Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I :...............................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..........................................................3
CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG....................................................................3
I - KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ NGHĨA
HƯƠNG........................................................................................................3
1 Vị trí địa lý tư nhiên...................................................................................3
2. Đất đai.......................................................................................................3
3. Tình hình hiện nay.....................................................................................3
II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA CƠ QUAN............................................................................................4
1-Chức năng của Ủy Ban Nhân Dân xã........................................................4
2-Cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Nhân Dân xã..................................................5
III- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ.........................................7
1-Chức năng của văn phòng..........................................................................7
2-Nhiệm vụ....................................................................................................7
3-Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã.....................................8
IV. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ.................................................................................................................8
1.1.Đánh giá vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Ủy Ban Nhân Dân xã, lấy
ví dụ tình huống cụ thể..................................................................................9
1.2.Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
PHẦN III............................................................................................................43
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................43
I-Nhận xét đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác Hành
chính văn phòng của cơ quan......................................................................43
II-Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 44
1, Về cán bộ, công chức..............................................................................44
2, về nghiệp vụ văn phòng...........................................................................45
3, Về trang thiết bị.......................................................................................46
PHỤ LỤC...........................................................................................................47
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đã và đang phát triển trên con đường hội nhập quốc tế và xã
hôi hiện đã làm thay đổi bộ mặt hoạt động văn phòng hiện nay. Ngày nay văn
phòng không còn là quản lý các sổ sách giấy tơ, quản lý hồ sơ mà bây giờ văn
phòng trở thành bộ máy có chức năng tham mưu, hậu cần giúp cho các lãnh đạo
trong các cơ quan, tổ chức đặc biệt trong văn phòng Chính phủ đảm bảo quản lý
điều hành, thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan đến những đơn vị cơ quan
trong nhà nước.
Văn phòng hiện nay được xem như là cầu nối quan trọng trong các hoạt
động quản lý của cơ quan, tổ chức. Do đó, Ngày này hoạt động bộ máy văn
phòng cần có những đội ngũ nhân viên và quản lý không thể thiếu trong các cơ
bản thân đã nhận thức được tầm quan trọng trong công tác nghiệp vụ văn phòng
mặc dù vẫn còn nhiều thiếu sót và hạn chế khi thực tập không thể tránh khỏi
những sai lầm.
Qua bài báo cáo này em rất kính mong nhận được sự góp ý kiến của các
thầy cô trong nhà trường và cùng toàn thẻ thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn
phòng để giúp em có thêm những kinh nghiệm quý báu còn thiếu sót và cũng tạo
thêm thuận lợi cho công tác làm việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I :
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND XÃ NGHĨA HƯƠNG.
I - KHÁI QUÁT CHUNG TÌNH HÌNH CỦA UBND XÃ NGHĨA
HƯƠNG.
1 Vị trí địa lý tư nhiên.
Xã Nghĩa Hương nằm ở phía tây huyện Quốc Oai cách trung tâm thành
phố Hà Nội 22km về phía tây nam địa hình tương đối bằng phẳng thấp dần về
phía đông, khí hậu thuộc nhiệt đới gió mùa, nóng ẩm.
Xã Nghĩa Hương ơ phía tây nam huyện Quốc Oai có diện tích tự nhiên là
là người ở độ tuổi 40 chưa qua đào tạo nền còn nhiều khó khăn cho nhu cầu phát
triển kinh tế- xã hội của địa phương trong những năm sắp tới hiện nay.
II- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN.
1- Chức năng của Ủy Ban Nhân Dân xã.
Uỷ Ban Nhân Dân xã là cơ qua tổ chức hành chính nhà nước địa phương
do Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp bầu ra, là cơ quan hành chính của Hội Đồng
Nhân Dân xã chịu trách nhiệm thi hành theo hiến pháp, pháp luật của nhà nước,
thực hiện theo nghị quyết của Hội Đồng Nhân Dân và chịu trách nhiệm trước
Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp và Ủy Ban Nhân Dân cấp trên.
Nhiệm vụ và quyền hạn.
Trên lĩnh vực kinh tế: Ủy Ban Nhân Dân xã có nhiệm vụ thực hiện sau
đây:
+ Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hằng năm trình Hội Đồng
Nhân Dân cùng cấp thông qua để trình Hội Đồng Nhân Dân huyện phê duyệt tổ
chức thực hiện kế hoạch đó; tổ chức thực hiện thu ngân sách.
+ Tổ chức thực hiện thu ngân sách phối hợp với các cơ quan cấp trên về
việc quản lí ngân sách xã và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của
pháp luật.
+ Lập dự trù chi, thu và phân bổ dự án ngân sách của xã dự toán điều
chỉnh trong trường hợp cần thiết.
+ Quản lí và sử dụng hợp lí quỹ đất, xây dựng, quản lí các công trình
đường giao thông, trường học, trạm y tế, điện, nước theo quy định của pháp luật.
Tổ chức và hướng dẫn về việc thực hiện kế hoạch, đề án khuyến khích
phát triển nhà nước theo quy định của cấp trên:
+ Quản lí, kiểm tra, bảo vệ việc xây dựng bảo vệ nguồn nước trên địa bàn.
+ Tổ chức hướng dẫn khai thác và phát triển ngành nghề ở địa phương và
áp dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển các ngành nghề mới.
+ Tổ chức xây dựng công trình thủy lợi, bảo vệ rừng, khắc phục thiên tai
- Thực hiện xây dựng chính quyền và quản lí địa giới hành chính ở cấp
xã.
2- Cơ cấu tổ chức của Ủy Ban Nhân Dân xã.
Ủy Ban Nhân Dân cấp xã do Hội Đồng Nhân Dân cấp xã bầu ra là cơ
quan chấp hành của Hội Đồng Nhân Dân cấp xã, cơ quan hành chính nhà nước ở
địa phương chịu trách nhiệm trước Hội Đồng Nhân Dân cấp xã và cơ quan hành
chính nhà nước cấp trên.
- Ủy Ban Nhân Dân xã do Hội Đồng Nhân Dân bầu ra Chủ tịch Ủy Ban
Nhân Dân trong đó có các Phó Chủ tịch, thành viên trong Ủy Ban Nhân Dân
cũng do Ủy ban Nhân Dân bầu ra nhưng không nhất thiết phải là đại biểu. Theo
quy định hiện nay Ủy Ban Nhân Dân cấp xã cớ từ 3 đến 5 người gồm Chủ Tịch
và 2 Phó chủ tịch, trưởng công an xã, đội trưởng là các thành viên Ủy Ban Nhân
Dân.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thành viên Ủy Ban Nhân Dân cấp xã và phân công công việc nhiệm vụ
các thành viên Ủy Ban Nhân Dân theo nghị định số 107/ 2004 / NĐ- CP:
+ 1 Chủ tịch.
+ 2 Phó chủ tịch.
mắc, từ đó đề xuất những kiến nghị với chủ tịch Ủy Ban Nhân Dân xã để có
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
biện pháp giải quyết.
III- CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ- QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ.
1- Chức năng của văn phòng.
Chức năng của văn phòng gồm có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng
hợp và hậu cần.
- Tham mưu tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo ( Ban Chấp hành, Ban
Thường vụ) điều hành chỉ đạo hoạt động công tác đoàn các cấp, cơ quan công
đoàn ngành, tổ chức thực hiện chương trình kế hoạch công tác thâm mưu tổng
hợp hoạt động cà tổ chức công việc cho lãnh đạo.
- Hậu cần giúp việc cho lãnh đạo trong các hoạt động mang tính tiền đề,
đảm bảo cơ sở vật chất, thiết bị kĩ thuật trong cơ quan hoạt động hiệu quả, trực
tiếp quản lí tài sản phối hợp với các ban đảm bảo phục vụ các hoạt động tại cơ
quan và là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.
2- Nhiệm vụ.
Để thực hiện 2 nhóm chức năng của mình Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân
xã chỉ thực hiện 8 nhiệm vụ của Văn phòng nói chung mà phải thực hiện các
nhiệm vụ cụ thể như sau:
- Văn phòng giúp trưởng thẩm tra, xác định tính chân thực, phối hợp với
bộ phận tư pháp để công chứng, chứng thực các văn bản, tài liệu hợp pháp theo
nhu cầu của công dân.
3- Cơ cấu tổ chức Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã.
Cơ cấu tổ chức văn phòng Ủy Ban Nhân Dân xã gồm có 3 người:
+ 1 cán bộ công chức Văn phòng phụ trách chung công tác Văn phòng
kiêm thống kê.
+1 cán bộ nhận hồ sơ và trả kết quả tại bộ phận phòng “Một nửa”.
+ 1 cán bộ Văn thư kiêm thủ quỹ.
• Xây dựng bảng mô tả công việc cán bộ thống kê.
I- Thông tin chung
Vị trí: cán bộ
Bộ phận: Văn phòng thống kê
II-Mục đích công việc.
- Phụ trách công tác tiếp nhận công văn đến, công văn đi; phân loại văn
bản
-
Quản lí tài chính, tài sản cơ quan theo thẩm quyền.
Quản lý văn phòng phẩm và kinh phí.
Ghi sổ công văn đến, xử lí công văn đến.
Chuyển công văn đi và lưu nộp hồ sơ.
Chuyển công văn đến chủ tịch để chủ tịch xử lí.
Tham gia công tác quản trị Văn phòng, lễ tân, khách tiết theo nhiệm
vụ chung của Văn phòng, giúp Quản lí trực tiếp lãnh đạo điều hành công việc
khi đi vắng.
III- Trình độ: cao đẳng
- Ít nhất có cả hai năm kinh nghiệm trở lên.
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
thiếu được đối với bất kì cơ quan nào. Văn phòng ra đời cũng như sự ra đời tồn
tại của cơ quan thiếu nó cơ quan không thể hoạt động được và tổ chức và tố
chức điều hành công việc một cách bình thường, tham mưu tổng hợp và hậu cần
có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo trong cơ quan, quản lí, trong tổ
chức quản lí và điều hành, điều phối công việc hàng ngày của cơ quan từ việc
xây dựng, tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, triển khai và kiểm
tra thực hiện các quyết định của lãnh đạo. Chức năng tham mưu còn khẳng định
trong hoạt động thực tế và được quy chế hóa, thể chế hóa trong các văn bản
quan trọng của cơ quan.
Ví dụ như: văn phòng UBND xã tham mưu cho lãnh đạo xã bằng văn bản
hoặc trao đổi trực tiếp với lãnh đạo trong quá trình xây dựng chiến lược phát
triển kinh tế lâu dài và giúp đỡ lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân trong việc ra quyết
định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của ủy Ban Nhân Dân xã.
Muốn tổ chức một cuộc họp thường kỳ công tác chiến lược phát triển
nông thôn mới Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân cần chuẩn bị tài liệu, giấy mời,
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kinh phí, đại điểm và cơ sở vật chất.
Chức năng tham mưu còn được quy định cụ thể, được xác định bởi đặc
điểm, đặc thù và địa vị pháp lý chính xác đây cũng là tổ chức trực tiếp giúp lãnh
quyết định chậm nhất là tháng 6.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương trình công tác quý, tháng: được thực hiện hàng tháng, những
việc cần bổ xung, điều chỉnh giải quyết trong tháng chậm nhất vào 20 ngày hàng
tháng Văn phòng tổng hợp để trình chủ Tịch duyệt và thông báo cho các ban
ngành, đoàn thể cơ quan thực hiện.
- Chương trình công tác năm nhằm thống kê giải quyết công việc trong
năm qua văn phòng tổng hợp công tác năm gửi đến các cơ quan tham gia ý kiến
sau 7 ngày kể từ ngày nhận được dự thảo, cơ quan được hỏi phải có ý kiến phản
hồi khi kế hoạch thông qua Văn phòng trình Chủ Tịch duyệt.
• Đánh giá ưu điểm và hạn chế:
- Ưu điểm: Đảm bảo được đúng theo chương trình công tác, có tính khuôn
mẫu, logic…..
- Hạn chế: mất nhiều công sức, thời gian, nhiều thủ tục.
1.3. Sơ đồ hóa công tác một hội nghị.
Để tổ chức được công tác tổ chức một hội nghị cần chuẩn bị tốt rất nhiều
công đoạn: Văn phòng cần phải đôn đốc theo dõi các đơn vị chuẩn bị công việc
tổ chức chuyến đi cho lãnh đạo cần: phải hoạch định chuyến đi bao gồm những
việc:
-
Lập kế hoạch chuyến đi công tác.
Chuẩn bị cụ thể tổ chức chuyến đi, liên hệ với nơi tiếp nhận công tác.
Chuẩn bị kinh phí.
Chuẩn bị nội dung, tài liệu, tư liệu, phương tiện giao thông.
Chuẩn bị giấy tờ cần thiết, kiểm tra, hệ thống các hóa đơn.
Biên tập soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác.
Chuẩn bị một số yếu tố khác.
1.5. Công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn
hóa công sở của cơ quan.
Tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan được thực
hiện ở quyết định số 129/ 2007/ QĐ-TTG của thủ tướng chính phủ ban hành quy
chế văn hóa công sở nhà nước. Việc thực hiện quy chế văn hóa công sở tại Ủy
Ban Nhân Dân xã Nghĩa hương Đã được những thành tích tích cực, góp phần
nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, Ủy Ban Nhân Dân xã đã ban hành
văn bản, kế hoạch để tuyên truyền sâu rộng nhằm mục đích xây dựng quy chế
văn hóa cơ sở đến toàn cán bộ, nhân viên, công chức tại cơ quan.
Xây dựng Văn hóa cơ sở giúp các cán bộ, nhân viên, công chức rèn luyện
tư cách tác phong, ứng xử giao tiếp trong cơ quan và nhân dân góp phần không
nhỏ trong việc đổi mới tác phong, nề nếp, đường lối làm việc của cơ quan hành
chính nhà nước cũng như đối với cán bộ, công chức, nhân viên và người lao
động.
Công tác Văn hóa công sở tại cơ quan thể hiện đúng kỷ luật, có nề nếp
đường lối đúng đắn, chấp hành đúng quy chế làm việc, ứng sử giữa cấp trên và
cấp dưới hào đồng, làm việc được thực hiện nghiêm túc và có nhiều tiến bộ
đầu từ khi soạn thảo văn bản đến khi tiếp nhận và giải quyết văn bản, lập hồ sơ
và nộp hồ sơ lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư Là bộ phận chiếm phần lớn
trong công tác Văn phòng liên kết tất cả với nhau, liên kết cơ quan với các cơ
quan trên và cấp dưới.
• Ưu điểm:
- Mô hình tổ chức văn thư được áp dụng tương đối hiệu quả trong công
việc giúp cán bộ, công chức, nhân viên giải quyết các công việc liên quan tới
văn thư, quản lý và giải quyết các công việc được thuận lợi, nhanh chóng.
- Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư được trang bị đầy đủ như
cơ sở vật chất, trang thiết bị, tủ đựng hồ sơ, giá kệ…..
- Các loại dấu được bảo quản cẩn thận, các trang thiết bị máy tính, máy
photocopy được thay mới, máy tính đã có phần mền quản lý công văn đi, công
văn đến cơ quan.
- Các loại công văn, giấy tờ, lịch công tác, lịch công tác thường trực Hội
Đồng Nhân Dân, Ủy Ban Nhân Dân huyện gửi về qua các địa chỉ email.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
-
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Việc tổ chức quản lý giải quyết các văn bản công văn đi và văn bản đến
được thưc hiện đúng đắn, chặt chẽ tuân thủ theo đúng quy trình, quy định của
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
định.
Thẩm quyền ban hành quản lý văn bản:
Ủy Ban Nhân Dân xã Nghĩa Hương đã thực hiện tất các chức năng, nhiệm
-
vụ và quyền hạn đảm bảo cho công tác quản lý, điều hành hoạt động quản lý
hành chính nhà nước đạt kết quả cao.
Ủy Ban Nhân Dân xã có thẩm quyền ban hành những văn bản như:
+ Văn bản Quy phạm pháp luật
+ Văn bản tổ chức: Văn bản tổ chức cá biệt và văn bản tổ chức thông
thường.
+ Một số văn bản được ban hành: quyết định, công văn, kế hoạch, báo
cáo, thông báo, biên bản, hợp đồng, giấy mời…
- Quản lý giải quyết văn bản đến trông công văn hằng ngày cán bộ Văn
phòng thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ. Việc giải quyết văn bản đi, văn bản
đến đều phải đảm bảo thống nhất, chính xác, kịp thời, nhanh chóng, đúng tiến
độ.
-
Bộ phận cán bộ có nhiệm vụ tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo trong công
việc hoạt động tổ chức của cơ quan.
Lãnh đạo cơ quan cần phải đôn đốc theo dõi, cạch ra những phương
hướng phát triển công tác nghiệp vụ. tăng cường hoạt động quản lý nhà nước về
công tác Văn thư- lưu trữ nhằm phát huy hiệu quả công tác, giá trị của tài liệu
lưu trữ đảm bảo thực hiện có nề nếp, hiệu quả, bảo vệ và khai thác tài liệu đúng
mực đối với cơ quan, tổ chức.
- Về công tác văn thư thực hiện theo đúng quy định soạn thải và ban hành
văn bản, các quy định về thể thức trình bày kỹ thuật văn bản theo đúng thông tư
01/2011/ BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ ban hành.
Thực hiện đúng các khâu ghi chép, lập sổ ghi biên bản.
Quản lý văn bản đi, văn bản đến thực hiện theo đúng công văn của cục
văn thư lưu trữ ban hành việc hướng dẫn văn bản đi va văn bản đến.
Sử dụng và quản lý con dấu thực hiện đóng dấu rõ ràng, ngay ngắn và
đúng chuẩn mực, không đóng dấu khi chưa có đủ chị thị của cấp trên.
Ban hành văn bản thực hiện đúng thể thức quy trình hướng dẫn của cơ
quan ban hành.
Chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan đối với cán bộ nghiệp vụ lưu trữ cũng được
chú trọng và nhận được sự quan tâm từ phía cơ quan.
- Về công tác lưu trữ.
Cán bộ làm công việc lưu trữ được trang bị tương đối đầy đủ trong trang
thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ.
Các tài liệu hồ sơ được bảo quản khoa học đồng thời thường xuyên làm
vệ sinh và kiểm tra trang thiết bị bảo quản tránh bị tác động bởi các yếu tố bên
ngoài tác động vào
Các cán bộ làm nghiệp vụ lưu trữ có trình độ chuyên môn, được đào tạo
và bồi dưỡng về khâu nghiệp vụ, áp dụng đúng quy trình, quy định của cơ quan.
Nhược điểm:
Ứng dụng công nghệ thông tin còn gặp nhiều bất cấp, khó khăn việc quản
lý và tra tìm lại vẫn còn theo phương pháp truyền thống.
Quản lý và khai thác hiện nay chưa tốt, tra tìm tài liệu lưu trữ còn chưa
cao.
PHẦN II
QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN, LƯU TRỮ.
1-Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch tháng và năm.
UỶ BAN NHÂN DÂN
XÃ NGHĨA HƯƠNG (1)
Số:
/ KH (2)-UBND(3)
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIÊT NAM
Độc lập- Tự do- Hạnh phúc
...(4)…, ngày tháng năm
KẾ HOẠCH(5)
Về việc……… (6) ………………..
…………………………………… (7) ……………………………….
………………………………………………………………………
………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………
Nơi nhận: (8)
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ(9)
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
17
chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ
của người ký văn bản.
10- Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)
• Bộ mãu lịch công tác tuần
Lịch Công tác tuần
Từ ngày …. /. . … /20…. đến ngày … / ….. / 20…
Thời gian
Nội dung công tác
Sáng
Chiều
Thứ 2
Thứ 3
Thứ 4
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dụng xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
2. Quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức bao gồm tất cả những
quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo, điều
hành của cơ quan.
3. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.
4. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành.
5. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự
việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
6. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức ( nêu rõ tên cơ quan, tổ
chức), cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
7. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lụa chọn, giao
nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu cơ quan, lưu trữ lịch sử.
Điều 3: trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ.
1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc quản lý văn thư,
hành chính.
2- Văn bản chuyên ngành.
Do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa
thuận thống nhất với Bộ Nội vụ.
3- Văn bản trao đổi với cơ quan hoặc cá nhân người nước ngoài.
Thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều 7: Soạn thảo văn bản.
Việc soạn thảo được thực hiện như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung cảu văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan
giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có
trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và mật độ, độ khẩn, nơi nhận văn bản.
- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
- Soạn thảo văn bản.
Điều 8: Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã
duyệt.
- Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
- Trong trường hợp dự thảo văn bản đã lãnh đạo cơ quan phê duyệt, sửa
chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ
soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc
sửa chữa, bổ sung.
Điều 9: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
- Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/ tắt vào cuối nội
dung văn bản ( sau dấu ./. ). Trước khi trình lãnh đạo cơ quan.
- Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan kiểm tra lần cuối và chịu trách
nhiệm về hình thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản và phải ký
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành
hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn
bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được. văn bản khẩn đi phải được hoành thành thủ tục
phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
Điều 13: Trình tự quản lý văn bản đến.
Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo quy trình tự
sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều 14: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
Sinh viên: Nguyễn Thị Kim Oanh
22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ,
23
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7C
Copyright: Tài liệu đại học ©