LỜI CẢM ƠN
Thực hiện kế hoạch của trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội về việc thực tập
tốt nghiệp lớp ĐH- Quản Trị Văn Phòng K13a, khóa 2013-2017 Khoa Quản Trị
Văn Phòng cùng với sự giúp đỡ của Ban giám đốc Công ty Cổ Phần Xây Dựng
Thương Mại và Thiết Bị Việt Tín đã tạo điều kiện tiếp nhận tôi về thực tập. Thời
gian thực tập từ 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 . Trong thời gian thực tập
được sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo công ty và cán bộ, nhân viên công ty đặc biệt
là cán bộ, nhân viên Quản trị văn phòng, phòng Tổ chức- Hành chính, cán bộ
Văn thư-lưu trữ đã tạo điều kiện cho tôi áp dụng lý thuyết được trang bị vào
công việc thực tiễn, được rèn luyện kỹ năng làm việc và nâng cao trình độ
nghiệp vụ.
Đặc biệt với sự hướng dẫn của thầy giáo, Th.S Nguyễn Đăng Việt đã
truyền cho tôi niềm say mê công việc, hướng dẫn, chỉ bảo chi tiết khi tôi thực
hiện viết đề tài báo cáo thực tập tốt nghiệp.
Bài báo cáo thực tập là kết quả tôi thực tập tốt nghiệp tại công ty, xong
vốn kiến thức hạn chế, cùng với thời gian hạn hẹp, bản thân cũng đã có nhiều cố
gắng để hoàn thành bài báo cáo nhưng vẫn không thể tránh khỏi những sai xót vì
vậy tôi rất mong nhận được sự nhận xét, các ý kiến đóng góp của thầy cô nhà
Trường và các cô chú, anh chị làm việc tại Công ty để giúp tôi hoàn thành tốt
hơn nữa trong thực tiễn sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Trường Đại Học Nội vụ Hà
Nội, các thầy, cô giáo trong Khoa Quản Trị Văn Phòng và Ban giám đốc Công
ty Cổ Phần Xây Dựng Thương Mại và Thiết Bị Việt Tín đã giúp tôi hoàn thành
đợt thực tập và hoàn thành bài, đề tài báo cáo tốt nghiệp này.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN


A.PHẦN MỞ ĐẦU

- Đề tài nghiên cứu báo cáo đưa ra những thực trạng, những công bố dựa
3


trên tình hình thực tiễn được hoạt động tại Công ty.Nêu lên được những số liệu
mang tính riêng biệt và kết quả thực tế cần được phát huy về hoạt động văn
phòng, văn thư-lưu trữ tại Công ty.
3. Mục tiêu nghiên cứu.
Đề tài báo cáo thực tập nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư- lưu trữ.
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản trong hoạt động của văn phòng trong
công tác tổ chức quản lý văn thư- lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá, nghiên cứu thực trạng hoạt động của văn phòng
trong công tác tổ chức quản lý văn thư- lưu trữ của công ty.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu.
- Từ quá trình thực tập, từ những khảo sát, đánh giá thực tế, thực trạng
hoạt động văn phòng trong công tác tổ chức quản lý văn thư-lưu trữ, thực trạng
hoạt động công tác văn thư- lưu trữ của công ty từ đó thấy được những ưu điểm
hạn chế nhằm đưa ra những giải pháp đối với công ty để nâng cao công tác tổ
chức quản lý về văn thư-lưu trữ.
5. Đối tượng phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là lý thuyết về văn thư- lưu
trữ và thực tiễn các hoạt động văn thư- lưu trữ, hoạt động văn phòng tại Công ty
bao gồm:
- Lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của Công ty.
- Thực trạng các hoạt động văn phòng của Công ty về công tác tổ chức,
quản lý về văn thư- lưu trữ.
- Thực trạng công tác văn thư- lưu trữ của công ty.
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư- lưu trữ của Công ty về ưu
điểm, hạn chế và nguyên nhân hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra các biện pháp, giải

Phần B: Phần nội dung gồm:
Chương 1: Lý luận chung về những vấn đề cơ bản trong công tác tổ chức,
quản lý văn thư- lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức, quản lý văn thư lưu-trữ tại Công
ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác
văn thư- lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và thiết bị Việt Tín.
Phần C: Kết luận.
Phân D: Phụ lục.

5


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VĂN THƯ-LƯU TRỮ
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết
văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ
chức, doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị, lực lượng vũ
trang. Nói cách khác công tác văn thư là bộ phận quan trọng của văn bản giấy tờ
, là một phần của quá trình xử lý thông tin, cung cấp thông tin, chọn lọc thông
tin, phục vụ công tác tra tìm, cung cấp văn bản cho lãnh đạo.
1.1.2. Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư là công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, trong đó có
soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan , tổ chức,

trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được
nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần
phải được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn
chỉnh văn bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng
được đảm bảo và tăng lên bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi hơn để triển khai và thực hiện các nghiệp vụ của mình.
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác giấy tờ, do đó trong quá
trình thực hiện cần đảm bảo những yêu cầu cơ bản sau đây:
- Nhanh chóng:
Trong quá trình thực tập cho thấy thực tế quá trình giải quyết công việc
của Công ty phụ thuộc vào nhiều việc xây dựng văn bản, việc tổ chức, quản lý
và giải quyết văn bản. Vì vậy xây dựng văn bản phải kịp thời nhanh chóng góp
phần vào việc giải quyết nhanh và gọn công việc của Công ty.
- Chính xác:
Công tác văn thư vô cùng quan trọng đặc biệt là phần nội dung, do đó
phải thật chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối
về mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên. Dẫn chứng
hoặc trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rỗ ràng.
Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể
7


thức văn bản do Nhà nước quy định, chính xác về khâu kĩ thuật nghiệp vụ của
văn thư. Yêu cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh
máy, đăng kí văn bản đến, văn bản đi trong quá trình tiếp nhận và chuyển giao
văn bản.
- Bí mật:
Trong quá trình quản lý văn bản đến, văn bản đi thì nội dung văn bản đến,
văn bản đi của Công ty có nhiều điều thuộc phạm vi bí mật của Công ty, của

- Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi
việc giải quyết văn bản đến.
- Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu.
- Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu.
- Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu.
- Sử dụng và quản lý con dấu.
Cụ thể:
1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ
hay kí hiệu nhất định.
Để thực hiện tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân
viên văn thư cần phải thực hiện đầy đủ và đã đảm bảo đúng thể thức, yếu tố văn
bản quy định, sử dụng đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức
năng , nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan ban hành văn bản.
Căn cứ vào từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây
dựng văn bản theo các phương pháp soạn thảo đề cương hoặc soạn thảo trực tiếp
trên máy vi tính.
Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn
bản, để việc tổ chức, quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo
một quy trình chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại soạn thảo, trình ký, in ấn,
phát hành bảo đảm yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Các cơ
quan, công ty, doanh nghiệp xây dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn dã thực hiện và điều kiện thực hiện và điều kiện thực
tế về cơ cấu cơ quan, tổ chức. Quy chế đó đã được phổ biến rộng rãi tới từng
đơn vị bộ phận, nhân viên, cá nhân trong cơ quan liên quan đến công văn giấy tờ
biết để thực hiện.
Quy trình soạn thảo văn bản:
Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản
- Mục đích: đưa ra một quyết định, chủ trương biện pháp cần thiết để
hướng dẫn giải quyết văn bản cấp trên hay giải quyết vấn để búc xúc trong xã

- Văn bản phải được xem xét, duyệt và ký theo thẩm quyền được giao cả
về nội dung và hình thức.
Bước 5: Ban hành và triển khai văn bản.
- Văn thư của cơ quan đảm bảo phát hành kịp thời theo đúng nhiệm, ghi
sổ văn bản, ngày, tháng vào sổ, công văn đi kịp thời, chính xác và giúp thủ
10


trưởng triển khai văn bản, theo dõi thực hiện văn bản và sơ kết, tổng kết báo cáo
cho thủ trưởng.
Quá trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là:
+ Quản lý chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo văn bản phát hành được sử
dụng làm công cụ đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của
cơ quan, tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Văn bản phải đăng kí không để mất
mát trong quá trình lưu chuyển và sử dụng văn bản., khi đã sử dụng xong văn
bản phải đưa vào sổ lưu trữ.
+ Văn bản phải đảm bảo bí mật.
+ Văn bản phải được giải quyêt nhanh chóng và chính xác.
1.1.5.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là văn bản, tài liệu thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi
khác đến bao gồm văn bản pháp quy, công văn, thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án,
đơn hàng...
= Thủ tục tiếp nhận
Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản
Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra hồ sơ bộ về số
lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có.
Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận.
Nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian nhận muộn hơn so
với thời gian ghi trên bao bì đối với văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì phải báo cáo cho
người phụ trách và lập biên bản với người đưa văn thư nếu cần thiết.

toán...
- Mọi văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu
đến, ghi sổ vào ngày đến.
- Đối với văn bản fax phải chụp lại trước khi đóng dấu.
- Văn bản chuyển qua mạng có thể in ra và đóng dấu.
- Các văn bản không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng
dấu mà được chuyển thẳng đến bộ phận hay cá nhân.
Bước 4: Vào sổ đăng kí văn bản đến
- Mọi văn bản sau khi đóng dấu phải được đăng ký vào sổ văn bản đến
hoặc cơ sở dữ liệu văn bản trên hệ thống máy vi tính.
- Khi vào sổ đăng ký phải ghi rõ ràng, chính xác, không dùng bút chì, bút
đỏ, không viết tắt, không viết từ ngữ hay cụm tù khó hiểu.
- Văn bản đến ngày nào thì vào sổ và chuyển giao ngày đó, tùy theo từng
văn bản cụ thể có thể dùng nhiều hay một sổ đăng ký.
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt
12


- Sau khi đăng ký văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm
quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
- Người có tránh nhiệm, thẩm quyền căn cứ nội dung văn bản đến, quy
chế làm việc của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoặc công tác của các đơn
vị cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn
giải quyết văn bản( trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản liên quan đến
nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì phải xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân, chủ
trì, đơn vị, cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết.
- Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục “chuyển ” trong dấu “ đến”,
ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến nếu có được ghi vào
phiếu riêng.
- Tiếp sau văn bản được chuyển trở lại đến văn thư để đăng ký bổ sung

- Căn cứ quyết định cụ thể của cơ quan, tổ chức, nhân viên văn thư có
nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn bản đến bao gồm: Tổng số văn bản đến, văn bản
đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết..,.
để báo cáo cho người được giao trách nhiệm. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa
ứng dụng máy vi tính để theo đõi việc giải quyết văn bản đến thì nhân viên văn
thư phải lập hồ sơ để theo dõi việc giải quyết.
1.1.5.3. Việc giải quyết văn bản đi:
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
- Nhân viên văn thư tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo về việc hoàn thành
văn bản và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc.
- Do yêu cầu về việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị mà xuất hiện yêu
cầu soạn thảo văn bản. Các văn bản ban hành chủ yếu là các quyết định về hoạt
động của cơ quan, tổ chức, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất, kinh doanh theo
quý, năm của cơ quan, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động của cơ
quan,tổ chức.
Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
- Nghiên cứu các văn bản nội dung thông tin liên quan đến vụ việc giải
quyết. Sau khi đã đầy đủ thông tin thì tiến hành soạn thảo trên máy tính theo các
kiểu mẫu của cơ quan và khi soạn thảo cần đảm bảo nội dung dễ hiểu, rỗ ràng,
dễ đọc, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý.
Bước 3: Duyệt văn bản
- Đối với văn bản phải trình bàu lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến của lãnh
đạọ cấp đơn vị và đồng thời phải “ ký nháy” vào văn bản “ ký vào phía bên phải
dòng chức danh của người ký văn bản”
Bước 4: Kiểm tra hồ sơ
14


= Phòng hành chính sẽ kiểm tra hồ sơ bào gồm
+ phiếu trình giải quyết công việc

15


được vào sổ đăng ký phát hành và vào sổ chuyển công văn.
Bươc 8: Sắp xếp và lưu văn thư
- Mọi văn bản đi đều phải được giữ ở bộ phận lưu 2 bản một bản để lưu ở
hồ sơ theo dõi công việc của đơn vị thừa hành, một bản lưu ở văn thư.
1.1.5.4. Xử lý văn bản mật
a. Chế độc chuyển giao
- Sổ đăng ký văn bản mật( đến và đi) dựa theo biểu mẫu của sổ đăng ký
văn bản thường( đến và đi) nó chỉ thêm một cột “ mức độ mật” sau cột “ trích
yếu”
- Nếu văn bản mật đến có đề “ tối mật” hoặc “ tuyệt mật” thì được thủ
trưởng cơ quan hoặc người có ủy quyền bóc bì và chỉ người được giao nhiệm
vụ quản lý các văn bản mật, tối mật, tuyệt mật mới được làm nhiệm vụ đăng ký
vào sổ các văn bản này.
- Văn bản mật tối mật, tuyệt mật chuyển đi thì phải dùng 2 phong bì và
chúng ta chỉ đóng dấu vào văn bản và bì bên trong đồng thời ghi rõ số hiệu, ký
hiệu nơi nhận và các dấu mật, tối mật, tuyệt mật lên bì trên bên trong sau đó
chuyển cho văn thư làm bì ngoài. Bì ngoài chỉ để ghi nơi gửi, nơi nhận kèm theo
phiếu chuyển.
b. Giải quyết văn bản mật
- Chi phổ biến nội dung văn bản mật cho những đối tượng cần biết hoặc
có trách nhiệm thi hành.
- Không được mnag văn bản mật về nhà.
- Khi giải quyết công việc đối với các văn bản mật không được ghi chép
những điều bí mật vào giấy hoặc sổ tay nếu chưa được cơ quan quản lý vào sổ
và đánh số.
- Nếu cán bộ đi công tác xa cần phải mang theo văn bản mật thì chỉ được
mang những văn bản liên quan đến nhiệm vụ được giao và phải có trách nhiệm

- Hồ sơ là toàn bộ các văn bản, tài liệu công bố các kết quả đạt được hay
cung cấp các bằng chứng về các hoạt động được thực hiện tại cơ quan như: Hồ
sơ tuyển dụng, hồ sơ lao động, hồ sơ giải quyết khiếu nại của khách hàng...
- Hồ sơ là một tập hoặc một văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề ,
một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết văn bản
đó.
- Công tác quản lý hồ sơ gồm những công việc sau:
a. Sử dụng hồ sơ
- Hồ sơ là tài sản của cơ quan, không ai được tùy ý hủy, chiếm làm của
riêng hoặc mang đi nơi khác nếu không được người có thẩm quyền cho phép.
17


- Các hồ sơ phải được sủ dụng đúng mục đích, phạm vi và quyền hạn.
- Tất cả nhân viên đều được phép tiếp cận hồ sơ trong bộ phận của
mình( trừ hồ sơ mật) và phải có trách nhiệm bảo quản sắp xếp khoa học sau khi
sử dụng.
- Nếu có nhu cầu sử dụng hồ sơ của bộ phận khác, hoặc sao chụp hồ sơ
phải có sự đồng ý của trưởng phòng ban quản lý hồ sơ.
- Việc mượn hồ sơ phải đảm bảo đúng quy trình và nguyên tắc cơ quan.
b. Xác định hồ sơ lưu.
- Văn phòng có trách nhiệm phối hợp cùng với trưởng các bộ phận liên
quan tập hợp toàn bộ hồ sơ và lập danh mục hồ sơ lưu để trình lãnh đạo phê
duyệt.
- Danh mục hồ sơ của cơ quan được chuyển cho các bộ phận làm căn cứ
để họ lập danh mục hồ sơ cho bộ phận mình.
- Ít nhất một năm phải có một lần văn phòng cùng đại diện lãnh đạo của
mỗi bộ phận xem xét lại danh mục hồ sơ cho bộ phận mình.
- Trong trường hợp phát sinh hồ sơ mới, quy trình bổ sung và ban hành sẽ
tương tự như ban hành tài liệu mới.

- Bộ phận cá nhân được giao trách nhiệm lưu giữ phải có bộ phận bảo
quản tốt, đảm bảo an toàn cho hồ sơ tùy theo tầm quan trọng và đặc tính từng
loại hồ sơ. Khi có nhu cầu cung ứng các phương tiện và thiết bị bảo quản phải
trình kịp thời lên lãnh đạo cơ quan để giải quyết. Khi phát hiện có bất kì sự cố
nào về hồ sơ phải báo kịp thời cho trưởng bộ phận xem xét giải quyết hoặc cho ý
kiến chỉ đạo.
- Tùy thuộc vào tính chất quan trọng của hồ sơ, lãnh đạo cơ quan quyết
định mức độ bảo mật, trưởng phòng ban triển khai thực hiện và quyết định bổ
sung chi tiết nhưng không được trái với quy định của cơ quan.
- Lãnh đạo cơ quan phải xem xét việc ban hành những quyết định cụ thể
về việc bảo quản hồ sơ khi cần thiết và có biện pháp xử lý khi cán bộ nhân viên
có vi phạm.
g. Cập nhật hồ sơ
- Khi phát hiện hồ sơ mới trong vòng tối đa nửa tháng mỗi bộ phận có
trách nhiệm cập nhật vào danh mục hồ sơ. Mỗi hồ sơ phải bao gồm các dữ liệu
theo quy định.
- Trong quá trình thực hiện công việc, người thực hiện có trách nhiệm tập
hợp các bằng chứng liên quan đến từng vấn đề lưu vào hố sơ.
h. Kiểm tra thời gian lưu trữ
- Căn cứ xác định thời gian lưu trữ tại các phòng ban như sau:
19


+ Yêu cầu của pháp luật
+ Nhu cầu tái sử dụng các dữ liệu trong hồ sơ
+ Yêu cầu của hợp đồng đơn hàng
+ Thời gian, vòng đời cảu sản phẩm dịch vụ
+ Yêu cầu khác do các bên hữa quan đưa ra
+ Yêu cầu chủ quan của cơ quan
i. Hủy hồ sơ

Hoạt động lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội. Cho nên công tác lưu trữ là
một mắt xích không thể thiếu ytrong hoạt động của bộ máy Nhà nước, cơ quan,
văn phòng, công ty.
Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:
- Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ.
- Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ, thu thập, bổ sung tài liệu lưu
trữ, bảo quản, bảo về an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ là sự lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn
bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, công ty để làm bằng chứng tra cứu thông tin cần thiết trong quá trình hoạt
động và phục vụ điều tra.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được
chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ và các nhu cầu chính
đáng của nhân dân, xã hội.
Như vậy: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước
bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ
chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
1.2.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ ra đời do đồi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu.
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quá trình xử lý thông
tin, là nội dung quan trọng trong hoatju động văn phòng, Công tác lưu trữ có ảnh
hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý cơ quan.
Vai trò của công tác lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính Nhà
nước, quản lý sản xuất kinh doanh được thể hiện ở những khí cạnh cụ thê:
- Hoạt động khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có
thể từ nhiều nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò

cũng là thành phần tài liệu chủ yếu của Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
- Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý và chính xác nhất
cho hoạt động quản lý, khắc phục tệ quan liêu, nâng cao hiệu quả quản lý. Công
tác lưu trữ góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, xây dựng
một nền hành chính hiện đại, tiến tiến.
22


- Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn giấy tờ là một trong những điều
kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị. Công việc của
mỗi cơ quan, xí nghiệp, công ty tiến hành nhanh hay chậm thiết thục hay quan
liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt, đúng hay không do việc giữ gìn hồ sơ, tài
liệu được cẩn thận hay không.
Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ
thể chế nền hành chính Nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp
phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Sử dụng thông tin từ văn bản quản
lý Nhà nước để theo dõi, điều hành, kiểm tra công việc cơ quan một cách khoa
học, hệ thống có căn cứ chính xác. Kiểm tra là điều kiện tất yêu để đảm bảo cho
hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước có hiệu quả.
- Hồ sơ tài liệu lưu trữ là chứng từ chân thật, có độ chính xác cao để các
cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đứng đắn của quá
trình giải quyết công việc, từ đó kiểm tra, đánh giá hột động của cơ quan trong
bộ máy Nhà nước. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các
hành vi hành chính trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ
quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các chanh chấp giữa các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, giải quyết các quan hệ pháp lý trong quản lý hành chính.
1.2.3. Chức năng của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với các chức năng
bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Do đó công tác lưu trữ có những chức
năng sau:

hội.
Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc bí
mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn âm mưa đánh cắp các bí mật quốc
gia trong tài liệu. Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể
hiện đầy đủ, tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật tài liệu, cán bộ lưu trữ là
những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc luôn cảnh
giác và có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật
tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.
c. Nội dung công tác lưu trữ gồm:
- Phân loại tài liệu lưu trữu.
- Xác định giá trị tài liệu.
- Thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tiêu hủy tài liệu lưu trữ.
Cụ thể:
*) Phân loại tài liệu lưu trữ.
- Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phan chia tài liệu thành các nhóm, các
khối hoặc các đơn vị chi tiết hơn thành các tài liệu lớn nhỏ khác nhau dựa vào
24


đặc điểm của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách có
hiệu quả các tài liệu đó.
- Phân loại tài liệu lưu trữ nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm
làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và
các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí
nghiệp, cá nhân đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng bảo
quản tài liệu được thuận lợi và an toàn.
- Việc phân loại tài liệu lưu trữ đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích
hợp với yêu cầu sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại tài