LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài với tên: tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng tại Công ty cổ phần
may Thăng Long” .
Tôi xin cam đoan đây là bài làm của tôi trong thời gian qua.Tôi xin
chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng
trong quá trình thực hiện đề tài này.
Hà Nội, tháng 05 năm 2017


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập, tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên
Lâm Thu Hằng trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Trong quá trình làm bài tôi cũng gặp khá nhiều khó khăn, do trình độ
còn hạn chế không có nhiều kinh nghiệm và nhiều nguyên nhân khác nên dù
cố gắng song đề tài của tôi cũng không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì
thế, tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô trong khoa
trong trường cũng như của các bạn đọc.
Những ý kiến của mọi người sẽ giúp tôi nhận ra những thiếu sót của
mình và qua đó tôi cũng rút ra kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trong
những lần thực hiện sau.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu:
- Cơ sở lý luận về văn phòng và nghiên cứu thực tiễn các hoạt động của
văn phòng tại Công ty cổ phần may Thăng Long.
- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh của công
ty và đặc biệt là bộ phận văn phòng của công ty.
5


- Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch của Công ty cổ
phần may Thăng Long
- Đánh giá hiệu quả các hoạt động văn phòng tại công ty. Trên cơ sở đó
đưa ra một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả và góp phần hoàn thiện công
tác văn phòng tại công ty.
Phạm vi nghiên cứu của bài tiểu luận: Tìm hiểu, nghiên cứu, thu thập
và xử lý thông tin về Thực trạng công tác xây dựng chương trình kế hoạch
của Công ty cổ phần may Thăng Long
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Qua việc nghiên cứu, tìm hiểu cơ sở lý luận về chương trình kế hoạch và
công tác xây dựng chương trình kế hoạch, từ đó đánh giá chỉ ra được thực
trạng hiện nay và đưa ra những giải pháp để góp phần vào việc vững chuyên
môn nghiệp vụ, giúp ích cho quá trìnhxây dựng chương trình kế hoạch của
doanh nghiệp.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được
sử dụng
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa những thông tin, tài liệu đã
có.
- Phương pháp điều tra khảo sát thông tin về công ty
- Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử

- Tên công ty : Công ty cổ phần may Thăng Long
- Tên giao dịch : Thang Long Garment Joint Stock Company
- Tên viết tắt : Thaloga
- Địa chỉ trụ sở chính : 250 - Minh Khai - Hai Bà Trưng - Hà Nội
- Điện thoại : (84) 04 8623372,

Fax: (84) 04 8623374

- Email: [email protected]
- Website: www.thaloga.vn
Công ty cổ phần May Thăng Long được thành lập ngày 08/05/1958 tiền
thân là Công ty May mặc xuất khẩu; tháng 8/1965 được đổi thành Xí nghiệp
may mặc xuất khẩu trực thuộc Tổng công ty xuất nhập khẩu tạp phẩm TOCONTAP, Bộ Ngoại thương. Năm 1979, được đổi tên thành Xí nghiệp
may Thăng Long thuộc Liên hiệp xí nghiệp may - Bộ công nghiệp nhẹ. Tháng
3/1992 được đổi tên thành Công ty May Thăng Long theo quyết định số:
218/BCN-TCLC của Bộ công nghiệp nhẹ; trực thuộc Tập đoàn Dệt May Việt
Nam. Tháng 10/2003 Công ty May Thăng Long được chuyển đổi từ doanh
nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần May Thăng Long, nhà nước nắm
giữ cổ phần chi phối 51% theo quyết định số : 165/TCLĐ-BCN ngày
14/10/2003 của Bộ trưởng Bộ công nghiệp và công ty hoạt động hoạt động
theo Luật doanh nghiệp. Tháng 12/2006 Công ty cổ phần May Thăng Long
thực hiện việc đấu giá bán cổ phần thuộc sở hữu nhà nước tại doanh nghiệp,
để chuyển thành Công ty cổ phần May Thăng Long 100% vốn thuộc các cổ
đông ngoài nhà nước.
Chặng đường dài 50 năm xây dựng và phát triển của Công ty May
Thăng Long có thể nói là một chặng đường đầy gian khó thử thạch và phấn
8


đấu vươn lên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Vinh dự là một đơn vị đầu tiên


hoạch 5 năm lần thứ hai. Trong các năm 1976 - 1980 Công ty đã tập trung vào
một số hoạt động chính như: Triển khai thực hiện là đơn vị thí điểm của
ngành may, trang bị thêm máy móc, nghiên cứu cải tiến dây chuyền công
nghệ. Năm 1979, Công ty được Bộ quyết định đổi tên thành Xí nghiệp may
Thăng Long.
Bước vào thực hiện kế hoạch 5 năm lần thứ 3 (1980 -1985) trước
những đòi hỏi ngày càng cao của sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội, Công
ty đã không ngừng đổi mới và phát triển. Trong quá trình chuyển hướng trong
thời gian này, Công ty luôn chủ động tạo nguồn nguyên liệu để giữ vững tiến
độ sản xuất, thực hiện liên kết với nhiều cơ sở dịch vụ của Bộ ngoại thương
để nhận thêm nguyên liệu. Giữ vững nhịp độ tăng trưởng từng năm, năm 1981
Công ty giao 2.669.771 sản phẩm, năm 1985 giao 3.382.270 sản phẩm sang
các nước: Liên Xô, Pháp, Đức, Thuỵ Điển. Ghi nhận chặng đường 25 năm
phấn đấu của Công ty, năm 1983 Nhà nước đã trao tặng Xí nghiệp may Thăng
Long Huân chương lao động hạng nhì.
Cuối năm 1986 cơ chế bao cấp được xoá bỏ và thay bằng cơ chế thị
trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp lúc này phải tự
tìm bạn hàng, đối tác. Đến năm 1990, Liên bang cộng hoà xã hội chủ nghĩa
Xô Viết tan rã và các nước xã hội chủ nghĩa ở Đông Âu sụp đổ thị trường của
Công ty thu hẹp dần. Đứng trước những khó khăn này, lãnh đạo của Công ty
may Thăng Long đã quyết định tổ chức lại sản xuất, đầu tư hơn 20 tỷ đồng để
thay thế toàn bộ hệ thống thiết bị cũ của Cộng hoà dân chủ Đức (TEXTIMA)
trước đây bằng thiết bị mới của Cộng hoà liên bang Đức (FAAP), Nhật Bản
(JUKI). Đồng thời công ty hết sức chú trọng đến việc tìm kiếm và mở rộng thị
trường xuất khẩu, Công ty đã ký nhiều hợp đồng xuất khẩu với các công ty ở
Pháp, Đức, Thuỵ Điển, Hàn Quốc, Nhật Bản.
Với những sự thay đổi hiệu quả trên, năm 1991 Xí nghiệp may Thăng
Long là đợn vị đầu tiên trong ngành may được Nhà Nước cấp giấy phép xuất
nhập khẩu trực tiếp. Công ty được trực tiếp ký hợp đồng và tiếp cận với khách

động, khi có nhu cầu và đủ điều kiện Công ty sẽ phát hành thêm cổ phiếu
hoặc trái phiếu để huy động vốn đầu tư phát triển sản xuất kinh doanh. Theo
11


phương án cổ phần hoá: Công ty có vốn điều lệ là 23.306.700.000 đồng được
chia thành 233.067 cổ phần, mệnh giá của mỗi cổ phần là 100.000đồng.
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty
Chức năng của Công ty:
Khai thác và sử dụng có hiệu quả tài sản và nguồn vốn, lao động để
phát triển sản xuất, tìm nhiều mặt hàng, đồng thời nghiên cứu, ứng dụng khoa
học kỹ thuật để phát triển sản xất, mở rộng thị trường.
Nhiệm vụ của Công ty:
Xây dựng và thực hiện đầy đủ các kế hoạch sản xuất kinh doanh. đáp
ứng nhu cầu may mặc của mọi tầng lớp trong xã hội đồng thời hoàn thành
nghĩa vụ với nhà nước, tổ chức tốt đời sống cho cán bộ công nhân viên trong
Công ty.

12


1.1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Tổng Giám Đốc

Phó TGĐ điều hành kỹ thuật

Phó TGĐ điều hành sản xuất

Phó TGĐ điều hành nội chính


Nhân viên thống kê PX

Xn thiết kế TTK
XN III Kho ngoại quan
Xưởng SX nhựa
XN may Hà Nam
XN may Nam Hải
XN phụ trợ

PX thêu

Mô hình tổ chức quản lý ở Công TyCổ Phần May Thăng Long

13

PX mài


1.2. Khái quát chung về văn phòng Công ty cổ phần may Thăng
Long
1.2.1. Chức năng
Xuất phát từ quan niệm trên về văn phòng và công tác văn phòng, có
thể thấy văn phòng có 2 chức năng cơ bản sau:
* Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là nhằm mục đích trợ giúp cho thủ trưởng có cơ sở để lựa
chọn quyết định quản lý tối ưu phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan,
tổ chức đó.
Muốn có những quyết định đúng đắn, kịp thời có cơ sở và mang tính
khoa học, người ra quyết định phải nắm được nhiều lĩnh vực. phải có mặt ớ

hoạt động.
Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính
chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ
chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua
lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt
động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan
trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan đƣợc tổ chức và đi
vào hoạt động.
Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan,
đơn vị
Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch
ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả
cơ quan và từng bộ phận.

15


Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo
hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được
làm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện
chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều
kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn.
Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin
Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin.
Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành
chính… Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến
sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổchức.
Vì vậy văn phòng tuân thủ nghiêm ngặt những quy định về công tác
văn thư, lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin.

chức sau:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng công ty cổ phần may Thăng Long
TRƯỞNG PHÒNG

BỘ PHẬN VĂN THƯ
LƯU TRỮ

BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN TẠP VỤ

Trong cơ cấu tổ chức của công ty văn phòng có vị trí như một nhân tố
trung tâm của các luồng thông tin và phục vụ hậu cần. Có thể xem xét văn
phòng như một trạm trung chuyển giao lưu giữa nhiều đầu mối khác nhau cả
bên trong và bên ngoài công ty.
Văn phòng công ty cổ phần may Thăng Long bao gồm: Trưởng phòng,
bộ phận văn thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ và bộ phận tạp vụ. Chức năng cụ thể
của từng bộ phận trên như sau:
* Trưởng phòng:
Trưởng phòng là người đứng đầu bộ phận văn phòng có nhiệm vụ quản
lý, điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng. Ngoài ra trưởng phòng còn có
quyền tổ chức và điều hành toàn bộ các yếu tố có trong văn phòng cho phù
hợp với yêu cầu, nhiệm vụ trong từng thời kỳ. Trưởng phòng chịu trách nhiệm
trước thủ trưởng cơ quan về toàn bộ kết quả hoạt động của văn phòng.

18


* Bộ phận văn thư lưu trữ.:
Nhân viên văn thư lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ sau: xử lý bưu tín,
biên tập các văn bản, chuẩn bị thư từ, các bản ghi nhớ, các văn bản, các báo
cáo, thu thập các dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp, đánh máy, sao in tài

của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất
định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra
quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt
hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện
nghiêm túc.
Kế hoạch: Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm
vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của
Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói
riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên
hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2
– 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý).
2.2. Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác
- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động
của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.

20


+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu
một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính
ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan,
tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí,
nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch
tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương
trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước,
việc gì sau, không bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi
sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà

- Chương tình công tác nửa năm: có chương trình công tác 6 tháng đầu
năm và chương trình công tác 6 tháng cuối năm. Thông thường, loại chương
trình này chỉ áp dụng cho các cơ quan lớn với nhiều nhiệm vụ khác nhau và
cần phải tiến hành kiểm soát công việc chặt chẽ hơn.
- Chương trình công tác quý: để triển khai chương trình công tác năm.
Loại chương trình công tác này có tính cụ thể hơn chương trình năm.
- Chương trình công tác tháng: là cụ thể hóa những mục tiêu của
chương trình công tác quý. nó thể hiện những công việc phải làm trong tháng.
- Chương trình công tác tuần: để xác định cụ thể, chính xác các hoạt
động cần làm của cơ quan hoặc của lãnh đạo trong tuần.
- Ngoài ra, do đặc điểm hoạt động một số cơ quan còn có loại chương
trình công tác nhiệm kỳ.
2.3.2. Phân loại kế hoạch công tác
* Theo thời gian dự kiến thực hiện
- Kế hoạch dài hạn: là những kế hoạch có nội dung lớn, quan trọng, có
phạm vi ảnh hưởng rộng và thời gian tác động lâu dài (5 năm, 10 năm, 20
năm) với cơ quan, tổ chức.
22


- Kế hoạch trung hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch dài
hạn, chiến lược trong những khoảng thời gian không dài. Thông thường, đó là
kế hoạch năm.
- Kế hoạch ngắn hạn: là những kế hoạch cụ thể hóa những kế hoạch
trung hạn, chỉ ra những công việc cụ thể, được thiết lập để thực hiện những
mục tiêu ngắn hạn, cụ thể hóa bằng các hoạt động trực tiếp làm sản sinh ra kết
quả. Các kế hoạch loại này thường là kế hoạch nửa năm, kế hoạch quý, kế
hoạch tháng hay kế hoạch tuần.
Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau .Trong đó, kế hoạch
dài hạn giữ vai trò trung tâm , chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh

2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn
phòng doanh nghiệp công ty cổ phần may Thăng Long
Để xây dựng được chương trình, kế hoạch công tác phù hợp thì văn
phòng công ty đã dựa vào một số căn cứ cụ thể sau:
2.4.1. Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch do Tập Đoàn Dệt –May giao
Hằng năm, Công ty sẽ nhận quyết định giao kế hoạch sản xuất kinh
doanh do Tổng Công ty gửi xuống sau khi Tổng Công ty đã nhận được bản
báo cáo thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch năm trước của Công ty.
Chỉ tiêu do Tổng Công ty giao xuống gồm ba phần, đó là:
- Chỉ tiêu chính thức: Là các chỉ tiêu sản xuất như giá trị sản xuất công
nghiệp, tổng doanh thu, mua vải nội bộ trong Tổng Công ty…Và các chỉ tiêu
hiệu quả như lợi nhuận, các khoản nộp Ngân sách…
Năm 2010 Tổng công ty giao cho Công ty: Giá trị sản xuất công nghiệp
là 135 tỷ, Tổng doanh thu 245 tỷ, mua vải nội bộ trong Tổng Công ty là
400.000 m trong đó mua vải của Công ty nhuộm Yên Mỹ 100.000 m. Lợi
nhuận là 10 tỷ, các khoản nộp ngân sách 1.958 triệu đồng.
- Chỉ tiêu hướng dẫn: Là các chỉ tiêu như Kim ngạch xuất khẩu, nhập
khẩu, số lượng các sản phẩm sản xuất chủ yếu.
- Chỉ tiêu thi đua: Là chỉ tiêu Tỷ suất lợi nhuận/Vốn kinh doanh.
24


2.4.2. Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường
Trong nền kinh tế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển
lớn mạnh thì phải lấy thị trường là trung tâm cho mọi hoạt động sản xuất kinh
doanh của mình, thị trường chính là nơi quyết định sản xuất cái gì ? Sản xuất
như thế nào ? Sản xuất cho ai ? Do vậy nghiên cứu thị trường là công việc cần
thiết đầu tiên đối với bất cứ doanh nghiệp nào trong quá trình kinh doanh.
Một doanh nghiệp không thể khai thác hết tiềm năng của mình cũng như
không thoả mãn tốt được nhu cầu của khách hàng nếu không có được đầy đủ