BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TÔ VIỆT HUỲNH

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2017


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TÔ VIỆT HUỲNH

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊN GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG


kiến thức và tạo điều kiện thật tốt cho bản thân tôi trong suốt thời gian theo
học. Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn Phó giáo sư - Tiến sĩ Bùi Đức Kháng,
người hướng dẫn khoa học đã tận tình chỉ bảo và giúp đỡ tôi trong suốt quá
trình nghiên cứu và hoàn thành bản luận văn này. Xin chân thành cảm ơn, tri


ân với thầy, cô chủ nhiệm lớp, bạn bè, đồng nghiệp, người thân và các anh,
chị cùng lớp Thạc sĩ Quản lý công HC20.N10 đã đồng hành, giúp đỡ bản thân
hoàn thành luận văn tốt nghiệp.
Để hoàn thành luận văn này tôi xin chân thành cảm ơn Thường trực
Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân, các phòng, ban của Thành phố Rạch
Giá đã nhiệt tình cung cấp thông tin, số liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi
trong suốt quá trình làm luận văn.
Xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành chính, Thường
trực Tỉnh ủy - Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang, Ban Tổ chức tỉnh, Sở Nội vụ
và trường Chính trị tỉnh Kiên Giang đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho bản
thân tôi được học lớp Thạc sĩ Quản lý công tại tỉnh nhà.
Do thời gian và điều kiện nghiên cứu của bản thân có hạn, sẽ không
tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót. Kính mong quý Thầy, Cô bạn bè đồng
nghiệp, các nhà quản lý thông cảm. Bản thân tôi mong nhận được sự góp ý
chân thành để tiếp tục hoàn thiện nội dung trên ở những công trình tiếp theo.
Một lần nữaa, tôi xin gửi những lời cảm ơn chân thành và kính chúc
quý thầy, cô đang công tác tại Học viện Hành chính Quốc gia, lãnh đạo Tỉnh
ủy - Uỷ ban nhân dân tỉnh Kiên Giang, Ban Tổ chức Tỉnh ủy, Sở Nội vụ và
thầy, cô trường Chính trị tỉnh Kiên Giang, lãnh đạo Thành phố Rạch Giá luôn
mạnh khỏe, hạnh phúc và thành công. Xin bày tỏ lòng biết ơn đến gia đình,
người thân, cùng bạn bè đồng nghiệp đã động viên, khích lệ, giúp đỡ, tạo điều
kiện tốt nhất giúp tôi trong suốt quá trình học tập và công tác.
Trân trọng cảm ơn!
Tác giả luận văn

1.1. Lý luận chung về Văn phòng............................................................09
1.1.1. Khái niệm Văn phòng................................................................09
1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng.....................................................11
1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng...............13
1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện......15
1.2.1. Vị trí, vai trò của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện..............................................................................15
1.2.2. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện.......................................................................................16
1.2.3. Nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
cấp huyện..............................................................................................19
Tiểu kết chƣơng 1...................................................................................30


CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA
VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ RẠCH GIÁ, TỈNH KIÊNG GIANG (GIAI ĐOẠN 20112016)...................................................................................................................31
2.1. Đặc điểm tình hình chung.................................................................31
2.1.1. Đặc điểm tình hình thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang.......31
2.1.2. Đặc điểm tình hình của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân thành phố Rạch Giá.......................................................33
2.2. Thực trạng về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá (giai đoạn 2010-2016)....35
2.2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự............................................35
2.2.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thành phố Rạch Giá.......................................................................47
2.3. Nhận xét chung về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá.................................60
2.3.1. Ưu điểm......................................................................................61
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân............................................................62

biệt là về đội ngũ cán bộ, chuyên viên…, song Văn phòng luôn làm tốt công
tác tham mưu, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cơ quan hành chính Nhà
nước các cấp.
Trong giai đoạn hiện nay, khoa học hoá và hiện đại hoá nền hành chính
Nhà nước đang là một trong những xu hướng chính trong cải cách hành chính
và xây dựng nền hành chính hiện đại trên thế giới. Ở Việt Nam, thực hiện
chương trình tổng thể cải cách hành chính giai đoạn 2011-2020, được chính
phủ ban hành theo nghị quyết số 30c/NQ-CP ngày 8/11/2011, nền hành chính
đã có những chuyển biến căn bản. Cùng với quá trình cải cách hành chính của
cả nước, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang đang đẩy mạnh cải cách hành
chính để vượt qua sức cản của chính mình, một trong những nội dung cải cách
hành chính mà thành phố đang quyết liệt chỉ đạo thực hiện là cải tiến phương
thức quản lý, lề lối làm việc của cơ quan hành chính.
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ cơ
quan, tổ chức nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Trong mọi hoạt
động của chính quyền các cấp, Văn phòng luôn giữ vai trò đặc biệt quan trọng,
là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, nơi thu thập xử lý thông tin
1


hỗ trợ cho hoạt động quản lý, chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo
các điều kiện vật chất cho mỗi hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị.
Trong những năm qua, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân thành phố Rạch Giá đã được quan tâm kiện toàn từng bước về tổ chức, đầu
tư cơ sở vật chất, tăng cường đội ngũ cán bộ, công chức, về cơ bản hoạt động
của Văn phòng có nhiều chuyển biến, tiến bộ. Tuy nhiên, so với yêu cầu,
nhiệm vụ vẫn còn những hạn chế như: Nhận thức của một số lãnh đạo đơn vị
và một số cán bộ, công chức về công tác Văn phòng còn chưa đúng; cơ cấu các
Bộ phận chuyên môn, sắp xếp, bố trí đội ngũ cán bộ, công chức có mặt chưa
phù họp; trình độ của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn phòng chưa

quan trọng trong công tác tham mưu, giúp việc, phục vụ cho hoạt động quản lý,
chỉ đạo, điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội ở địa phương. Vấn đề
hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động của Văn phòng trong cơ quan Nhà
nước đã có khá nhiều tác giả nghiên cứu; tuy nhiên, các công trình nghiên cứu
cụ thể về Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện còn ít, mà chủ yếu đề cập đến Văn phòng của tổ chức nói
chung, như:
- Hồ Ngọc Cẩn, “Cẩm nang tổ chức và quản trị hành chính văn phòng,
nhà xuất bản Tài chính, năm 2003.
- Nguyễn Ngọc Hiến (chủ biên), “Kỹ năng quản lý văn phòng”, học
viện Hành chính Quốc gia, năm 2006;
- Nghiêm Kỳ Hồng, “Một số vấn đề trong nghiên cứu về quản trị văn
phòng và lưu trữu học”, nhà xuất bản Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí
Minh, năm 2014.
- Nghiêm Kỳ Hồng, “Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn thư và lưu
trữ trong thời kỳ đổi mới, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, năm 2003.

3


- Tạ Hữu Ánh, “Công tác hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà
nước”, nhà xuất bản chính trị quốc gia Hồ Chí Minh, năm 2002.
- Lưu Kiếm Thanh (chủ biên), “Hành chính văn phòng trong cơ quan
Nhà nước”, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005.
- Lưu Kiếm Thanh, “Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan Nhà
nước”, nhà xuất bản Khoa học và kỷ thuật, năm 2005.
- Học viện Hành chính Quốc gia, “Giáo trình hành chính văn phòng
trong cơ quan nhà nước”, nhà xuất bản Giáo dục, năm 2005.
- Lê Văn In (Chủ nhiệm đề tài), Đề tài đổi mới tổ chức hoạt động của
văn phòng HĐND và UBND thành phố góp phần thực hiện có hiệu quả cải

3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn
3.1. Mục đích:
- Xác định tầm quan trọng của hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân thành phố.
- Phân tích tình hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân thành phố, nhằm đánh giá đúng thực trạng, tìm ra hạn
chế, nguyên nhân của những hạn chế. Từ đó, đề xuất những giải pháp hoàn
thiện tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá trong thời gian tới.
3.2. Nhiệm vụ:
Để đạt được mục đích nêu trên, luận văn có các nhiệm vụ nghiên cứu
như sau:
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận về Văn phòng nói chung và chức
năng, nhiệm vụ của Văn phòng trong hoạt động quản lý Nhà nước tại địa
phương nói riêng.
- Khảo sát tình hình thực tế về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội
5


đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá nhằm đánh giá, nhận
xét những kết quả đạt được, tìm ra những hạn chế, nguyên nhân và đưa ra
những giải pháp cụ thể để khắc phục những hạn chế, nhằm nâng cao chất lượng
hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố
Rạch Giá.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
4.1. Đối tượng:
Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang.
4.2. Phạm vi:
- Không gian:

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
- Hệ thống hóa, làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức, hoạt động của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành cấp huyện.
- Thông qua việc nghiên cứu thực trạng, phân tích ưu điểm, hạn chế và
nguyên nhân, đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng hoạt
động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch
Giá, tỉnh Kiên Giang trong thời gian tới.
- Đề tài có thể là tài liệu tham khảo cho học viên, sinh viên chuyên
ngành quản lý công và những người quan tâm đến luận văn này.
7. Kết cấu của luận văn: gồm có 3 phần
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn
được kết cấu thành 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội
đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Chương 2. Thực trạng tổ chức và hoạt động của Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang (giai đoạn
7


2011 - 2016)
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang

8


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG
HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN
1.1. Lý luận chung về Văn phòng

của cơ quan, đơn vị, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các
điều kiện vật chất cho các hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [2].
- Theo Lưu Kiếm Thanh trong cuốn Nghiệp vụ hành chính Văn phòng Công tác điều hành, tham mưu, tổng hợp, lễ tân [32] đã quan niệm Văn phòng
như sau:
+ Theo nghĩa rộng (văn phòng toàn bộ): Bao gồm toàn bộ bộ máy quản
lý của các đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với đội ngũ nhân sự làm quản trị
cho hệ thống quản lý của tổ chức, nó bao gồm cả toàn bộ cơ sở vật chất kỹ
thuật và môi trường phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ
thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong
hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức [32].
+ Theo nghĩa hẹp: Chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc
trong chức năng được giao, là một bộ phận cấu thành trong cơ cấu tổ chức,
chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao. Văn Phòng chức năng không phải
là pháp nhân độc lập trong các quan hệ đối ngoại [32].
Nói chung, dù được hiểu theo nghĩa nào thì Văn phòng cũng là một thực
tế tồn tại khách quan có hệ thống cơ cấu, được quản lý, điều hành theo mục
tiêu nhất định. Nhưng thông thường thì thuật ngữ “Văn phòng” tồn tại theo
nghĩa hẹp được chấp nhận nhiều hơn để tránh trùng lắp với một tổ chức, cơ
quan, đơn vị.
Từ những khái niệm khác nhau về Văn phòng, có thể đưa ra một định
nghĩa chung về Văn phòng như sau: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp
10


của cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản
lý; là nơi thực hiện các dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Theo nghĩa chung nhất, văn phòng được hiểu là một đơn vị tổ chức
thuộc cơ cấu của một cơ quan tổ chức, có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp
việc cho lãnh đạo và đảm bảo hậu cần, kỹ thuật nhằm góp phần cho cơ quan đó

việc một cách bình thường.
Văn phòng còn là đơn vị trực tiếp giúp lãnh đạo tổ chức, cơ quan điều
hành công việc và các hoạt động của cơ quan; đồng thời là trung tâm tổng hợp
phục vụ lãnh đạo và quản lý; văn phòng là “bộ nhớ”, „tai mắt” của lãnh đạo cơ
quan và là đơn vị có điều kiện làm chức năng tham mưu hơn các bộ phận khác
do có đầy đủ cơ sở dữ liệu thông tin, có các nguồn, các kênh thông tin khác
nhau để phân tích và xử lý tổng hợp tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Văn phòng trong cơ quan tổ chức, đơn vị có vai trò trợ thủ đắc lực giúp
cho thủ trưởng quản lý điều hành mọi công việc của cơ quan. Làm tốt công tác
hành chánh văn phòng, có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả làm việc của cán
bộ, công chức và toàn cơ quan; giải phóng cho thủ trưởng tình trạng sự vụ
không đáng có, tập trung vào những công việc chính, quan trọng, chỉ đạo điều
hành công việc khoa học.
- Đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp
nhàng trong cơ quan, đơn vi; cung cấp kịp thời các thông tin trong hoạt động
quản lý. Tiếp nhận, thu thập, xử lý, phân loại, dự báo thông tin cung cấp kịp
thời cho lãnh đạo đề ra các quyết định hiệu quả, chính xác.
- Giảm bớt các thủ tục hành chính trong cơ quan giúp các hoạt động
trong cơ quan diễn ra một cách nhanh chóng, thông suốt và giảm thiểu những
hoạt động và chi phí không cần thiết.

12


- Việc bố trí các địa điểm làm việc, cơ sở vật chất, tài chính và các
phương tiện khác có ý nghĩa rất quan trọng khi các nguồn nhân lực được bố trí
hợp lý và khoa học, giảm chi phí rất lớn cho cơ quan, đơn vị.
1.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của Văn phòng
Hoạt động của Văn phòng chịu tác động bởi nhiều yếu tố bên ngoài và
bên trong của cơ quan, đơn vị, tổ chức. Các yếu tố bên ngoài ảnh hưởng gián

liên quan đến mỗi con người trong toàn thể cơ quan, đơn vị. Ở đây đòi hỏi con
người ở sự hiểu biết và phối hợp hành động, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho
Văn phòng thực hiện chức năng nhiệm vụ quyền hạn của mình. Nếu cán bộ
trong cơ quan hiểu rõ và hỗ trợ cho công tác văn phòng thì công tác sẽ thực
hiện thuận lợi; ngược lại, nếu có nhiều người ở các bộ phận chuyên môn không
nắm vững hoặc có thái độ không đúng mực với công việc, thì công việc sẽ gặp
nhiều khó khăn.
+ Thứ ba, trong mỗi cơ quan thì quy chế hoạt động và những qui định về
lề lối làm việc ở từng bộ phận có ý nghĩa hết sức quan trọng, những quy định
ấy góp phần tạo lập và ràng buộc các bộ phận với nhau và giữa từng con người
với con người. Nếu quy chế làm việc không được xây dựng cụ thể, rõ ràng,
từng con người làm việc riêng lẻ không có sự hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau thì
không thể đạt được mục tiêu hoạt động của cơ quan, Văn phòng không phát
huy được vai trò, chức năng của mình.
+ Thứ tư, cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là điều kiện quan trọng
của công việc làm ảnh hưởng đến năng suất lao động trong cơ quan, công sở.
Thiết bị văn phòng không chỉ hợp lý, tiện lợi mà còn cần đảm bảo tính thẫm
mỹ. Hiện nay, các thiết bị phục vụ hoạt động của Văn phòng đã và đang được
nâng cấp, trang bị mới, nhưng nhìn chung vẫn còn thiếu thốn, phương tiện làm
việc còn chưa đảm bảo. Việc tin học hóa nền hành chính nói chung, việc sử
dụng hiệu quả trang thiết bị tin học nói riêng hiện nay đang được triển khai
14


mạnh mẽ, do đó đòi hỏi năng lực, trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của
đội ngũ cán bộ, công chức vào hoạt động văn phòng càng phải được nâng cao
hơn nữa.
1.2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện
1.2.1. Vị trí, vai trò của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân cấp huyện

trong công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện nhiệm vụ chính trị và các chỉ tiêu,
nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội tại địa phương.
Do vị trí, vai trò quan trọng của Văn phòng, nên trong các hoạt động của
mình các cơ quan, đơn vị cần phải luôn quan tâm củng cố bộ máy tổ chức, tạo
điều kiện phát triển và nâng cao chất lượng hoạt động của Văn phòng, từ đó sẽ
thúc đẩy và nâng cao chất lượng hoạt động của các phòng, ban chuyên môn
khác trong Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.
1.2.2. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện
Việc xác định chức năng của Văn phòng tùy thuộc vào quy mô, tổ chức
của mỗi cơ quan, đơn vị; tuy nhiên qua nghiên cứu và thực tiễn thì Văn phòng
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp huyện có hai chức năng chính là:
tham mưu, tổng hợp và đảm bảo hậu cần. Hai chức năng này vừa tồn tại độc
lập vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan
phải tồn tại Văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
- Chức năng tham mƣu, tổng hợp:
Cùng với quá trình cải cách hành chính, đổi mới hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, chức năng tham mưu, tổng hợp của Văn phòng được coi là chức
năng cơ bản nhất của Văn phòng, đây là hoạt động cần thiết cho công tác quản
lý. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác
Văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý
16


thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Muốn có được
những quyết định đúng đắn, khoa học, người thủ trưởng không thể chỉ dựa vào
ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý
kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp. Việc thu thập,
phân tích và tổng hợp những ý kiến đó thông thường và phần lớn được thực
hiện bởi Văn phòng. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó