LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Mọi thông
tin và số liệu trong đề tài nghiên cứu của bài tiểu luận này là hoàn toàn trung thực
và được ghi rõ nguồn gốc.
←

Hà Nội, ngày 02 tháng 7 năm 2017.


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt quá trình học tập rèn luyện với cùng với sự giảng dạy, hướng dẫn
tận tình của Giảng viên bộ môn, tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương pháp khi
làm một bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học.
Đầu tiên, để tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất, chúng tôi xin gửi đến Khoa Văn
thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho tôi được tiếp cận với
môn học mà theo chúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc nghiên cứu,
thực hiện các bài tiểu luận, khóa luận. Đó là môn học “Phương pháp nghiên cứu
khoa học”
Tiếp đế, tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đã tận tâm
hướng dẫn, tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò chuyện, trao
đổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này và cảm ơn các cán bộ Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III đã cung cấp những thông tin để tôi thực hiện tốt bài tiểu luận này. Nếu
không có sự hướng dẫn, giúp đỡ thì tôi khó có thể hoàn thành được bài tiểu luận
này.
Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 02 tháng 07 năm 2017


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

1.3.5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý........................................................6
1.4. Thực hiện chỉnh lý..............................................................................................................................6
1.4.1. Phân loại tài liệu.............................................................................................................................6
1.4.2. Khôi phục hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ......................................................................7
1.4.3. Biên mục phiếu tin.........................................................................................................................7
1.4.4. Hệ thống hóa hồ sơ........................................................................................................................8
1.4.5. Biên mục hồ sơ...............................................................................................................................8
1.4.5.1 Biên mục bên trong hồ sơ bao gồm các công việc:.....................................................................8
1.4.5.2 Biên mục bên ngoài....................................................................................................................10
1.4.6. Vệ sinh tài liệu (tháo bỏ ghim, kẹp, đánh số tạm vào sơ mi và làm phẳng tài liệu)...................10
1.4.7. Thống kê, kiểm tra tài liệu và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị........................................11
1.4.7.1 Thống kê tài liệu hết giá trị........................................................................................................11
1.4.7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại................................................................................11
1.4.8. Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp tài liệu lên giá, tủ........12
1.4.8.1 Đánh số chính thức....................................................................................................................12
1.4.8.2 Vào bìa hồ sơ và đưa hồ sơ vào cặp hộp...................................................................................12
1.4.8.3 Viết và dán nhãn hộp.................................................................................................................12
1.4.8.4 Sắp xếp tài liệu lên giá, tủ..........................................................................................................12
1.4.9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu....................................................................12
1.4.9.1 Lập mục lục hồ sơ.......................................................................................................................12
1.4.9.2 Đóng quyển mục lục...................................................................................................................13
1.4.9.3 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá..................................................13
1.5. Khái quoát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III...............................................................................13
Tiểu kết...................................................................................................................................................14

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG
TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III.........................................................................15
2.1. Nội dung công tác chỉnh lý..............................................................................................................15
2.1.1.Giao nhận tài liệu..........................................................................................................................15
2.1.2. Khảo sát tài liệu............................................................................................................................15



BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
BCHTW
BNV
TCCP
VTLTNN
LTNN
NVTW
NVĐP
TT
QĐ
UBHC

Ban chấp hành Trung ương
Bộ Nội vụ
Tổ chức Chính phủ
Văn thư Lưu trữ nhà nước
Lưu trữ Nhà nước
Nghiệp vụ Trung ương
Nghiệp vụ Địa phương
Thông tư
Quyết định
Ủy Ban Hành Chính


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, là một mắt
xích quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức. Công tác Lưu

Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả trong việc
thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .
3. Đối tượng nghiên cứu và Phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Về không gian: Trung tâm lưu trữ Quốc gia III.
Về thời gian: Tài liệu chỉnh lý của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trong giai
đoạn 2014 đến 2016.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành bài tiểu luận tôi đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu
phù hợp với nội dung và yêu cầu. Gồm nhưng phương pháp sau:
Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn tại kho lưu trữ của Trung tâm lưu
trữ Quốc gia III;
Phương pháp thu thập xử lý thông tin;
Phương pháp phân tích tổng hợp thông tin tài liệu của Trung tâm lưu trữ
Quốc gia III.
5. Bố cục đề tài
Ngoài Phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài được chia
làm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ và khái quát về
Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III.
Chương 2: Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tài liệu tại Trung tâm
Lưu trữ Quốc Gia III.
Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý lưu trữ
tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III.

2


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRUNG


1.2. Vai trò công tác chỉnh lý.
- Tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc một khối tài liệu trong
phông một cách khoa học tạo, điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản
và khai thác sử dụng tài liệu;
- Trong quá trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ
những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó góp phần nâng cao.[ 1, Tr.92 ]
1.3. Nội dung công tác chỉnh lý.
Quá trình chuẩn bị chỉnh lý được tiến hành từng bước, theo thứ tự sau:
1.3.1. Giao nhận tài liệu
Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với
bộ phận chỉnh lý.
Đối với những lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành có bộ phận quản lý kho
riêng biệt với bộ phận chỉnh lý tài liệu thì khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý
phải tiến hành các thủ tục giao nhận tài liệu. Số lượng tài liệu được giao nhận tính
bằng mét giá; riêng đối với phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ, phải
ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản. Việc giao nhận tài
liệu phải được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm do Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước ban hành trong hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu hành chính.
Tại các trung tâm lưu trữ quốc gia, việc giao nhận tài liệu được diễn ra giữa
phòng bảo quản tài liệu và phòng chỉnh lý. Tại các lưu trữ hiện hành việc giao
nhận tài liệu thường diễn ra giữa phòng, kho lưu trữ và bộ phận làm công tác chỉnh
lý tài liệu[6,trích mục II tại phụ lục đính kèm].
1.3.2. Vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
Sau khi hoàn tất thủ tục giao nhận tài liệu cần vệ sinh sơ bộ tài liệu và vận
chuyển tài liệu về nơi tiến hành chỉnh lý. Bởi lẽ, có nhiều cơ quan, bộ phận chỉnh
lý và bộ phận bảo quản tài liệu không ở liền nhau hoặc việc chỉnh lý cần có một
diện tích rộng rãi cho nhiều người cùng tham gia nên được bố trí xa nơi bảo quản
tài liệu.
Để hạn chế tác hại do bụi bẩn gây ra đối với người thực hiện chỉnh lý, trước

của cơ quan, đơn vị hình thành phông được phản ánh trong tài liệu.
- Tình trạng phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần phản ánh rõ: mức
độ thiếu đủ của phông hoặc khối tài liệu; mức độ xử lý về nghiệp vụ phân loại, lập
hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… tình trạng vật lý của phông, khối tài liệu; tình trạng
5


công cụ, thống kê tra cứu tài liệu.[ 1, Tr.95,96]
1.3.4. Bổ sung tài liệu
Trong quá trình khảo sát, nếu phát hiện thành phần tài liệu của phông còn
thiếu cần tiến hành thu thập, bổ sung trước khi thực hiện chỉnh lý. Phạm vi và
thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung được xác định căn cứ vào các yếu tố sau:
- Mục đích, yêu cầu và phạm vi giới hạn tài liệu đưa ra chỉnh lý;
- Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu;
- Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của cơ quan, đơn vị hình thành phông, của các đơn vị, bộ phận và nhiệm vụ
của các cá nhân liên quan.
- Sổ đăng ký văn bản đi, đến;
- Biên bản giao nhận tài liệu của các đơn vị, bộ phận và cá nhân (nếu có).
Nguồn bổ sung tài liệu từ thủ trưởng cơ quan, đơn vị; các đơn vị, cá nhân
được giao giải quyết công việc; những cán bộ đã nghỉ hưu, chuyển công tác; cơ
quan, tổ chức cấp trên hoặc cơ quan, tổ chức trực thuộc…
1.3.5. Lập kế hoạch và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý
- Lập kế hoạch chỉnh lý.
- Lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông.
- Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ.
- Hướng dẫn sác định giá trị tài liệu.[ 8 ]
1.4. Thực hiện chỉnh lý.
Đây là nội dung quan trọng được tiến hành sau khi hoàn tất các bước chuẩn
bị chỉnh lý. Thực hiện chỉnh lý gồm những bước cơ bản sau:

Việc biên mục phiếu tin hồ sơ và xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm
hồ sơ, tài liệu một cách tự động hoá có thể tiến hành một cách độc lập đối với các
phông tài liệu đã được chỉnh lý. Đối với những phông tài liệu chưa được chỉnh lý
cần tiến hành kết hợp việc biên mục phiếu tin với quá trình lập hồ sơ, kiểm tra
hoàn chỉnh hồ sơ để rút bớt công đoạn, tiết kiệm nguyên vật liệu và nhân lực lao
động.
Phiếu tin là phiếu mô tả hồ sơ hay một biểu ghi tổng hợp các thông tin về
một hồ sơ hay một đơn vị bảo quản. Mỗi yếu tố thông tin của hồ sơ được phản ánh
trên một trường thông tin của phiếu tin. Phiếu tin được sử dụng thay thế cho thẻ
tạm trong quá trình hệ thống hoá các hồ sơ trong phông theo phương án phân loại.
7


Phiếu tin còn được sử dụng để nhập cơ sở dữ liệu vào máy tiín phục vụ công tác
quản lý và tra tìm tài liệu.
Các thông tin cơ bản của một hồ sơ được biểu thị trên phiếu tin bao gồm:
Tên hoặc mã kho lưu trữ; Tên hoặc số phông lưu trữ; số lưu trữ; ký hiệu thông tin;
tiêu đề hồ sơ; chú giải; thời gian của tài liệu; thời hạn bảo quản; chế độ sử dụng;
tình trạng vật lý của tài liệu trong hồ sơ; ngôn ngữ tài liệu; bút tích (nếu có).
Trong quá trình chỉnh lý, biên mục phiếu tin thay cho thẻ tạm những thông
tin chưa thể hiện được chúng ta có thể bỏ trống và hoàn chỉnh sau khi đã có những
thông tin đầy đủ, chính xác.[1, Tr.112]
1.4.4. Hệ thống hóa hồ sơ
Có thể tiến hành hệ thống hoá tài liệu bằng thẻ tạm hoặc phiếu tin.
Bước 1: Sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ;
sắp xếp nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các
nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời
lên phiếu tin hoặc thẻ tạm.
Bước 2: Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự
tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm.

Mục lục văn bản là hệ thống văn bản, tài liệu có trong một hồ sơ. Việc viết
mục lục văn bản trên tờ mục lục còn gọi là biên mục bên trong hồ sơ. Viết mục lục
văn bản là ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ lên tờ mục
lục được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu
chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số
62/QĐ-LTVN ngày 07 tháng 5 năm 2002 của Cục Lưu trữ nhà nước.
Các thông tin thể hiện trên mục lục văn bản là: Số thứ tự, số ký hiệu văn
bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, tác giả văn
bản, số tờ, ghi chú.
* Viết chứng từ kết thúc
Viết chứng từ kết thúc là ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn
bản (nếu không được ghi liền với bìa hồ sơ) và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ
hoặc đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc được in riêng hoặc in sẵn trên bìa
hồ sơ ở trang thứ ba theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban
hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTVN ngày 07 tháng 5 năm 2002 của Cục
Lưu trữ nhà nước.
9


Việc viết chứng từ kết thúc được thực hiện sau khi thực hiện các công đoạn
kiểm tra hồ sơ, đánh số tờ và viết mục lục văn bản. Vì vậy, người viết chứng từ kết
thúc phải có cách nhìn khái quát và biết tóm tắt những thông tin cần thiết để thể
hiện lên chứng từ kết thúc một cách chính xác.
Việc đánh số tờ, viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc chỉ áp dụng với
những hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) hoặc bảo quản vĩnh
viễn.[ 1,Tr.114,115]
1.4.5.2 Biên mục bên ngoài
Biên mục bên ngoài hồ sơ là là viết ghi những thông tin cần thiết lên bìa hồ
sơ.
Căn cứ vào phiếu tin hoặc thẻ tạm, ghi các thông tin cần thiết lên bìa hồ sơ

Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tâp hợp thành
các nhóm theo phương án phân loại và thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị
theo mẫu đính kèm. Khi thống kê tài liệu loại cần chú ý:
- Các bó, gói tài liệu loại ra trong quá trình chỉnh lý được đánh số liên tục từ
01 đến hết trong phạm vi toàn phông;
- Trong mỗi bó, gói, các tập tài liệu được đánh số riêng, tờ 01 đến hết.
Việc thống kê tài liệu hết giá trị cần làm chính xác và cẩn thận, đặc biệt cần
thuyết minh cho lý do loại huỷ, tránh trường hợp sơ xuất.
1.4.7.2 Kiểm tra, làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu loại
Tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được Hội đồng xác
định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức kiểm tra, cấp có thẩm quyền thẩm định.
Qua kiểm tra và thẩm tra, những tài liệu được yêu cầu giữ lại bảo quản phải
được lập thành hồ sơ và sắp xếp vào vị trí phù hợp hoặc bổ sung vào các hồ sơ
tương ứng của phông; đối với tài liệu hết giá trị về mọi phương diện, phải lập hồ sơ
đề nghị tiêu huỷ và trình cấp có thẩm quyền ra quyết định tiêu huỷ và tổ chức tiêu
huỷ theo đúng quy định của pháp luật.
Hồ sơ đề nghị tiêu huỷ tài liệu gồm:
- Danh mục tài liệu loại kèm theo bản thuyết minh tài liệu loại;
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan, tổ chức;
- Văn bản thẩm định của cấp có thẩm quyền.

11


1.4.8. Đánh số chính thức; vào bìa, hộp, cặp; viết, dán nhãn hộp và sắp xếp
tài liệu lên giá, tủ
1.4.8.1 Đánh số chính thức
Số chính thức của hồ sơ là số cố định của hồ sơ trong các giá, kho lưu trữ.
Số chính thức là số lưu trữ và có thể sử dụng nó trong việc quản lý và tra tìm hồ sơ
khi cần thiết. Vì vậy, số chính thức trên bìa hồ sơ nhất thiết phải thống nhất với số

cần hướng dẫn cách tra tìm tài liệu bằng mục lục hồ sơ.
- Phần thống kê các tiêu đề hồ sơ: căn cứ các nội dung thông tin trên thẻ
tạm, đánh máy và in bảng thống kê của phông; hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy
và in bảng thống kê từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông.
1.4.9.2 Đóng quyển mục lục
Quyển mục lục có tác dụng phục vụ công tác quản lý và khai thác sử dụng
tài liệu.
Quyển mục lục ít nhất được đóng thành 03 bản.
Mẫu trình bày mục lục hồ sơ được thực hiện theo Tiêu chuẩn ngành được
ban hành bởi Quyết định số 72/QĐ-KHKT ngày 02 tháng 8 năm 1997 của Cục
trưởng Cục Lưu trữ nhà nước về việc ban hành tiêu chuẩn ngành “Mục lục hồ sơ”.
Đối với các lưu trữ hiện hành, phần thống kê các hồ sơ cần có thêm một cột
“thời hạn bảo quản” sau cột “Số lượng tờ” để tiện cho việc lựa chọn những tài liệu
cần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
1.4.9.3 Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm hồ sơ tài liệu lưu trữ một cách
tự động hoá được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước.
1.5. Khái quoát về Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III.
Để tài liệu lưu trữ thật sự phát huy những giá trị to lớn đó, ngày 10 tháng 6
năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ)
ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Đây là một Trung tâm lưu trữ mở với chức năng thu thập, bảo quản an toàn và tổ
chức sử dụng có hiêụ quả tài liệu có ý nghĩa toàn quốc từ năm 1945 đến nay. Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia III ra đời đã đánh dấu sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ cả về
tổ chức, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất. Từ khi thành lập cho đến nay Trung tâm
đã có nhiều cố gắng để hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao, đạt được nhiều
13



Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với
bộ phận chỉnh lý.
Đối với Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III lưu trữ hiện hành có bộ phận
quản lý kho riêng biệt với bộ phận chỉnh lý tài liệu thì khi xuất tài liệu ra khỏi kho
để chỉnh lý phải tiến hành các thủ tục giao nhận tài liệu. Số lượng tài liệu được
giao nhận tính bằng mét giá; riêng đối với phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ
sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lượng cặp, hộp và số lượng hồ sơ, đơn vị bảo quản. Việc
giao nhận tài liệu được lập thành biên bản theo mẫu đính kèm do Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước ban hành trong hướng dẫn về chỉnh lý tài liệu hành chính.
Tại các Trung tâm Lưu Trữ Quốc Gia III, việc giao nhận tài liệu được diễn ra
giữa phòng bảo quản tài liệu và phòng chỉnh lý trưởng phòng và phó trưởng phòng
sẽ là người nhận tài liệu với cá nhân bên giao tài liệu.
2.1.2. Khảo sát tài liệu.
Trình tự tiến hành
Bước 1: Trưởng phòng hoặc phó phòng bảo chỉnh lý tại Trung tâm III là
người Nghiên cứu biên bản, mục lục hồ sơ, tài liệu giao nộp từ đơn vị, cá nhân
vào lưu trữ để nắm được thông tin ban đầu về tài liệu. Có thể phải đọc trực tiếp tài
liệu nếu biên bản và mục lục hồ sơ chưa phản ánh hết nội dung khối tài liệu chuẩn
bị chỉnh lý hoặc trong trường hợp tài liệu đưa ra chỉnh lý còn trong tình trạng chưa
lập hồ sơ, rời lẻ, bó gói.
Bước 2: Phó phòng là ngườii trực tiếp xem xét khối tài liệu.Trong đó bao
gồm các thành viên trong phòng cùng tham gia sẽ được phân công mỗi người khảo
sát một phần.
Bước 3: Cuối cùng trưởng phòng hoặc phó phòng sẽ là người tổng hợp
thông tin và viết báo cáo kết quả đạt được trong quá trình khảo sát tài liệu.

15


2.1.3. Bổ sung tài liệu.



thành phông hoặc khối tài liệu.
- Lịch sử phông: là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của việc hình thành
phông hoặc khối tài liệu, những biến động (nếu có).
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên soạn
chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ
sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành
phông và về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông được biên soạn nhằm
mục đích:
+ Làm căn cứ cho việc xây dựng kế hoạch chỉnh lý phù hợp;
+ Làm căn cứ cho việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể
trong chỉnh lý như: xây dựng phương án phân loại; hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ;
hướng dẫn xác định giá trị tài liệu…
+ Giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt một cách khái
quát về lịch sử và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về tình hình cỉa phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Khi biên soạn các văn bản này, cần tham khảo tài liệu liên quan về lịch sử cơ
quan, đơn vị hình thành phông và về phông, bao gồm:
+ Các văn bản quy phạm pháp luật và những văn bản khác về việc thành lập,
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức và những thay đổi
(nếu có); những văn bản về việc chia tách, sáp nhập đơn vị hình thành phông hoặc
các cơ quan chủ quản của đơn vị hình thành liên quan đến việc thay đổi vị trí, chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của đơn vị hình thành phông (nếu
có);
+ Các văn bản quy định về quan hệ, lề lối làm việc và chế độ công tác văn
thư của đơn vị hình thành phông; quy định về lề lối làm việc của các phòng, ban
chức năng và của cán bộ trong cơ quan.
+ Các biên bản giao nhận tài liệu: mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; sổ sách

phương pháp phân loại tài liệu phông lưu trữ vào tình hình thực tế của phông hoặc
khối tài liệu. Để xây dựng được một phương án phân loại khoa học cần lựa căn cứ
vào bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, báo cáo kết quả khảo sát
tài liệu đồng thời căn cứ vào yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu
sau này. Tuỳ thuộc vào từng phông hoặc khối tài liệu cụ thể, có thể lựa chọn một
18


trong những phương án phân loại tài liệu sau:
- Phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ
phận tương đối rõ ràng, ổn định;
- Phương án “thời gian – cơ cấu tổ chức”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi;
- Phương án “mặt hoạt động - thời gian”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức hay thay đổi những chức năng, nhiệm vụ
tương đối ổn định;
- Phương án “thời gian - mặt hoạt động”: áp dụng đối với tài liệu của đơn vị
hình thành phông có cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ
ràng hoặc đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm kỳ;
Trong trường hợp phân loại khối tài liệu của một phông có thể áp dụng
phương án:
- Phương án “vấn đề - thời gian” và “thời gian - vấn đề”: áp dụng đối với tài
liệu của đơn vị hình thành phông nhỏ, có ít tài liệu; đối với tài liệu phông lưu trữ cá
nhân hoặc sưu tập tài liệu lưu trữ.
Mỗi một phương án phân loại có những ưu điểm và hạn chế nhất định, người
xây dựng phương án phân loại cần phải hiểu về phông và biết vận dụng các
phương án một cách linh hoạt. Phần này xem thêm ở bài Phân loại tài liệu.
Phần 2: Hướng dẫn lập hồ sơ
Lập hồ sơ là nội dung quan trọng cần thực hiện tại văn thư cơ quan và các