MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ - UBND
HUYỆN CHỢ ĐỒN.............................................................................................5
1.1

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

của phòng nội vụ.............................................................................................5
1.1.1 Lịch sử hình thành..................................................................................5
1.1.1 Vị trí, chức năng.....................................................................................5
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................5
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn:...........9
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư lưu trữ thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Chợ
Đồn..................................................................................................................9
1.2.1 Chức năng..............................................................................................9
1.2.2 Nhiệm vụ................................................................................................9
1.2.3 Cơ cấu tổ chức......................................................................................10
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI
VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN.....................................................................11
2.1 Hoạt động quản lý...................................................................................11
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ.................11
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức.............................................13
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa học
Công nghệ trong Công tác Lưu trữ...............................................................13
2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân sự làm Công tác Lưu trữ, quản lý công tác thi
đua khen thưởng trong Công tác Lưu trữ......................................................13
2.1.5 Thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế Công tác Văn thư – Lưu
trữ của cơ quan, tổ chức................................................................................14

quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều
có một đặc điểm chung đó là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra những tài
liệu có liên quan và những văn bản này đều được lưu trữ lại để khai thác, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc ban hành, soạn thảo văn bản đã
quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản văn bản và phát huy giá trị của văn bản đó
còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi cơ quan, tổ chức được thành lập thì công
tác văn thư lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công
việc, cho việc thực hiện chức năng nhiêm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải
quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của cơ quan, tổ
chức.
Cùng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy
tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những
người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người
hy sinh thầm lặng. Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải
quyết xong là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý
đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những
tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ
tài liệu những tài liệu đó. Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cat
tong… Nếu không có sự cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu
trữ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu
1


những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi
được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm
năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị

nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó. Bên
cạnh sự hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số
nghiệp vụ cơ bản khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của
mình. Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học
tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình
độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn
thiện bản thân mình cùng với sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ. Về kỹ năng
thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn
phải có kỹ năng thực hành. Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực
thực tế của người cán bộ văn thư lưu trữ một cách trung thực, chính xác nhất.
Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư lưu trữ không
những giúp cán bộ văn thư lưu trữ từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp
nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ.
Trong thời gian thực tập tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn từ ngày
10/1/2017 đến ngày 10/3/2017 đã giúp em được tiếp xúc với các công việc về
văn thư, lưu trữ cũng như nắm bắt được một số nghiệp vụ, kỹ năng của người
làm công tác văn thư lưu trữ để tổng hợp những kiến thức đã lĩnh hội, trau dồi
được tại cơ quan thực tập, kết hợp với những lý luận được thầy, cô nhà trường
trang bị, em đã học được phong cách làm việc của một cán bộ Văn thư – Lưu
trữ. Một công việc đòi hỏi sự nhẹ nhàng khéo léo,tinh tế giúp đỡ đắc lực cho
lãnh đạo giải quyết công việc hàng ngày. Qua quá trình thực tập đã giúp em
nhận ra những điểm yếu của mình trong các khâu nghiệp vụ chuyên môn,thiếu
kinh nghiệm trong quá trình thực hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu
trữ, từ đó em có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà
chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ.
Để thực hiện được bài báo cáo thực tập này, em đã được hướng dẫn của
bác Ma Xuân Tỉnh và sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cán bộ, nhân viên
Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn. Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã nỗ
lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực tế để tổng
hợp và hoàn thiện bài báo cáo này. Song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu diễn ra

nghiệp vụ của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành
quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng tháng:
chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà
nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy
a, Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn
bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức của Phòng Nội vụ
theo quy định và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
b, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết
định việc thành lập, sát nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân huyện;
5


c, Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
công lập thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
- Về quản lý, sử dụng, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn ví sự nghiệp công lập
a, Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân huyên, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng
năm của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của
Ủy ban nhân dân huyện để Ủy ban nhân dân trình Ủy ban nhân dân theo quy
định;
b, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức, giao

miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành viên khác của Ủy
ban nhân dân huyện theoq quy định của pháp luật;
c, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn kết quả bầu cử, phê
chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy
định.
- Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã
a, Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc tuyển dụng,
sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức,
luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực
hiên chế độ tiền , lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân
huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
b, Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công
chức cấp xã theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức
a, Trình Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách
hành chính, cài cách chế độ công vụ, công chức địa phương;
b, Trình Ủy ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành
7


chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức trên địa bàn huyện;
c, Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách
chế độ công vụ, công chức ở địa phương theo quy định.
- Công tác văn thư, lưu trữ
a, Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,

sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn:
Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn hiện nay gồm 07 thành viên bao gồm: 01
trưởng phòng, 01 phó phòng và 04 chuyên viên:
1. Trưởng phòng: Đồng chí: Nông Thế Thái
2. Phó trưởng phòng: Đồng chí: Nông Văn Dương
3. Chuyên viên gồm 04 đồng chí sau:
Đồng chí: Ma Xuân Tỉnh
Đồng chí: Hứa Đức Thuận
Đồng chí: Mai Thanh Nghị
Đồng chí: Ma Thị Nga
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của bộ phận văn thư lưu trữ thuộc - Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân
Huyện Chợ Đồn
1.2.1 Chức năng
Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn là một đơn vị trực
thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn có nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân
Huyện Chợ Đồn quản lý nhà nước về Công tác Văn thư – Lưu trữ. Phòng Nội vụ
huyện Chợ Đồn có bộ phận Văn thư – Lưu trữ chuyên trách để giúp Trưởng
Phòng Nội vụ và Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện tổ
chức thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ của huyện; đồng thời quản
lý Nhà nước về Văn thư Lưu trữ đối với các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân huyện và các cơ quan, tổ chức có liên quan. Tại Phòng Nội vụ Ủy ban
nhân dân Huyện Chợ Đồn bố trí đồng chí Ma Thị Nga phụ trách Công tác Văn
thư Lưu trữ chuyên trách.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp
9




CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI
VỤ - UBND HUYỆN CHỢ ĐỒN
Công tác Lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong quá trình hoạt động của
cơ quan tổ chức nói chung và Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn
nói riêng. Nếu như Công tác lưu trữ tốt, hồ sơ được bảo quản một cách khoa học
sẽ thuận tiện cho công tác khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cán bộ công chức,
viên chức của cơ quan trong quá trình giải quyết công việc. Tuy nhiên, nếu chỉ
chú trọng vào các khâu nghiệp vụ thì vẫn chưa đủ, bởi lẽ hoạt động quản lý đóng
một vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, và nó
được ví như kim chỉ nam cho mọi hoạt động thực hiện. Do vậy, từ khi thành lập
đến nay, Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn luôn chú trọng vào công tác quản lý
song song với các hoạt động nghiệp vụ.
2.1 Hoạt động quản lý
2.1.1 Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ
Là một đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn lại được giao
nhiệm vụ quản lý nhà nước về Công tác Văn thư – Lưu trữ nên phòng Nội vụ
luôn chú trọng vào các văn bản chỉ đạo về Công tác Văn thư – Lưu trữ và đặc
biệt là các văn bản hướng dẫn chỉ đạo về Công tác Lưu trữ của Chính Phủ, Bộ
Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là những cơ quan quản lý đầu ngành
Trung ương về Công tác Văn thư – Lưu trữ. Đối với Công tác Lưu trữ, Phòng
Nội vụ luôn thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn như sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu
lưu trữ;
- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội

trong công việc, tạo được tính nề nếp trong công tác lưu trữ, nâng cao được hiệu
quả giải quyết công việc. Đồng thời, hằng năm, Phòng Nội vụ cũng thường
xuyên tập huấn cho cán nộ làm Công tác Lưu trữ để bồi dưỡng các kỹ năng,
nghiệp vụ.
2.1.2 Quản lý Phông Lưu trữ cơ quan, tổ chức
12


Qua quá trình thực tập tại Phòng nội vụ, được tiếp xúc với tài liệu, em
nhận thấy, sau khi kết thúc công việc, cán bộ sẽ giao nộp hồ sơ tài liệu cho Lưu
trữ cơ quan của Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn. Do Phòng Nội vụ là một đơn
vị của Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn nên toàn bộ tài liệu có giá trị, sau khi
kết thúc công việc vẫn phải nộp cho Ủy ban nhân dân. Bởi lẽ, tài liệu của Phòng
Nội vụ là khối tài liệu không thể thiếu và tách rời đối với Phông ủy ban nhân
dân huyện Chợ Đồn. Như vậy, toàn bộ tài liệu sẽ được quản lý, tập trung thống
nhất theo quy định đã đề ra để tránh tình trạng mất mát và thất lạc tài liệu của cơ
quan nói chung và của Phòng Nội vụ nói riêng.
2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu Khoa
học Công nghệ trong Công tác Lưu trữ
Công tác Lưu trữ đóng một vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơ
quan tổ chức nên việc đầu tư các trang thiết bị để hiện đại hóa Công tác Lưu trữ
là vô cùng cần thiết. Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học, hằng năm Trưởng
phòng Nội vụ vẫn thường xuyên khuyến khích các cán bộ của phòng tích cực
tham gia nghiên cứu khoa học hay phát minh ra các sang kiến khoa học trong
Công tác Lưu trữ của Phòng cũng như của toàn Ủy ban nhân dân Huyện Chợ
Đồn. Bên cạnh hoạt động nghiên cứu là việc ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ vào Công tác Lưu trữ. Hiện nay, Phòng Nội vụ áp dụng đúng tiêu
chuẩn giá đựng tài liệu, bìa, cặp hộp của Bộ Khoa học và Công nghệ đề ra. Việc
ứng dụng các tiêu chuẩn khoa học về Công tác Lưu trữ làm cho công việc đạt
hiệu quả hơn.

hình thực trạng thực tế công tác lưu trữ để có phương thức xử lý nhanh chóng.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
Phòng Nội vụ là một trong những phòng chuyên môn, trực tiếp tham mưu
cho lãnh đạo cơ quan về các mặt hoạt động như: công tác tổ chức cán bộ, công
tác xây dựng chính quyền cơ sở, công tác thanh niên, tôn giáo…trong đó, không
thể không nhắc đến công tác văn thư – lưu trữ. Do Phòng Nội vụ là một đơn vị
trong các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Chợ Đồn nên Công tác Lưu
trữ hầu hết chỉ là các hoạt động thu thập tài liệu của các cán bộ thuộc Phòng Nội
vụ. Do chỉ là một đơn vị trực thuộc UBND huyện nên toàn bộ tài liệu vẫn phải
nộp xuống Văn Phòng Ủy ban nhân dân. Do vậy, trong báo cáo này, ngoài Công
tác Lưu trữ của Phòng Nội vụ, em xin trình bày thêm Công tác Lưu trữ của Ủy
14


ban nhân dân huyện Chợ Đồn để báo cáo hoàn chỉnh hơn.
2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
Thu thập, bổ sung TLLT là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu, lựa chọn và chuyển giao
tài liệu vào các kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy
định.Ở cơ quan công tác này được tiến hành thường xuyên.
Phòng Nội vụ tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc ban hành các văn
bản, quy chế quy định về công tác văn thư – lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
trong toàn huyện nói chung và Ủy ban nhân dân huyện nói riêng. Tuy nhiên,
trong quá trình lưu giữ hồ sơ, tài liệu tại phòng trong vòng 1 năm thì cán bộ văn
thư – lưu trữ của phòng cũng tiến hành những công việc trong công tác lưu trữ
nhằm mục đích sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ một cách khoa học và tối ưu
nhất, phục vụ cho công tác tra tìm khi cần thiết.
Đối với nguồn tài liệu thu thập vào Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn kể
từ 01 năm từ khi công việc kết thúc, các đơn vị phải nộp hồ sơ, tài liệu vào Ủy
ban theo đúng quy định của nhà nước. Các nguồn thu thập tài liệu của Ủy ban

2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết
định đến số phận của tài liệu. Mỗi loại tài liệu lưu trữ có giá trị và thời hạn bảo
quản khác nhau. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạng
tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ, giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan. Xác
định giá trị tài liệu có liên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu vào các lưu
trữ. Trên cơ sở tài liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn được
những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lưu trữ. Đối với công tác
phân loại tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn
thiện các nhóm tài liệu cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp
cho công tác bảo quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo
điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu quả
nhất.
Khi xác định giá trị Ủy ban nhân dân huyện Chợ Đồn luôn tuân theo các
tiêu chuẩn, nguyên tắc và phương pháp chung của Lưu trữ học. Bên cạnh đó, Ủy
ban nhân dân huyện Chợ Đồn còn tuân theo các văn bản hướng dẫn, quy định về
16


xác định giá trị tài liệu như:
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
- Công văn số 879/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị…
Hiện nay, theo quy định của nhà nước thì khối tài liệu đem ra xác định giá
trị tài liệu của cơ quan được chia ra ở các mức: Tài liệu có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn; Tài liệu bảo quản có thời hạn: 70 năm, 20 năm, 10 năm, 5 năm; Tài
liệu hết giá trị.

tài liệu lưu trữ phù hợp với yêu cầu và khả năng thực tế. Dựa vào kết quả thống
kê tài liệu lưu trữ, các cơ quan xác định được phương hướng bổ sung những tài
liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng, lập kế hoạch bảo quản an toàn những tài liệu có
giá trị. Công tác thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở kho lưu trữ, bao
gồm các công việc như: thống kê số lượng tài liệu lưu trữ, thống kê phương tiện
bảo quản, thống kê công cụ tra cứu,…Hiện nay, Ủy ban đã xây dựng công cụ tra
cứu gồm có mục lục hồ sơ và một số sổ xuất, nhập tài liệu.
2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Trong công tác lưu trữ có hai chức năng cơ bản quan trọng quyết định đến
chất lượng và hiệu quả tổ chức của công tác lưu trữ. Đó là bảo quản an toàn và tổ
chức khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ là
một trong những nghiệp vụ quan trọng nhằm thực hiện tốt chức năng trên. Cùng
với sự phát triển của xã hội, sự phát triển của khoa học kỹ thuật và những nhu
cầu trao đổi thông tin đã sản sinh ra nhiều loại hình tài liệu phong phú về nội
dung, đa dạng về hình thức với nhiều phương pháp và kỹ thuật khác nhau. Đồng
thời những tài liệu được sản sinh ra cũng đang đứng trước nguy cơ và tình trạng
xuống cấp, hư hỏng. Vì vậy công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất
quan trọng trong việc bảo vệ nguồn thông tin có giá trị này. Nếu không có biện
pháp bảo quản tốt thì những tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát, hư hỏng mà rất
khó hoặc không thể phục hồi. Đặc biệt, vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt
đới gió mùa nên các yếu tố tác động của tự nhiên như nắng mưa, lũ lụt, vi sinh
vật, côn trùng v.v... tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Vì vậy công tác bảo
quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp nhưng
18


cũng đặt ra một cách cấp thiết trong thực tiễn.
Mặc dù là một huyện mới thành lập nhưng lãnh đạo cơ quan đã rất chú
tâm đến công tác lưu trữ, bởi vậy mà công tác lưu trữ đã có những bước chuyển
biến mới. Uỷ ban nhân dân huyện đã cho xây dựng kho lưu trữ ngay cạnh phòng

quyết. Trong quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ, các độc giả phải chấp hành
nghiêm chỉnh nội quy phòng đọc. Nếu vi phạm sẽ tuỳ mức độ vi phạm để xử lý
hành chính thích ứng như: bồi thường những tài liệu mà người đó làm hư hỏng,
mất mát, tước quyền sử dụng tài liệu của độc giả trong một thời gian hoặc vĩnh
viễn. Nếu độc giả lấy cắp tài liệu hoặc tiết lộ bí mật quốc gia, vi phạm các điều
trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia thì tuỳ theo mức độ nặng nhẹ mà bị kỷ luật
hoặc bị truy tố trước pháp luật.
Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ Uỷ ban nhân dân huyện: Đối với lưu trữ
Uỷ ban nhân dân huyện, cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức quản lý toàn bộ
công tác ở phòng đọc, nắm vững thành phần và nội dung tài liệu trong kho lưu
trữ, giải đáp những yêu cầu của độc giả, sử dụng thành thạo các thiết bị của
phòng đọc v.v... Trong đó có nhiệm vụ cụ thể sau: Tiếp nhận độc giả đến sử
dụng tài liệu tại phòng đọc, đối với người ngoài cơ quan đến xin đọc tài liệu thì
cán bộ phụ trách lưu trữ cấp thẻ đọc cho độc giả. (Thẻ đọc là giấy ra vào cơ
quan và là phương tiện để quản lý độc giả. Thẻ đọc chỉ có giá trị trong thời gian
nhất định, sau khi độc giả hoàn thành công việc thì thẻ đọc hết giá trị). Mỗi độc
giả sử dụng tài liệu tại phòng đọc đều được lập hồ sơ độc giả bao gồm toàn bộ
giấy tờ liên quan đến độc giả trong thời gian làm việc tại phòng đọc như: Giấy
giới thiệu, đơn xin sử dụng tài liệu, sơ yếu lý lịch, giấy tờ khác. Hồ sơ độc giả
được sắp xếp theo vần chữ cái tên độc giả; Giải đáp các câu hỏi của độc giả về
nội dung, thành phần tài liệu có liên quan đến chủ đề nghiên cứu, hướng dẫn sử
dụng công cụ tra cứu
- Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ: Trong quá trình sử dụng tài liệu, nếu độc
giả có nguyện vọng sao hoặc trích sao tài liệu lưu trữ thì phải có đơn yêu cầu,
các đơn này phải do người có thẩm quyền cho phép mới được cấp bản sao, trích
sao tài liệu lưu trữ. Tất cả các bản sao và trích sao phải có dấu chứng thực của
cơ quan. Tại Uỷ ban nhân dân huyện, cán bộ lưu trữ cũng đã thực hiện theo
đúng như quy định của pháp luật và cơ quan về cấp Chứng thực tài liệu lưu trữ
cho độc giả.


trữ do phòng tổ chức.
21


- Phô tô tài liệu phục vụ tập huấn công tác lưu trữ cho cán bộ công chức,
viên chức cấp xã.
- Trình ký văn bản
- Phân chia tài liệu để phát cho các xã
- Gửi các Quyết định, thông báo tới các phòng ban
- Xin dấu
- Đóng dấu
- Sau khi đóng dấu xong, em tiến hành viết bì đối với những văn bản gửi
ngoài cơ quan, và chuyển trực tiếp đối với các phòng, ban trong cơ quan. Các
đơn vị gần cơ quan em cũng chuyển giao văn bản trực tiếp, còn lại sẽ được gửi
qua đường bưu điện.
- Trong thời gian thực tập này, cũng là đợt thi tuyển công chức, viên chức
cấp xã Vì vậy ở phòng Nội vụ công việc tương đối nhiều từ công tác chuẩn bị tài
liệu, cấp phát tài liệu, chuẩn bị các hồ sơ thi tuyển…. Em đã tham gia giúp
phòng chuẩn bị những công tác đó.
- Hỗ trợ hội nghị triển khai công tác thi đua khen thưởng UBND huyện
Chợ Đồn đăng cai tổ chức mà Phòng Nội vụ trực tiếp chủ trì.
- Hỗ trợ công chức phụ trách công tác thi đua, khen thưởng rà soát hồ sơ
các cá nhân có thành tích để ra quyết định khen thưởng.
- Tham gia hỗ trợ rà soát biên bản kê khai tài sản của các cán bộ, công
chức trên toàn địa bàn huyện Chợ Đồn gửi về Phòng Nội vụ.
- Tham gia vào các hoạt động chung của phòng như: Đại hội Chi bộ, Chào
mừng ngày quốc tế phụ nữ 8/3,…
3.1.2 Về Công tác Lưu trữ
- Phân loại tài liệu
- Trả hồ sơ viên chức

quạt thông gió... nên chưa đáp ứng và phục vụ được việc thu hồi tài liệu, bảo
quản tài liệu.
Tuy Ủy ban nhân dân đã có những trang thiết bị kỹ thuật cho Văn phòng,
nhưng những trang thiết bị này còn thiếu một số thiết bị như: máy fax, máy
phôtô do sử dụng lâu nên một số máy như máy phô tô bị hỏng vì quá cũ. Vì vậy,
em xin mạnh dạn đưa ra một số đề xuất như sau:
- Trước hết, do tài liệu ở UBND huyện Chợ Đồn vẫn còn ở tình trạng bó
23