BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
PHÒNG KẾ HOẠCH TỔNG HP
Thông tin tổng quát:
Phòng Kế hoạch Vật tư là phòng chuyên môn chức năng giúp việc cho Giám đốc công ty về
việc đảm bảo nguồn vật tư cung cấp cho sản xuất kinh doanh của công ty.
I. Tóm tắt chức năng nhiệm vụ chính của phòng
• Xây dựng chiến lược phát triển của Công ty: kế hoạch phát triển các tuyến mới, phát triển các
dòch vụ trên cơ sở kinh doanh hiện tại nhằm nâng cao chất lượng phục vụ của công ty.
• Nghiên cứu, xây dựng trình duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh hàng năm, kế
hoạch trung hạn, dài hạn.
• Đònh kỳ hàng tháng, quý, năm, lập báo cáo tổng hợp về các mặt hoạt động.
II. Sơ đồ cấu trúc phòng
III. Mối quan hệ của phòng, bộ phận trong công việc
Các mối quan hệ bên ngoài
Nhà cung cấp
Liên hệ, tiền nguồn vật tư.
Các mối quan hệ bên trong
Giám Đốc Tham mưu các hoạt động cung cấp nguồn vật tư
Phòng Kế toán Tài chính để đáp ứng nhu cầu vật tư.
Phân xưởng Cung cấp vật tư đáp ứng nhu cầu sản xuất.
Hành chánh Nhân sự
• Nắm tình hình nhân sự để cân đối công việc.
• Lấy số liệu phục vụ công tác tổng hợp.
KCS Nhận báo cáo về chất lượng hàng hoá và hàng trả.
Các đơn vò trực thuộc Luân chuyển hàng hoá đáp ứng nhu cầu SXKD.
GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG
KẾ HOẠCH VẬT TƯ
NHÂN VIÊN
IV. Chức năng, nhiệm vụ chính trong phòng
1. Tổng Hợp Số Liệu:

• Khảo sát thò trường nắm băt nhu cầu khách hàng từ đó lập kế
hoạch lượng dự trữ hàng tồn mở tuyến mới, phát triển các sản phẩm trên
cơ sở kinh doanh hiện tại nhằm nâng cao chất lượng phục vụ khách
hàng.
• Sử dụng kết quả từ việc phân tích số liệu từ các bộ phận/chi
nhánh/phân xưởng, các kết quả nghiên cứu thò trường tiến hành xây
dựng các kế hoạch hoạt động ngắn, trung, dài hạn.
• Xây dựng kế hoạch từng bước tiến hành thực hiện từng hạng
mục của dự án hay kế hoạch đã được phê duyệt. Có các điều chỉnh
phù hợp với tình hình thực tiễn khi cần thiết.
• Lên kế hoạch kiểm soát thiết bò, ngân sách cho từng dự án.
• Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện các kế hoạch trên thực tiễn.
Phân tích các nguyên nhân thành công hay những chỉ tiêu không đạt
được, các thất thoát nếu có.
Tư vấn, tham mưu cho bộ
phận/phân xưởng/chi nhánh
• Các biện pháp kiểm soát tình hình kinh doanh, các bước tiến hành
dự án.
• Thực hiện các biện pháp điều chỉnh hợp lý nhằm đảm bảo
cho kế hoạch được thực hiện một cách tốt nhất có thể.
Kiểm soát
• Quy trình tiến hành dự án, kế hoạch hàng hoá theo đúng tiến
độ.
• Các vấn đề phát sinh khi tiến hành các dự án trên thực tế.
3. Chức năng 3: Tham mưu cho giám đốc về các hoạt động của doanh nghiệp.
Chiến lược, chính sách
Tiếp nhận thông tin, báo cáo từ các bộ phận/chi nhánh/phân xưởng, sử
dụng các phương pháp nghiệp vụ phân tích khách quan và đưa ra các
giải pháp tham khảo có chất lượng cho giám đốc.
Thực hiện, phối hợp với

Tần suất
Tên báo cáo
Tóm tắt nội dung báo cáo
Nơi nhận báo cáo
Đột xuất • Tình hình hoạt động cung cấp hàng hoá.
• Tình hình giá cả, xu hướng thò trường.
Ban giám đốc
Hàng tuần
Hàng tháng
Hàng quý
Hàng năm
VII. Các chỉ tiêu kết quả công việc phòng cần đạt được
1. Tham mưu cho giám đốc:
Chòu trách nhiệm về hoạt động cung cấp vật tư trong toàn bộ công ty. Thể hiện qua mức độ, kết
quả áp dụng:
+ Các phương án mới, dự kiến đề xuất các phương án nhằm đảm bảo hàng hoá.
+ Hoàn thiện các quy trình, quy đònh liên quan đến công tác quản lý hàng hoá.
2. Khách hàng:
•Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
•Thoả mãn của CBNV tăng.
3. Đối ngoại:
•Sự đánh giá của phía đối tác với Công ty:
+ Giải quyết tốt các công việc, thông tin thông suốt.
+ Số lượng thư phản ánh, những nhận xét đánh giá từ phía đối tác.
•Sự phát triển của hình ảnh, thương hiệu của công ty.
4. Các hoạt động chức năng:
 Tổng hợp số liệu.
 Các số liệu liên quan đến tình hình hoạt động kinh doanh của công ty được cập nhật
thường xuyên, đầy đủ và chính xác.
 Luôn đáp ứng việc cung cấp số liệu liên quan đến vật tư cho giám đốc khi đột xuất.