Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

NGUYỄN THỊ HUẾ

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K16
KHÓA HỌC: 2013 – 2015

Tên cơ quan: UBND HUYỆN SƠN ĐỘNG
Địa chỉ: Thị trấn An châu huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Nguyễn Thị Phượng

Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Nguyễn Thị Huế

UBND

tác Hành chính văn phòng được Đảng và nhà nước quan tâm và trờ thành một
ngành khoa học phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu, là hoạt động diễn ra
hàng ngày trong các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp từ Trung ương đến
địa phương.
Để nâng cao chất lượng đào tạo học viên, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao
của xã hội. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có chủ trương gắn liền giữa lý thuyết
và thực tiễn với phương châm đó Trường đã tổ chức cho học viên cuối khóa đi
thực tập thực tế tại cơ quan, đơn vị trong đó có lớp Hành chính văn phòng thuộc
Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề bắt đầu từ ngày 20/4/2015
đến ngày 05/6/2015. Được sự nhất trí của cơ quan em về về thực tập tại Văn
phòng UBND huyện Sơn Động tỉnh Bắc Giang.
Thực hiện kế hoạch thực tập tốt nghiệp của hệ Trung cấp Hành chính văn
phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, lớp Hành chính Văn phòng K16 khóa
học 2013-2015 thực tập tại Văn phòng UBND huyện Sơn Động thời gian: Từ
ngày 20 tháng 4 năm 2015 đến ngày 05 tháng 6 năm 2015.
Thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian cần thiết đối với mỗi học viên khi
sắp sửa bước vào môi trường mới, môi trường công sở. Được thâm nhập vào
Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành1chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thực tế công việc của cơ quan, đồng thời khép lại quy trình đào tạo khóa học rèn
luyện cho mỗi học viên có phong cách làm việc và khả năng độc lập giải quyết
công việc của người cán bộ hành chính văn phòng. Nhận thức được tầm quan
trọng của việc thực tập tốt nghiệp, đáp ứng nhu cầu học tập và nhìn lại những gì


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TỔNG QUAN VỀ HUYỆN SƠN ĐỘNG
Sơn Động có địa hình dốc dần từ đông bắc xuống tây nam, độ dốc khá lớn
đặc biệt là các xã nằm ven dãy núi Yên Tử. Sông suối trong huyện chiếm 1,53%
Dân cư thưa thớt trước những năm 1945 khoảng 15.342 người trong toàn
huyện. Từ năm 2009 đến nay mật độ dân số trung bình của huyện là khoảng hơn
100người/km2.
Toàn huyện có 18 dân tộc anh em sinh sống, dân tộc Kinh chiếm 52,2%
còn lại là các dân tộc thiếu số: Tày 19,5%, cao Lan và Sán Chỉ chiếm 12,9%,
dân tộc Nùng 8%, dân tộc Dao 5,4%, dân tộc Hoa 1,4%, dân tộc Sán Dìu 0,26%
và một số dân tộc ít người khác có số dân từ 1 đến 39 người.
Sơn Động là huyện vùng cao của tỉnh Bắc Giang, cách trung tâm tỉnh lỵ
80 km về phía Đông Bắc; diện tích tự nhiên 844,32 km2 (chiếm 22% diện tích
toàn tỉnh). Phía Bắc giáp các huyện Lộc Bình, Đình Lập tỉnh Lạng Sơn; phía
Đông và phía Nam giáp các huyện Ba Chẽ, Hoành Bồ và thị xã Uông Bí tỉnh
Quảng Ninh; phía Tây giáp các huyện Lục Nam, Lục Ngạn tỉnh Bắc Giang.
Diện tích đất lâm nghiệp chiếm 82,67% diện tích đất tự nhiên, độ che phủ
của rừng đạt trên 61%, trong đó có Khu bảo tồn thiên nhiên Tây Yên tử với hệ
động thực vật phong phú có tiềm năng lớn về phát triển du lịch sinh thái nghỉ
dưỡng gắn với du lịch văn hoá tâm linh, lễ hội Chùa Đồng - Yên Tử. Trên địa
bàn huyện còn có một số tài nguyên khoáng sản như: quặng đồng ở các xã Giáo
Liêm, Cẩm Đàn; quặng thiếc ở xã Vân Sơn và mỏ than Đồng Rì với trữ lượng ≈
100 triệu tấn đang được khai thác, cung cấp than thành phẩm phục vụ hoạt động
của Nhà máy Nhiệt điện Sơn Động với công suất 220MW.
Toàn huyện có 21 xã và 2 thị trấn với 178 thôn, bản, khu phố (trong đó có
14 xã đặc biệt khó khăn, 28 thôn đặc biệt khó khăn của xã vùng II); đã có 22/23
xã, thị trấn với 170 thôn bản có điện lưới Quốc gia. Dân số ≈ 7,3 vạn người và
12 dân tộc cùng chung sống (trong đó dân tộc thiểu số chiếm 47,2%).

Các lĩnh vực văn hoá - xã hội tiếp tục có chuyển biến tiến bộ: Hệ thống
mạng lưới, quy mô và loại hình trường lớp tiếp tục được củng cố và phát triển,
tỷ lệ phòng học kiên cố đạt trên 80%, cao hơn mức bình quân chung của tỉnh,
chất lượng giáo dục toàn diện được nâng lên, số học sinh thi đỗ vào các trường
đại học, cao đẳng tăng đều qua các năm. Công tác chăm sóc, bảo vệ sức khoẻ
cho nhân dân, được tăng cường, Bệnh viện đa khoa Sơn Động với quy mô 120
giường bệnh đang được đầu tư mở rộng, nâng cấp, cơ sở vật chất, trang thiết bị y
tế được quan tâm đầu tư; chất lượng khám chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho
nhân dân được nâng lên, đội ngũ cán bộ y tế được tăng cường cả về số lượng và
chất lượng, tỷ lệ phát triển dân số tự nhiên hàng năm bằng 1,2%.
Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành4chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phong trào “Toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hoá” được các cấp,
các ngành và nhân dân hưởng ứng tích cực, việc thực hiện nếp sống văn minh
trong việc cưới, việc tang, lễ hội đã được đưa vào quy ước, hương ước của bản,
làng, thôn, khu phố và được nhân dân đồng tình hưởng ứng, một số Lễ hội văn
hoá truyền thống mang đậm bản sắc văn hoá dân tộc như Hội hát Soong Hao tại
khu vực 6 xã Cẩm Đàn, Hội hát Then khu vực Vân Sơn, Hội bơi chải khu trung
tâm huyện được khôi phục và duy trì hàng năm, tỷ lệ phủ sóng phát thanh đạt
95,4%, phủ sóng truyền hình đạt 90%. An ninh chính trị, TTATXH luôn ổn
định và thường xuyên được giữ vững.
Những thành tựu đó đã tạo thêm thế và lực mới, sức mạnh và niềm tin để
nhân dân các dân tộc Sơn Động vững bước tiến lên, quyết tâm xây dựng quê

trung ương tới cơ sở.
- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
2. Nhiệm vụ- quyền hạn của UBND huyện Sơn Động.
2.1. Trong lĩnh vực kinh tế:
- Xây dựng quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế - xã hội, phát triển
ngành, phát triển đô thị và nông thôn trong phạm vi quản lý; xây dựng quy
hoạch dài hạn và hàng năm về phát triển kinh tế - xã hội của huyện trình HĐND
thông qua để chính phủ phê duyệt.

Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành6chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tham gia với các bộ, ngành trung ương trong việc phân vùng kinh tế,
xây dựng các chương trình, dự án của tỉnh, bộ, ngành trung ương, tổ chức và
kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ thuộc chương trình, dự án được giao.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn huyện, lập dự toán thu
chi ngân sách địa phương, lập phương án phân bổ dự toán ngân sách của cấp
mình trình HĐND cùng cấp quyết định; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa
phương trong trường hợp cần thiết; quyết toán ngân sách địa phương trình
HĐND cùng cấp xem xét theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo, kiểm tra cơ quan thuế và cơ quan được nhà nước giao nhiệm vụ
thu ngân sách tại địa phương theo quy định của pháp luật.

qua trước khi trình chính phủ xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của
UBND cấp dưới trực tiếp; quyết định việc giao đất, thu hồi đất, cho thuê đất,
giải quyết các tranh chấp đất đai; thanh tra việc quản lý. Sử dụng đất và các
nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo thực hiện và kiểm tra việc trồng rừng, bảo vệ rừng đầu nguồn,
rừng đặc dụng, rừng phòng hộ theo quy hoạch, tổ chức khai thác rừng theo quy
hoạch của chính phủ; chỉ đạo thực hiện và kiểm tra việc nuôi trồng, đánh bắt,
chế biến và bảo vệ nguồn lợi thủy sản.
- Chỉ đạo và kiểm tra việc khai thác, bảo vệ nguồn tài nguyên nước; xây
dựng, khai thác, bảo vệ các công trình thủy lợi vừa và nhỏ, quản lý, bảo vệ hệ
thống đê điều, các công trình phòng chống lũ lụt; chỉ đạo và huy động lực lượng
chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt trên địa bàn huyện.
2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp:
- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công
nghiệp của huyện, tổ chức quản lý nhà nước đối với các doanh nghiệp công
nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàm huyện theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện các chương trình, dự án phát triển công nghiệp, xây
dựng và phát triển khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế theo quy hoạch đã
được phê duyệt, chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng và phát triển các cụm công
nghiệp, thương mại, dịch vụ và các ngành, nghề, làng nghề truyền thống trên địa
bàn huyện; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thủy sản và các cơ sở công
nghiệp khác.
- Tổ chức thực hiện việc bảo vệ tài nguyên khoáng sản chưa khai thác ở
địa phương; tổ chức và kiểm tra việc khai thác tận thu nguồn tài nguyên khoáng
sản ở địa phương.
2.4. Trong lĩnh vực giao thông vận tải:
- Chỉ đạo, kiểm tra việc xây dựng và thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát
triển mạng lưới giao thông của huyện phù hợp với tổng sơ đồ phát triển và quy
hoạch chương trình giao thông vận tải của trung ương.
Nguyễn Thị Huế

lý các đơn vị sự nghiệp về văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, phát thanh,
truyền hình của huyện.
- Quản lý nhà nước đối với các loại hình trường, lớp được giao trên địa
bàn huyện; trực tiếp quản lý các trường cao đẳng sư phạm, trường trung học
chuyên nghiệp, trường trung học phổ thông, trường bổ túc văn hoá; đào tạo, bồi
dưỡng đội ngũ giáo viên trong huyện từ trình độ cao đẳng sư phạm trở xuống;
cho phép thành lập các trường ngoài công lập theo quy định của pháp luật.

Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành9chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quản lý và kiểm tra việc thực hiện về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử và việc cấp vãn bằng theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện thanh tra, kiểm tra công tác giáo dục, đào tạo trên địa bàn
huyện theo quy định của pháp luật.
- Kiểm tra, ngăn chặn việc kinh doanh, lưu hành sách báo, văn hóa phẩm
phản động đồi trụy.
2.7. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch:
- Tổ chức hoặc được uỷ quyền tổ chức các cuộc triển lãm, hội chợ, sinh
hoạt văn hoá, thể dục thể thao quốc gia, quốc tế trên địa bàn huyện.
- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, trùng tu, bảo tồn các di
tích lịch sử - Văn hoá và danh lam thắng cảnh, công trình văn hoá, nghệ thuật
theo thẩm quyền.
2.8. Trong lĩnh vực y tế và xã hội:

đai, rừng núi, sông hồ, nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, nguồn lợi ở vùng
biển tại địa phương theo quy định của pháp luật.
- Quản lý các chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp huyện hoặc
được cấp trên giao; quản lý hoạt động chuyển giao công nghệ, tham gia giám
định nhà nước về công nghệ đối với các dự án đầu tư quan trọng ở địa phương.
- Chỉ đạo, tổ chức thực hiện và kiểm tra việc bảo vệ, cải thiện môi trường;
phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, suy thoái môi trường, ô
nhiễm môi trường và xác định trách nhiệm phải xử lý về môi trường đối với tổ
chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
- Chỉ đạo, thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về
tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm; an toàn và kiểm soát bức xạ; sở
hữu công nghiệp; việc chấp hành chính sách, pháp luật về khoa học, công nghệ
và bảo vệ môi trường ở địa phương; ngăn chặn việc sản xuất, lưu hành hàng giả
và bảo vệ lợi ích của người tiêu dùng.
2.10. Trong lĩnh vực quốc phòng- an ninh và trật tự, an toàn xã hội:
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng
Công an nhân dân; chỉ đạo công tác đấu tranh phòng ngừa và chống tội phạm,
chống tham nhũng, chống buôn lậu và gian lận thương mại; bảo vệ bí mật nhà
nước, xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội;
quản lý và kiểm tra việc vận chuyển, sử dụng vũ khí, chất nổ, chất dễ cháy, chất
độc, chất phóng xạ; quản lý các nghề kinh doanh đặc biệt theo quy định của
pháp luật.
- Chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu; quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp xây dựng lực lượng vũ trang và quốc phòng
toàn dân; chỉ đạo công tác giáo dục quốc phòng toàn dân trong nhân dân và
trường học ở địa phương; tổ chức, chỉ đạo thực hiện kế hoạch xây dựng huyện
Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành11


Phòng Tư pháp

3.

Phòng Tài nguyên và Môi trường

4.

Phòng Giáo dục và Đào tạo

5.

Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

6.

Phòng Kinh tế và Hạ tầng

7.

Thanh tra huyện

8.

Phòng Nội vụ

9.

Phòng Dân tộc


15.

Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình

16.

Trung tâm Văn hóa – Thể thao

17.

Đội quản lý Trật tự Đô thị, Xây dựng và Môi trường

18.

Đài Truyền thanh – Truyền hình

19.

Trạm Khuyến nông
Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Sơn Động:
( Phụ lục I)

II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Văn phòng UBND huyện Sơn Động
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện
Sơn Động
Theo QUy chế số 01/ QC-VP về quy chế làm việc của Văn phòng
HĐND- UBND huyện Sơn Động.
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng.

kiến nghị của cử tri báo cáo thường trực HĐND huyện theo quy định, đồng thời
gửi các ngành, các địa phương có trách nhiệm xem xét giải quyết kiến nghị đó
theo quy định. Giúp thường trực HĐND huyện điều hoà sự phối hợp hoạt động
của các ban của HĐND huyện trong việc giám sát theo chương trình, kế hoạch
và thẩm tra các báo cáo, đề án do thường trực HĐND huyện phân công.
- Tham mưu chuẩn bị nội dung và tổ chức các kỳ họp HĐND, UBND
huyện, các buổi làm việc của thường trực HĐND, chủ tịch, các phó chủ tịch
UBND huyện với các ngành, xã, thị trấn và các đoàn khách đến làm việc theo
quy chế quy định. Chuẩn bị báo cáo định kỳ về hoạt động của HĐND; phối hợp
với các cơ quan chức năng chuẩn bị báo cáo kết quả giải quyết ý kiến kiến nghị
của cử tri tại các kỳ họp; ban hành và phối hợp phổ biến nghị quyết của HĐND
huyện trên các phương tiện thông tin đại chúng.
- Thu thập xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,
điều hành của UBND huyện và chủ tịch UBND huyện. Thực hiện công tác
thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định.
- Giúp UBND huyện xây dựng, ban hành các chương trình, kế hoạch, đề
án phát triển kinh tế- xã hội thực hiện nghị quyết Đại hội đảng bộ huyện và Nghị
quyết của HĐND huyện; soạn thảo, chuẩn bị dự thảo các văn bản theo sự phân
công của chủ tịch UBND huyện. Theo dõi, đôn đốc và thẩm định nội dung các
chương trình, kế hoạch, báo cáo và dự thảo văn bản của các ngành, xã, thị trấn
chuẩn bị trước khi trình phiên họp UBND huyện. Tổ chức rà soát lần cuối về thể

Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành14
chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp


viên chức thuộc văn phòng đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ. Bồi dưỡng, hướng
dẫn nghiệp vụ chuyên môn cho văn phòng cấp xã.
Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành15
chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và kinh
phí, tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của
pháp luật và phân cấp quản lý của UBND huyện.
- Phối hợp với phòng tư pháp theo dõi, kiểm tra các phòng, ban, cơ quan
trực thuộc UBND huyện, UBND các xã trong việc ban hành các văn bản quy
phạm pháp luật. Quản lý hoạt động của bộ phận nhận và trả kết quả theo cơ chế
một cửa.
- Thực hiện các nhiệm vụ cụ thể khác do thường trực HĐND, UBND và
chủ tịch UBND huyện giao.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND và UBND
huyện Sơn Động (Xem phụ lục II)
1.2. Khảo sát việc bố trí phòng làm việc của văn phòng cơ quan;
Nhận xét những ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc bố trí
phòng làm việc của cơ quan.
1.2.1. Bố trí phòng làm việc:
Việc bố trí phòng làm việc cũng được lãnh đạo văn phòng quan tâm vì
việc bố trí phòng làm việc có hợp lý hay không sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến
hiệu quả công việc. Vì vậy cần phải bố trí phòng làm việc một cách hợp lý nhất

1.2.2. Ưu điểm:
- Văn phòng được bố trí nhân viên, trang thiết bị để thực hiện các công
việc như: đánh máy, photo, xử lý văn bản, chuyển giao văn bản, lưu trữ văn bản.
Cách bố trí nâng cao chủ động cho các bộ phận, đảm bảo kịp thời tiết kiệm thời
gian chờ đợi.
1.2.3. Nhược điểm:
- Bố trí theo hướng phân tán cũng gặp nhiều hạn chế có thể không sử
dụng hết công suất của thiết bị, năng lực của nhân viên Văn phòng (nếu không
bố trí kiêm nhiệm) do đó chi phí Văn phòng sẽ lớn.
1.2.4. Đề xuất phương án tối ưu:
- Phòng làm việc của Văn phòng UBND huyện nhìn chung đảm bảo khoa
học, thuận tiện cho các cán bộ thực hiện công việc, tuy nhiên Văn phòng cần
được mở rộng diện tích sắp xếp lại một số trang thiết bị khác. Đầu tư, mua sắm
thay thế các trang thiết bị đã cũ, để tạo điều kiện cho làm việc được hiệu quả hơn.
1.3. Các quy trình xây dưng, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan
- Những chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan quy mô
thời gian có thể là một tuần, tháng, quý, năm… Kế họach tuần được lập vào
ngày cuối cùng của tuần trước; kế hoạch tháng được lập vào ngày cuối cùng của
tháng trước; kế hoạch quý được lập vào tháng cuối cùng của quý trước; kế hoạc
năm được lập vào quý cuối cùng của năm trước.
Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành17
chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội


Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành18
chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Tất cả các phòng ban phải có sổ họp nội bộ. Mỗi lần tổ chức tham gia
cuộc họp cần phải ghi rõ nội dung, ngày, giờ, thành phần tham gia, nội dung ý
kiến của tham gia, ký tên.
* Trình tự cuộc họp:
Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp
+ Căn cứ chương trình công tác hàng năm, hàng tháng cảu cơ quan và yêu
cầu giải quyết các công việc, quản lý các bộ phận xây dựng và quyết định tổ
chức các cuộc họp lớn, phân công trách nhiệm đơn vị chuẩn bị nội dung, địa
điểm các vấn đề khác liên quan đến việc tổ chức cuộc họp đó.
+ Kế hoạch tổ chức các cuộc họp trong năm và hàng tháng phải được
thông báo trước cho các đối tượng triệu tập và mời tham dự.
+ Các cuộc họp bất thường chỉ được tổ chức để giải quyết những công
việc đột xuất, khẩn cấp.
* Chuẩn bị nội dung các cuộc họp:
+ Nội dung các cuộc họp phải được phân công chuẩn bị kỹ, đầy đủ chu
đáo, đúng yêu cầu và thời gian.
+ Những vấn đề liên quan đến nội dung cuộc họp và những nội dung yêu cầu
cần trao đổi, tham khảo ý kiến tại cuộc họp, phải được chuẩn bị trước thành văn.
+ Đối với những tài liệu dài có nhiều nội dung, ngoài bản chính phải có
bản tóm tắt nội dung.

+ Quản lý đơn vị được mời họp phải cử người đến tham dự cuộc họp
đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ đáp ứng nội dung và yêu
cầu cuộc họp.
+ Trường hợp người được triệu tập hoặc được mời là lãnh đạo các bộ
phận không thể tham dự cuộc họp, thì có thể ủy quyền cho cấp dưới có đủ khả
năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi thay.
* Thời gian tiến hành họp:
+ Thời gian tiến hành cuộc họp thuộc các loại dưới đây được quy định
như sau: Họp tham mưu, tư vấn thông qua một buổi làm việc; Họp chuyên môn
từ một buổi làm việc đến một ngày, trường hợp đối với những đề án, dự án lớn,
phức tạp thì có thể kéo dài thời gian hơn, nhưng cũng không quá 02 ngày; Họp
tổng kết công tác năm không quá 01 ngày; Họp sơ đồ kết, tổng kết chuyên đề từ
01 đến 02 ngày tùy theo tính chất và nội dung chuyên đề; Họp tập huấn, triển
khai nhiệm vụ công từ 01 đến 03 ngày tùy theo tính chất và nội dung vấn đề; các
loại họp khác tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí thời gian tiến hành hợp lý,
nhưng không quá 02 ngày.
* Những yêu cầu về tiến hành cuộc họp.
+ Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử dụng nhiều
hình thức và cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề

Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành20
chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội



Lớp TC Hành21
chính Văn phòng K16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.5. Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
thủ trưởng.
Tổ chức chuyến đi công tác là một hoạt động thường xuyên, cần thiết
không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan. Đó có thể là đi dự hội nghị, hội thảo, đi kiểm tra, đi hướng dẫn cơ sơ,
đi thăm quan, học hỏi kinh nghiệm quản lý hoặc đi nước ngoài… vì vậy chuyến
đi của thủ trưởng được cán bộ văn phòng chuẩn bị rất chu đáo như: Lập kế
hoạch cụ thể chuyến đi, liên hệ đến nơi công tác, đôn đốc nhắc nhở các đơn vị
thực hiện nhiệm vụ phân công; chuẩn bị phương tiện đi lại, kinh phí, văn bản, tài
liệu có liên quan…
Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng
(Xem phụ lục số III)
1.6. Ví dụ những tính huống cụ thể về cung cấp thông tin của văn
phòng cho lãnh đạo.
Ví dụ:
Cung cấp các tài liệu của năm trước cho lãnh đạo.
Các văn bản, tài liệu từ các năm trước có liên quan đến việc giải quyết các
công việc của năm tiếp theo, khi Lãnh đạo xây dựng kế hoạch cho năm tới thì
Văn phòng sẽ cung cấp các văn bản tài liệu đó cho lãnh đạo để làm cơ sở cho kế
hoạch đó.
1.7. Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan:

Hiện nay công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Sơn
Động do cán bộ Nguyễn Thị Phượng đảm nhận. Với hình thức văn thư tổng hợp,
cán bộ văn thư ở đây phải làm các công việc như: đóng dấu văn bản đi, đến; tiếp
nhận văn bản; đăng ký văn bản đi, đến và một số công việc khác. Còn công việc
như soạn thảo văn bản, in, sao, nhân bản… sẽ do nhân viên phòng Tổng hợp và
nhân viên đánh máy phụ trách. Cùng với các trang thiết bị máy móc, tủ dựng tài
liệu, máy điện thoại… đã tạo cho cán bộ văn thư làm việc thuận lợi, tạo năng
suất và hiệu quả tương đối cao.
Công tác văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo, quản lý và điều hành của
UBND, trực tiếp là Chánh Văn phòng. Trong phạm vi quyền hạn được giao thì
Chánh Văn phòng có trách nhiệm chỉ đạo công tác Văn thư, chỉ đạo việc nghiên
cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác Văn thư, nâng cao vị trí, vai trò
của công tác Văn thư trong HĐND và UBND huyện Sơn Động.
Công tác Văn thư ở đây không chỉ thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn
mà cán bộ Văn thư ở đây còn phải tiếp đón và hướng dẫn người đến cơ quan để
liên hệ công tác, giải quyết công việc. Khi người đến liên hệ công tác cần gặp
lãnh đạo HĐND và UBND thì Văn thư phải có trách nhiệm báo cáo với Lãnh
đạo Văn phòng (hoặc báo cáo trực tiếp với Lãnh đạo HĐND, UBND nếu lãnh

Nguyễn Thị Huế

Lớp TC Hành23
chính Văn phòng K16