LỜI CAM ĐOAN
Em cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em. Các số liệu, kết
quả nêu trong báo cáo là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng. Em hoàn toàn chịu
trách nhiệm về công trình này nếu như có phát hiện sự gian dối.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.........................................................................2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................3
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................4
6. Bố cục đề tài..............................................................................................4
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................5
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN............................................................5
1.1. Khái niệm thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ quan.....5
1.1.1 Khái niệm.............................................................................................5
1.1.2 Nội dung...............................................................................................5
1.1.3 Mục đích và ý nghĩa.............................................................................6
1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan......................7
1.3 Những quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về
công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Tổng cục THADS..............................7
1.3.1 Nguyên tắc, thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.....9
1.3.2 Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan........................................................................................................10
2.1 Khái quát về Tổng cục Thi hành án dân sự...........................................11
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.........................................................11
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức..........................11

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là một sản phẩm của lịch sử, là nguồn tài nguyên thông tin
quá khứ vô cùng phong phú của dân tộc. Giá trị to lớn của tài liệu lưu trữ đã
được công nhận trên tất cả các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, giáo dục…
Trong mọi cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt
động quản lý, chỉ đạo, điều hành cũng như cung cấp thông tin có giá trị pháp lý
cao và chính xác nhất. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
là một trong những nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ. Đây là khâu nghiệp
vụ đầu tiên đảm bảo cho hiệu quả của công tác lưu trữ tại bất kỳ cơ quan, tổ
chức nào. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ sẽ góp
phần hoàn chỉnh và phong phú thêm thành phần và nội dung tài liệu được bảo
quản trong Lưu trữ cơ quan. Tuy nhiên, hiện nay, công tác thu thập tài liệu ở các
Lưu trữ hiện hành vẫn luôn bị coi là một mặt yếu của công tác lưu trữ. Một khối
lượng lớn tài liệu đã đến hạn nộp lưu chưa được thu về kho lưu trữ, hoặc Lưu trữ
không thu được hết những tài liệu có giá trị. Hầu hết các Lưu trữ hiện hành thu
thập tài liệu ở thế bị động. Tài liệu, hồ sơ sau khi đã giải quyết xong vẫn nằm rải
rác ở các phòng, ban…gây thất lạc, mất mát và không được đưa ra khai thác sử
dụng. Đây cũng là tình trạng chung khá phổ biến tại các cơ quan hành chính nhà
nước, trong đó có Tổng cục Thi hành án dân sự - Bộ Tư pháp.
Xuất phát từ một nguyên tắc hiến định đã được nêu ở Điều 106 Hiến pháp
2013 “bản án, quyết định của Tòa án nhân dân có hiệu lực pháp luật phải được
cơ quan, tổ chức, cá nhân tôn trọng; cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan phải
nghiêm chỉnh chấp hành”. Vậy nên họat động thi hành án nói chung và hoạt
động thi hành án dân sự nói riêng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với toàn bộ
quá trình giải quyết vụ án bởi vì bản án, quyết định chỉ có ý nghĩa khi bản án án
đó được thi hành trên thực tiễn, khi đó quyền và lợi ích hợp phảp của các đương
sự vì thế cũng được bảo vệ một cách trọn vẹn, đầy đủ hơn, góp phần đảm bảo
tính nghiêm minh của xã hội và pháp chế xã hội chủ nghĩa. Như vậy, ta có thể
hiểu thi hành án dân sự là việc tổ chức thi hành các bản ản, quyết định được đưa

đào tạo” năm 2004 của tác giả Bùi Thị Thu Hà, luận văn “Thu thập, bổ sung tài
liệu vào Lưu trữ Bộ Giao thông vận tải – thực trạng và giải pháp” năm 2006

2


của tác giả Nguyễn Kim Dung…Ngoài ra, liên quan đến vấn đề này, còn có
nhiều bài viết, bài nghiên cứu trên tạp chí chuyên ngành và các sách báo khác.
Tuy nhiên, dù các vấn đề, khía cạnh về công tác thu thập, bổ sung tài liệu
được đề cập là tương đối nhiều và chi tiết nhưng nhìn chung lại chỉ dừng lại ở
vấn đề mang tính lý luận hoặc chỉ nêu ra thực trạng của công tác này tại các cơ
quan, tổ chức mà chưa đi sâu nghiên cứu các giải pháp khắc phục những tồn tại,
hạn chế.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Nghiên cứu đề tài này, tôi nhằm mục đích đưa ra những lý luận chung về
công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, qua đó áp dụng và so
sánh với thực tế công tác này tại Lưu trữ cơ quan Tổng cục THADS, đồng thời
đưa ra một số giải pháp phù hợp để giải quyết những vấn đề còn hạn chế, tồn tại.
Để thực hiện những mục tiêu nghiên cứu trên, chúng tôi xác định những
nhiệm vụ cơ bản cần thực hiện như sau:
- Một là khái quát những vấn đề lý luận chung về công tác thu thập, bổ
sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, trên cơ sở đó, so sánh đối chiếu giữa lý luận
với thực tế công tác này tại Lưu trữ cơ quan Tổng cục THADS.
- Hai là từ những kết quả nghiên cứu thực tế, phân tích và đưa ra những
nhận xét về quá trình thực hiện công tác này, đồng thời kiến nghị một số giải
pháp nhằm nâng cao và hoàn thiện hơn việc thực hiện công tác thu thập, bổ sung
tài liệu.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, tôi đã tiến hành nghiên cứu và khảo sát thực tế về
công tác thu thập, bổ sung tài liệu tại Lưu trữ cơ quan Tổng cục Thi hành án dân

rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn.

4


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1.1. Khái niệm thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ cơ
quan
1.1.1 Khái niệm
Có rất nhiều cách hiểu và định nghĩa về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 thì thu thập tài liệu là quá trình xác định
nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ
quan. “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của PGS.TS
Dương Văn Khảm cũng giải thích về khái niệm này như sau: Thu thập, bổ sung
tài liệu là quá trình tiếp nhận tài liệu từ văn thư vào Lưu trữ hiện hành và từ Lưu
trữ hiện hành vào Lưu trữ lịch sử để bổ sung tài liệu Phông Lưu trữ quốc gia.
Trong giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” của PGS.TS Vũ Thị Phụng,
khái niệm thu thập, bổ sung tài liệu được giải thích một cách đầy đủ và chi tiết.
Trong đó, thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là quá trình thực hiện các biện
pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo
quyền hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định. Bổ sung tài liệu vào lưu trữ
cơ quan là quá trình thực hiện các biện pháp liên quan đến việc xác định những
tài liệu còn thiếu hoặc chưa hoàn chỉnh trong từng hồ sơ hoặc trong từng phông
để tiến hành tìm kiếm và bổ sung nhằm hoàn thiện Phông lưu trữ cơ quan theo
những quy định hiện hành của nhà nước.
1.1.2 Nội dung

của các Lưu trữ cơ quan. Giải quyết tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung tài liệu vào
Lưu trữ không chỉ có ý nghĩa đối với bản thân sự phát triển của công tác lưu trữ.
Trên một phương diện lớn hơn, nếu thành phần tài liệu Phông Lưu trữ cơ quan
không ngừng được bổ sung những tài liệu có giá trị sẽ góp phần giữ gìn và bảo
vệ an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, khả
năng sử dụng tài liệu lưu trữ cũng sẽ được mở rộng, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa
không chỉ cho hoạt động quản lý trước mắt mà còn là nguồn sử liệu đáng tin cậy
phục vụ các mục đích nghiên cứu lâu dài. Ngược lại, nếu không tiến hành giao
6


nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và
khó khăn trong việc tra tìm.
1.2 Các nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam, khái niệm “nguồn bổ sung tài liệu” được
giải thích như sau: Nguồn bổ sung tài liệu là những cơ quan, đơn vị, cá nhân
thuộc diện giao nộp tài liệu vào một lưu trữ nào đó do nhà nước quy định. Đối
với Lưu trữ cơ quan, đây là nơi lưu giữ, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ cơ quan. Vì vậy, nguồn thu thập, bổ sung
chủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan và các
đơn vị trực thuộc. Đây là nguồn thu quan trọng và thường xuyên nhất của các
Lưu trữ cơ quan. Cụ thể, Lưu trữ cơ quan thu thập tài liệu từ các nguồn sau:
- Văn thư cơ quan: Văn thư cơ quan là nơi lưu giữ văn bản đi và một số
văn bản đến của cơ quan. Những tập lưu công văn ở văn thư cơ quan qua một
thời gian sẽ được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan.
- Các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan: Đây là nơi hình thành nên các hồ
sơ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giải quyết của các phòng,
ban, đơn vị trong quá trình hoạt động và là nguồn thu tài liệu chủ yếu của Lưu
trữ cơ quan.
1.3 Những quy định của nhà nước và các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo

- Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Tổng cục THADS: Điều 22, 23,
26 về công tác giao nộp tài liệu và trách nhiệm giao nộp, thu thập tài liệu vào
Lưu trữ hiện hành tại Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Tổng cục THADS
(ban hành kèm theo Quyết định số 4318/QĐ-TCTHADS ngày 07/12/2011).
Những quy định này là sự cụ thể hoá những văn bản pháp luật về công tác thu
thập, bổ sung tài liệu để áp dụng trong cơ quan Tổng cục, đồng thời được phổ
biến đến toàn thể cán bộ công chức để thực hiện thống nhất và làm căn cứ để
hàng năm bộ phận lưu trữ tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu vào kho.
- Quyết định số 520/QĐ-THA ngày 26/3/2009 của Cục THADS (nay là
Tổng cục THADS) về việc ban hành Danh mục hồ sơ mẫu và lập hồ sơ công
việc: Danh mục hồ sơ mẫu đã thống kê đầy đủ thành phần, tiêu đề hồ sơ, thời
hạn bảo quản của những hồ sơ, tài liệu bắt buộc phải giao nộp vào Lưu trữ Tổng
cục. Đây là cơ sở giúp cho các cán bộ tại các đơn vị thực hiện tốt công tác lập hồ
8


sơ và chuẩn bị thành phần, nội dung hồ sơ, tài liệu phải giao nộp, đồng thời dựa
vào bản Danh mục mẫu này, cán bộ lưu có thể rà soát được thành phần và khối
lượng tài liệu nộp lưu.
- Công văn số 1664/TCTHADS-VP ngày 07/7/2013 của Tổng cục
THADS về việc chấn chỉnh thực hiện công tác văn thư, lưu trữ: trong đó, thời
hạn và thành phần hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan được quy định rõ tại mục
3, bản hướng dẫn quy trình lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ
(ban hành kèm theo công văn) như sau: Định kỳ, vào tháng 12 hàng năm, các
đơn vị có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị,
các nhân vào Lưu trữ cơ quan…Những hồ sơ nguyên tắc, các tài liệu gửi để biết,
để tham khảo…không thuộc diện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan…
1.3.1 Nguyên tắc, thời hạn và thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan
Khi thu thập và bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan cần tuân theo những

1.3.2 Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan
Trách nhiệm trong việc thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu được quy định
tại Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 và các văn bản khác như sau:
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra,
hướng dẫn công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
- Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao
trách nhiệm có nhiệm vụ tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong
việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
- Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước
người đứng đầu cơ quan, tổ chức và có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc nộp
lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức
- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm:
+ Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;
+ Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
+ Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
+ Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;
10


+ Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”.
Khi giao nhận hồ sơ cần đối chiếu với bản mục lục hồ sơ nộp lưu, kiểm
tra thiếu đủ, xem xét hồ sơ và nếu cần thì yêu cầu phòng chức năng có hồ sơ bổ
sung cho đủ rồi ký nhận vào biên bản nộp lưu.
2.1 Khái quát về Tổng cục Thi hành án dân sự
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Trước năm 1993 công tác Thi hành án dân sự do TAND các cấp đảm
nhiệm và tổ chức thi hành. Đến tháng 10/1992, Quốc hội khóa IX nước Cộng

- Trình Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định hoặc ban hành: Thông tư, quyết
định, chỉ thị về thi hành án dân sự; thành lập, giải thể cơ quan thi hành án dân sự
địa phương; bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, cho từ chức, cách chức các
chức danh của Tổng cục; quy định về các quy trình, thủ tục, biểu mẫu…
- Tổ chức thực hiện và ban hành theo thẩm quyền các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về thi hành án dân sự…
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện trình tự, thủ tục; chế độ thống kê và báo
cáo; việc thu, chi tiền, giao, nhận tài sản; việc thu nộp các khoản phí, lệ phí và
chi phí tổ chức cưỡng chế thi hành án; giải quyết khiếu nại về thi hành án thuộc
thẩm quyền; theo dõi tình hình thi hành pháp luật trong lĩnh vực THADS.
- Thực hiện kế hoạch, chương trình, đề án, dự án hợp tác quốc tế về
THADS; nghiên cứu, quản lý, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin
và hiện đại hóa cơ sở vật chất, kỹ thuật trong hoạt động của các cơ quan
THADS; tuyên truyền, giáo dục, vận động tổ chức và cá nhân thực hiện nghiêm
bản án và quyết định dân sự của Tòa án có hiệu lực pháp luật.
- Thực hiện phòng, chống tham nhũng, tiêu cực trong hệ thống cơ quan
THADS theo quy định của pháp luật và theo phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư
phap
- Giúp Bộ trưởng Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ trưởng Bộ Quốc phòng
quản lý nhà nước về thi hành án dân sự trong quân đội.
- Quản lý tổ chức, biên chế, cán bộ, công chức của các cơ quan thi hành
án dân sự theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.
- Quản lý, thực hiện phân bổ kinh phí, bảo đảm cơ sở vật chất – kỹ thuật,
phương tiện hoạt động của các cơ quan thi hành án dân sự địa phương; quản lý
khoản thu phí do cơ quan thi hành án dân sự địa phương nộp cho Tổng cục Thi
12


hành án dân sự để thực hiện việc điều hòa phí thi hành án và sử dụng theo quy
định của pháp luật.


Tiểu kết
Trên đây là khái niệm chung về công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu
trữ vào Lưu trữ cơ quan, cùng với đó là quá trình hình thành phát triển của Tổng
cục Thi hành án dân sự. Đó là cơ sở để tôi đi sâu vào nghiên cứu tìm hiểu thực
tế công tác thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ ở đây

14


CHƯƠNG 2
THỰC TIỄN CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU
TRỮ CƠ QUAN TỔNG CỤC THADS
2.1. Thành phần, khối lượng và nội dung chủ yếu của tài liệu Phông
Tổng cục THADS
Tổng cục THADS là cơ quan đầu ngành, quản lý nhà nước về công tác thi
hành án dân sự. Qua quá trình hoạt động, Tổng cục THADS đã sản sinh ra một
khối lượng tài liệu tương đối lớn, phản ánh rõ đường lối chính sách của Đảng,
Nhà nước đối với công tác thi hành án nói chung và nghiệp vụ thi hành án nói
riêng theo quy định của pháp luật. Khối tài liệu nghiệp vụ chủ yếu gồm các hồ
sơ, tài liệu về giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo; kế hoạch, báo cáo công
tác giải quyết khiếu nại tố cáo; hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý về
nghiệp vụ thi hành án, giải quyết các vụ việc thi hành án cụ thể; hồ sơ kiểm tra,
hướng dẫn nghiệp vụ thi hành án; hồ sơ chỉ đạo nghiệp vụ, theo dõi thi hành án
những vụ án lớn, phức tạp…
Hồ sơ bảo quản tại kho lưu trữ hiện có 9.398 hồ sơ (1.522 hộp) tương đương
với 200m giá tài liệu được bảo quản tại 03 kho với tổng diện tích 40m 2, trong đó
gồm 2.544 hồ sơ nghiệp vụ (345 hộp), tương đương với khoảng 42m giá tài liệu.
Ngoài ra, còn 101m giá tài liệu đã thu nộp vào Lưu trữ Tổng cục nhưng chưa
được chỉnh lý và lập hồ sơ, gồm tài liệu của Lãnh đạo Tổng cục và Văn phòng

thuộc TW cũng là một nguồn bổ sung tài liệu lớn vào Lưu trữ Tổng cục. Thành
phần tài liệu cần phải thu thập từ các địa phương bao gồm những tài liệu như hồ
sơ chấp hành viên; hồ sơ về việc thi hành các vụ án lớn, khó thi hành; kế hoạch,
báo cáo tổng kết năm…
Vào cuối năm công tác, các đơn vị, cá nhân tiến hành rà soát, kiểm tra lại
hồ sơ công việc của đơn vị mình để tiến hành giao nộp vào Lưu trữ. Các cá nhân
trong cơ quan, đơn vị phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị vào Lưu trữ
Tổng cục theo đúng thời hạn quy định tại khoản 2 Điều 23 Quy chế văn thư và
lưu trữ của Tổng cục:
- Tài liệu hành chính (Hồ sơ giải quyết công việc hành chính) sau một
năm, kể từ năm công việc kết thúc;
- Hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cáo của công dân sau một năm kể từ khi hồ
sơ đã được giải quyết xong;
16


- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ gồm báo
cáo phúc trình, biên bản nghiệm thu và đề tài đã được nghiệm thu, sau một năm
kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;
- Tài liệu xây dựng cơ bản sau sáu tháng, kể từ khi công trình được quyết
toán;
- Tài liệu ảnh, microfim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác sau ba
tháng, kể từ khi công việc kết thúc.
Đối với bộ phận lưu trữ, hàng năm có trách nhiệm:
- Lập kế hoạch để thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu của các đơn vị và cá
nhân
- Phối hợp với các đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập
- Hướng dẫn các đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp; thống kê vào
“Mục lục hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu”
- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

của Bộ Nội vụ Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến
trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và Quyết định số 1904/QĐ-BTP ngày
22/7/2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài
liệu lưu trữ của Bộ Tư pháp. Tuy nhiên, đối với các tài liệu nghiệp vụ THADS thì
việc xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện một cách triệt để. Việc định thời
hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ mới chỉ dừng lại ở các mức bảo quản
lâu dài và bảo quản vĩnh viễn chứ chưa định được thời hạn bảo quản theo số năm
cụ thể. Nguyên nhân của tình trạng này là do chưa hề có một cơ sở pháp lý nào để
xác định thời hạn bảo quản cho các loại tài liệu chuyên ngành THADS. Ngay tại
Quyết định số 1904/QĐ-BTP thì tài liệu THADS dù được phân loại vào nhóm tài
liệu các lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ nhưng cũng chỉ đề cập đến thời hạn bảo
quản cho 7 nhóm hồ sơ, tài liệu, trong đó lại có 2 nhóm hồ sơ được định thời hạn
bảo quản là “theo tính chất vụ việc”. Điều này gây khó khăn và trở ngại rất lớn
cho cán bộ lưu trữ Tổng cục khi tiến hành xác định giá trị tài liệu nghiệp vụ, bởi
cơ sở pháp lý không có, trong khi cũng không thể tùy tiện định thời hạn bảo quản
cho tài liệu theo cảm tính chủ quan của mình. Do vậy, cho đến nay, Lưu trữ Tổng
cục chưa hủy bất kỳ hồ sơ thi hành án nào mà đều giữ lại toàn bộ tài liệu nghiệp
vụ được giao nộp, dẫn đến chất lượng hồ sơ bảo quản chưa cao, gây tốn diện tích
kho tàng và chi phí để bảo quản.
18


2.4. Bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu nghiệp vụ THADS
- Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ nghiệp vụ: Hiện nay do khó khăn chung
vì thiếu diện tích phòng làm việc tại cơ quan Bộ Tư pháp nên Tổng cục THADS
chưa được bố trí diện tích kho lưu trữ theo đúng quy định mà đang sử dụng diện
tích kho tạm tận dụng hành lang với 03 kho có tổng diện tích khoảng 40m 2 .
Ngoài ra, trong các kho đều được trang bị các phương tiện và thiết bị bảo quản,
gồm có 27 giá, tủ đựng tài liệu, 03 điều hòa nhiệt độ, 06 bình chữa cháy, 03 quạt
thông gió, 01 máy hút bụi. Chế độ vệ sinh kho được thực hiện định kỳ 01 tuần/01

nhiều, không có diện tích để nữa thì họ mới tiến hành giao nộp vào lưu trữ. Đây
chính là một nguyên nhân dẫn đến việc thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
Tổng cục không đạt được hiệu quả cao

20


CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TỔNG
CỤC THADS
3.1 Nhận xét về công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Tổng
cục
Trong những năm qua, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ
Tổng cục đã đạt được một số kết quả tốt, thể hiện ở những điểm sau:
- Tổng cục đã ban hành khá nhiều văn bản hướng dẫn, quy định về công
tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ. Lãnh đạo Tổng cục và lãnh đạo Văn
phòng thường xuyên quan tâm chỉ đạo, đôn đốc thực hiện việc thu nộp hồ sơ, tài
liệu và quán triệt đến các cán bộ công chức của Tổng cục về vai trò quan trọng
của việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Bản thân các lãnh đạo Văn phòng luôn chủ động
gương mẫu trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ đúng thời hạn.
- Từ năm 2001 đến nay, Lưu trữ Tổng cục đã tiến hành thu thập được một
khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu (hơn 500m giá tài liệu). Khối lượng tài liệu thu
thập dù đều trong tình trạng bó gói, sắp xếp lộn xộn nhưng đã được Lãnh đạo
Tổng cục quan tâm cấp kinh phí, đồng thời các cán bộ lưu trữ tích cực, chủ động
trong việc thực hiện chỉnh lý. Hiện nay, toàn bộ tài liệu thu thập được từ năm
2009 trở về trước đều đã được chỉnh lý, lập thành hệ thống các Mục lục hồ sơ
thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác sử dụng.
- Một số cán bộ, công chức đã ý thức được trách nhiệm lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ vào Lưu trữ, đặc biệt là cán bộ Vụ Giải quyết khiếu nại tố cáo và Vụ
Tổ chức cán bộ. Tại các đơn vị này, hầu hết công việc đều được giao đến từng cá

tích đống dần dần, đến cuối năm phải giao nộp vào Lưu trữ thì họ mới bỏ ra, khi
đó khối lượng tài liệu đã là rất lớn, họ không thể lập hồ sơ lại từ đầu nên cứ thể
bó gói giao nộp toàn bộ tài liệu trong tình trạng lộn xộn, không đầu cuối. Tài
liệu lúc này được giao nộp vào lưu trữ rất nhiều, không có sự chọn lọc về giá trị
tài liệu nên mất rất nhiều công sức để chỉnh lý và lập hồ sơ.
- Các đơn vị chưa thực sự chủ động giao nộp tài liệu vào Lưu trữ mà do
Lãnh đạo Tổng cục đôn đốc, nhắc nhở thì mới tiến hành giao nộp. Ngoài ra, Lưu
trữ Tổng cục chưa thu thập được tài liệu của một số đơn vị như Vụ Nghiệp vụ 1,
Vụ Nghiệp vụ 2. Do hai đơn vị này là đơn vị thực hiện các hoạt động chuyên
ngành về THADS của Tổng cục nên khối lượng và giá trị của tài liệu sản sinh ra
22