TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Hoàng Thị Điêm

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15
KHÓA HỌC (2015 - 2017)

Tên cơ quan: UBND Xã Nam Quang
Địa chỉ: Xã Nam Quang huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Ma Thị Phượng

HÀ NỘI - 2017


DANH MỤC VIẾT TẮT
HĐND
UBND
MTTQ
LĐTBXH
VP
VB

Hội đồng nhân dân
Uỷ ban nhân dân
Mật trật tổ quốc
Lao động thương binh xã hội
Văn phòng
Văn bản




1.3. Các quy trình xây dựng, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã Nam
Quang..............................................................................................................16
1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị
(hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Nam Quang:...................................16
1.5. Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho
lãnh đạo của UBND xã Nam Quang...............................................................20
1.6. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Nam
Quang..............................................................................................................20
2. Khảo sát về công tác văn thư.......................................................................22
2.1. Nhận xét mô hình công tác văn thư của cơ quan....................................22
2.1.1. Ưu điểm:................................................................................................23
2.1.2. Nhược điểm:..........................................................................................23
2.2. Soạn thảo và ban hành văn bản................................................................23
2.2.1. Hệ thống hóa các văn bản của UBND xã Nam Quang quy định về soạn
thảo và ban hành văn bản................................................................................23
2.2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND xã Nam Quang. 24
2.2.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành
văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản;
kỹ thuật soạn thảo văn bản:.............................................................................25
2.2.3.1. Thẩm quyền ban hành VB..................................................................25
2.2.3.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản..............................................26
2.2.3.3. Quy trình về soạn thảo và kỹ thuật soạn thảo ban hành VB...............29
2.2.3.3. Nhận xét những ưu, nhược điểm về nội dung: Thẩm quyền ban hành
văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản;
kỹ thuật soạn thảo văn bản:.............................................................................30
2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của UBND xã Nam Quang:........31
2.3.1. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi......31
2.3.2. Các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến...32

LỜI NÓI ĐẦU
Đất nước ta đang tiến mạnh, tiến mạnh trên con đường Công nghiệp hóa Hiện đại hóa, Công tác Hành chính Văn phòng chiếm một vị trí vô cùng quan trọng
và đòi hỏi phải đặt ngang tầm với các ngành khoa học khác.
Như chúng ta đã biết, sinh thời Bác Hồ đã dạy: " Học phải đi đôi với hành ".
Ở bất kỳ một môi trường nào, có lý luận thì phải có thực tiễn, thực tiễn giúp con
người có thể vận dụng lý luận một cách khoa học và tốt nhất.
Công tác Hành chính Văn phòng là một công tác có vị trí quan trọng trong
hoạt động tham mưu, tổ chức Nhà nước từ Trung ương tới địa phương làm tốt công
tác Hành chính văn phòng góp phần giải quyết tốt công việc của cơ quan, đơn vị
một cách nhanh chóng và chinh xác, cũng như góp phần vào cải cách nền hành
chính nhà nước theo tinh thần Nghị quyết Trung ương Đảng đề ra. Trong giai đoạn
mới - giai đoạn thực hiện công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước công tác Hành
chính văn phòng được Đảng và nhà nước quan tâm và trở thành một ngành khoa
học phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu, là hoạt động diễn ra hàng ngày trong
các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp từ Trung ương đến địa phương.
Để nâng cao chất lượng đào tạo học viện, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao
của xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chủ trương gắn liền giữa lý thuyết và
thực tiễn với phương châm đó Trường đã tổ chức cho học viên cuối khóa đi thực
tập thực tiễn tại cơ quan, đơn vị trong đó có lớp Hành chính văn phòng thuộc
Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề bắt đầu từ ngày 17/07/2017
đến ngày 15/09/2017. Được sự nhất trí của cơ quan em về thực tập tại Văn phòng
UBND xã Nam Quang huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng.
Thực hiện kế hoạch thực tập tốt nghiệp của hệ Trung cấp Hành chính văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lớp Hành chính văn phòng K15A khóa học
2015 - 2017 thực tập tại Văn phòng UBND xã Nam Quang thời gian: Từ ngày
17/7/2017 đến ngày 15/09/2017.
Thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian cần thiết đối với mỗi học viên khi
sắp sửa bước vào môi trường mới, môi trường công sở. Được thâm nhập vào thực
tế công việc của cơ quan, đồng thời khép lại quy trình đào tạo khóa học rèn luyện
1



TỔNG QUÁT VỀ XÃ NAM QUANG
Xã Nam Quang nằm ở phía Tây của huyện Bảo Lâm, cách trung tâm huyện
12km. Các vị trí địa lý tiếp giáp như sau:
- Phía Đông giáp: Thị trấn Pá Miầu, huyện Bảo Lâm
- Phía Tây giáp: Xã Nam Cao, Thạch Lâm, huyện Bảo Lâm
- Phía Nam giáp: Xã Quảng Lâm, huyện Bảo Lâm
- Phía Bắc giáp: Xã lý Bôn, Tân Việt, huyện Bảo Lâm.
Theo thông kê 6 tháng đầu năm và phương hướng nhiệm vụ 6 tháng cuối
năm 2017 như sau:
Có tổng diện tích tự nhiên là 4.780,68 ha, được phân chia thành 10 thôn
xóm: Thắm Siềm, Đon Sài, Nà Dịm, Tổng phườn, Nà Rình, Pác Ròm, Nà Héng,
Nà Viềng, Phiêng Phăng, Nặm Ròm. Trong đó: có 612 hộ = 3.299 nhân khẩu, có 5
dân tộc: Tày, Nùng, H’Mông Dao, Sán Chỉ. Trong đó có Tày và Mông là chiếm
dân số đông nhất toàn xã gồm: dân tộc Tày 301 hộ = 1.528 nhân khẩu, dân tộc
Nùng 15 hộ = 107 nhân khẩu, dân tộc H’Mông 207 hộ = 1.209 nhân khẩu, dân tộc
Dao 59 hộ = 276, Sán chỉ 30 hộ = 179 nhân khẩu. Đời sống kinh tế của đồng bào
các dân tộc trong xã chủ yếu làm nghề nông nghiệp (trồng trọt và chăn nuôi), cơ sở
hạ tầng còn chậm phát triển, đời sống nhân dân còn gặp nhiều khó khăn.
Ngày 27 tháng 10 năm 2006, xã Nam Cao được thành lập trên cơ sở điều
chỉnh 7.507 ha diện tích tự nhiên và 2.587 người của xã Nam Quang. Xã Nam
Quang lúc này còn lại 4.978 ha diện tích tự nhiên và 2.985 người.
Xã Nam Quang là một xã đặc biệt khó khăn thuộc vùng sâu của huyện Bảo
Lâm, được Chính phủ công nhận là xã vùng III (135/CP) của Chính phủ, được đầu
tư xây dưng thuộc các chương trình 134, 135, 167, 30a cho phát triển cơ sở hạ tầng
và phát triển kinh tế xã hội của xã.
Trong những năm qua, được sự quan tâm của Đảng, Nhà nước các cấp, cán
bộ và nhân dân các dân tộc xã Nam Quang đã phát huy truyền thống của Đơn vị
Anh hùng Lực lượng vũ trang nhân dân, chủ động vượt qua khó khăn thách thực

vận chất, trang thiết bị y tế được quan tâm đầu tư, chất lượng khám chữa bệnh,
chăm sóc sức khỏe cho nhân dân được nâng lên, đội ngũ cán bộ y tế được tăng
cường cả về số lượng và chất lượng, tỷ lệ phát triển dân số tự nhiên hằng năm bằng
1,2%.
Phong trào "Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa" được các cấp,
4


các ngành và nhân dân hưởng ứng tích cực, việc thực hiện nếp sống văn minh
trong việc cưới, việc tang, lễ hội đã được đưa vào quy ước, hương ước của bản,
làng, thôn, xóm và được nhân dân đồng tình hưởng ứng. Tổ chức các hoạt động
văn hóa, văn nghệ thể dục thể thao Mừng Đảng, mừng xuân đón Tết nguyên đán
hàng năm (tổ chức lễ hội lồng tồng) đảm bảo an toàn vui tươi lành mạnh, một số
Lễ hội văn hóa truyền thống mang đậm bản sắc văn hóa dân tộc như Hội Lồng
tồng tại xóm Tổng phườn. Tham gia gồm các chi đoàn Thanh Niên, Chi hội phụ
Nữ, Chi hội Nông dân các xóm tham gia đông đủ với các môn thi đấu trò chơi dân
gian như: Tung còn, đẩy gậy, kéo co, hát lượn cọi, chọi Dê...... Ngoài ra các xóm
tổ chức Lễ hội Lồng tồng theo phong tục cổ truyền vui chơi, lành mạnh tiết kiệm,
tham gia Lễ hội chọi bò tại huyện Bảo Lâm lần thứ X, tham gia giải bóng đá Nam,
chạy Việt dã, tại Đại hội thể dục thể thao huyện Bảo Lâm lần thứ V năm 2017 kết
quả đạt giải khuyến khích môn Việt dã. Tổ chức thành công ngày chạy Olypic vì
sức khỏe toàn dân ngày 27/03/2017 có hơn 300 người tham gia, ngoài ra tổ chức
lồng ghép hai môn thể thao để chào mừng 71 năm ngày thể thao Việt Nam (ngày
27/03/1946 - 27/03/2017) và kỷ niệm 86 năm ngày thành lập Đoàn thanh niên cộng
sản Hồ Chí Minh (26/03/1931 - 26/03/2017) chạy Việt dã và môn Bóng chuyền
được khôi phục và duy trì hàng năm. An ninh chính trị, TTATXH luôn ổn định và
thường xuyên được giữ vững.
Những thành tựu đó đã tạo thêm thế lực mới, sức mạnh và niềm tin để nhân
dân các dân tộc xã Nam Quang vững bước tiến lên, quyết tâm xây dựng quê hương
giàu mạnh theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa, vì mục tiêu dân giàu, nước

- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, lập dự toán thu chi
ngân sách địa phương, lập phương án phân bố dự toán ngân sách của cấp mình
trình HĐND cung cấp Quyết định; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương
trong trường hợp cần thiết; quyết toán ngân sách địa phương trình HĐND cung cấp
6


xem xét theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo, kiểm tra cơ quan thuế và cơ quan được nhà nước giao nhiệm vụ
thu ngân sách tại địa phương theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng đề án thu phí, lệ phí, các khoản đóng góp của nhân dân và mức
huy động vốn trình HĐND quyết định.
- Xây dựng đề án phân cấp quản lý đầu tư xây dựng các công trình kết cấu
hạ tầng kinh tế - xã hội của địa phương theo quy định của pháp luật để trình
HĐND quyết định, tổ chức, chỉ đạo thực hiện đề án sau khi được HĐND thông
qua.
- Lập quỹ dự trữ tài chính theo quy định của pháp luật trình HĐND cung cấp
và báo cáo cơ quan tài chính cấp trên.
- Thực hiện quyền đại diện chủ sở hữu phần vốn đóng góp của nhà nước tại
doanh nghiệp và quyền đại diện chử sở đất đai tại địa phương theo quy định của
pháp luật phê chuẩn kế hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội xã Nam Quang.
2.2. Trong lĩnh vực nông lâm, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai:
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển nông,
lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, các chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến
ngư, phát triển sản xuất và bảo vệ cây trồng, vật nuôi trên địa bàn xã.
- Chỉ đạo thực hiện và kiểm tra việc sản xuất, sử dụng giống cây trồng, vật
nuôi, thức ăn gia súc, thuốc bảo vệ thực vật, phân bón, thuốc thú y và các chế
phẩm sinh học phục vụ nông nghiệp.
- Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất để trình HĐND cung cấp thông qua
trước khi trình chính phủ xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của

chương trình giao thông vận tải của huyện.
- Tổ chức quản lý công trình giao thông đô thị, đường bộ và đường thủy nội
địa ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện việc kiểm tra, giám định kỹ thuật an toàn các loại
phương tiện cơ giới đường bộ, đường thủy nội địa, và giấy phép lái xe theo quy
định của pháp luật.
- Tổ chức, chỉ đạo công tác thanh tra, bảo vệ công trình giao thông và bảo
đảm an toàn giao thông trên địa bàn xã.
2.5. Trong lĩnh vực xây dựng, quản lý và phát triển đô thị:
- Tổ chức việc lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền các quy
8


hoạch xây dựng vùng, xây dựng đô thị trên địa bàn huyện, quản lý kiến trúc, xây
dựng, đất xây dựng theo quy hoạch đã được duyệt; phê duyệt kế hoạch, dự án, đất
tư các công trình xây dựng trên địa bàn xã.
- Quản lý đầu tư, khai thác, sử dụng các công trình kỹ thuật hạ tầng đồ thị,
khu đô thị, điểm dân cư nông thôn; quản lý việc thực hiện các chính sách về nhà ở,
đất ở; quản lý quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước do chính phủ giao.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển vật liệu xây dựng; quản lý việc
khai thác và sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng trên địa bàn xã theo thẩm
quyền.
2.6. Trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao:
- Quản lý nhà nước đối với các hoạt động văn hóa, thông tin, quảng cáo, báo
chí, xuất bản, thể dục thể thao theo quy định của pháp luật; tổ chức và quản lý các
đơn vị sự nghiệp về văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, phát thanh, truyền hình
của xã.
- Quản lý nhà nước đối với các loại hình trường, lớp được giao trên địa bàn
xã; trực tiếp quản lý các trường cao đẳng sư phạm, trường trung học chuyên
nghiệp, trường trung học phổ thông, trường bổ túc văn hóa; đào tạo, bồi dưỡng đội

2.8. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường:
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ, kế hoạch cụ thể phát triển
khoa học, công nghệ và bảo vệ môi trường; thực hiện các biện pháp khuyến khích
việc nghiên cứu, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật, ứng dụng các tiến bộ khoa
học và công nghệ phục vụ sản xuất và đời sống.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các biện pháp quản lý và sử dụng đất
đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng
biển tại địa phương theo quy định của pháp luật.
- Quản lý các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp xã hoặc được
cấp trên gia; quản lý hoạt động chuyển giao công nghệ, tham gia giám định nhà
nước về công nghệ đối với các dự án đầu tư quan trọng ở địa phương.
- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc bảo vệ, cải thiện môi trường;
phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, suy thoái môi trường,ô nhiễm
môi trường và xác định trách nhiệm phải xử lý về môi trường đối với tổ chức, cá
nhân theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
10


tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; an toàn và kiểm soát bức xạ; sở hữu
công nghiệp; việc chấp hành chính sách, pháp luật về khoa học, công nghệ và bảo
vệ môi trường ở địa phươn; ngăn chặn việc sản xuất, lưu hành hàng giả và bảo vệ
lợi ích cuả người tiêu dùng.
2.9. Trong lĩnh vực quốc phòng - an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng Công
an nhân dân; chỉ đạo công tác đấu tranh phòng ngừa và chống tội phạm, chống
tham nhũng, chống buôn lậu và gian lận thương mại; bảo vệ bí mật nhà nước, xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội; quản lý và
kiểm tra việc vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất nổ, chất dễ cháy, chất độc, chất
phóng xạ; quản lý các nghề kinh doanh đặc biệt theo quy định của pháp luật.

ngành, lĩnh vực chuyên môn nhất định. Lĩnh vực quan trọng thì trực tiếp bố trí vào
cương vị lãnh đạo của cơ quan chuyên môn, thuộc ngành, lĩnh vực đó. Mỗi thành
viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về ngành, lĩnh vực được phân công trước
chủ tịch UBND và cùng tập thể UBND chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND
trước các cơ quan nhà nước hữu quan.
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND xã Nam Quang
(xem Phục lục 1)
II. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA UBND XÃ NAM QUANG
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND xã Nam
Quang
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.
* Chức năng
Văn phòng là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của HĐND- UBND
xã, Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, tuân thủ theo nguyên tắc cấp dưới
phục tùng cấp trên, cá nhân phục tùng tổ chức, tập thể bàn bạc dân chủ, chánh văn
phòng quyết định. Thực hiện phân công rõ trách nhiệm cho từng cán bộ, nhân viên,
đánh giá cán bộ căn cứ vào hiệu quả công tác.
* Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
- Xây dựng trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, sáu tháng, cả năm
và toàn khóa của thường trực HĐND, UBND xã. Đôn đốc, kiểm tra các ngành, xã,
xóm thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành và các nghị quyết
12


của HĐND, quyết định của UBND và chủ tịch UBND các xã, xóm theo quy định
của pháp luật.
- Tổ chức phục vụ đại biểu HĐND xã tiếp xúc cử tri; tổng hợp ý kiến, kiến
nghị của cử tri báo cáo thường trực HĐND xã theo quy định, đồng thời gửi các
ngành, các địa phương có trách nhiệm xem xét giải quyết kiến nghị đó theo quy

lưu trữ hiện hành, thông tin hóa quản lý hành chính nhà nước đối với các ngành.
Quản trị mạng công nghệ thông tin nội bộ; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động công tác của thông tin HĐND- UBND và của cơ quan Văn phòng.
- Tổ chức công tác tiếp dân, tiếp nhận, theo dõi, đôn đốc giải quyết khiếu nại
tố cáo và kiến nghị của công dân; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng,
lãng phí trong phạm vi quản lý của cơ quan văn phòng xã theo quy định của pháp
luật.
- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và đảm bảo điều kiện
phục vụ các hoạt động của thường trực HĐND, UBND xã và văn phòng theo quy
định.
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
thuộc văn phòng đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ. Bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ
chuyên môn cho văn phòng.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và kinh
phí, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp
luật và phân cấp quản lý của UBND xã.
- Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác do thường trực HĐND, UBND và chủ
tịch UBND xã.
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng UBND xã Nam
Quang; Nhận xét những ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc
bố trí phòng làm việc của UBND xã Nam Quang.
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu trong mỗi cơ quan, đơn vị. Trong
quá trình hoạt động của mình thì Văn phòng là một bộ nhớ của cơ quan cũng như
của một lãnh đạo. Vì không phải lúc người lãnh đạo cũng nhớ hết công việc của
mình định làm và cần một người thường xuyên nhắc nhở hết công việc hàng ngày
cho lãnh đạo và là nơi tiếp nhận mọi phía để cung cấp cho lãnh đạo trong việc của
cơ quan. Do đó mà hoạt động Văn phòng rất quan trọng, hoạt động của Văn phòng
gồm nhiều nghiệp khác nhau.
14



15


1.3. Các quy trình xây dựng, kế hoạch công tác thường kỳ của UBND xã
Nam Quang.
- Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan quy mô
thời gian có thể là một tuần, tháng, năm..... Kế hoạch tuần được lập vào ngày cuối
cùng của tuần trước; kế hoạch tháng được lập vào ngày cuối cùng của tháng trước;
kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; kế hoạch năm được lập
vào quý cuối cùng của năm trước.
Để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra liên tục, thống nhất và hiệu
quả thì Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tuần,
tháng, quý, năm cho cơ quan. Quy trình xây dựng các kế hoạch này tuân theo các
bước cụ thể như sau:
- Văn phòng tổng hợp và xây dựng bản thảo;
- Văn phòng trình bản thảo lên lãnh đạo để xin ý kiến phê duyệt;
- Văn phòng hoàn tất các thủ tục pháp lý khác và ban hành chương trình, kế
hoạch.
1.4. Những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội
nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của UBND xã Nam Quang:
* Mục đích, nguyên tắc trong tổ chức hội nghị:
- Hội nghị là biện pháp quan trọng, để tổ chức thực hiện chương trình hoạt
động công tác của cơ quan. Vì vậy tại cơ quan công tác hội nghị được chú trọng và
chuẩn bị chu đáo. Các cuộc họp của cơ quan nhằm:
+ Thông tin các quyết định mới từ quản lý cấp trên;
+ Giải quyết các vướng mắc, khó khăn và các vấn đề liên quan đến các bộ
phận.
* Các cuộc họp thường được tổ chức dựa trên nguyên tắc:
+ Chỉ tiến hành khi thật sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều

đúng yêu cầu và thời gian.
+ Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu
cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp, phải được chuẩn bị trước thành
văn.
+ Đối với những tài liệu dài có nhiều nội dung, ngoài bản chính phải có bản
tóm tắt nội dung.
+ Người chủ trì cuộc họp phải lập theo đúng mẫu của cơ quan.
17


+ Người tổ chức chuẩn bị cuộc họp phải chuẩn bị thêm các nội dung sau: đặt
trước địa điểm họp, tổ chức vệ sinh phòng họp, Kiểm tra đèn, bàn ghế, ổ cắm điện.
Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị nước uống, khăn phủ bàn, máy chiếu,
máy tính. Soạn thư mời và trình duyệt, gửi thư mời tham gia cuộc họp trước 60
phút.
* Giấy mời họp:
Giấy mời họp được ghi theo mẫu cơ quan gồm các nội dung:
+ Người triệu tập và chù trì;
+ Người được triệu tập hoặc được mời tham dự;
+ Nội dung cuộc họp;
+ Thời gian, địa điểm cuộc họp;
+ Những yêu cầu đối với người được triệu tập hoặc được tham dự;
+ Giấy mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 03 ngày làm việc, kèm
theo là tài liệu văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung
cuộc họp, trừ trường hợp các cuộc họp đột xuất.
* Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp:
+ Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người triệu
tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần, số lượng người tham dự
cuộc họp cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm và hiệu quả.
+ Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người đến tham dự cuộc họp đúng

được đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu cuộc họp.
* Trách nhiệm của người chủ trì cuộc họp.
+ Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình, thời gian và lịch
trình của cuộc họp.
+ Xác định thời gian tối đa cho mỗi người tham gia cuộc họp được trình bày
ý kiến của mình một cách hợp lý.
+ Điểu kiển cuộc họp theo đúng mục đích, yêu cầu đặt ra.
+ Có ý kiến kết luận cuộc họp trước khi kết thúc cuộc họp.
+ Giao trách nhiệm cho cơ quan, đơn vị cá nhân có liên quan.
* Trách nhiệm của người tham dự cuộc họp.
+ Nghiên cứu tài liêu, văn bản của cuộc họp nhận được trước khi đến dự
cuộc họp.
+ Chuẩn bị trước ý kiến phát biểu tại cuộc họp.
19


+ Phải đi họp đúng thành phần, đến họp đúng giờ và tham dự hết thời gian
của cuộc họp. Chỉ trong trường hợp hợp vì những lý đột xuất và được sự đồng ý
của người chủ trì thì người tham dự có thể rời cuộc họp trước lúc kết thúc.
+ Trong khi họp, không được làm việc riêng, hoặc xử lý công việc không có
liên quan đến nội dung cuộc họp.
1.5. Ví dụ những tình huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng
cho lãnh đạo của UBND xã Nam Quang.
Ví dụ:
Cung cấp các tài liệu của năm trước cho lãnh đạo.
Các VB, tài liệu từ các năm trước có liên quan đến việc giải quyết các công
việc của năm tiếp theo, khi Lãnh đạo xây dựng kế hoạch cho năm tới thì Văn
phòng sẽ cung cấp các VB tài liệu đó cho lãnh đạo để làm cơ sở cho kế hoạch đó.
1.6. Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của UBND xã Nam
Quang.