TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ
Nguyễn Yến Trang

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K13A
KHÓA HỌC (2013-2015)

Tên cơ quan: Phòng Quản trị - Thiết bị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Địa chỉ: 36 Xuân La, Phường Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Trương Văn Đỉnh

HÀ NỘI – 2015


TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN
I. Thông tin cá nhân
1. Họ và tên: Nguyễn Yến Trang
2. Ngày sinh: 26/12/1993
3: Quê quán: Kim Bảng, Hà Nam
4. Số điện thoại: 0966700293
II. Thông tin khác
1. Sinh viên lớp: TC VTL13A
2. Mã số SV: 1315VTLA059
3. Khóa học: 2013-2015
4. Ngành: Văn thư Lưu trữ
5: Khoa: Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề
6. Trường: Đại học Nội vụ Hà Nội


MỤC LỤC

3.2. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan…………..31
3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan…………………………...41
3.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…………42
IV. Khảo sát về công tác lưu trữ của cơ quan………………….………............43
Chương 3………………………………………………………………………….45
SOẠN THẢO VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN……45
I. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều………...45
1.1. Quyết định cá biệt.............................................................................................45
1.2. Công văn hành chính………………………………………………………….47
1.3. Thông báo……………………………………………………………………..48
1.4. Kế hoạch………………………………………………………………………50
1.5. Tờ trình………………………………………………………………………..52
1.6. Biên bản………………………………………………………………………54
1.7. Báo cáo………………………………………………………………………..56
C. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT…………….……………………………………..58
I. Kết luận………………………………..………………………………………..58
1. Ưu điểm………………………………………………………………………....58


2. Nhược điểm……………………………………………………………………..59
II. Đề xuất…………………………………………………..……………………..60
1. Đối với cơ quan chủ quản………………………………………………………60
2. Đối với cơ quan…………………………………………………………………60
3. Đối với nhà trường……………………………………………………………...60
D. SỔ NHẬT KÝ THỰC TẬP…………………………………………………..62
E. PHỤ LỤC……………………………………………………………………...64
Phụ lục 01: Quyết định thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội………………..64
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường…………………………………….66
Phụ lục 03: Quyết định thành lập Phòng Quản trị - Thiết bị ……………………...67
Phụ lục 04: Văn phòng nơi đến thực tập…………………………………………..68

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”.
Trường Đại học Nội vụ đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan
sau khi hoàn thành chương trình học, giúp cho sinh viên có thêm những kiến thức
thực tế. Từ đó trau dồi kinh nghiệm, nâng cao phong cách làm việc, tác phong


nhanh nhẹn, kỹ năng chuyên môn về công tác văn thư. Nhằm đảm đương tốt vai trò
của mình trong công việc văn phòng hiện đại ngày nay, nâng cao năng lực tham
mưu, tư vấn về công tác văn thư, giải quyết và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được
giao, phù hợp với nhu cầu đổi mới của đất nước.
Được sự quan tâm giới thiệu của Nhà trường cùng với sự hướng dẫn của
Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề, các thầy cô giáo bộ môn
và sự giúp đỡ, tạo điều kiện của Phòng Quản trị - Thiết bị, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội. Em được Phòng Quản trị - Thiết bị tiếp nhận thực tập tại văn phòng trong
thời gian 6 tuần (từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 05/6/2015). Trong khoảng thời
gian không dài nhưng được tiếp cận trực tiếp với công việc, bản thân em đã cố
gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện các kỹ
năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học cùng với sự
hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cán bộ văn phòng nơi đây đã giúp em làm quen
với công việc và hoàn thành khóa thực tập.
Là một cán bộ văn phòng trong tương lai, em nhận thấy đợt thực tập này đã
trang bị cho em những kiến thức cơ bản, giúp cho em cụ thể hóa và nắm chắc hơn
kiến thức của mình, có thêm kinh nghiệm, trưởng thành hơn sau quá trình thực tập
ở cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát
triển của đất nước.
Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn hạn chế, bản thân em cũng chưa có
nhiều kinh nghiệm, trong quá trình thực tập còn gặp những khó khăn như việc áp
dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ nên báo cáo
có thể không tránh khỏi những thiếu sót. Đây là kết quả đầu tiên đánh giá bước
trưởng thành của em sau những năm học tập và rèn luyện tại trường. Em rất mong

Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công
tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức cán bộ Chính Phủ ban hành
Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ
thành Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I.
Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐBNV về việc đổi tên Trường học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I thành Trường
Trung học Văn thư Lưu trữ Trung Ương I.
Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung Ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung Ương I.
Ngày 21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I thành
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.


Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐTTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
(Quyết định về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xem phụ lục 01)
1.2. Một số thành tích của Nhà trường
- Huân chương Độc lập hạng ba ( năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm
1983);
- Huy chương Hữu nghị của chính phủ nước CHDCND Lào ( năm 2007);
- Huân chương Lao động của Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam: hạng nhất
năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;
- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an;
- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phúc;
- Nhiều bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn

cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, viên chức.
6. Tuyển sinh và quản lý người học.


7. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn nhân lực theo quy định của pháp
luật, sử dụng nguồn thu tù hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy
định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ các
ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động xã
hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục
của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng
của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng
nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển
giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề kinh tế - xã hội của địa phương
và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định của
pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,
nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng,
phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà
trường.
15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chưc, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của


- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng công tác sinh viên
d) Các khoa
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa - Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
e, Các Trung tâm
- Trung tâm tin học
- Trung tâm ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề


f) Các tổ chức khoa học - công nghệ
- Viện nghiên cứu và phát triển trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban quản lý ký túc xá
g) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền trung.
- Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí
Minh.
h) Đảng Bộ trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Công đoàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trong Trường
5. Quản lý cơ sở hạ tầng nằm trong khuôn viên Nhà trường bao gồm: Nhà, đất,
tường rào bảo vệ, đường giao thông nội bộ, hệ thống cấp điện, cấp thoát nước trong
Trường.
6. Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính: Tổ chức kiểm tra, thống kê tài
sản định kỳ hàng năm; thực hiện các thủ tục thanh lý tài sản, công cụ, dụng cụ
đã hết thời hạn sử dụng theo quy chế quản lý tài sản của Trường và quy định của
Nhà nước;


7. Quản lý tổ xe (xe ô tô và người lái), điều xe ô tô phục vụ hoạt động của
Trường theo quy định; phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính theo dõi, định
mức nhiên liệu, duy tu bảo dưỡng xe ô tô của Trường;
8. Đảm bảo cung cấp điện, nước; thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy;
phòng chống bão lụt;
9. Thực hiện công tác bảo vệ toàn trường, đảm bảo công tác an ninh trật tự, an
toàn tài sản trong Trường;
10. Tổ chức, quản lý sử dụng nhà để xe công chức, viên chức và người học;
11. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao;


2.4. Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản trị - Thiết bị
STT

HỌ VÀ TÊN

CHỨC DANH

HÒM THƯ


Chuyên viên



6

Đoàn Văn Thắng

Lái xe

7

Đỗ Phi Khương

Lái xe

8

Lê Đình Quý

Lái xe

9

Phạm Đình Mức

Kỹ thuật điện

10


Trường theo quy định; phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính theo dõi, định
mức nhiên liệu, duy tu bảo dưỡng xe ô tô của Trường;
8. Đảm bảo cung cấp điện, nước; thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy;
phòng chống bão lụt;
9. Thực hiện công tác bảo vệ toàn trường, đảm bảo công tác an ninh trật tự, an
toàn tài sản trong Trường;
10. Tổ chức, quản lý sử dụng nhà để xe công chức, viên chức và người học;
11. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao;
1.2. Khảo sát về việc bố trí phòng làm việc của cơ quan thực tập
Phòng làm việc của đơn vị là hai phòng A101 và A102, nằm ở tầng 1, khu nhà
A của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Phòng A101 phụ trách quản lý về tài sản,
trang thiết bị của nhà trường, đội ngũ cán bộ gồm Trưởng phòng, Phó Trưởng
phòng và 1 chuyên viên. Phòng A102 phụ trách quản lý về xây dựng, lái xe ô tô;
đội ngũ cán bộ gồm Phó trưởng phòng, 1 chuyên viên và tổ lái xe. Hiện nay em
được sắp xếp thực tập tại phòng A101, trong phòng làm việc này gồm có 4 bàn làm
việc và được bố trí 4 máy tính, 2 máy in, 5 tủ đựng tài liệu, 4 máy điện thoại, 1 máy
điều hòa nhiệt độ, được bố trí ánh sáng, quạt mát đầy đủ và 1 bàn tiếp khách, vệ
sinh đầy đủ.
(Mô hình Văn phòng nơi đến thực tập xem phụ lục 04 -> 05)
II. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
2.1. Mô hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Phòng Quản trị Thiết bị (nhận xét ưu, nhược điểm)
Trong hoạt động quản lý nhà nước, công tác văn thư đóng vai trò quan trọng.
Có thể coi công tác văn thư là “Bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà nước. Công


tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý nhà nước
của cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan và
chiếm phần lớn trong công tác văn phòng. Là một dây chuyền liên hệ thông tin
trong bộ máy của Nhà trường.

- Xác định mục đích của văn bản
- Xác định nội dung và tên loại của văn bản
- Xác định đối tượng nhận văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
a) Lập đề cương
- Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của văn bản,
người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu
trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn
- Cần chú ý sắp xếp các thông tin bằng hình thức tóm tắt những ý chính để tạo
thành đề cương.
b) Viết bản thảo (đánh máy)
- Văn bản hình thành ở giai đoạn này gọi là bản thảo văn bản, là bản được viết
hoặc đánh máy.
- Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết văn
(đánh máy) từng phần từ trình bày thể thức đến nội dung văn bản, sau đó có thể tổ


chức xin ý kiến các ban ngành, cá nhân có liên quan để bổ sung vào bản thảo. Đồng
thời kiểm tra, rà soát lại bản thảo để chỉnh sửa về bố cục nội dung, thể thức và ngôn
ngữ diễn đạt.
Bước 3: Trình duyệt và ký văn bản
- Khi bản thảo được viết xong, người soạn thảo phải trình bày lại thành bản
sạch để trình duyệt.
- Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền sẽ
duyệt các vấn đề sau đây: thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức của văn bản, nội
dung của văn bản so với mục đích ban hành đã xác định.
- Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: Duyệt,
số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở lề trái, dưới
số và ký hiệu của văn bản.

bản chuyên ngành (kể cả sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật)
do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Văn bản đi thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì thế tính chính xác, kịp thời, tiết
kiệm và theo quy trình trong việc tổ chức quản lý văn bản đi phải luôn được quan
tâm và đặt lên hàng đầu. Và để văn bản đi được quản lý thống nhất thì văn bản phải
được tập trung tại văn thư cơ quan theo đúng quy trình nghiệp vụ đã được nhà nước
quy định.


Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi của Trường được thực hiện theo đúng
quy định và được tiến hành theo trình tự như sau:
- Kiểm tra thể thức, nội dung trước khi trình văn bản.
- Ký và ban hành văn bản.
- Ghi số, ngày tháng và đóng dấu vào văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Chuyển giao văn bản đi.
- Sắp xếp bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng văn bản lưu.
Qua đợt thực tập tại Trường em nhận thấy việc tổ chức và quản lý văn bản đi
được thực hiện theo đúng quy trình và đúng quy định về việc tổ chức và quản lý
văn bản đi cụ thể như:
- Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng cho từng nhân viên, đơn vị.
- Nhân viên văn phòng nắm chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, do đó văn bản
có độ chính xác cao.
- Văn bản sau khi soạn thảo được chuyển lên bộ phận văn thư để rà soát lại
lần cuối tất cả các yếu tố đã thực hiện theo đúng quy định chưa.Trường hợp các văn
bản không đúng thể thức đều gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh sửa lại
trước khi trình ký lãnh đạo ban hành.
- Sau đó trình ký văn bản: Việc trình ký văn bản cũng được thực hiện nghiêm
túc: Khi trình ký văn bản phải kèm theo một tờ trình ký để người ký vào văn bản