LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà
nước, bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến
việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu cấp bách của
công dân.
Công tác văn thư lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối với mọi
hoạt động về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc thực hiện tốt
nội dung của công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ di sản của dân
tộc, của quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ đất nước.
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong những
công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại mọi âm
mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng chính là
phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối,
chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn
được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do đó, tài liệu lưu trữ
phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là nguồn thông tin vô
tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử dụng được.
Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì vậy,
nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người thiếu ý
thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài liệu có giá
trị. Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi vào nề nếp đã
trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà nước.
Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở
Trung ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú
trọng và phát triển. Đảng và Nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy,
các công văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan
quản lý công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương.
Bên cạnh đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên




PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III
1.1

Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm lưu trữ quốc gia III

Tên đầy đủ của cơ quan : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Địa chỉ: 34 Phan Kế Bính - Ba Đình - Hà Nội:
Số điện thoại: 04 3762 6620
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thành lập ngày 10. 6. 1995 theo quyết định số
118/ QĐ - TCCP của Trưởng Ban tổ chức - Cán bộ Chính phủ.
Tổ chức bộ máy của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bao gồm:
* Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 03 phó Giám đốc
* 07 phòng chức năng: Thu thập và bổ sung tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài
liệu; Tổ chức sử dụng tài liệu; Tin học và lưu trữ phim ảnh - ghi âm; Tin học và
công cụ tra cứu; Xưởng tu bổ phục chế tài liệu.
Trung tâm Lưu trữ quốc gia III là một trong bốn Trung tâm Lưu trữ quốc gia lớn
nhất của Việt Nam trực thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Thành lập ngày
10/6/1995, Trung tâm có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn và tổ chức
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ có ý nghĩa toàn quốc từ sau Cách mạng tháng
Tám năm 1945 đến nay.
Toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan thuộc bộ máy Nhà nước Trung
ương, các Bộ, ngành, các đoàn thể xã hội và các liên khu được thành lập từ những
ngày đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa cho tới nay. Những tài liệu
này là những chứng cứ lịch sử phản ánh chân thực, khách quan và toàn diện cả một
quá trình thành lập, xây dựng và bảo vệ đất nước Việt Nam độc lập suốt mấy chục



4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh phí của
Trung tâm theo quy định pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật và quy
định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.4 . Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ về cơ cấu tổ chức:

Ban giám đốc

Phòng
thu
thập
và
sưutầ
m tài
liệu

Phòn
g
chỉnh
lý tài
liệu

Phòn
g bảo
quản
tài

tổ
chức

Phòn
g kế
toán

Phòn
g bảo
vệ và
phòng
cháy
chữa
cháy

10 đơn vị thuộc Trung tâm:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
Giúp Giám đốc thực hiện việc lựa chọn, thu thập và sưu tầm các loại hình tài liệu
vào bảo quản ở trong kho.


2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
Có chức năng giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, các phông tài liệu và xác
định thời hạn bảo quản tài liệu đang bảo quản ở trong kho.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
Tiếp nhận bảo quản an toàn tài liệu và đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
Công bố, xuất bản ấn phẩm giới thiệu tài liệu lưu trữ đối với độc giả.
5. Phòng Tin học và công cụ tra cứu.
Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu

1.

Trung tâm Lưu trữ quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám đốc.

*Giám đốc: Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. giám đốc phụ trách chung và trực tiếp quản lí công
tác tổ chức và hành chính quản trị của cơ quan
*Phó giám đốc: Phụ trách công tác xây dựng cơ bản, công tác nghiệp vụ kiêm phụ
trách trực tiếp công tác sử dụng và bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý và thu thập
tài liệu.
Ban lãnh đạo Trung tâm:
Giám đốc Trung tâm: Bà Trần Việt Hoa
Phó Giám đốc: Ông Nguyễn Minh Sơn
Phó Giám đốc: Bà Mai Thị Xuân
Phó Giám đốc: Bà Vũ Thị Kim Hoa
2. Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm, chịu trách nhiệm
trước Cục trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Trung tâm. Giám


đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức
thuộc Trung tâm.
3. Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề
nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về lĩnh
vực công tác được phân công phụ trách.
1.6 Tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
1.Tài liệu Hành chính
2. Tài liệu Khoa học kỹ thuật
3. Tài liệu phim ảnh ghi âm
4. Tài liệu xuất xứ cá nhân
I - Tài liệu Hành chính:

2. Tài liệu về nội chính phản ánh các vấn đề về tổ chức xây dựng và củng cố chính
quyền từ Trung ương đến địa phương; về trật tự trị an, tư pháp, thanh tra; địa giới
hành chính; về biên giới, hải đảo; về giảm tô và cải cách ruộng đất; cải tạo công
thương nghiệp; về hoạt động của các tổ chức ngụy quyền, phản động; về tôn giáo
và ngoại kiều; và các vấn đề xã hội khác...
3. Trong nhóm tài liệu về quân sự có các huấn lệnh, huấn thị, nhật lệnh, kế hoạch,
báo cáo về quân sự... Nhóm tài liệu này thể hiện chiến lược, sách lược quân sự
trong từng thời kỳ, tình hình động viên, huân luyện lực lượng quân sự; về việc sản
xuất quân trang, quân dụng và trang bị quân đội; về sự điều hành chỉ đạo, lãnh đạo
của Hội đồng Quốc phòng tối cao trong các cuộc chiến tranh chống Pháp, chống
Mỹ; về những tổn thất trong chiến tranh, về chính sách tù binh, hàng binh và dân
vận..
4. Tài liệu về ngoại giao có các hồ sơ Hội nghị trù bị Việt - Pháp ở Đà Lạt (1946),
Hội nghị Phông-ten-nơ-blô ở Pháp (1946), Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954) và Hội nghị
Pari về lập lại hòa bình ở Việt Nam; các Hội nghị Quốc tế ủng hộ Việt Nam; các hồ
sơ về việc thiết lập quan hệ ngoại giao và ký kết các hiệp ước Hiệp định hợp tác
quốc tế; về việc Việt Nam gia nhập Liên Hợp quốc và các tổ chức quốc tế khác...
5. Nhóm tài liệu về kinh tế tài chính thể hiện chủ trương, chính sách, biện pháp xây
dựng và phát triển kinh tế trong từng thời kỳ của cách mạng Việt Nam. Trong đó có
các hồ sơ Hội nghị Cán bộ Kinh tế Tài chính toàn quốc và của Ban Kinh tế Trung
ương, Ban Kinh tế Chính phủ, chương trình, kế hoạch và báo cáo về tình hình sản
xuất nông, lâm, ngư nghiệp, công thương nghiệp, tài chính, giao thông công chính
của các ngành và các địa phương... Trong đó có những tài liệu phản ánh những
đóng góp của nhân dân cho kháng chiến như "Tuần lễ vàng cho quỹ Độc lập"...


6. Tài liệu về văn xã phản ánh chủ trương, chính sách và hoạt động phát triển văn
hóa, giáo dục, y tế và xã hội của Nhà nước Việt Nam. Trong đó có nhiều tài liệu
phản ánh quá trình thành lập và phát triển của nhiều cơ quan văn hóa nghệ thuật;
về các phong trào bình dân học vụ, xoá nạn mù chữ; về các chương trình cải cách

gây ra ở Việt Nam và phản ánh sự ủng hộ của nhân dân thế giới đối với nhân dân
Việt Nam.
2. Tài liệu ảnh: gần 100.000 tấm ảnh dương bản và 52.000 tấm phim (âm bản), 258
cuộn phim điện ảnh, phim thời sự phản ánh các hoạt động của Đảng, Chính phủ và
nhân dân ta trong công cuộc xây dựng và đấu tranh bảo vệ đất nước.
Trong đó có khối ảnh về hoạt động ngoại giao của Chủ tịch Hồ Chí Minh và phái
đoàn Việt Nam tại Pháp năm 1946, ảnh về Hội nghị Giơ-ne-vơ (1954), Hội nghị
Pari và các Hội nghị Quốc tế khác mà Việt Nam tham dự; ảnh về việc các phái
đoàn Quốc hội, Chính phủ đi thăm nước ngoài và các phái đoàn nước ngoài đến
Việt Nam. Một nhóm lớn tài liệu ảnh thể hiện những ngày lịch sử cách mạng tháng
Tám năm 1945, những ngày toàn quốc kháng chiến năm 1946, tinh thần "Quyết tử
cho Tổ quốc quyết sinh" của các chiến sĩ Trung đoàn Thủ đô; ảnh về những trận
đánh, những chiến dịch quân sự lớn trên các chiến trường chống ngoại xâm của
nhân dân ta.
Bên cạnh đó còn hàng ngàn tấm ảnh thể hiện tấm lòng của đồng bào cả nước và
bạn bè khắp 5 Châu với Bác Hồ khi người từ trần; ảnh về quá trình chuẩn bị và xây
dựng công trình Lăng Bác và Quảng trường Ba Đình...
Ngoài ra còn nhiều ảnh về phong cảnh đất nước, con người Việt Nam, về các đình,
chùa, lễ hội truyền thống, tập quán sinh hoạt, sắc phục, về các hoạt động văn hóa
thể thao; ảnh về quá trình xây dựng một số công trình lớn...
3. Tài liệu ghi âm bao gồm hơn 4000 cuộn băng với gần 3000 tiếng băng và gần
300 đĩa, băng video với hai loại chủ yếu là ghi âm sự kiện và ghi âm nghệ thuật.
Các cuốn băng ghi âm sự kiện ghi lại những mốc lớn, những sự kiện quan trọng
trong lịch sử dân tộc như các Đại hội Đảng, các kỳ họp Quốc hội, Hội nghị Chính
trị đặc biệt (1964), các Đại hội Chiến sĩ anh hùng thi đua, các buổi mít tinh kỷ
niệm ngày Quốc khánh, ngày lễ, các buổi đón tiếp khách quốc tế... Đáng chú ý là
hàng trăm băng ghi âm ghi lại giọng nói của Chủ tịch Hồ Chí Minh khi Người đọc
bản Tuyên ngôn Độc lập ngày 02/9/1945, bài nói chuyện với Việt kiều tại Pari
(Pháp) ngày 15/7/1946, lời kêu gọi Toàn quốc kháng chiến tháng 12/1946 và các
bài nói chuyện, phát biểu khác của Người...

nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lí mà còn liên
quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong đơn vị tổ chức. Làm tốt
công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những
quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành
mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho
cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và điều hành theo đúng chức năng,


nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác văn thư - lưu trữ là
không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ
Do nhận thức được công tác văn thư lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quá
trình hoạt động của cơ quan, vì vậy Ban Lãnh đạo cơ quan luôn luôn quan tâm đến
công tác văn thư. Điều này được thể hiện qua các văn bản ban hành nhằm hướng
dẫn, chỉ đạo về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ với mục đích đưa công tác này
ngày càng trở lên tốt hơn.
Công tác văn thư – Lưu trữ của Trung tâm lưu trữ quốc gia III đặt dưới sự chỉ đạo
trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính tổ chức. Trưởng Phòng Hành chính tổ chức
là người chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc trong việc quản lý, chỉ đạo,
điều hành mọi hoạt động của bộ phận văn thư – lưu trữ.
Trung tâm lưu trữ quốc gia III luôn quan tâm đến việc quản lý, chỉ đạo và thực
hiện công tác văn thư một cách khoa học, nề nếp theo các văn bản quy định, hướng
dẫn của cơ quan Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, các quy định của Bộ Nội
vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các văn bản Quy phạm pháp luật.
Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng, hiện nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
đã xây dựng và trình Nhà nước ban hành các văn bản quan trọng về công tác văn
thư, lưu trữ như:
- Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Bộ trưởng kèm
theo Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ;
- Thông tư số 09/BT ngày 08 tháng 3 năm 1965 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng về

quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa
Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011. Luật
gồm có 7 chương và 42 điều.
- Quyết định số 1121/QĐ-BNV ngày 28 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ Quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước.


- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác văn
thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị định sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ, Thông
tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ, Thông
tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ…
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc
ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000…
Ngoài ra, Trung tâm lưu trữ Quốc gia III còn ban hành:
- Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20/9/2006 về việc ban hành Quy chế làm việc
của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, trong đó quy định rõ việc ban hành, quản lý
văn bản đi, văn bản đến; chế độ lập chương trình, kế hoạch; chế độ thông tin, báo
cáo, hội họp củaTrung tâm.
- Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 về việc ban hành Quy chế về công

+ Tổ chức bảo quản tài liệu và giải quyết văn bản đến, văn bản đi, lập hồ sơ , đảm
bảo các thông tin được chính xác nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
+ Thường xuyên làm vệ sinh phòng họp, phòng khách, phòng các đồng chí lãnh
đạo, chuẩn bị điều kiện cho việc tiếp khách…
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III có hai cán bộ kiêm nhiệm làm công tác văn thư và
lưu trữ. Họ là người có phẩm chất tốt, nhiệt tình, chịu khó học hỏi tìm tòi trau dồi


kinh nghiệm trong việc tiếp xúc với cái mới. Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
trong công tác văn thư lưu trữ, tốt nghiệp chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ của
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Họ luôn năng động và với tấm lòng yêu nghề có
gắn bó với Trung tâm lưu trữ Quốc gia III và luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Về lý
thuyết tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử, nó được sử dụng rộng rãi trong
việc nghiên cứu lịch sử , giúp cho mọi hoạt động của xã hội. Tuy nhiên tài liệu còn
mang tính bảo mật về nội dung vì vậy người làm công tác lưu trữ phải tuyệt đối bí
mật, thận trọng và nguyên tắc . Cán bộ làm văn thư lưu trữ phải là người giác ngộ
giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng có ý thức tổ chức kỷ
luật, chấp hành nghiêm qui chế bảo mật của nhà nước. Vì vậy hiểu được tầm quan
trọng đó cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ luôn đặt tính bí mật lên hàng đầu và
thường xuyên được bồi dưỡng tập huấn về chuyên môn để nâng cao và tiếp thu
những cách làm và phương pháp mới .
2.1.4 Tổ chức các cuộc họp định kì và chuyên đề
Trung tâm lưu trữ Quốc gia III thường xuyên tổ chức các cuộc Hội nghị tổng kết
theo từng tháng, từng quý và từng năm nhằm nhìn lại kết quả, thành tựu đã đạt
được; đưa các vấn đề thảo luận, bàn bạc để đề ra phương hướng giải quyết. Việc tổ
chức các cuộc hội nghị sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chuyên môn trong quá
trình triển khai, thực hiện nghệp vụ.
2.1.5 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công
nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công nghệ thông tin là công nghệ xử lí thông tin bằng các phương tiện điện tử bao

Hàng năm, tại Trung tâm thường tổ chức các hoạt động tổng kết công tác văn thư
lưu trữ ở cơ quan nhằm đánh giá quá trình công tác, rút kinh nghiệm triển khai kế
hoạch trong năm tới .
2.1.7 Hợp tác quốc tế về văn thư luu trữ
– Thực hiện và ứng dụng các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ có sự
hợp tác, hỗ trợ kỹ thuật của các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước và tổ chức quốc
tế.
– Tăng cường và phát triển hiệu quả các mối quan hệ họp tác đa phương và song
phương sẵn có, đồng thời tiếp tục tìm kiếm các triển vọng họp tác mới với các cơ
quan, tổ chức lưu trữ trong khu vực và trên thế giới để giao lưu học hỏi và tranh


thủ sự ủng hộ, giúp đỡ của các nước về khoa học và công nghệ trong công tác văn
thư, lưu trữ.
– Tiếp tục triển khai các chương trình đào tạo về khoa học và thực tập kỹ thuật lưu
trữ trong nước và nước ngoài cho cán bộ lưu trữ Việt Nam với sự giúp đỡ, tài trợ
của các tổ chức, các chuyên gia quốc tế.
– Hợp tác với các cơ quan, tổ chức lưu trữ các nước tổ chức các hoạt động nghiệp
vụ nhằm phát huy giá trị của di sản tư liệu thông qua các hội thảo khoa học, trưng
bày triển lãm, công bố xuất bản các ấn phẩm về tài liệu lun trữ…
– Tiếp tục hợp tác, nhờ tư vấn của nước ngoài để thực hiện các chương trình, dự án
khoa học lưu trữ nhằm tháo gỡ những vấn đề vướng mắc trong nghiệp vụ lưu trữ
cũng như trong quá trình thực hiện Luật Lưu trữ.
2.2 Thực trạng hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Về công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức
giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan, tổ
chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách, pháp luật của
Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

phát hành.
+Kĩ thuật soạn thảo văn bản được thực hiện tốt đảm bảo cho văn bản khi ban hành
có đầy đủ mục đích, trình bày rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu.
Nhược điểm:
+ Vẫn còn một só ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản vẫn chưa tuân theo đúng
quy định. Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quan ban hành văn bản,
thể thức đề kí văn bản, trình bày chưa đẹp.
+Đôi khi còn bỏ một trong các bước quy trình.


2.2.1.2 Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của các đơn vị đều được quản lý tập trung, thống
nhất tại văn thư.
Việc quản lí văn bản được thực hiện theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Công văn 425/VTLTNN - NVTW
của Cục VT< NN về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
*Quản lí và giải quyết văn bản đi:
+Trình tự giải quyết văn bản đi
Lãnh đạo căn cứ theo thẩm quyền, kiểm tra nội dung và hình thức văn bản để ký
ban hành văn bản. Sau khi văn bản có chữ ký thẩm quyền, bộ phận soạn thảo làm
thủ tục pho to, đăng ký văn bản đi tại văn thư cơ quan để đóng dấu, phát hành,
chuyển và lưu trữ văn bản theo quy định. Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối
về thể thức, thẩm quyền trước khi đóng dấu và phát hành văn bản. Nếu văn bản
không đúng với quy định của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ban
hành ngày 06/5/2005, Văn thư không đóng dấu phát hành, chuyển trả lại bộ phận
soạn thảo.
+ Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày
văn bản đó được ký, chậm nhất là ngay trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đi

người nhận văn bản chuyển trả lại văn thư để chuyển đúng bộ phận giải quyết. Giải
quyết và theo dõi đôn đốc giải quyết văn bản đến. Giám đốc (hoặc Phó giám đốc
thường trực nếu Giám đốc đi vắng) có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn
bản đến. Phó Giám đốc được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy
nhiệm của Giám đốc và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ
trách. Căn cứ nội dung văn bản đến, và chỉ đạo của Lãnh đạo, phòng hoặc cá nhân
có trách nhiệm chủ động giải quyết văn bản đến theo đúng thời hạn quy định.
Người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật, xem xét toàn bộ văn bản đến
và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Nhận xét:


+ Văn bản đi của của Trung tâm lưu trữ quốc gia III được quản lí đúng quy định.
+ Tất cả văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
+ Việc tiếp nhận văn bản đến được thực hiện theo đúng quy trình, thống nhất chặt
chẽ, khoa học.
+ Việc giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc, công việc đạt chất lượng
cao.
2.2.1.3 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, là mắt xích gắn liền
cong tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu
trữ, bao gồm: viết mục lục, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa… .
Muốn lập hồ sơ được đầy đủ, hoàn chỉnh và có chất lượng cán bộ từng nhân viên
trong quá trình giải quyết cần chú trọng thu thập kịp thời văn bản tài liệu để đưa
vào hồ sơ; tài liệu về việc nào, thuộc hồ sơ nào thì đưa vào đúng việc đó.
Việc lập hồ sơ hiện hành của Trung tâm lưu trữ quốc gia III được thực hiện rất
nghiêm chỉnh. Mỗi cán bộ, nhân viên, đơn vị trong cơ quan dều có trách nhiệm
trong việc lập hồ sơ hiện hành, vì vậy việc lập hồ sơ hiện hành tại đây rấy đầy đủ

Hiện nay, Trung tâm có các loại con dấu như: Dấu của Trung tâm, dấu chức danh
(Giám đốc, các Phó Giám đốc, Trưởng và Phó Phòng Hành chính - Tổ chức), dấu
mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến…
Nhận xét:
Cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc việc bảo quản và sử dụng con dấu. Dấu chỉ
được đóng khi văn bản đúng thể thức và có chữ kí thẩm quyền của người kí văn
bản
Việc đóng dấu được tuân theo đúng quy định của pháp luật, chưa xảy ra trường
hợp đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định.
Không có trường hợp đóng dấu khống chỉ.
Khi đóng dấu những văn bản tài liệu không bảo quản bản lưu tại Văn thư thì cán bộ
văn thư có sổ theo dõi riêng.


2.2.2 Về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn
đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và
tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý,
công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc
quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội.
2.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ xung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ những tài liệu có giá
trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản, phục vụ yêu cầu nghiên cứu, khai thác
sử dụng . Vì vậy việc thu thập bổ xung tài liệu vào kho lưu trữ là một công việc tất
yếu và thường xuyên.
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu liên quan đến hầu hết các nghiệp vụ của công
tác lưu trữ. Làm tốt công tác này sẽ làm hoàn chỉnh tài liệu trong từng phông lưu
trữ, từ đó tạo điều kiện tốt cho việc tổ chức khai thác sử dụng và góp phần phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ.