cục
Văn thư – lưu trữ nhà nước hướng dẫn văn bản đi, văn bản đến lập hồ sơ trong
môi trường mạng.

nguồn chất lượng văn thư cơ quan.
Thông tư số 22/2015 TT UBND huyện ngày 18 tháng 08 năm 2015 của
UBND Huyện về hướng dẫn chỉ đạo công tác lập hồ sơ thực hiện chế độ xóa đói
giảm nghèo trên địa bàn Huyện
Công văn số 07/ 2016 CV-UBND huyện ngày 11 tháng 03 năm 2016 của
UBND huyện về việc thống kê ban hành văn bản quy phạm pháp luật từ năm
2010 đến năm 2015, có văn bản kèm theo.
Việc ban hành văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư,
Chánh văn phòng trực tiếp chỉ đạo những nội dung công việc, cán bộ văn thư
phải thực hiện theo quy định của Nhà nước, đảm bảo yêu cầu của sự điều chỉnh
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

17

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

trong quản lý do cơ quan nhà nước quy định.
Văn phòng Huyện thường xuyên kiểm tra việc thực hiện theo dõi các sổ
sách, các loại văn bản đi, văn bản đến và tình hình sử dụng con dấu của cán bộ
văn thư, quá trình thu thập quản lý tài liệu lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc.
Hàng năm văn phòng Huyện đều có công văn báo cáo, tổ chức các hội
nghị sơ kết, tổng kết công tác văn thư lưu trữ.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ Văn thư- lưu trữ của UBND Huyện Hậu
Lộc.
2.2.1 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu tại UBND huyện Hậu Lộc;


+ Thống kê tài liệu lưu trữ;
+ Chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ;
+ Sử dụng tài liệu lưu trữ;
+ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ.
Việc quản lý công tác lưu trữ được thực hiện theo đúng quy định của nhà
nước và các văn bản của UBND Huyện.
Văn phòng Huyện được giao nhiệm vụ kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện
công tác lưu trữ. Hàng năm đều có kế hoạch chỉnh lý tài liệu và tiếp nhận tài liệu
từ văn thư cơ quan để đưa vào kho lưu trữ.
2.2.2 Tình hình thực hiện công tác văn thư của UBND Huyện Hậu
Lộc
Cán bộ văn thư là người trực tiếp tiếp nhận văn bản đến và bàn giao văn
bản đi thong qua bưu điện huyện và là người trực tiếp vào sổ văn bản đi văn đến
cùng với việc đánh máy văn bản, kiểm tra số lượng, kí hiệu văn bản, ngày tháng
năm nhận và giao văn bản, cùng với đó là việc quản lý sử dụng các con dấu cơ
quan, dấu chức danh, dấu mật, khẩn, hỏa tốc… của cơ quan. Các văn bản sẽ
được cán bộ văn thư kiểm tra từ khâu bóc bì… sau khi nhận văn bản đến sẽ trình
văn bản đến với các phòng ban liên quan, ở UBND Huyện Hậu Lộc văn thư và
lưu trữ được tổ chức theo kiểu hỗn hợp vì vậy các văn bản sau khi ban hành sẽ
thong qua cán bộ văn thư đóng dấu vào sổ văn bản và lưu bản gốc có chữ ký của
Trưởng phòng chuyên môn liên quan mới được phép đóng dấu và ban hành.
Không những vậy cán bộ văn thư còn tham mưu cho Chánh văn Phòng
trong việc đôn đốc thực hiện các văn bản do UBND ban hành và tiếp nhận, giúp
Chánh văn Phòng giải quyết nhanh và hiệu quả hơn trong việc thực hiện các
nhiệm vụ mà Chủ tịch UBND giao phó.

Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường


Được sự quan tâm của thủ trưởng các đơn vị nên việc lập và giao nộp hồ
sơ, tài liệu của các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ cơ quan đã có những bước
chuyển biến tích cực: khối tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan tăng rõ rệt, chất
lượng hồ sơ đã được cải thiện.
Năm 2015 kho lưu trữ huyện đã thu thập về lưu trữ cơ quan 25 mét tài
liệu, trong đó có 10m tài liệu của dự án xây dựng chuẩn nông thôn mới sau khi
hết giai đoạn 1.
Cán bộ lưu trữ cơ quan lập kế hoạch thu thập tài liệu khoa học, đảm bảo
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

20

Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13B


Báo cáo kiến tập

Khoa Văn thư - Lưu trữ

tài liệu thu về được chỉnh lý hoàn chỉnh, không để bó gói trong kho, sau khi
nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu và đưa ra phục vụ khai thác sử dụng sau đó mới
tiến hành thu tài liệu của đơn vị khác.
* Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu lưu trữ theo một phương án
phân loại khoa học trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập
mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hóa và lập các công cụ tra cứu đối với
phông tài liệu đưa ra chình lý.
Tổ chức chỉnh lý tài liệu nhằm sắp xếp tài liệu chỉnh lý một cách khoa học
và loại ra tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu suất sử dụng
kho tàng và thiết bị bảo quản.

+ Chuẩn bị chỉnh lý: khảo sát tài liệu, biên soạn các văn bản hướng dẫn,
lập kế hoạch chỉnh lý;
+ Thực hiện chỉnh lý: Phân loại tài liệu cần chỉnh lý thành các nhóm lớn
nhóm vừa và nhóm nhỏ; Lập hồ sơ và chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ; Hệ thống
hóa hồ sơ; Biên mục hồ sơ ( Đánh số tờ, viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết
thúc và viết bìa hồ sơ).
Trong quá trình kiến tập tại Lưu trữ Huyện, tôi đã tiến hành chỉnh lý
khoảng 02 m tài liệu xây dựng cơ bản. Khối tài liệu này có thời gian tài liệu
khoảng từ 2000 – 2012. Tài liệu này được phân ra theo thời gian, sau đó chia
theo từng công trình xây dựng, rồi đến từng hạng mục công trình.
Ví dụ;
KHỐI XÂY DỰNG CƠ BẢN
Năm 2004 - 2006
1. Trường Trung Học Phổ Thông Hậu Lộc 4
Hồ sơ số 01: Phê duyệt, cấp phát đất và giải toả mặt bằng xây dựng công
trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4”.
02. Phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật công trình “Trường Trung học
phổ thông Hậu Lộc 4”.
03. Phê duyệt thiết kế và tổng dự toán công trình “Trường Trung học phổ
thông Hậu Lộc 4”
04. Chuẩn bị đầu tư xây dựng công trình “Trường Trung học phổ thông
Hậu Lộc 4”.
05. Nhật ký công trình “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4”.
06. Thanh tra công tác XDCB “Trường Trung học phổ thông Hậu Lộc 4”.
07. Bản vẽ thiết kế hạng mục khu lớp học, công trình “Trường Trung học
phổ thông Hậu Lộc 4”
08. Bản vẽ thiết kế hạng mục Nhà ở cán bộ công nhân viên, Công trình
Sinh viên: Hoàng Mạnh Trường

22