Kỹ năng quản lý thời gian đối với người làm event
Nghề tổ chức sự kiện là một trong những nghề nhiều áp lực nhất, sẽ có lúc những
việc cần giải quyết chất chồng đến nỗi bạn muốn chết chìm trong biển công việc.
Rèn luyện cho mình kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả chính là một bí quyết tiên
quyết để thành công với nghề.
Để quản lý thời gian tốt nhằm giảm áp lực công việc chúng ta nên lưu ý các điểm
sau
- Xác định mục tiêu rõ ràng: Đề ra các mục tiêu chính mục tiêu phụ để từ đó có sự
sắp xếp ưu tiên đối với từng loại công việc. Ví dụ nếu đây là một Event nhắm vào
việc thu hút càng nhiều khách hàng càng tốt thì mục tiêu chính là thu hút nhiều
khách hàng, mục tiêu phụ là bán được hàng, từ đó ta mới xác định được những
việc cần ưu tiên làm theo trình tự ưu tiên đó
Chia nhỏ công việc để giải quyết và xác định công việc cần ưu tiên: Có những việc
cần phải làm trước nếu không sẽ gây đình trệ đến những công việc khác, bạn cần
phải sắp xếp theo thứ tự để ưu tiên giải quyết trước khi thời gian và nguồn lực có
hạn. Ví dụ bạn cần phải có tờ rơi trước 1 tuần diễn ra chương trình để kịp thực hiện
tuyên truyền phát tờ rơi tới tay khách mời thì phải tiến hành gấp việc thiết kế in ấn
tờ rơi trước khi lo các hạng mục khác như thiết kế phông sân khấu hay X - banner -
vốn chỉ cần có trước chương trình 1 tới 2 ngày là ổn.
Tự làm hay chuyển giao cho người khác: Vì quỹ thời gian có hạn, chúng ta sẽ
không làm được tất cả mọi việc cần làm vì vậy điều cần thiết là bạn phải san sẻ bớt
công việc cho người khác, mặc dù phải chấp nhận một điều là công việc sẽ không
đúng theo ý bạn. Nhưng sẽ thật là sai lầm và lãng phí nếu người trưởng dự án phải
dẹp hết công việc qua một bên, ngồi xếp từng gói quà trong khi việc anh ta/chị ta
cần làm là quản lý tiến độ chung để không có hạng mục nào, nhân sự nào đi trật
khỏi guồng máy.
Kiểm soát sự lãng phí thời gian: Hãy cân nhắc cách sắp xếp các công việc gây mất
thời gian cho bạn và đội ngũ của bạn để dành thời gian cho các công việc cần đầu
tư hơn. Ví dụ hãy dành việc phân loại thiệp mời và chuyển thiệp mời cho một vài
sinh viên cộng tác bán thời gian, và dành thời gian của bạn để giám sát chất lượng
thi công ngoài hiện trường.

Sắp xếp bàn làm việc của bạn thật gọn gàng: Bàn làm việc bừa bộn là thói quen
của nhiều người làm nghề tổ chức sự kiện. Thứ nhất nó sẽ tác động vào tâm lý, làm
cho bạn cảm thấy rất rối trong việc sắp xếp công việc, thứ hai là nó sẽ làm bạn mất
thời gian tìm kiếm những vật dụng, giấy tờ mình cần, chính vì vậy một người làm
event không nên để bàn làm việc của mình như một bãi rác.

Bàn làm việc bừa bộn của một nhân viên tổ chức sự kiện
Áp dụng những nguyên tác cơ bản trong việc quản lý thời gian hằng ngày – trong
mỗi dự án nói chung và trongg nghề event nói riêng ta thường sử dụng bản
timeline để quản lý tiến độ công việc thực hiện.
Timeline (tạm dịch là bản tiến độ công việc) – Một timeline hoàn chỉnh và có hiệu
quả sẽ giúp tiến độ công việc diễn ra một cách có trật tự và luôn chắc chắn rằng
người thực hiện công việc sẽ không để bất cứ một giai đoạn nào bị trễ hạn từ đó
gây ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến các công việc khác trong cùng một dự
án.