Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
LỜI NÓI ĐẦU
Trong sự nghiệp đổi mới công tác quản lý ở nước ta hiện nay, sự xuất
hiện vị trí của người Thư ký trong văn phòng Lãnh đạo là điều tất yếu không thể
thiếu được.
Đã qua rồi cái thời kỳ hoàng Kim của Thư ký, cái thời kỳ mà chỉ biết ngồi
vào lòng xếp, thủ thỉ những lời lẽ yêu thương ngọt ngào, cái thời kỳ mà Thư ký
chỉ biết đọc, biết viết, biết lắng nghe.
Ngày nay với vai trò ngày càng quan trọng Thư lý Văn phòng đã dần
vươn lên chiếm lấy vị trí chủ thể của mình trước hết là trong Xã hội sau đó là
củng cố lại vị trí của mình tại các cơ quan, doanh nghiệp.
Khẳng định được vai trò ấy, ngày nay ngoài các công việc thông dụng
thuộc nghiệp vụ chuyên môn Thư ký còn đảm các công việc khác như: kế toán,
nhân sự, tổng hợp....Thể hiện các công việc của Thư ký là đa chức năng.
Trở lại với vấn đề về sự phát triển của nó nghề Thư ký có cách đây hàng
trăm năm sự ra đời của nó gắn liền với Chủ Nghĩa Tư Bản. Nhưng ở Việt Nam
nó thực sự có cơ hội phát triển từ năm 1986 khi Đại hội lần thứ 6 của Đảng diễn
ra thay đổi nền kinh tế cuả ta từ kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền
kinh tế thị trường theo định hướng Xã hội Chủ nghĩa- cùng với nó là sự thay đổi
nhận thức nghề nghiệp, cơ hội thăng tiến và nhu cầu xuất hiện những người làm
công tác trợ giúp Lãnh đạo.
Với vai trò là người giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn
nhất định thuộc phạm vi, chức năng và nhiệm vụ của văn phòng. Mặt khác Thư
ký là người giúp Thủ trưởng giải phóng những công việc sự vụ và tạo điều kiện
cho khả năng sáng tạo của Lãnh đạo được phát huy. Theo V.I.Lê-nin thì đây là
loại lao động: ″để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ bộ″.
Thấy được tầm quan trọng của Thư ký Văn phòng trong Xã hội hiện nay,
Trường Cao Đẳng Nội Vụ Hà Nội đã mở nghành đào tạo Thư ký Văn phòng.
Trải qua một quá trình đào tạo trường đã đạo tạo hàng nghìn đội ngũ sinh viên
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
1

Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
những người cán năng lực giỏi về chuyên môn nghiệp vụ, thành thạo, tự tin,
sáng tạo đáp ứng được yêu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất Nước.
1. Lý do chọn đề tài
Bao giờ cũng vậy sự thành công của một nhân viên Thư ký nói chung hay
một nhân viên Văn phòng bất kỳ nào nó không bao giờ phụ thuộc vào các mối
quan hệ riêng tư của các cá nhân đó mà điều quan trọng có lẽ là hơn cả đó là
trình độ, chuyên môn, năng lực cũng như cách thức tổ chức làm việc và tổ chức
làm việc.
Ngày nay vai trò của Thư ký Văn phòng ngày càng quan trọng trong các
doanh nghiệp, cơ quan ngoài chức năng tham mưu giúp việc Thư ký còn là
người giải phóng Lãnh đạo khỏi những công việc sự vụ tạo khả năng cho sự
sáng tạo của Lãnh đạo.
Dựa trên cơ sở, chức năng đó Thư ký Văn phòng có hai chức năng cơ bản sau:
Thứ nhất: Là nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin.
Thứ hai: Là nhóm chức năng liên quan công tác tổ chức hành chính.
Với nhóm chức năng thứ hai có liên quan đến công tác tổ chức hành chính
như: Tổ chức tiếp khách, tổ chức Hội nghị, chuẩn bị công tác cho Thủ
trưởng...Trong đó có hoạt động tổ chức Hội nghị rất quan trọng tới sự phát triển
của cơ quan, doanh nghiệp nó giúp nhà quản lý thực hiện việc điều hành và
kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổng kết, đánh giá đồng thời triển khai phương
hướng nhiệm vụ sắp tới.
Một trong những lý do nữa là quy trình tổ chức Hội nghị hội tụ đầy đủ các
nghiệp vụ chuyên môn cũng như các khâu xử lý của người Thư ký Văn phòng
như: xử lý thông tin, soạn thảo văn bản, tiếp đãi khách...
Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình xây dựng cũng như tổ chức Hội
nghị tại cơ quan nên em Quyết định chọn đề tài: ″Tìm hiểu công tác tổ chức Hội
nghị tại UBND xã Lệ Xá″ để làm bài báo cáo thực tập cuối khóa của mình.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
3

4
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
nhiều thời gian khi Quyết định chọn đề tài này. Mục tiêu chính của em khi chọn
đề tài này:
• Nghiên cứu đồng thời đưa ra kết luận những công việc cần thiết của
người Thư ký Văn phòng trong công tác tổ chức Hội nghị.
• Nghiên cứu lý luận với thực tiễn để áp dụng cho hiệu quả công việc cao
hơn trong tổ chức Hội nghị tại các cơ quan, tổ chức.
• Bổ sung thêm kiến thức về công tác Văn phòng đặc biệt hoạt động tổ
chức Hội nghị của Thư ký Văn phòng.
• Nghiên cứu đề tài nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công việc, tiết kiệm
thời gian và giúp nhà quản lý ban hành những Quyết định quản lý chính xác.
• Thông qua đề tài nhằm khẳng định được vị trí và tầm quan trọng của Thư
ký Văn phòng trong Xã hội và tại các cơ quan doanh nghiệp.
4. Phạm vi nghiên cứu
• Từ kiến thức học tập, nghiên cứu tại trường trên cơ sở lý luận và thực tiễn.
• Thời gian thực tập tại UBND xã Lệ Xá.
• Tìm hiểu trên sách báo, mạng Internet...
• Tìm hiểu thêm quy trình tổ chức Hội nghị tại một số cơ quan khác để bổ
sung cho đề tài của mình.
5. Vấn đề nghiên cứu
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác tổ chức Hội nghị tại cơ quan,
tổ chức nên vấn đề nghiên cứu ở đây là: ″Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
tại UBND xã Lệ Xá″.
Nghiên cứu về quy trình tổ chức một loại Hội họp tại cơ quan mà phổ biến
là quy trình tổ chức Hội nghị, đòi hỏi người Thư ký phải có trình độ chuyên
môn làm việc trong các khâu sử lý.
6. Phương pháp nghiên cứu
Trên cơ sở kiến thức được học tập và nghiên cứu tại trường, trên cơ sở thực
tiễn gần hai tháng thực tập tại UBND xã Lệ Xá. Với đề tài này em sử dụng

chân thành nhất để bài báo cáo của em được đầy đủ hơn.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
6
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Nhân dịp kết thúc đợt thực tập và thông qua bản báo thực tập này cho phép
em đươc gửu tới các thầy (cô) trong Nhà trường, đội ngũ giảng viên trong khoa
Quản lý nhân lực lời cảm ơn và những lời chúc tốt đẹp nhất những người đã tận
tình giúp đỡ chúng em trong những năm tháng ngồi trên giảng đường.
Cho phép tôi cũng xin được gửu lời cảm ơn tới tập thể các đồng chí trong
khối HĐND và UBND XÃ LỆ XÁ. Đồng thời cũng xin được gửu tới đồng chí
Tô Thị Nụ- cán bộ văn phòng đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong thời gian qua.
Chúc các đồng chí sức khỏe và công tác tốt!
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 10 tháng 5 năm 2011

SINH VIÊN
VŨ VĂN NHÂN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
7
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
PHẦN I
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND
VÀ VĂN PHÒNG UBND XÃ LỆ XÁ
I: VÀI NÉT VỀ CHUNG XÃ LỆ XÁ
Lệ Xá là một 13 xã của toàn huyện Tiên Lữ tỉnh Hưng Yên nằm cách trung
tâm huyện Tiên Lữ 5km và là một xã thuộc ngoại thành thành phố Hưng Yên,
vào đầu thế kỷ 19, Lệ Xá có phần đất thuộc các xã Giai Lệ, Phí Xá, Phù Liễu
thuộc Tổng Canh Hoạch, huyện Tiên Lữ, phủ Khoái Châu, trấn Sơn Lam
Thượng.

Trự sở: UBND XÃ LỆ XÁ- HUYỆN TIÊN LỮ- TỈNH HƯNG YÊN
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
9
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
II: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND XÃ LỆ XÁ
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
UBND Xã Lệ Xá với tư cách là cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp địa
phương do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND xã Lệ Xá.
UBND xã Lệ Xá chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Pháp luật của Nhà nước,
UBND xã Lệ Xá thực hiện Nghị quyết của HĐND và chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và UBND cấp trên.
Chuẩn bị các kỳ họp của HĐND xã phối hợp các ban nghành chuẩn bị tổ
chức và thực hiện các Nghị quyết của HĐND xã và cấp trên.
Chỉ đạo các cơ quan chuyên môn thuộc quyền mình ở xã thực hiện các chủ
trương phát triển Kinh tê, Văn hóa–Xã hội, An ninh–Quốc phòng...Đảm bảo sự
thống nhất của Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở.
Xem xét, chỉ đạo giải quyết các vấn đề về đơn thư, khiếu nại... của nhân
dân trong xã.
Ra các Quyết định: kiểm tra, kiểm điểm việc thi hành các Nghị quyết của
cấp trên.
Trong thời gian HĐND không họp xem xét và giải quyết các vấn đề thuộc
nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND: (trừ những quyền hạn nghi trong điều 24 của
Luật tổ chức HĐND và UBND các cấp).
Căn cứ Luật tổ chức HĐND – UBND các cấp ban hành ngày 26/11/2003
của Quốc hội khóa VI.
Căn cứ Pháp lệnh về nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND và UBND các cấp.
Căn cứ Nghị định số: 19/NĐ-CP ban hành năm 1998 của Chính phủ.
UBND Xã Lệ Xá có những nhiệm vụ, quyền hạn sau:
1.1 Về Chính trị - An ninh - Quốc phòng

xe đạp... đường làng ngõ xóm khang trang hơn trước.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
11
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
- Trong lĩnh vực nông nghiệp:
Hiện nay trong lĩnh vực nông nghiệp xã đang sử dụng chính sách giao đất
cho nông dân tự sản suất.
Khuyến khích thay đổi cơ cấu cây trồng hướng dẫn áp dụng khoa học kỹ
thuật vào sản suất.
Khuyến khích nông dân áp dụng mô hình sản suất VAC vào lĩnh vực nông
nghiệp.
Xây dựng các mạng lưới thủy lợi vừa và nhỏ phục vụ tưới tiêu đồng, tăng
cường phòng trừ bệnh dịch với cây trồng và vật nuôi.
- Trong lĩnh vực công nghiệp và tểu thủ công nghiệp:
Trong toàn xã hiện nay đã và đang phát triển các cụm công nghệp vừa và
nhỏ như: dệt kim, sản suất vật liệu...Theo công nghệ tiên tiến và hiện đại.
Tổ chức xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống như: sen, long
nhãn...
Tổ chức áp dụng khoa học kỹ thuật vào phát triển các nghành nghề mới,
đồng thời tham gia với UBND cấp huyện và tỉnh về vấn đề xây dựng, quy hoạch
các cụm công nghiệp và tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn.
1.3 Văn hóa– Xã hội
- Giáo dục: thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục trong toàn xã
hiện nay luôn là một vấn đề được xã coi trọng. Phối hợp với các ban nghành
chức năng trong việc quản lý và kiểm tra các cấp học trong toàn xã.
Đổi mới về cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị đảm bảo chất lượng
giảng dậy.
Thực hiện các quy chế về nghề giáo viên và bệnh thành tích trong thi cử.
Hiện nay trên địa bàn xã không còn học sinh thất học, học sinh yếu kém,
tiến hành phổ cập trung học cơ sở, 100% đạt danh hiệu cháu ngoan Bác Hồ.

chim bay thì Lệ Xá cách tuyến đường 39B là 500m, cách cầu và bến xe Triều
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
13
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Dương là 8km, cách thị Trấn Vương là 5km, cách thành phố Hưng Yên và khu
đô thị Đại học Phố Hiến là 13km.
Tóm lại trong những năm qua nhờ vào sự nỗ lực của Đảng bộ và Nhân dân
xã Lệ Xá. Nên đã được Đảng và Nhà nước trao tặng 80 huân chương kháng
chiến hạng hai, 41 huy chương kháng chiến hạnh ba, 328 huy chương các loại
và 44 bằng khen.
Ngày nay khi bạn đến với Lệ Xá bạn vẫn thấy hình ảnh cây đa, bến nước,
sân đình.
2. Cơ cấu tổ chức
UBND gồm:
• Chủ tịch
• Các phó chủ tịch
• Các Ban chuyên môn
- Chủ tịch:
Nhiệm vụ của Chủ tịch là người phân công nhiệm vụ cho các thành viên
của UBND những vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND. Chủ tịch chịu trách
nhiệm cá nhân và các nhiệm vụ, quyền hạn được giao cho mình cùng các thành
viên khác của UBND chịu trách nhiệm với UBND cấp trên.
- Phó chủ tịch:
Là bộ phận giúp việc cho Chủ tịch gồm hai đồng chí:
+ Phó Chủ tịch phụ trách về Văn hóa xã: Quản lý nhà Nước trên các mặt
hoạt động về Văn hóa- Xã hội trên địa bàn xã như: Ban văn hóa- Thể thao, Ban
tư pháp...
+ Phó chủ tịch phụ trách về kinh tế: Quản lý nhà Nước trong công tác thu
chi ngân sách, hoạt động kinh tế, quản lý đất đai...
- Các Ban chuyên môn:

có thẩm quyền giải quyết.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
15
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
• Soạn thảo các văn bản giấy tờ, thủ tục hành chính cho cấp trên.
• Nhiệm vụ sở hữu và bảo quản các con dấu phục vụ cho công việc.
• Làm các giấy tờ như: giấy khai sinh, sơ yếu lý lịch, giấy đăng ký kết hôn
và các giấy tờ có liên quan thuộc thẩm quyền của mình.
• Giúp việc cho Chủ tịch giải quyết một số vấn đề thuộc thẩm quyền.
• Theo dõi đôn đốc tình hình hoạt động chung của UBND, phục vụ sự điều
hành của UBND, Chủ tịch, các phó Chủ tịch.
• Truyền đạt các văn bản giấy tờ của cấp trên, HĐND, UBND đồng thời
theo dõi các phòng ban chuyên môn thực hiện các công việc được giao.
• Làm các công việc như công tác văn Thư, lưu trữ hồ sơ, công tác bảo mật
theo quy định của Nhà nước.
3. Cơ cấu tổ chức
Ban Văn phòng gồm hai bộ phận: Bộ phận Văn phòng và bộ phận tiếp
nhận thủ tục hành chính.
• Bộ phận Văn phòng gồm hai người: 01 chịu trách nhiệm giữ con dấu, 01
phụ trách công tác văn Thư.
• Bộ phận tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính: 01 người chịu trách
nhiệm tiếp nhận các thủ tục hành chính sau đó phân tích các thủ tục hành chính,
giải quyết thủ tục nếu đã đầy đủ và đưa ra những thiếu sót nếu trưa đầy đủ.
4. Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động của Văn phòng
Trong điều kiện phát triển như hiện nay hoạt động của Văn phòng UBND
xã Lệ Xá đã và đang ngày càng góp phần nâng cao hiệu quả năng suất làm việc
của UBND.
Có được sự quan tâm phối hợp thường xuyên của lãnh đạo cấp ủy, công
đoàn và sự nỗ lực chung của toàn cán bộ Văn phòng, đồng thời Văn phòng còn
chủ động hợp tác với các đơn vị có liên quan để hoàn thành nhiệm vụ.

Nước quy định nhằm thực hiện tốt chủ trương, đường lối chính sách của Đảng,
pháp luật của Nhà nước.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
17
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Văn phòng làm việc của UBND xã Lệ Xá được thể hiện qua sơ đồ và hình
ảnh sau: Phụ lục 02, 03
IV: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THƯ KÝ TẠI UBND XÃ LỆ XÁ
Nhìn chung trong những năm vừa qua, Lệ Xá vẫn là một trong những xã
nằm ở khu vực nông thôn. Nên các công việc trong khối Uỷ ban làm việc theo
một thể thống nhất giao cho các phòng, ban.
Công tác Thư ký Uỷ ban không có sự tách biệt là chuyên viên Thư ký
riêng mà gọi chung là Thư ký Uỷ ban nằm trong khối văn phòng. Hơn nữa công
tác Thư ký tại Lệ Xá không có chức năng cũng như nhiệm vụ chuyên môn đúng
với nghĩa của nó.
Thực trạng công tác Thư ký tại UBND xã Lệ Xá tuy cũng có sự phát triển
theo thời kỳ có khoảng từ năm nhưng do là một xã vùng quê công việc cũng như
sự vụ giải quyết nhìn chung không có sự phức tạp nên cán bộ Thư ký tại Uỷ ban
cũng không có sự đòi hỏi về nghiệp vụ chuyên môn cung như các yếu tố chuẩn
mực khác mà lẽ đương nhiên người cán bộ Thư ký phải có được.
Qua một thời gian thực tập tại Uỷ Ban Nhân Dân xã Lệ Xá em nhận thấy
rằng công tác Thư ký tại Lệ Xá thực sự chưa đúng với nghĩa của nó. Cán bộ Thư
ký chưa có phòng riêng, cán bộ Thư ký chưa có đủ các yếu tố trở thành cán bộ
Thư ký Văn phòng....... Ngoài ra Thư ký tại Uỷ ban công tác làm việc chưa đảm
nhận hết các công việc chuyên môn của mình đúng như chức năng và nhiệm vụ
của mình.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
18
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
PHẦN II

nhiệm vụ của Văn phòng là đảm bảo công tác tổ chức Hội nghị tại cơ quan.
Hội nghị được coi là một trong những phương tiện giúp nhà quản lý thực
hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan, tổ chức nhìn chung
mỗi Hội nghị đều có quy mô tổ chức khác nhau nhưng các nhà lãnh đạo thường
hướng tới các mục đích sau:
Hội nghị diễn ra để đánh giá tổng kết công việc đồng thời thông qua Hội
nghị để triển khai phương hướng, nhiệm vụ trong thời gian sắp tới, đây là một
mụch đích quan trọng của nhà quản lý muốn dùng Hội nghị làm phương tiện,
công cụ phục vụ cho hoạt động điều hành của mình.Trong những năm qua
UBND xã đã tổ chức hội nghị ″ Toàn dân xây dựng đời sống Văn hóa tại khu
dân cư″. Đây là một cuộc vân động mang ý nghĩa Chính trị-Xã hội sâu sắc, toàn
diện khơi dậy mọi tiềm năng tạo thành sức mạnh đoàn kết vì mục tiêu: Dân
giàu, nước mạnh, Xã hội công bằng, Dân chủ văn minh trong thời kỳ đổi mới
công nghiệp hóa-hiện đại hóa đất nước.
Hội nghị nhằm phát huy nền Dân chủ XHCN, đảm bảo quyền Dân chủ của
nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụ chung, không phân biệt màu da sắc
tộc, không phân biệt theo giới tính, chức vụ và hoạt động theo số đông, trong
suốt quá trình diễn ra Hội nghị Lãnh đạo sẽ phân công cho từng cá nhân, đơn vị
cụ thể cùng nhau hoàn thành công việc. Hội nghị thông qua ý kiến của các cấp
Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan để thực hiện quyền Dân chủ, tiếp
thu ý kiến của tất cả mọi người để từ đó thực hiện nhất trí theo số đông đảm bảo
quyền Dân chủ của nhân viên trong cơ quan.
Hội nghị nhằm xây dựng tinh thần đoàn kết, tạo ra các điều kiện tiếp cận tri
thức mới nhìn chung tất cả các Hội nghi diễn ra đều nhằm mụch đích xây dựng
tinh thần đoàn kết của tất cả mọi người trong cơ quan, bao giờ cũng vậy cơ quan
hay tổ chức được tạo dựng nên bởi những con người làm việc theo một thể
thông nhất, theo quy định và có trách nhiệm với việc mình làm và với Lãnh đạo.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
20
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3

Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
CHƯƠNG I
THƯ KÝ TRONG VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
CỦA HỘI NGHỊ
I: LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÁC NGUYÊN TẮC KHI XÂY DỰNG KẾ HOẠCH
1.Khái niệm và việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị
Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn
đề có liên quan đến tổ chức Hội nghị.
Nhìn chung các cuộc Hội nghị đều có tầm vóc, quy mô lớn nên khi lập kế
hoạch phải chi tiết và cụ thể, chính vì vậy kế hoạch tổ chức Hội nghị có vai trò
quan trọng trong quá trình tổ chứ Hội nghị, bất kỳ một Hội nghị lớn hay nhỏ đều
không thể thiếu kế hoạch tổ chức Hội nghị (trừ những Hội nghị triệu tập đột
xuất hay bât thường).
Nhờ có kế hoạch tổ chức Hội nghị mà các phòng, ban chức năng trong cơ
quan có trách nhiệm hoàn thành những công việc được phân công, đúng tiến độ
thời gian đề ra góp phần tạo nên sự thành công của Hội nghị.Việc lập kế hoạch
là quá trình xác định những mục tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để
thực hiện mục tiêu đó, kế hoạch được hiểu là một loại văn bản mà nhà lãnh đạo
sử dụng để xác định mục tiêu và phương pháp để thực hiện mục tiêu.
Thông thường kế hoạch tổ chức Hội nghị của UBND xã Lệ Xá gồm những
nội dung sau:
• Mụch đích tổ chức Hội nghị
• Tên Hội nghị
• Địa điểm Hội nghị
• Thời gian tổ chức
• Thành phần Hội nghị
• Nội dung
• Tài liệu Hội nghị
• Kinh phí Hội nghị
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
23
Vũ Văn Nhân Lớp: Thư ký văn phòng K3
Hội nghị sẽ phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng thành phần tham dự, Hội nghị
thường có nội dung sau:
* Báo cáo thông qua phương hướng
* Khen thưởng cá nhân, tập thể nếu có
* Tham luận, đóng góp của Đại biểu nếu có
* Tham luận thông qua ý kiến của khách mời
* Biểu quyết thông qua nghị quyết
- Tài liệu Hội nghị: Lên kế hoạch tài liệu Hội nghị để phân công cho các
phòng, ban chuẩn bị soạn thảo. Tài liệu thường có: Báo cáo, tham luận...
Việc lập kế hoạch Hội nghị có vai trò rất quan trọng tới sự thành công của
Hội nghị, Khi soạn thảo xong bản kế hoạch và trình cho Lãnh đạo duyệt. Thư
ký nên để ở dạng bản thảo để Lãnh đạo có thể sửa chữa một số vấn đề chưa đạt.
Tuy nhiên cần chuẩn bị giải trình về các nội dung thông tin được trình bày trong
bản kế hoạch.
2. Các yêu cầu khi soạn thảo
Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính chất định hướng trình bày
những vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức Hội nghị, khi lập kế hoạch Hội
nghị Thư ký Văn phòng phải đảm bảo các nội dung cơ bản sau:
2.1 Đảm bảo thể thức văn bản
Thể thức văn bản phải được trình bày theo đúng thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 05 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thể thức văn bản là những yếu tố cấu thành văn bản do cơ quan Nhà
nước có thẩm quyền ban hành và quy định để đảm bảo cho văn bản có tính pháp
lý thi hành trong thực tiễn.
- Quốc hiệu: Là tên nước và chế độ chính trị của một Nhà nước, thể hiện
được Quốc thể và mục tiêu phấn đấu của Đảng và Nhân dân giành được.

bằng chữ in hoa cỡ chữ 14.
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị
25