LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình khảo sát, nghiên cứu của riêng tôi và
được sự hướng dẫn khoa học của Thạc sỹ Ngô Thị Kiều Oanh. Các nội dung
nghiên cứu , kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ
hình thức nào dưới đây. Những số liệu trong bài phục vụ cho việc phân tích,
nhận xét, đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ
trong phần tài liệu tham khảo.

1


MỤC LỤC

2


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
“Lưu trữ là “bộ nhớ” của xã hội, của dân tộc. Không một ai muốn mất đi
ký ức của mình… Một dân tộc, một xã hội lại càng cần phải nhớ tất cả, vì đó là
một trong những điều kiện để tồn tại của nó. Nhớ, không phải để hoài niệm, mà
để sống, để phát triển và đi tới tương lai. Một tế bào còn cần phải nhớ huống chi
là một xã hội” – GS. Hà Văn Tấn. Lời của Giáo sư đã cho chúng ta thấy được
vai trò quan trọng của lưu trữ trong quá khứ, hiện tại cũng như tương lai, trong
sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa hiện nay với
sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và sự bùng nổ thông tin.
Công tác là lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu lưu trữ. Công tác này được coi là một mắt xích không thể thiếu
trong bộ máy quản lý của nước Cộng hòa xã hội Chủ nghĩa Việt Nam. Nó được
ví như những huyết quản trong thân thể con người bảo đảm cho dòng máu tốt

4


CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia I
1.1.1 Lịch sử hình thành
Ngay sau khi đất nước giành được độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịch
Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà Hồ Chí Minh ký Thông
đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với phương diện
kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu nếu chưa được phép
của cơ quan có thẩm quyền.
Năm 1954 hoà bình lập lại trên miền Bắc và đến năm 1960 bắt đầu thời
kỳ xây dựng chủ nghĩa xã hội. Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội cùng với khối
lượng lớn tài liệu đã về tay chúng ta và trở thành tài sản chung của đất nước.
Lúc này, kho lưu trữ Trung ương do Bộ Tuyên truyền quản lý. Ngày 20/9/1955
Bộ Tuyên truyền đổi thành Bộ Văn hoá, thì kho lưu trữ Trung ương lại được
chuyển giao về Bộ Văn hoá. Tình hình mới đòi hỏi các tổ chức, bộ máy nhà
nước cũng như lề lối làm việc đều phải được chấn chỉnh cho phù hợp. Vì vậy,
việc xúc tiến thành lập Cục Lưu trữ ngày càng đòi hỏi cấp thiết. Đến ngày
4/9/1962 Hội đồng chính phủ đã ban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ
thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếp nhận kho lưu trữ Trung ương do Bộ Văn
hoá chuyển giao.
Đến ngày 23/3/1963 kho lưu trữ Trung ương Hà Nội được chính thức hoá
tên gọi.
Theo công văn 673/TCCB ngày 18/9/1973 của Phủ Thủ tướng và Quyết
định 18/QĐ – TC ngày 26/3/1973 của Cục Lưu trữ tổ chức bộ máy của Kho lưu
trữ Trung ương gồm các đơn vị trực thuộc:
1. Phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức

a) Vị trí và chức năng
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I là tổ chức sự nghiệp thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước có chức năng sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng
tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ
chức trung ương và cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954
6


trở về trước trên địa bàn từ Quảng Bình trở ra phía Bắc theo quy định của pháp
luật và quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản
riêng và trụ sở làm việc đặt tại Thành phố Hà Nội.
b) Nhiệm vụ và quyền hạn
- Sưu tầm tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền được giao.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ đã sưu tầm
vào Trung tâm.
- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ.
- Lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý hiếm (ở dạng số hóa) theo quy
định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng của Trung tâm theo
quy định phân cấp của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
- Xây dựng và quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu
lưu trữ.
- Thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu
trữ bảo quản tại Trung tâm.
- Thực hiện nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học và công
nghệ vào thực tiễn công tác của Trung tâm.
- Thực hiện các dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật.
- Quản lý tổ chức, biên chế, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định pháp luật và quy định phân cấp của Cục trưởng


+

Phòng Tin học và Công cụ tra cứu;

+

Phòng Đọc;

+

Phòng Hành chính – Tổ chức – Quản trị;

+

Phòng Kế toán;

+

Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu
trữ của Trung tâm lưu trữ Quốc gia I
Bộ phận lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thuộc phòng Hành
chính – Tổ chức – Quản trị và được bố trí 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ
đã tốt nghiệp Trung học Nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Trung ương I, được bố trí làm
việc tại phòng văn thư, sự kết hợp đó tạo nên sự thuận lợi trong trao đổi nghiệp vụ
cũng như công việc văn thư lưu trữ của cơ quan.. Cán bộ lưu trữ cũng được trang bị
các phương tiện làm việc hiện đại như: máy vi tính kết nối mạng và sử dụng phần
mềm chuyên biệt để quản lý văn bản phục vụ nhập dữ liệu, tra cứu thông tin, máy in,
máy điện thoại, máy photo, xe đẩy chuyên chở tài liệu, các loại văn phòng phẩm…

chiếm vị trí và vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan
hành chính nhà nước. Tuy nhiên hiện nay, công tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa
phát huy được hết những vai trò và ý nghĩa của nó. Bên cạnh một vài cơ quan
đơn vị nhà nước làm rất tốt thì cũng còn nhiều cơ quan, đơn vị chưa hiểu hết tầm
quan trọng của công tác này nên tài liệu còn để tồn đọng nhiều ở các năm trước,
tài liệu lưu trữ trong tình trạng chất đống, bó gói, không lập hồ sơ, chưa được
sắp xếp chỉnh lý, kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu…
Tài liệu lưu trữ là tài sản Quốc gia có ý nghĩa rất to lớn về mặt chính trị,
kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng. Do đó, công tác văn thư, lưu trữ
chiếm vị trí và vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan
hành chính nhà nước.
Công tác văn thư ngày càng khẳng định được vị trí, vai trò, tầm quan trọng
của mình trong mỗi một cơ quan, tổ chức. Là đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc cơ
quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ nên ngay khi còn là Kho lưu trữ
trung ương (nay là Trung tâm lưu trữ quốc gia I) đã thực hiện đúng theo các văn bản
của cơ quan cấp trên ban hành.
+ Công văn số 30/NV ngày 09/02/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban
hành “Bản hướng dẫn vào sổ, chuyển giao công văn”;
+ Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban
hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở cơ quan”;
+ Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc
ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước”;
+ Công văn số 261/NV ngày 12/10/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước về việc
sử dụng “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ”;
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư;
+ Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
10



THƯ – LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I
11


3.1 Nhận xét
Qua khảo sát thực tế, kết hợp với vận dụng lý thuyết đã học em có một số
nhận xét về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I như
sau:
3.1.1 Công tác văn thư:
- Trình độ của cán bộ văn thư chuyên trách: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
là một trong những cơ quan đầu ngành về công tác văn thư, lưu trữ vì thế công
tác văn thư của Trung tâm cần được tổ chức và thực hiện một cách chuẩn hoá,
bộ phận văn thư của Trung tâm phải là nơi mà các đơn vị địa phương có thể
tham quan học tập về mặt tổ chức và chuyên môn. Tuy nhiên cán bộ văn thư của
Cục lại có trình độ trung cấp do vậy, mặc dù đã rất cố gắng nhưng cán bộ văn
thư còn có nhiều hạn chế, thiếu sót…
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý và chuyển giao
văn bản của Trung tâm còn nhiều hạn chế do phần mềm quản lý văn bản của
Trung tâm do Trung tâm Tin học của Cục VTLTNN viết ra còn nhiều bất cập và
hay bị lỗi. Khi đăng nhập văn bản phải qua nhiều bước rườm rà, mất nhiều thời
gian cho việc đăng nhập văn bản;
- Công tác lập hồ sơ hiện hành tuy đã được các chuyên viên xử lý công
việc đưa về một hồ sơ việc nhưng đa số tài liệu bên trong hồ sơ chưa được sắp
xếp thứ tự, chưa được đánh số, biên mục, viết chứng từ kết thúc, chưa loại tài
liệu hết giá trị và tài liệu trùng thừa, tài liệu trong hồ sơ bị thiếu do thất lạc trong
quá trình giải quyết công việc…Chính điều đó đã gây khó khăn cho cán bộ lưu
trữ trong việc đưa tài liệu vào bảo quản và phục vụ khai thác.
3.1.2. Công tác lưu trữ:
- Biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I
còn mỏng cho nên không thể thực hiện cùng một lúc nhiều công việc như: thu

trên ban hành văn bản về chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn th ư,
để họ yên tâm công tác, gắn bó với nghề nghiệp.
3.2.2. Công tác Lưu trữ:
- Cần đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng và đãi ngộ đối với đội
ngũ cán bộ công chức, viên chức làm công tác lưu trữ;
- Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin từng b ước xây d ựng l ưu
trữ điện tử, nhằm tự động hoá việc tra tìm thông tin phục v ụ đ ộc gi ả, độc
13


giả có thể trực tiếp tra tìm tài liệu trên máy vi tính;
- Cần đổi mới thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo h ướng
nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu, an toàn về tài liệu;
- Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần đổi mới nội dung, phương pháp lập hồ
sơ một cách khoa học, hiệu quả. Cần có các quy định cụ thể để đưa việc lập hồ
sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ thành nề nếp. Có thể xem xét coi đây là một trong
những tiêu chí để đánh giá thi đua, khen thưởng trong cơ quan.
Bên cạnh những vấn đề trên, lãnh đạo Trung tâm, lãnh đạo phòng
Hành chính – Tổ chức – Quản trị nên quan tâm, đầu tư và tổ ch ức th ực hi ện
công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm theo hướng chuẩn hoá: đ ể t ổ ch ức
bộ phận văn thư và bộ phận lưu trữ Trung tâm là nơi cho cán bộ văn th ư,
cán bộ lưu trữ của các đơn vị địa phương, các tỉnh, thành ph ố có th ể tham
quan, học tập cả về chuyên môn lẫn nghiệp vụ.

14


KẾT LUẬN
Nhìn lại chặng đường đã qua, chúng ta có th ể t ự hào về nh ững gì đã
làm cho ngành văn thư, lưu trữ nước nhà. Đó là nền tảng đ ể chúng ta ti ếp