LỜI CAM ĐOAN
Tên tôi là Nguyễn Hồng Hạnh, tôi thực hiện bài tập lớn này với tên đề
tài : “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cơ quan anh chị đến thực tập. Hãy tư vấn
cho lãnh đạo cơ quan đó thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – Lưu
Trữ của cơ quan”
Tôi xin cam đoan đây là bài viết nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
sử dụng trong bài viết này.
Hà Nội, ngày 19 tháng 5

năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1

Trung tâm

2

nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ
chức chính trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động
của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến
nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải
quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông
tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu
quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác
nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ
văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin
mang tính pháp lý.

4


Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều
bộ phận. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều
được phản ánh trong văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan là rất quan trọng. Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt
chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ
gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan.
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của
các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí
lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh

3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu những vấn đề chung về công tác VTLT và khái quát về
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ.
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cách thức quản lý công tác VTLT
của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư – Lưu trữ.
- Tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm thực hiện nhiệm vụ quản lý công tác
Văn Thư – Lưu Trữ của cơ quan.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài công tác VTLT tại Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư – Lưu trữ, tôi đã sử dụng các phương pháp sau:
-

Nghiên cứu tài liệu.
Quan sát thực hiện công tác VTLT.
Tham khảo nguồn thông tin từ Văn thư cơ quan.
Trực tiếp trao đổi với cán bộ văn thư, lưu trữ và lãnh đạo Trung tâm.
5. Cấu trúc của đề tài
6


- Sau đây là bài báo cáo thu hoạch tại Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư – Lưu Trữ . Phần nội dung báo cáo được chia làm ba chương
chính như sau:
Chương 1. Vài nét về Trung Tâm Khoa học và Công nghệ Văn thưLưu trữ.

7


Chương 2. Thực trạng Công tác VTLT tại Trung tâm Khoa học và
Công nghệ Văn thư- Lưu trữ.

Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng
nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn
thư, lưu trữ.

9


Thực hiện chủ trương của Bộ Nội vụ về tinh giản biên chế và cơ cấu lại
đội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước rà soát, chức
năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp nhất và sắp xếp lại tổ chức của một số đơn
vị trực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước đã ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ. Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện chức năng nghiên cứu, ứng dụng và quản lý
các hoạt động khoa học và công nghệ của Cục.
Hơn 25 năm xây dựng và phát triển, Trung tâm Khoa học và Công nghệ
Văn thư - Lưu trữ đã từng bước khẳng định được vị trí của mình trong ngành
Lưu trữ Việt Nam. Được sự quan tâm, chỉ đạo của Bộ Nội vụ mà trực tiếp là
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầm
lặng của tập thể công chức, viên chức đã góp phần không nhỏ vào quá trình
phát triển vững mạnh của ngành Lưu trữ và thúc đẩy sự phát triển trong nhận
thức của toàn xã hội về giá trị của tài liệu lưu trữ, cũng như khẳng định vai trò
của ngành Lưu trữ đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
1.1.2. Vị trí và chức năng
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ là tổ chức sự
nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng nghiên cứu,
ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ của Cục.
Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có tư cách pháp
nhân, con dấu, tài khoản và trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội.

Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ có Giám đốc và
không quá 02 Phó Giám đốc.
+ Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm và chịu
trách nhiệm trước Cục trưởng về toàn bộ hoạt động của Trung tâm. Giám đốc
Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các tổ chức
thuộc Trung tâm.
+ Các Phó Giám đốc Trung tâm do Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm
theo đề nghị của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực
công tác theo phân công phụ trách.
11


- Cơ cấu tổ chức
+ Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng và Chuyển giao khoa học và công
nghệ:
Phòng có Trưởng phòng và 02 Phó Trưởng phòng và các viên chức,
thực hiện các công tác: Nghiên cứu; đề xuất; ứng dụng và chuyển giao khoa
học công nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
+ Phòng Thông tin - Thư viện:
Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thực
hiện các công tác: Tổ chức, xây dựng, quản lý và phổ biến tư liệu về lĩnh vực
văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác có liên quan.
+ Phòng Quản lý khoa học và công nghệ:
Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, thực
hiện các công tác: Xây dựng, trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban
hành và phổ biến các văn bản hướng dẫn về hoạt động khoa học và công nghệ
của Cục; Hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực hiện kế hoạch khoa học và công
nghệ trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ phê duyệt.
+ Phòng Hành chính - Tổ chức:
Phòng có Trưởng phòng, 01 Phó Trưởng phòng và các viên chức, có

luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, trong các khâu nghiệp vụ không
để xảy ra sai sót, đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, chính xác. Để công tác văn
thư đi vào nề nếp khoa học thì việc chỉ đạo, điều hành sát sao là một nhu cầu
rất quan trọng. Nhận thức rõ được điều này nên công tác văn thư của Trung
tâm luôn luôn được lãnh đạo Trung tâm quan tâm, chỉ đạo từ việc xây dựng
các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ; Quy trình quản lý văn bản theo TCVN ISO
9001:2008; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động
của Trung tâm; Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu
trữ của Trung tâm... Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp
tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm thường xuyên theo dõi, đôn
đốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ cũng
như các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn chỉ đạo công tác văn
thư, lưu trữ của Trung tâm.
Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế
13


độ thủ trưởng. Mọi hoạt động của Trung tâm đều phải tuân thủ đúng quy định
của pháp luật, quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và quy chế làm
việc của Trung tâm. Hiện tại, trụ sở của Trung tâm được đặt tại tầng 4 toà nhà
số 12 phố Đào Tấn, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội, tuy
cơ sở vật chất của Trung tâm còn hạn hẹp, xong Ban Giám đốc Trung tâm
luôn chú trọng đến công tác văn thư, lưu trữ, bộ phận văn thư, lưu trữ được bố
trí ngồi cùng với Phòng Hành chính - Tổ chức ngay tại vị trí thuận tiện cho
việc liên hệ công tác với các đơn vị trong và ngoài Cục đảm bảo hoạt động
nghiệp vụ văn thư nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu công việc.
Cùng với con người, trang thiết bị có vai trò quan trọng, hỗ trợ đắc lực
cho mọi hoạt động của Trung tâm. Thông qua các thiết bị, công việc được xử
lý nhanh chóng, kịp thời và chính xác nhằm nâng cao hiệu suất lao động của

quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định tại
Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và quy định của pháp luật hiện hành về
công tác văn thư, lưu trữ. Đồng thời phải đảm bảo yêu cầu bí mật nhà nước
trong công tác văn thư, lưu trữ.
Qua thời gian tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Khoa
học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ, em thấy Ban Giám đốc Trung tâm luôn
quan tâm sát sao đến hoạt động này, từ việc chỉ đạo Phòng Hành chính - Tổ
chức xây dựng những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn và quy định về công tác
văn thư, lưu trữ cũng như giám sát, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác văn
thư, lưu trữ đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình nghiệp vụ từ đó đáp ứng
được yêu cầu của công việc. Để hiểu rõ điều này chúng ta đi vào tìm hiểu
Chương 2.

15


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
VĂN THƯ - LƯU TRỮ
2.1. Hoạt động quản lý
Với chức năng giúp Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
nghiên cứu, ứng dụng và quản lý các hoạt động khoa học và công nghệ về văn
thư, lưu trữ, Trung tâm đã giúp Cục soạn thảo nhiều văn bản quy định, hướng
dẫn về hoạt động khoa học và công nghệ về văn thư, lưu trữ đồng thời cũng là
đơn vị chủ trì các hội nghị, hội thảo khoa học về văn thư, lưu trữ của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước như Hội thảo SARBICA, Hội thảo khoa học quốc tế
“Đào tạo cán bộ lưu trữ” và các Hội thảo theo chuyên đề khác. Được thành
lập từ năm 1988 cho đến nay Trung tâm đã giúp Cục quản lý hàng trăm đề tài
nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ trong đó có các đề tài mà kết quả

lối làm việc quan hệ công tác và trình tự giải quyết công việc của các đơn vị
và cá nhân trong Trung tâm đã đi theo một nguyên tắc nhất định, cụ thể, rõ
ràng.
Song song với việc ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư,
lưu trữ, Lãnh đạo Trung tâm cũng thường xuyên quan tâm đến việc cử viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm tham dự các lớp bồi dưỡng,
tập huấn nghiệp vụ, Hội nghị tổng kết công tác văn thư, lưu trữ của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước diễn ra hai năm một lần. Qua Hội nghị cán bộ văn
thư có điều kiện được củng cố kiến thức, giao lưu học hỏi nghiệp vụ từ các
bạn đồng nghiệp để có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
• Thẩm quyền ban hành văn bản
Các hình thức văn bản hành chính do Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ ban hành gồm: Quyết định; Quy chế; Quy định;
Thông báo; Chương trình; Kế hoạch; Đề án; Báo cáo; Biên bản; Tờ trình; Hợp
17


đồng; Công văn; Bản cam kết; Bản thỏa thuận; Giấy chứng nhận; Giấy ủy
quyền; Giấy mời; Giấy giới thiệu; Giấy nghỉ phép; Giấy đi đường.
• Thể thức văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu
trữ
Thể thức văn bản quản lý nhà nước là toàn bộ những yếu tố bắt buộc
phải có trong một văn bản và được quy định trong các văn bản quy phạm
pháp luật. Nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành.
Các văn bản của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ
được soạn thảo theo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về

được phân công soạn thảo nghiên cứu yêu cầu, nội dung, tính chất của văn
bản cần soạn thảo, xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn bản
cần soạn thảo; thu thập, xứ lý thông tin có liên quan; dự thảo văn bản (Đối với
văn bản quan trọng hoặc trong trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo
Trung tâm việc tham khảo ý kiến của các phòng, cá nhân trong Trung tâm,
tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo).
Khi trình duyệt bản thảo, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo, chủ trì soạn
thảo phải trình kèm các văn bản, tài liệu có liên quan; đối với những văn bản
về các vấn đề quan trọng, phức tạp hoặc liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân
thì phải có giải trình.
Đối với văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước: Viên chức được phân công giải quyết công việc nghiên cứu yêu
cầu của văn bản cần soạn thảo; thu thập và xử lý các thông tin cần thiết; xác
định hình thức và mức độ mật khẩn của văn bản; dự thảo văn bản; chuẩn bị
phiếu trình giải quyết công việc. Với loại văn bản do Trung tâm soạn thảo
trình Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành, khi trình ký phải có hồ sơ
trình ký (hồ sơ trình ký gồm: Phiếu trình giải quyết công việc, dự thảo văn
bản và các văn bản, tài liệu khác có liên quan). Lãnh đạo các đơn vị trong
Trung tâm duyệt hồ sơ trình ký sau đó trình Lãnh đạo Trung tâm duyệt và ký
tắt nội dung văn bản (ký tắt vào vị trí cuối cùng của văn bản dự thảo). Văn thư
Trung tâm tiếp nhận, kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn
19


bản sau đó chuyển hồ sơ trình ký cho bộ phận Văn thư Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước trình Lãnh đạo Cục phê duyệt, ký ban hành văn bản.
(Mẫu phiếu trình giải quyết công việc trình Lãnh đạo Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước theo Phụ lục)
Thẩm quyền ký các loại văn bản của Trung tâm Khoa học và Công
nghệ Văn thư - Lưu trữ thực hiện theo quy định tại Quy chế số 176/QCTTKHCN ngày 05/9/2016 của Giám đốc Trung tâm Khoa học và Công nghệ

ngay sau khi văn bản được ký.
a) Quản lý và giải quyết văn bản đến
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

Tiếp nhận văn bản đến
Đăng ký văn bản đến
Trình văn bản đến
Chuyển giao văn bản đến
Theo dõi việc chuyển giao văn bản đến
b) Quản lý văn bản đi
Tiếp nhận văn bản đi
Làm thủ tục phát hành văn bản
Đăng ký văn bản đi
Chuyển phát văn bản đi
Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Lưu văn bản đi
c) Tiếp nhận hồ sơ trình ký

21


Văn thư Cục
Văn thư Trung tâm
Văn thư Cục
Văn thư Trung tâm

Không
3.
Chuyển HS trình
ký đạt
cho văn thư cục
Đạt

Văn thư Trung tâm

5.2.1
BM-01

4. Nhận lại HS trình
5. Đăngkýký bổ sung
vào sổ S1

Văn thư Trung tâm
Đơn vị soạn thảo
văn bản

Gửi
trả
lại
nơi
ST

+ Không phân tán phông lưu trữ;
+ Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ) phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết
công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
+ Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động Trung
tâm.
- Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
+ Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
+ Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
+ Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc
quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
23


+ Lập Danh mục tài liệu hết giá trị.
b) Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và chỉnh lý tài liệu
- Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông
c) Xác định giá trị tài liệu
- Lưu trữ Trung tâm có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng Hành chính - Tổ
chức xây dựng bảng thời hạn bản quản tài liệu trình Giám đốc Trung tâm ban
hành.
d) Hội đồng Xác định giá trị tài liệu
- Hội đồng Xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho
Giám đốc Trung tâm trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu
để giao nộp vào lưu trữ Trung tâm và phân loại tài liệu hết giá trị.
- Hội đồng xác định giá trị do Giám đốc Trung tâm quyết định thành
lập.
- Thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu nghiên cứu Mục lục hồ
sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị và kiểm tra thực tế tài

chức, viên chức bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ
Trung tâm và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ.
- Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần
thiết như: máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, bình chữa cháy, quạt thông
gió… và thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên
tai, phòng gian bảo mật; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu.
- Lưu trữ Trung tâm bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ, hồ sơ, tài
liệu bảo quản trong hộp, sắp xếp lên giá, dán nhãn để tiện thống kê, tra cứu.
b) Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
• Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ
- Công chức, viên chức và người lao động thuộc Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nuớc.
- Công chức, viên chức và nguời lao động thuộc Trung tâm Khoa học
và Công nghệ Văn thư - Lưu trữ
- Cá nhân ngoài Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.
• Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đọc tài liệu tại chỗ
25