HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

 

ĐỀ TÀI:

CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN
TẠI VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ PLEIKU - TỈNH GIA LAI

Giảng viên hướng dẫn : TH.S Nguyễn Minh Phú
Sinh viên thực hiện

: Nguyễn Thị Như Quỳnh

Lớp

: KS6D – KS6D073

Đoàn thực tập

: Đoàn 8

ĐVTT : Văn phòng Ủy ban nhân dân TP Pleiku, tỉnh Gia Lai

TP Pleiku, tháng 5 năm 2009


PHẦN I:
BÁO CÁO TÌNH HÌNH THỰC TẬP

- Thời gian thực tập: từ 16/3/2009 đến 15/5/2009;
- Quá trình thực tập cụ thể:
Tuần 1 (từ 16/3 đến 20/3):
+ Trình kế hoạch thực tập cho lãnh đạo văn phòng UBND thành phố Pleiku;
+ Lựa chọn đề tài báo cáo thực tập về vấn đề “soạn thảo và quản lý văn bản tại
Văn phòng”.
Tuần 2 (từ 23/3 đến 27/3):
+ Soạn thảo đề cương báo cáo thực tập gửi cho thầy theo thời gian quy định;
+ Tìm hiểu cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và các mối quan hệ
làm việc của UBND Pleiku, của Văn phòng UBND thành phố Pleiku.
Tuần 3,4 (từ 30/3 đến 10/4):
+ Tìm hiểu quy trình công vụ và các thủ tục hành chính của cơ quan;
+ Được giao phân loại giấy tờ, công văn chuyển đến các cơ quan; công dân
khiếu nại, tố cáo tại bộ phận Tổng hợp để gửi cho văn thư.
+ Thu thập tài liệu liên quan đến đề tài để chuẩn bị cho báo cáo thực tập.
Tuần 5,6 (từ 13/4 đến 24/4):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn
phòng;
+ Tiếp cận với công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng và quá trình quản lý
văn bản tại bộ phận Văn thư, bộ phận Tổng hợp.
+ Viết bản thảo báo cáo thực tập.
Tuần 7 (từ 27/4 đến 1/5):
+ Tiếp tục thực hành các kỹ năng hành chính tại bộ phận Tổng hợp của Văn
phòng;
+ Chỉnh sửa, bổ sung và hoàn thiện hơn nữa báo cáo thực tập;
Tuần 8,9 ( từ 4/5đến 15/5):
+ Trình báo cáo thực tập lên lãnh đạo Văn phòng xét duyệt và ký xác nhận;
+ Hoàn thành báo cáo thực tập.



mức đầu tư toàn xã hội trong 8 năm đạt hơn 2.302 tỷ đồng, trong đó vốn ngân sách
Thành phố đầu tư hơn 213 tỷ đồng để đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng đô thị. Tốc độ


tăng trưởng kinh tế bình quân năm 2006 đạt là 16,5 %, cơ cấu kinh tế tiếp tục
chuyển dịch theo đúng định hướng, tỷ trọng ngành công nghiệp - xây dựng ngày
càng tăng trong cơ cấu chung của GDP. Thu nhập bình quân đầu người đạt 14,5
triệu đồng người/năm, tỷ lệ hộ nghèo giảm còn 1.395 hộ, chiếm 3,1% (theo tiêu chí
mới), trong đó có 546 hộ đồng bào dân tộc thiểu số (39,1%). Hiện có trên 86% số
hộ dân được sử dụng nước sạch sinh hoạt, 99,99% số hộ được sử dụng điện lưới
Quốc gia. Vệ sinh môi trường được chú trọng đầu tư đồng bộ với sự phát triển hạ
tầng đô thị. Hệ thống thông tin liên lạc được mở rộng đầu tư nâng cấp, đến nay đã
phủ sóng thông tin toàn bộ 20/20 xã, phường. Các cơ sở giáo dục, y tế, văn hoá,
thể dục thể thao được tập trung đầu tư, các vấn đề xã hội có điều kiện phát triển tốt
hơn. Cơ sở hạ tầng đã được đầu tư nâng cấp khang trang, hiện đại; đến nay có hơn
80% nhà kiên cố và bán kiên cố. Trung tâm thương mại của thành phố và hệ thống
các chợ khu vực đã được đầu tư làm mới, ngày càng đi vào hoạt động ổn định.
Đặc biệt vừa qua ngày 25/2/2009, Thủ tướng Chính phủ đã quyết định công
nhận TP Pleiku là đô thị loại II, đây cũng sẽ là một bước tiến mới thay đổi vị thế
của TP Pleiku trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của thành phố nói riêng,
tỉnh Gia Lai phát triển bền vững nói chung. Hiện nay nền kinh tế thế giới ngày
càng quốc tế hoá, toàn cầu hoá, vừa hợp tác, vừa cạnh tranh đan xen phức tạp gắn
với quá trình tự do hoá về thương mại, đầu tư và lao động. Trật tự kinh tế thế giới
hình thành theo hướng đa trung tâm, hợp tác gắn liền với cạnh tranh, hội nhập kinh
tế đi đôi với bảo vệ lợi ích quốc gia. Việt Nam gia nhập WTO là một sự kiện chính
trị, kinh tế quan trọng của đất nước, mở ra cánh cửa lớn với nền kinh tế toàn cầu,
xu thế hội nhập sẽ là yếu tố tác động mạnh mẽ đến định hướng phát triển kinh tế xã hội cả nước nói chung, tỉnh Gia Lai và thành phố Pleiku nói riêng. Điều đó
mang đến cho Pleiku nhiều cơ hội phát triển nhưng cũng không ít thử thách to lớn,
chính vì vậy bên cạnh nỗ lực của chính quyền và nhân dân, thành phố Pleiku rất
cần có sự góp sức của các thành phần kinh tế, nhà đầu tư trong và ngoài tỉnh để

viên của UBND thành phố để xin ý kiến. Hồ sơ gửi lấy ý kiến thành viên UBND
thành phố giải quyết công việc bao gồm:
+ Nội dung Tờ trình, đề án, văn bản gồm: sự cần thiết, luận cứ ban hành đề án,
văn bản; những nội dung chính của đề án, văn bản và những ý kiến còn khác nhau.
Tờ trình phải do người có thẩm quyền ký và đóng dấu đúng quy định.
+Dự thảo đề án, văn bản.
+Văn bản thẩm định của phòng Tư pháp thành phố (đối với văn bản quy phạm
pháp luật).
+ Báo cáo tổng hợp ý kiến tham gia của các cơ quan và giải trình tiếp thu của
cơ quan chủ trì soạn thảo đề án, văn bản.
+ Văn bản tham gia ý kiến của các cơ quan có liên quan.
+ Các tài liệu cần thiết khác (nếu có).


- Các quyết nghị tập thể của UBND thành phố được thông qua khi có quá nữa
số thành viên UBND thành phố đồng ý. Trường hợp xin ý kiến các thành viên
UBND thành phố bằng hình thức Phiếu lấy ý kiến thì:
+ Nếu vấn đề được quá nửa thành viên UBND thành phố đồng ý thì Văn phòng
Chủ tịch UBND thành phố quyết định và báo cáo trong phiên họp UBND thành
phố gần nhất.
+ Nếu vấn đề không được quá nửa số thành viên UBND thành phố đồng ý thì
Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND thành phố quyết định việc đưa ra thảo luận tại
phiên họp UBND thành phố.
1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND TP Pleiku:
UBND thành phố Pleiku tổ chức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, lãnh đạo
tập thể đi đôi với phát huy trách nhiệm cá nhân của từng thành viên UBND thành
phố, thảo luận tập thể và quyết định theo đa số. UBND thành phố phát huy quyền
làm chủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN, ngăn ngừa và chống các biểu
hiện quan liêu, vô trách nhiệm, hách dịch, cửa quyền, tham nhũng, lãng phí và các
biều hiện tiêu cực khác trong cơ quan, cán bộ, viên chức Nhà nước và trong bộ

DÂN
TỘC
TÔN
GIÁO

PHÒNG
NỘI VỤ

PHÓ CHỦ TỊCH
NÔNG NGHIỆP
KINH
TẾ

TN&
MT

PHÒNG
LĐ-TBXH

THỐNG
KÊ

PHÒNG
THANH
TRA

PHÓ CHỦ TỊCH
CÔNG NGHIỆP

QL

TT.HĐND và UBND thành phố thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc
phòng.
- Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, trụ sở làm việc và con dấu
riêng.
2.2.

Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND thành phố Pleiku:

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND&UBND, Chủ tịch
UBND thành phố đảm bảo chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp
luật của Nhà nước.
- Xây dựng các chương trình làm việc của HĐND thành phố, UBND và Chủ
tịch UBND thành phố, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn
thuộc HĐND, UBND thành phố và UBND các xã, phường thực hiện chương trình
công tác đó.
- Theo dõi các cơ quan chuyên môn thuộc UBND trong việc chuẩn bị các đề
án (bao gồm các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các dự án Kinh tế - Xã hội,
Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng và các dự án khác) và tham gia ý
kiến về nội dung, hình thức và thể thức trong quy trình soạn thảo các đề án đó.
- Thẩm tra các đề án của cơ quan chuyên môn thuộc UBND thành phố và
UBND cấp xã, phường trình UBND thành phố quyết định hoặc để UBND thành
phố trình cấp có thẩm quyền quyết định. Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo
yêu cầu về nội dung, hình thức, thể thức và trình tự theo quy định của pháp
luật,quy chế của UBND thành phố quy định, Văn phòng đề nghị các cơ quan chủ
đề án bổ sung, hoàn chỉnh. Nếu đề nghị không được cơ quan chủ đề án nhất trí thì
Văn phòng báo cáo Chủ tịch UBND thành phố quyết định.


- Tổ chức thực hiện mối quan hệ làm việc giữa UBND, Chủ tịch UBND với

Văn phòng HĐND-UBND thành phố tổ chức và làm việc theo chế độ Thủ
trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa –
Xã hội và phụ trách lĩnh vực kinh tế) giúp việc cho Chánh Văn phòng. Chánh Văn
phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thành phố về việc thực hiện nhiệm
vụ của văn phòng. Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm Chánh Văn phòng do Chủ tịch
UBND thành phố quyết định sau khi thống nhất với TT.HĐND thành phố. Việc bổ
nhiệm, miễn nhiệm các Phó Văn phòng do chủ tịch UBND thành phố quyết định
theo sự đề nghị của Chánh Văn phòng và sau khi đã thống nhất. Để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình Văn phòng phân công nhiệm vụ thành các bộ phận sau:
Tổng hợp, Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, Văn thư - Lưu trữ, Kế toán – Tài vụ
Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng HĐND-UBND thành phố

Chánh Văn phòng

Phó Văn phòng

Phó Văn phòng

Văn hóa – Xã hội

Kinh tế

Bộ phận
Tổng hợp

Bộ phận
Kế toán

Bộ phận
Văn thư

181/2003/QD-TTg ngày 24/9/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành
Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương; tổ chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế “một cửa” của
UBND thành phố.
6. Bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của
HĐND, Thường trực HĐND, UBND và Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND
thành phố.
7. Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của HĐND, UBND và
Chủ tịch UBND thành phố.
8. Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND
thành phố giao.
3. Quan hệ công tác của UBND thành phố Pleiku
- Quan hệ công tác với UBND tỉnh và các ngành chức năng của tỉnh: UBND
thành phố chịu sự chỉ đạo trực tiếp của UBND tỉnh, có trách nhiệm chấp hành mọi
văn bản của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh; thực hiện báo cáo định kỳ, đột
xuất theo chế độ quy định hoặc theo yêu cầu của UBND tỉnh.


- Quan hệ công tác với Thành ủy, Ban Thường vụ Thành ủy: UBND thành
phố chấp hành nghiêm túc và tổ chức thực hiện kịp thời, có hiệu quả các Nghị
quyết,chủ trương, chính sách và các quy định của Thành ủy, Ban Thường vụ
Thành ủy; báo cáo kịp thời với Ban Thường vụ Thành ủy, Thường trực Thành ủy
về kết quả tổ chức thực hiện các Nghị quyết, chủ trương, chính sách, quy định của
Đảng và thường xuyên xin ý kiến chỉ đạo của Ban Thường vụ Thành ủy, Thường
trực Thành ủy đối với nhiệm vụ, công tác của UBND thành phố theo quy định của
pháp luật.
- Quan hệ công tác với Thường trực HĐND thành phố: UBND thành phố phối
hợp chặt chẽ với Thường trực HĐND thành phố trong việc chuẩn bị chương trình
và nội dung làm việc của kỳ họp HĐND, các báo cáo, các đề án của UBND thành
phố trình HĐND thành phố; giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực

thảo và quản lý văn bản của cơ quan là một vấn đề hết sức quan trọng và cần được
quan tâm một cách đúng mức. Văn bản vừa là nguồn pháp luật cơ bản vừa là công
cụ quản lý hữu hiệu phục vụ cho việc quản lý và điều hành của tổ chức. Việc soạn
thảo và ban hành văn bản sẽ đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách
có hệ thống, đảm bảo hơn nữa tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong các
văn bản quản lý hành chính nhà nước trong giải quyết công việc của cơ quan mình.
Bên cạnh đó việc quản lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một
vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh
đạo của cơ quan đó . Chính vì vậy việc quan tâm đúng mực đến soạn thảo và quản
lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành
chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung.
Trên thực tế công tác soạn thảo và quản lý văn bản trong hoạt động của các cơ
quan hành chính nhà nước hiện nay nói chung đã đạt nhiều thành tích đáng kể, đáp
ứng được yêu cầu cơ bản của quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực của đời sống kinh
tế - xã hội. Tuy nhiên hiện nay vẫn còn nhiều văn bản quản lý nhà nước nói chung
còn bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: văn bản có nội dung trái pháp luật, thiếu mạch
lạc; văn bản ban hành trái thẩm quyền; văn bản sai về thể thức và thủ tục hành
chính; văn bản không có tính khả thi,… và những văn bản đó đã, đang và sẽ còn
gây nhiều ảnh hưởng không nhỏ đối với mọi mặt của đời sống xã hội, làm giảm uy
tín và hiệu quả tác động của các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thời gian thực


tập ở UBND thành phố Pleiku em đã có dịp tìm hiểu về công tác soạn thảo và quản
lý văn bản ở UBND thành phố Pleiku. Tuy nhiên, do giới hạn về thời gian cũng
như năng lực cá nhân, báo cáo chuyên đề này chỉ tập trung nghiên cứu “công tác
soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku”. Đây
cũng là một vấn đề đang được quan tâm tại Văn phòng UBND thành phố và có một
vai trò quan trọng đối với công tác lãnh đạo, điều hành và quản lý của UBND
thành phố. Do đó em cố gắng hoàn thành hoàn chỉnh báo cáo thực tập này với tinh
thần nghiêm túc nhằm đảm bảo được yêu cầu của học viện trong quá trình thực tập

Theo nghĩa hẹp, văn bản được gọi chung là các công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài
liệu,…(2) được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các
tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế. Theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để
quản lý, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức như Nghị quyết, Quyết
định, Chỉ thị, Thông tư, Báo cáo, Tờ trình, Đề án… đều được gọi là văn bản. Khái
niệm này được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan, tổ chức.
1.2.

Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định quản lý thành văn do các cơ
quan nhà nước (lập pháp, hành pháp, tư pháp) hoặc cá nhân có thẩm quyền ban
hành theo một trình tự, thủ tục và hình thức do luật định, mang tính quyền lực Nhà
nước và làm phát sinh các hệ quả pháp ký cụ thể trong quá trình thực hiện chúng.
Do đó, có thể hiểu VBQLNN là những quyết định và thông tin quản lý thành
văn (được văn bản hóa) do các cơ quan quản lý nhà nước ban hành theo thẩm


quyền, trình tự, thủ tục và hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ
quản lý nhà nước qua lại giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa cơ quan
nhà nước với các tổ chức và công dân
(1)

Từ điển tiếng Việt trang 1078, Trung tâm từ điển ngôn ngữ - Hà Nội – 1997

(2)

Điều 1, Điều lệ quy định chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơ quan (ban hành theo Nghị
định số 527-TTg ngày 02/01/1957 của Chính phủ).


quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản thuộc thẩm quyền ban


hành tương ứng, trong đó UBND các cấp có thẩm quyền ban hành văn bản quy
phạm pháp luật là Quyết định và Chỉ thị.
2.2.

Văn bản hành chính

2.2.1. Văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt (VBHCCB) là phương tiện thể hiện quyết định
quản lý do các cơ quan có thẩm quyền quản lý hành chính nhà nước ban hành trên
cơ sở những quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc
của cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.
VBHCCB thường gặp là quyết định nâng lương, quyết định bổ nhiệm, miễn
nhiệm, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức; chỉ thị về việc phát động phong
trào thi đua, biểu dương người tốt việc tốt…
2.2.2. Văn bản hành chính thông thường
Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tin
điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết
các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc
trong các cơ quan, tổ chức.
Đây là một hệ thống văn bản rất phức tạp và đa dạng, bao gồm hai loại
chính:
- Văn bản không có tên loại: công văn;
- Văn bản có tên loại: thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, đề án, chương
trình, kế hoạch, hợp đồng, các loại giấy (giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ
phép, giấy ủy nhiệm…), các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình…).
2.3.


Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý của văn bản quản lý Nhà nước thể hiện ở hai mặt sau:
- Chúng chứa đựng các quy phạm pháp luật và các quan hệ về mặt pháp luật
được hình thành trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước;
- Là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong điều hành công
việc của cơ quan, tổ chức Nhà nước.
Văn bản pháp lý Nhà nước là một cơ sở để chứng minh, công nhận các quan hệ
pháp luật trong hoạt động quản lý.
Việc nắm giữ chức năng pháp lý của văn bản có ý nghĩa rất quan trọng. Muốn
cho chức năng này được đảm bảo thì việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý nhà
nước phải đúng quy định về hình thức, thể thức, thẩm quyền, trình tự và thủ tục
theo luật định.
3.3.

Chức năng quản lý

Các thông tin trong văn bản quản lý Nhà nước là cơ sở quan trọng giúp cho
các nhà lãnh đạo, nhà quản lý tổ chức tốt công việc của mình, kiểm tra cấp dưới
theo yêu cầu của quá trình lãnh đạo, điều hành.


Văn bản quản lý Nhà nước là một căn cứ quan trọng về mặt pháp lý để đề ra
các quy định mới đúng pháp luật. Nó cũng là cơ sở để kiểm tra việc ra quyết định
của cấp dưới theo hệ thống quản lý của từng ngành; là phương tiện truyền đạt đầy
đủ, chính xác đến mọi đối tượng cần thiết nhằm tạo nên tính ổn định cho hoạt động
của cơ quan, tổ chức mình nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác trong bộ máy
nhà nước nói chung.
Nói cách khác văn bản là một công cụ không thể thiếu của nhà quản lý.
Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Nhà nước, xây dựng văn bản là để quản lý,

cao tính khả thi của văn bản.
Tính đại chúng: đối tượng thi hành chủ yếu của văn bản là các tầng lớp
nhân dân có các trình độ học vấn khác nhau, do đó văn bản phải có nội dung dễ
hiểu và dễ nhớ phù hợp với trình độ dân trí, đảm bảo đến mức tối đa tính phổ cập,
song không ảnh hưởng đến nội dung nghiêm túc, chặt chẽ và khoa học của văn
bản. Phải xác định rõ là các văn bản quản lý hành chính nhà nước luôn luôn gắn
chặt với đời sống xã hội, liên quan trực tiếp tới nhân dân lao động, là đối tượng để
nhân dân tìm hiểu và thực hiện.
Tính đại chúng của văn bản có được khi phản ánh nguyện vọng của nhân
dân, các quy định trong văn bản không trái với các quy định trong Hiến pháp về
quyền và nghĩa vụ của công dân. Đảm bảo tính đại chúng cần phải tiến hành khảo
sát, đánh giá thực trạng xã hội liên quan đến nội dung chính của dự thảo; lắng nghe
ý kiến của quần chúng để nắm bắt được tâm tư, nguyện vọng của họ; tổ chức thảo
luận đóng góp ý kiến rộng rãi tham gia xây dựng dự thảo văn bản.
Tính công quyền: tính công quyền cho thấy sự cưỡng chế, bắt buộc thực
hiện ở những mức độ khác nhau của văn bản, tức là văn bản thể hiện quyền lực nhà
nước, đòi hỏi mọi người phải tuân theo, đồng thời phản ánh địa vị pháp lý của các
chủ thể pháp luật. Văn bản đảm bảo tính công quyền khi: được ban hành dựa trên
cơ sở những căn cứ và lý do xác thực; nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do
luật định. Mỗi cơ quan chỉ được phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn đề
thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
Tính khả thi : tính khả thi là một yêu cầu đối với văn bản, đồng thời là sự
kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu nêu trên: không đảm bảo được tính Đảng,
tính nhân dân, tính khoa học, tính qua phạm thì văn bản không có khả năng thực
thi. Ngoài ra, nội dung của văn bản phải đưa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi
hành hợp lý (phù hợp với năng lực, khả năng vật chất của chủ thể thi hành), phù
hợp với thực tế cuộc sống và mức độ phát triển kinh tế - xã hội.
4.2.

Yêu cầu về thể thức văn bản

văn bản quản lý nhà nước còn đòi hỏi việc sử dụng ngôn ngữ trong văn bản phải
đảm bảo chính xác, rõ ràng và trong sáng. Đây là chất liệu cấu thành của một văn
phong nhất định trong quá trình soạn thảo văn bản. Việc sử dụng các ngôn ngữ cụ
thể trong văn bản cần phải được đảm bảo các yêu cầu về sử dụng từ ngữ và sử
dụng câu.
- Sử dụng từ ngữ phải sử dụng từ ngữ chuẩn xác, dùng từ đúng phong cách và
sử dụng từ đúng quan hệ kết hợp;


- Sử dụng câu thì câu phải được viết đúng quy tắc ngữ pháp tiếng Việt; viết
câu đảm bảo tính logic; diễn đạt chính xác, rõ ràng , mạch lạc; nên chủ yếu sử dụng
câu tường thuật và sử dụng dấu câu đúng ngữ pháp.
II. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành
phố Pleiku
1. Tình hình soạn thảo văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku
Trong thời gian qua, công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng UBND thành
phố cơ bản đã đảm bảo giải quyết được các nhiệm vụ được giao. Trình tự, thủ tục
soạn thảo văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật. Trong giải quyết
các công việc của mình văn bản chính là phương tiện quan trọng chứa đựng trong
đó thông tin và quyết định quản lý. Văn bản mang tính công quyền, được ban hành
theo các quy định của nhà nước, luôn tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội và
là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của Văn phòng.
Văn phòng hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có Chánh Văn phòng và 2 Phó
Văn phòng (phụ trách lĩnh vực Văn hóa – Xã hội và phụ trách lĩnh vực Kinh tế)
giúp việc cho Chánh Văn phòng. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng chia ra làm các bộ
phận, mỗi bộ phận phụ trách những công việc, nhiệm vụ riêng. Trong quá trình giải
quyết công việc của mình, các bộ phận sẽ có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan
đến phạm vi, trách nhiệm giải quyết công việc đó. Chẳng hạn như bộ phận Tổng
hợp của Văn phòng bao gồm có nhiều chuyên viên, mỗi chuyên viên phụ trách một
lĩnh vực nhất định và có nhiệm vụ soạn thảo văn bản liên quan đến lĩnh vực mình

Đảm bảo thể thức theo quy định về soạn thảo văn bản của Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản. Trong trường hợp cần thiết người soạn thảo có thể đề xuất với
người lãnh đạo cơ quan, Chánh Văn phòng việc tham khảo ý kiến các cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu để hoàn chỉnh bản thảo.
Bước 3: Trình duyệt bản thảo kèm theo tài liệu có liên quan
Bản thảo do người có thẩm quyền (người ký văn bản) duyệt. Trường hợp có sửa
chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem xét,
quyết định.
Bước 4: Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Nhân bản đúng số lượng quy định ở mục “Nơi nhận” văn bản. Người đánh máy
phải giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản đúng thời gian
quy định của người lãnh đạo cơ quan. Trong trường hợp nếu phát hiện có lỗi của
bản thảo đã được duyệt, người đánh máy báo lại cho người duyệt văn bản hoặc
người thảo văn bản biết để kịp thời điều chỉnh.
Bước 5: Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm
tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản mà mình soạn thảo.


Chánh Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan
quản lý công tác văn thư phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 6: Ký chính thức văn bản
Văn bản đã được hoàn chỉnh, kiểm tra, trình người có thẩm quyền ký theo quy
định phân công của người đứng đầu cơ quan (người đã duyệt bản thảo).
Bước 7: Phát hành văn bản tại văn thư cơ quan
Văn bản sau khi ký chính thức chuyển cho văn thư cơ quan, cán bộ văn thư thực
hiện các công việc sau: