TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI
TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
HÀNG KHÔNG ACC.
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên giảng dạy: TS. Lê Thị Hiền
Mã phách:.............................................

HÀ NỘI - 2017


PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN
Mã phách

Họ và tên sinh viên: Trương Thúy Hồng Ngọc

Ngày sinh: 23/8/1993

Mã sinh viên: 1607QTVA052
Lớp: ĐHLT.QTVP 16A

Khoa: Quản trị văn phòng

Tên đề tài: CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH
HÀNG KHÔNG ACC.

Bằng số

Bằng chữ


MỤC LỤC


LỜI NÓI ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực,
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác quản lý văn bản nói chung. Do đó, vai trò
của công tác soạn thảo và quản lý văn bản đối với hoạt động quản lý hành chính
nhà nước là rất quan trọng.
Có thể thấy được công tác soạn thảo và quản lý sẽ góp phần bảo đảm cho
các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công
cuộc cải cách hành chính hiện nay. Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ
quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục
đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy
việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực
vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà
nước nói chung. Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt
động của các cơ quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều
thành tích đáng kể, đáp ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi
lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác soạn thảo và quản lý văn bản tại Tổng


-

In, TS. Nghiêm Kỳ Hồng, Ths. Đỗ Văn Học.
Kỹ thuật soạn thảo văn và quản lý văn bản – Ths. Trần Thị Thu Hương.
Giáo trình Quản trị văn phòng – Nghiêm Kỳ Hồng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Bài nghiên cứu sử dụng các phương pháp khác nhau như: Khảo sát thực
tế, nghiên cứu tài liệu, quan sát để đạt được mục đích và thực hiện những nhiệm
vụ mà nghiên cứu đã đạt được.
6. Những đóng góp mới về mặt khoa học của bài nghiên cứu
Bài nghiên cứu đã tổng hợp, khái quát những đặc điểm của văn bản.
Từ góc độ nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn bài nghiên cứu bước đầu
đưa ra giải pháp và kiến nghị cơ bản nhằm phát huy những giá trị tích cực và
hạn chế tiêu cực của công tác soạn thảo và quản lý văn bản.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đề
tài được chia làm 3 chương:
Chương I: Lý luận chung về công tác soạn thảo và quản lý văn bản.
Chương II: Thực trạng quản lý văn bản tại Tổng Công ty Cổ phần
Xây Dựng Công Trình Hàng Không ACC.
Chương III: Một số giải pháp chung nâng cao chất lượng.

6


CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ
QUẢN LÝ VĂN BẢN
1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước, văn bản hành chính.
1.1 Khái niệm văn bản.

động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị,
xã hội. Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lý thấp hơn các văn bản quy
phạm pháp luật nhưng văn bản hành chính là cơ sở thực tiễn cho các cơ quan
nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản quy phạm
pháp luật.
2. Phân loại hệ thống văn bản quản lý Nhà nước
2.1 Văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản quy phạm pháp luật hay còn gọi là văn bản pháp quy là một hình
thức pháp luật thành văn ( văn bản pháp ) được thể hiện qua các văn bản chứa
được các quy phạm pháp luật do cơ quan hoặc cá nhận cá thẩm quyền ban hành
để điều chỉnh các quan hệ xã hội. Theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật năm 2008 của Việt Nam thì văn bản quy phạm pháp luật là văn
bản do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền,
hình thức, trình tự, thủ tục được quy định trong đó có quy tắc xử sự chung, có
hiệu lực bắt buộc chung, được Nhà nước bảo đảm thực hiện để điều chỉnh các
quan hệ xã hội.
Trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, có các loại văn bản
quy phạm pháp luật gắn với thẩm quyền ban hành như sau:
- Hiến pháp, Luật, Nghị quyết của Quốc hội.
- Pháp lệnh, Nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội.
- Lệnh, Quyết định của Chủ tịch nước.
- Nghị định của Chính phủ.
- Quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
- Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án Nhân dân Tối cao.
- Thông tư của Chánh án Tòa án Nhân dân Tối cao.
- Thông tư của Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao.
- Thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ.
- Quyết định của Tổng Kiểm toán Nhà nước.
- Nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội hoặc giữa Chính
8

chương trình, kế hoạch, thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các
loại giấy (giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu
9


( phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
Văn bản không có tên loại: công văn hành chính.
2.2.3 Văn bản chuyên ngành
Văn bản chuyên ngành là loại văn bản do một cơ quan nhà nước quản lý
một lĩnh vực nhất định được Nhà nước ủy quyền ban hành, dùng để quản lý một
lĩnh vực điều hành của bộ máy nhà nước. Những loại văn bản này liên quan đến
nhiều lĩnh vực chuyên môn khác nhau như: tài chính, ngân hàng, giáo dục, y tế,
văn hóa. Ví dụ như: hóa đơn tài chính của Bộ Tài chính; bằng, chứng chỉ tốt
nghiệp của Bộ Giáo dục – Đào tạo; bệnh án của Bộ Y tế; biểu bảng đo độ ẩm khí
tượng thủy văn,…
Loại văn bản này mang tính chất đặc thù về mặt thể thức và kỹ thuật trình
bày. Ngoài những thành phần chung áp dụng cho các loại văn bản quản lý nhà
nước, thể thức của văn bản chuyên ngành thường có những thành phần khá đặc
thù cho từng loại. Kỹ thuật trình bày của văn bản chuyên ngành cũng vậy. Các
cơ quan, tổ chức khác có nhu cầu sử dụng các loại văn bản này phải theo quy
định của cơ quan ban hành văn bản không được tùy tiện thay đổi thể thức và kỹ
thuật trình bày của chúng (theo mẫu quy định).
Thẩm quyền ban hành: Văn bản chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban
hành riêng của từng cơ quan nhà nước theo quy định của pháp luật.
3. Các chức năng chủ yếu của văn bản quản lý nhà nước.
3.1 Chức năng thông tin
Chức năng thông tin là thuộc tính cơ bản quan trọng, bản chất của văn
bản, là nguyên nhân hình thành văn bản và là cơ sở để thực hiện các chức năng
khác.
Chức năng thông tin của văn bản thể hiện ở các mặt sau:

quản lý.
3.3 Chức năng pháp lý.
Chức năng pháp lý của văn bản biểu hiện trước hết là:

-

Ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan hệ pháp lý tồn tại trong xã hội do
pháp luật điều chỉnh. Khi đã sử dụng hình thức văn bản để ghi lại và truyền tải
quyết định và thông tin quản lý, cơ quan nhà nước đã sử dụng thẩm quyền trong
đó. Mệnh lệnh chứa trong văn bản có giá trị pháp lý bắt buộc mọi người phải
tuân theo. Bản thân văn bản là chỗ dựa pháp lý, khung pháp lý ràng buộc mọi

-

mối quan hệ, dựa vào đó để tổ chức hoạt động của cơ quan, cá nhân, tổ chức.
Là cơ sở pháp lý cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Văn bản là cơ sở xây
dựng hệ thống pháp luật, tạo ra hành lang pháp lý cho hoạt động của các cơ quan

-

tổ chức.
Là cầu nối tạo ra các mối quan hệ giữa các tổ chức, cơ quan. Văn bản và các hệ
thống văn bản quản lý giúp xác định các quan hệ pháp lý giữa các cơ quan quản
lý và bị quản lý, tạo nên sự ràng buộc trách nhiệm giữa các cơ quan, cá nhân có
quan hệ trao đổi văn bản, theo phạm vi hoạt động của mình và quyền hạn được

-

giao.
Bản thân các văn bản trong nhiều trường hợp, là chứng cứ pháp lý để giải quyết

hạn và phạm vi hoạt động của chủ thể ban hành.
Tính khoa học: tính khoa học thể hiện ở các điểm chính sau:
- Thông tin trong văn bản cần đầy đủ, cụ thể, rõ ràng, chính xác, kịp thời
và có tính dự báo cao.
- Nội dung được sắp xếp theo trình tự hợp lý, logic.
- Đảm bảo tính hệ thống của văn bản, nội dung của văn bản là một bộ
phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nước nói chung.
- Bố cục chặt chẽ, nhất quán về chủ đề, không lạc đề.
Tính khoa học giúp cho văn bản rõ ràng, chặt chẽ, hợp lý và góp phần
nâng cao tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp
nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ
hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ
cập, song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của
văn bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn
12


gắn chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối
tượng để nhân dân tìm hiểu và thực hiện.
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân
dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về
quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành
khảo sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo;
lắng nghe ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ;
tổ chức thảo luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản.
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực
hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực
nhà nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý
của các chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành

ngôn ngữ có tính khuôn mẫu, chuẩn mực được sử dụng thích hợp trong lĩnh vực
giao tiếp của hoạt động pháp luật và hành chính. Sử dụng văn phong hành chính
– công vụ trong soạn thảo văn bản quản lý nhà nước đòi hỏi phải đảm bảo trọn
vẹn các đặc điểm cơ bản của nó về tính chính xác; tính phổ thông, đại chúng;
tính khách quan – phi cá tính, tính khuôn mẫu và tính trang trọng, lịch sự. Có
như vậy mới đảm bảo được tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính nhà
nước trong quá trình quản lý, điều hành mà văn bản là phương tiện quan trọng
để truyền đạt được ý chí của chủ thể đối với đối tượng quản lý.
4.4 Yêu cầu về sử dụng ngôn ngữ trong văn bản.
Bên cạnh việc sử dụng phong cách chức năng thích hợp, công tác soạn
thảo văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản
phải đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của
một văn phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các
ngôn ngữ cụ thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ
ngữ và sử dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong
cách và sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp.
- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt;
viết câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu
sử dụng câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
Tiểu kết:
14


Trong chương I đã trình bày về những lý luận chung về công tác soạn thảo
và quản lý văn bản. Những nội dung này là cơ sở để triển khai những thực trạng
trong quản lý văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình Hàng Không
ACC.

15

thực hiện các nhiệm vụ chuyên ngành.
Ngày 13/3/1996, Tư lệnh quân chủng không quân số 101/BTL về việc
16


tách lực lượng của xí nghiệp Khảo sát thiết kế và Xây dựng công trình Hàng
không thành hai doanh nghiệp độc lập với hai chức năng riêng rẽ: Công ty xây
dựng công trình hàng không–ACC và Công ty thiết kế tư vấn xây dựng công
trình Hàng không-ADCC. Nhưng do điếu kiện thực tế trong thời gian này xí
nghiệp chưa thể thực hiện quyết định của Bộ tổng tham mưu và quyết định của
quân chủng ngay được. Do đó, đến ngày 27/7/1993, Bộ quốc phòng ra quyết
định số 359/QD- QP thành lập lại công ty Xây dựng công trình Hàng không–
ACC.
Tháng 5/1996, Công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC sát nhập
vào tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam và trở thành doanh nghiệp thành viên
hạch toán độc lập trực thuộc tổng công ty Bay dịch vụ Việt Nam.
Ngày 09/9/2003, Bộ quốc phòng ra quyết định số 116/2003/QD-BQP tách
công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC khỏi công ty Bay dịch vụ Việt
Nam, sát nhập công ty Xây dựng 244 và Công ty xi măng 78 phòng không vào
công ty Xây dựng công trình Hàng không–ACC.
Trong quá trình hình thành và phát triển, Công ty đã có những định hướng
đúng đắn, coi trọng Công ty vững mạnh toàn diện. Cũng cố hoàn chỉnh hệ thống
lãnh đạo, chỉ huy, quản lý với tinh thần gọn, mạnh, hiệu quả; tăng cường tạo
nguồn, đồng thời bồi dưỡng, đào tạo, phát huy nguồn nhân lực của công ty. Đến
nay đã có đội ngũ cán bộ chỉ huy, quản lý, kỹ thuật có kinh nghiệm, đội ngũ
nhân viên, công nhân kỹ thuật giỏi nghiệp vụ chuyên môn, thành thạo tay nghề.
Công ty chú trọng tăng cường đầu tư trang thiết bị mới hiện đại, công
nghệ cao nhằm nâng cao năng lực sản xuất đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn chất
lượng và sự phát triển của Công ty trong tình hình mới.
Tiếp thu những công nghệ tiên tiến trên thế giới trong lĩnh vực xây lắp

Đứng đầu là ban giám đốc bao gồm giám đốc và các phó giám đốc giúp
việc cho giám đốc.
Dưới ban giám đốc là các phòng ban chức năng hoạt động theo chức năng
nhiệm vụ được giao, đều chịu sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc mà người
đứng đầu là giám đốc công ty. Đồng thời bộ phận, phòng bạn lại có mối quan hệ
chặt chẽ với nhau đảm bảo tính hiệu quả trong sản xuất kinh doanh cũng như
việc quản lý thống nhất toàn công ty.
Dưới các phòng ban chức là các chi nhánh, các cửa hàng, nhà máy, các
18


trung tâm và các xí nghiệp trực thuộc.
Điểm nổi bật của mô hình này là nhiệm vụ được phân định rõ ràng, mỗi
một phòng ban có một chức năng riêng, tuân theo nguyên tắc chuyên môn hóa
ngành nghề do đó sẽ phát huy được sức mạnh và khả năng của đội ngũ cán bộ
theo từng chức năng. Từ đó góp phần tạo ra các biện pháp kiểm tra chặt chẽ cho
ban lãnh đạo (Ảnh 1,tr34 )
3. Tình hình soạn thảo văn bản tại Tổng Công ty Xây Dựng Công Trình
Hàng Không ACC.
Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng.
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng cơ bản đã
đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục soạn thảo
văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết các công
việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong đó
thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành
theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội
và là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng.
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Khi cán bộ văn phòng được phân công soạn thảo văn bản, đầu tiên phải
xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.

gửi đến các đối tượng khách hàng nhanh chóng và kịp thời. Để đảm bảo tính
chính xác, kịp thời, tiết kiệm và thống nhất các văn bản đi của Công ty các đơn
vị sau khi tiến hành soạn thảo, đánh máy trình ký, các văn bản từ các đơn vị đều
phải tập trung cho Văn thư đóng dấu.
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan.
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho cán bộ văn thư, cán bộ văn thư
thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản.
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).
- Đăng ký vào sổ công văn đi.
- Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Văn
bản đã làm thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký,
chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
20


- Lưu văn bản đã phát hành: mỗi văn bản đi lưu hai bản : bản gốc lưu tại
văn thư, bản chính lưu trong hồ sơ .
Thứ nhất: nguyên tắc đảm bảo tính pháp lý.
Nội dung văn bản phải đúng chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,
pháp luật của nhà nước và phù hợp với yêu cầu, nguyện vọng của nhân dân
(phạm vi đối tượng và hành vi cần điều chỉnh; các mặt công tác cụ thể; thời
điểm quy định…).
Ngoài ra, văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, đúng thẩm
quyền, nội dung của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật và phải
được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai: nguyên tắc đảm bảo tính khoa học.
Nội dung, ý tưởng trong văn bản hành chính phải rõ ràng, chính xác
không làm người đọc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Diễn đạt ý tứ phải theo


Mẫu bên trong
Ngày
tháng
văn
bản
(1)

Số và
ký
hiệu
văn
bản
(2)

Đơn vị

Tên loại và
trích yếu nội Người
dung văn

ký

Nơi
nhận

bản
(3)

(4)

đăng ký văn bản đi mật riêng, với phương pháp đó sẽ góp phần cho việc bảo
đảm toàn bí mật về thông tin mật trong cơ quan.
Việc quản lý, tiếp nhận, phương tiện, gửi văn bản đi của công ty theo các
cách thức sau:
+ Văn bản chuyển theo đường Fax, đều chuyển qua máy Fax do Văn thư
quản lý và đây là phương tiện đi chiếm khối lượng lớn văn bản mà Công ty.
+ Văn bản chuyển theo đường bưu điện theo 3 mức độ (chuyển phát
nhanh, gửi đảm bảo, gửi thường).
+ Văn bản gửi theo đường thư điện tử (Email), quy chế Công ty không
đưa ra các quy định giải quyết và quản lý văn bản. Vì vậy, việc bao gói, làm thủ
tục chuyển đi đều được cán bộ Văn phòng chuyển tải một cách chính xác tới các
đối tượng khách hàng. Như vậy, về cơ bản việc quản lý và giải quyết văn bản đi
của những người làm công tác văn thư ở đây rất chính xác, đăng ký đầy đủ, đảm
bảo chất lượng tuân thủ các thao tác, chuyển giao văn bản chính xác, đúng đối
tượng.
3.2 . Tổ chức, giải quyết văn bản đến.
Cùng với một khối lượng văn bản đi, hàng ngày cán bộ văn thư của Công
ty còn phải tiếp nhận quản lý và giải quyết một khối lượng văn bản đến khá
nhiều và phức tạp với nhiều nguồn đến khác nhau. Chính vì thế Công ty đã được
các nhân viên làm công tác Văn phòng phân loại các văn bản đến rất rõ ràng:
+ Loại văn bản không nhập hệ thồng dữ liệu máy tính là: Sách báo, thư
riêng.
+ Loại văn bản nhập vào máy tính một cách chi tiết gồm các văn bản gửi
Công ty, Ban Giám đốc Công ty và các loại văn bản nhập vào nội bộ, hay đơn vị
trong Công ty.
Mỗi loại văn bản gửi đến Công ty đều được văn thư vào sổ của Công ty
và lưu giữ vào hệ thống sổ sách của cơ quan.
Công tác văn thư giải quyết văn bản đến dù dưới bất kỳ dạng nào, đều
được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
23

công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển
cho văn thư để đăng ký.
24


- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: Bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ
những bì văn bản có đóng dấu mức độ “Mật”. - Đối với bì văn bản mật thì việc
bóc bì văn bản mật được tiến hành như sau: Trường hợp văn bản bản đến có
đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư chỉ được phép vào sổ
số ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu người có tên trên
bì đi vắng thì chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Văn thư không
được bóc bì. Bóc bì văn bản cần chú ý mấy điểm sau đây:
+ Những bì văn bản có dấu “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HOẢ
TỐC” phải được ưu tiên bóc trước để trình lãnh đạo giải quyết kịp thời.
+ Không được làm rách, mất chữ của tài liệu. Địa chỉ nơi gửi, dấu của
bưu điện...phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
+ Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm
tra, xác minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa
ngày ban hành thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi
cần thiết.
Đóng dấu “Đến”, Ghi số đến, ngày đến. Văn bản đến của cơ quan, tổ
chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ những văn bản được đăng ký
riêng theo quy định của pháp luật và quy định của cơ quan. Tất cả các văn bản
đến thuộc dạng phải đăng ký tại văn thư đều phải được đóng đấu “Đến”, ghi số
đến và ngày đến. Đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”;
Văn bản đến qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in và đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không cần
đóng dấu “Đến”, các văn bản này được chuyển cho các cơ quan, đơn vị có liên
quan theo dõi, giải quyết. Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần
giấy trống dưới số, ký hiệu văn bản hoặc dưới trích yếu nội dung văn bản hoặc