Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang1

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44 Phụ lục II: Tập hợp chứng từ kế toán

1. Hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến từng nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
2. Tập hợp chứng từ kế toán gốc.

Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang2

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44 CHỮ VIẾT TẮT SỬ DỤNG:
UBND: Ủy ban nhân dân
CTCP: Công ty Cổ phần
TBTH: Thiết bị trường học
SGK: Sách giáo khoa
DNNN: Doanh nghiệp nhà nước
THCS: Trung học cơ sở
THPT: Trung học phổ thông
DTNT: Dân tộc nội trú
THNL: Trung học Nông lâm Sơn La
GD-ĐT: Giáo dục và đào tạo
XHCN: Xã hội chủ nghĩa
HĐQT: Hội đồng quản trị.


2. Quy trình nhập - mua; xuất - bán hàng hóa: ............................................................... 14
IV.

BỘ MÁY TỔ CHỨC QUẢN LÝ – BỘ MÁY TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TY
CP SÁCH VÀ TBTH SƠN LA.....................................................................................16

1. Đặc điểm Bộ máy tổ chức quản lý:............................................................................. 16
1.1. Sơ đồ bộ máy quản lý ............................................................................................. 16
1.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.................................................................. 16
1.2.1. Hội đồng quản trị: ................................................................................................ 16
1.2.2. Ban Kiểm soát ..................................................................................................... 16
1.2.3. Ban lãnh đạo: gồm Giám đốc; Phó Giám đốc; Kế toán trưởng ........................... 17
1.2.3.1. Giám đốc.......................................................................................................... 17
1.2.3.2. Phó Giám đốc Kế hoạch – Kinh doanh............................................................ 17
1.2.3.3. Phó Giám đốc Tài chính – Tổ chức
.................................................................. 18
1.2.4. Các phòng chức năng ......................................................................................... 19
1.2.4.1. Phòng Kế hoạch – nghiệp vụ, kinh doanh ....................................................... 19
1.2.4.2. Phòng Kế toán – tài chính................................................................................ 20
1.2.4.3. Phòng Tổ chức-Hành chính ............................................................................. 20
1.2.4.4. Phòng Marketing – Thị trường ......................................................................... 20
1.2.4.5. Phòng Quản lý thông tin................................................................................... 21

Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang4

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44
2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán: ............................................................................. 21
2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý kế toán ................................................................................ 21
2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.................................................................. 22
2.3. Chế độ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp: ............................................................. 23


Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang5

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44
LỜI NÓI ĐẦU
Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở của sự tồn tại và phát triển của xã hội
loài người. Quá trình sản xuất chính là hoạt động tự giác và có ý thức của con
người nhằm biến các vật thể tự nhiên thành các vật phẩm có ích phục vụ mình.
Xét trong một quá trình liên tục và đổi mới không ngừng, quá trình sản xuất
đồng thời là quá trình tái sản xuất. Để thực hiện nhịp nhàng và đạ
t hiệu quả cao
cần phải định hướng quá trình sản xuất và tổ chức thực hiện những định hướng
đó. Vì vậy xuất hiện nhu cầu tất yếu phải thực hiện chức năng quản lý hoạt động
sản xuất kinh doanh
đặc biệt là công tác quản lý kinh tế tài chính.
Hạch toán kế toán là công cụ phục vụ đắc lực cho quản lý kinh tế tài
chính, có vai trò quan trọng trong quản lý kinh tế tài chính. Vai trò của kế toán
được khẳng định xuất phát từ nhu cầu sử dụng thông tin trong việc ra các quyết
định kinh tế và chức năng của hạch toán kế toán. Trong nền kinh tế thị trường,
để có thể cạnh tranh, tồn tại và phát triển các đơn vị phải xác định được mục
tiêu hoạt động phù h
ợp với năng lực trình độ của mình, chủ động trong sản xuất,
sử dụng tiết kiệm, hiệu quả tài sản, tiền vốn nhằm đạt hiệu quả kinh tế cao nhất.
Muốn vậy đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức thu nhận đầy đủ, nhanh chóng, kịp
thời thông tin về tình hình và kết quả hoạt động kinh tế để từ đó ra các quyết
định kinh tế phù hợp, kịp thời, hữu hiệu. Trong cơ chế đó vai trò của kế toán
ngày càng được phát huy tác dụng là công cụ không thể thiếu được trong quản
lý.
Đây sẽ là những kiến thức đáng quý nhất cho bản thân mỗi sinh viên đang
theo học nghề kế toán. Nhận thức rõ điều này em đã xin tham gia thực tập tại

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44
PHẦN I:GIỚI THIỆU CHUNG VỀCÔNG TY CP SÁCH VÀ
THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC SƠN LA
I. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH-PHÁT TRIỂN:
1. Thông tin chung về Công ty CP sách và TBTH Sơn La
- Tên đầy đủ: CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH VÀ THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC
TỈNH SƠN LA
- Tên gọi tắt: CÔNG TY CỔ PHẦN SÁCH THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC SƠN
LA
- Tên tiếng Anh: SONLA BOOKS AND EDUCATION EQUIPMENTS
JOINT STOCK COMPANY
- Viết tắt là: SLBEEJCO
- Logo:

- Địa chỉ: 12-Đường Trường sơn tây 3 – phường Tô Hiệu – TP.Sơn La –
tỉnh Sơn La.
- Điện thoại: 022.3.852.354 – fax: 022.3.855.104
- Email: [email protected]
– Website: www.sachsonla.vn
- Hình thức sở hữu vốn: Công ty Cổ phần
- Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh và Mã số thuế: 5500154952 (Đăng
ký lần 2 ngày 28/10/2008)
2. Quá trình hình thành “Công ty CP Sách và TBTH Sơn La”
Theo yêu cầu của sự phát triển GD-ĐT, công tác phát hành SGK thư
viện, thiết bị trường học phải được gắn chặt chẽ với chuyên môn để nâng cao
chất lượng dạy và học, cùng với sự thay đổi chương trình SGK phổ thông (n
ăm
1981) nhu cầu về sách giáo khoa và trang thiết bị đồ dùng dạy học của giáo viên,
học sinh và các trường học ngày càng tăng đòi hỏi phải có một tổ chức hoàn
chỉnh có đầy đủ mọi điều kiện, chức năng, nhiệm vụ để phục vụ công tác hậu

đồng, Nhà kho và cửa hàng bán lẻ không có, cơ ngơi chỉ có vẻn vẹn 5 gian nhà
tranh tre, 1 chiếc xe giải phóng cũ và 15 cán bộ
. Trong thời gian này nền kinh tế
của đất nước còn rất khó khăn, đời sống nhân dân rất vất vả, thói quen bao cấp
vẫn chi phối và hằn sâu trong nếp nghĩ của mỗi người do đó việc mua sách giáo
khoa dùng riêng của học sinh là rất hạn chế. Đứng trước tình hình đó tập thể cán
bộ Công ty đã tranh thủ sự lãnh đạo của tỉnh, của ngành GD-ĐT đề ra nhiều biện

Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang9

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44
pháp tích cực để tháo gỡ những khó khăn này như “Tủ sách giáo khoa dùng
chung” hay “Phòng thí nghiệm trường học” đã được hình thành ở nhiều trường
học tạo điều kiện cho học sinnh các dân tộc có tương đối đủ sách, vở để tới
trường học tập, các trường học đã có thiết bị giáo dục để thực hành và minh
chứng cho bài giảng, các tiết học đã ngày càng sinh động hơn.
Sau gần m
ột thập kỷ xây dựng và phát triển, Công ty đã có những bước
tiến đáng kể: Hiệu quả sản xuất kinh doanh được cải thiện, quy mô ngày càng
lớn hơn đáp ứng nhu cầu của ngành trong thời kỳ mới của đất nước.
3.2 Giai đoạn 1992 đến nay:
Cùng với sự phát triển của nền giáo dục quốc dân, nhu cầu SGK và thiết
bị giáo dục phục vụ cho dạy h
ọc ngày càng tăng về số lượng và đòi hỏi cao hơn
về chất lượng. Để phù hợp với sự đổi thay của đất nước chuyển đổi mạnh từ cơ
chế quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN, ngày
16/12/1992 UBND tỉnh Sơn La đã ra quyết định số 06/QĐ-TCDN về việc quyết
định thành lập lại DNNN Công ty Sách và TBTH thuộc UBND tỉnh Sơn La với:
Vốn kinh doanh ban đầu: 92 triệu đồng;
Trong đó: Vốn cố định: 16 triệu đồng.

viện tủ sách và thiết bị giáo dục cho phòng thí nghiệm còn hạn chế.
Sự cạnh tranh khắc nghiệt của cơ chế thị trường ngày càng gay gắt, sách
in lậu, in nối bản, hàng kém chất lượng và đặc biệt là các tư nhân buôn bán sách
lậu đã dần xuất hiện trên thị trường làm nảy sinh những mâu thuẫn mới.
Đứng trước yêu cầu cấp bách đó doanh nghiệp cần phải đổi mới chính vì
vậy t
ập thể cấp Ủy, Chi bộ, Ban giám đốc, cùng với các tổ chức công đoàn,
Đoàn thanh niên đã dân chủ bàn bạc, phát huy trí tuệ tập thể, nỗ lực phấn đấu
giúp Ban lãnh đạo Công ty có những giải pháp đúng đắn để xây dựng và phát
triển Công ty theo hướng chủ động, sáng tạo, nhanh chóng khắc phục những khó
khăn, nắm bắt thời cơ đưa Công ty phát triển từng bước vững chắc với định
hướng: Hoạt động phát hành SGK và thiết bị giáo dục không nhằm vào mục tiêu
lợi nhuận nhưng vẫn phải đảm bảo hiệu quả kinh tế, lấy kết quả phục vụ sự
nghiệp GD-ĐT làm mục tiêu, hạch toán kinh doanh là phương tiện để thực hiện
mục tiêu đó. Tuyệt đối không chạy theo lợi nhuận đơn thuần, vận dụng sáng tạo
việc kinh doanh phải kết h
ợp gắn bó chặt chẽ với nhiệm vụ chuyên môn, là
phương tiện để thực hiện mục tiêu chính trị đó.
Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh Sơn La về việc cổ phần doanh nghiệp
nhà nước, Công ty cổ phần sách và TBTH được thành lập từ Đại hội đồng cổ

Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang11

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44
đông sáng lập Công ty ngày 23/02/2006 trên cơ sở cổ phần hóa doanh nghiệp
nhà nước hoạt động công ích Công ty Sách và TBTH Sơn La. Công ty chính
thức hoạt động từ ngày 10/03/2006 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh
doanhCông ty cổ phần số 24/03.000087 đăng ký kinh doanh lần đầu ngày
10/03/2006 với vốn điều lệ: 3,2 tỉ đồng tương ứng với 32 cổ đông sáng lập.
Kể từ đây Công ty chuyển sang một mô hình hoạt động mới, Công ty cổ

- Quản lý công tác phát hành của ngành GD-ĐT ở địa phương,tổ chức sản
xuất, sửa chữa thiết bị giáo dục và mặt hàng cần thiết cho nhà trường.
- Hướng dẫn bồi dưỡng kiểm tra đôn đốc các nghiệp vụ về sách giáo khoa,
thiết bị giáo dục như: Xây dựng, quản lý sử dụng sách và thiết bị giáo dục,
hướng dẫn hoạt động của thư vi
ện, phòng thí nghiệm, xưởng trường, vườn
trường, công tác sáng chế mẫu thiết bị giáo dục ở các trường học.
2. Tổ chức hoạt động kinh doanh
Cách thức hoạt động kinh doanh của Công ty được thể hiện qua bộ
máy tổ chức hoạt động kinh doanh như sau:
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức hoạt động kinh doanh
Ở Công ty Sách và TBTH Sơn La phòng Kế hoạch – Kinh doanh được
coi là trung tâm của quá trình kinh doanh. Tại đây, các chuyên viên nghiệp vụ
lên kế hoạch nhập hàng, làm hợp đồng với nhà cung cấp và cũng tại đây các
chuyên viên kinh doanh tiếp nhận và xử lý các đơn đặt hàng đồng thời đây là nơi
quản lý tất cả hệ thống kho, các cửa hàng của Công ty, các Đại lý bán lẻ…
Hệ thống cửa hàng của Công ty có mặt ở tất cả các huyện trong tỉnh;
một số cơ sở bán lẻ lớn cũng đã chấp nhận tham gia vào mạng lưới Đại lý của
công ty.
+ Sản xuất sửa chữa, bảo hành, bảo trì các loại thiết bị đồ dùng trường học
+ Xuất, nhập khẩu các loại thiết bị đồ dùng trong, ngoài ngành giáo dục -
Đào tạo

Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang14

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44
2. Quy trình nhập - mua; xuất - bán hàng hóa:
2.1. Quy trình nhập – mua:

Sơ đồ 2: Quy trình nhập mua hàng hóa.
1. Lập kế hoạch trình Giám đốc
2. Giám đốc xét, duyệt mua
3. Lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp
4. Nhà cung cấp chấp nhận đơn hàng, tiến hành chuyển hàng
5. Thông báo nhập hàng
6. Chuyển hàng đến Công ty
7. Kiểm kê hàng nhập cùng thủ kho
8. Kiểm kê, ghi nhận đối chiếu kho
9. Thanh toán cho Nhà cung cấp
10. Cuối kỳ Báo cáo Giám đốc

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44
2.2. Quy trình xuất – bán: Sơ đồ 3: Quy trình xuất bán hàng hóa
1. Khách mua hàng gửi đơn đặt hàng đến phòng Kế hoạch – Kinh doanh của
Công ty.
2. Cán bộ nghiệp vụ xem xét và viết hóa đơn trình Giám đốc ký.
3. Giám đốc xét, duyệt bán; ký hóa đơn.
4. Chuyển hóa đơn cho bộ phận kho xuất hàng
5. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn để xuất hàng cho khách mua
6. Vào thẻ kho; chuyển hóa đơn xuất, thẻ kho cho kế toán vào sổ.
7. Kiểm tra xác định số tiền phải thu và thu tiề
n từ khách hàng.
8. Cuối kỳ báo cáo Giám đốc

Phòng Kế toán
-Tài chính

- HĐQT phải thực hiện các nhiệm vụ theo điều lệCông ty đã quy định.
- Đề ra các chủ trương, định hướng và các biện pháp lớn để lãnh đạo
Công ty thực hiện.
- Quyết định các vấn đề về tổ chức, bổ nhiệm ban Giám đốc Công ty.
- Quyết
định về cơ chế quản lý nội bộ, về khiếu nại, về cổ phiếu, về cổ
tức của Công ty.
1.2.2. Ban Kiểm soát
- Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý trong quản lý, điều hành, trong ghi
chép sổ sách và các báo cáo tài chính của Công ty.

Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang17

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44
- Thẩm định các báo cáo tài chính hàng năm, kiểm tra từng vấn đề liên
quan đến quản lý, điều hành khi thấy cần thiết (hoặc theo đề nghị của Đại
hội đồng cổ đông).
- Thường xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động. Tham
khảo ý kiến của HĐQT trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên
Đại hội đồng cổ đông.
- Thực hiện các quyề
n và nhiệm vụ khác do Điều lệ Công ty quy định.
1.2.3. Ban lãnh đạo: gồm Giám đốc; Phó Giám đốc; Kế toán trưởng
1.2.3.1. Giám đốc
- Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh của
Công ty theo Nghị quyết, Quyết định của HĐQT, Nghị quyết của Đại hội
đồng cổ đông, Điều lệ Công ty và tuân thủ pháp luật.
- Quy định giá mua, giá bán nguyên liệu, sản phẩm( trừ
những sản
phẩm, dịch vụ do Nhà nước quy định).

trách, được ủy quyền. Liên đới chịu trách nhiệm những công việc đã được
bàn bạc thống nhất. Báo cáo thường ngày mọi công việc với Giám đốc Công
ty.
1.2.3.3. Phó Giám đốc Tài chính – Tổ chức
- Giúp Giám đốc xử lý các công việc của Công ty khi Giám đốc vắng
mặt ủy quy
ền lại.
- Ký hóa đơn xuất hàng cho các đơn vị đặt mua và hàng xuất sử dụng
của Công ty khi đã được duyệt.(khi Phó giám đốc Kế hoạch- Kinh doanh
vắng mặt)
- Trực tiếp chỉ đạo các phong trào: Thư viện, thiết bị, tham gia các các
cuộc thi do ngành tổ chức.
- Chăm lo đời sống tinh thần, vật chất, công tác hưu trí cơ quan.
- Theo dõi đôn đốc việc thực hiện các hợp đồng kinh tế đã
được ký.
- Chịu trách nhiệm với Giám đốc và cấp trên về phần việc được phụ
trách, được ủy quyền. Liên đới chịu trách nhiệm những công việc đã được
bàn bạc thống nhất. Báo cáo thường ngày mọi công việc với Giám đốc Công
ty.
1.2.3.4. Kế toán trưởng

Trần Hoàng Long – KT44A http://www.ebook.edu.vn Trang19

Khoa Kinh tế - Trường THNL Sơn La Báo cáo thực tập tốt nghiệp khóa 44
- Tham mưu với HĐQT, Giám đốc các vấn đề về: chủ trương kinh
doanh, chỉ đạo nghiệp vụ, đối nội, đối ngoại của đơn vị liên quan đến vấn đề
tài chính.
- Kiểm tra, kiểm soát và đôn đốc công việc của kế toán viên và các bộ
phận liên quan.
- Quản lý và tham mưu củng cố cơ sở vật chất của Công ty, cùng với

1.2.4.2. Phòng Kế toán – tài chính
- Chịu trách nhiệm triển khai các công việc về kế toán, tài chính của
Công ty theo luật định.
- Xây dựng các kế hoạch tài chính, kế hoạch huy động và sử dụng
vốn; định mức chi phí theo kế hoạch của Giám đốc Công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác kế toán theo Luật và quy định của Công
ty.
- Đảm bảo các điều kiện về kinh tế, tham mưu cho Giám đốc về việc
huy động v
ốn, xây dựng kế hoạch vay trả kịp thời để Công ty hoạt động bình
thường.
- Lập đầy đủ các chứng từ và phải hợp lệ. Số liệu phải được cập nhật
hàng ngày, báo cáo đầy đủ bất cứ lúc nào khi Giám đốc cần.
1.2.4.3. Phòng Tổ chức-Hành chính
- Chịu trách nhiệm về triển khai các công việc phục vụ nội bộ và
khách hàng của Công ty theo kế hoạch kinh doanh. Tham gia cùng các
phòng khác về ph
ục vụ kế hoạch kinh doanh toàn Công ty.
- Tổ chức quản lý, củng cố cơ sở vật chất: Đề xuất sửa chữa, mua sắm,
tu bổ cơ sở vật chất của Công ty.
- Tổ chức mua sắm, cấp phát các ấn phẩm, văn phòng phẩm phục vụ
công việc toàn cơ quan sau khi được Giám đốc duyệt.
- Tổ chức tốt công tác thư báo, công văn toàn cơ quan.
- Tổ chức các phong trào giữ
gìn vệ sinh, lao động dọn dẹp, trật tự
toàn cơ quan.
- Theo dõi và chấm công lao động toàn Công ty.
- Theo dõi, cấp Công lệnh, điều xe theo kế hoạch công tác đã được
Giám đốc duyệt.
- Theo dõi, bố trí nghỉ phép toàn cơ quan sau khi đã được Giám đốc