Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
Hoàng Thị Phiền
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
LỜI MỞ ĐẦU
Đất nước ta đang trên đà phát triển về tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa,
xã hội, giáo dục, …để hội nhập cùng nền kinh tế của thế giới.cùng với đó trong
những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ có những bước phát triển phong
phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách nền kinh tế Hành chính nhà nước.
Đối với cơ quan, tổ chức công tác văn thư lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt
quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều
có một đặc điểm chung đó là trong quá trình hoạt động đều sản sinh ra những tài
liệu có liên quan và những văn bản này đều được lưu trữ lại để khai thác, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc ban hành, soạn thảo văn bản đã
quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản văn bản và phát huy giá trị của văn bản đó
còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi cơ quan, tổ chức được thành lập thì công
tác văn thư lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công
việc, cho việc thực hiện chức năng nhiêm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải
tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ
tài liệu những tài liệu đó. Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cat
tong… Nếu không có sự cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu
trữ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu
những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có ý nghĩa khi
được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm
năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị
đặc biệt. Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các
thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của
dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua. Ngày nay,
nếu chúng ta không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu
thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu được
lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng
và các giai đoạn phát triển của đất nước nói chung.
Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công
nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng
không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm tải
nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò, vị trí
trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng
phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài
liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Thực hiện theo quy định của Nhà nước về quy chế đào tạo tại các Học
viện, trường Đại Học, Cao đẳng trong cả nước; theo kế hoạch đào tạo, hàng
Hoàng Thị Phiền
3
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
đến ngày 17/6/2016 đã giúp em được tiếp xúc với các công việc về văn thư lưu
trữ: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ;
quản lý và sử dụng con dấu; trang thiết bị bảo quản tài liệu, công tác lưu trữ
cũng như nắm bắt được một số nghiệp vụ, kỹ năng của người làm công tác văn
thư lưu trữ để tổng hợp những kiến thức đã lĩnh hội, trau dồi được tại cơ quan
Hoàng Thị Phiền
4
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
kiến tập, kết hợp với những lý luận được thầy, cô nhà trường trang bị.
Để thực hiện được bài báo cáo kiến tập này, em đã được hướng dẫn của
Ths.Trịnh Thị Kim Oanh và sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của các cán bộ, nhân
viên Phòng Nội vụ huyện Chợ Đồn. Trong khoảng thời gian này, bản thân em đã
nỗ lực phấn đấu không ngừng, học hỏi, tiếp thu những kiến thức từ thực tế để
tổng hợp và hoàn thiện bài báo cáo này. Song nội dung nghiên cứu, tìm hiểu
diễn ra trong thời gian ngắn nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu xót.
Vì thế Em rất mong nhận được sự góp ý, đánh giá và bổ sung của các thầy, cô
trong khoa, cũng như của các cán bộ, nhân viên thuộc phòng Nội vụ để bài báo
cáo của em được hoàn thiện hơn cả về hình thức trình bày lẫn nội dung bài báo
cáo.
Kết thúc đợt kiến tập này cho em gửi lời cảm ơn chân thành và lời chúc
sức khỏe đến các thầy cô, giảng viên trong khoa Văn thư lưu trữ, ban lãnh đạo
cùng các cán bộ, nhân viên trong Phòng Nội Vụ đã giúp em hoàn thành tốt khóa
nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vị quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy
a, Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn
bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, tổ chức của Phòng Nội vụ
theo quy định và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
b, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết
định việc thành lập, sát nhập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân huyện;
c, Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp
công lập thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
Hoàng Thị Phiền
6
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Về quản lý, sử dụng, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong
đơn ví sự nghiệp công lập
a, Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân huyên, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng
năm của các cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
a, Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tổ chức và hướng
dẫn công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trên địa bàn theo quy
định của pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của
pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân tỉnh;
b, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu,
miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó chủ tịch và các thành viên khác của Ủy
ban nhân dân huyện theoq quy định của pháp luật;
c, Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn kết quả bầu cử, phê
chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy
định.
- Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã
a, Trình Chủ tịch ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định việc tuyển dụng,
sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức,
luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực
hiên chế độ tiền , lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối với
cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân
huyện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh;
b, Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn
nghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công
chức cấp xã theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ;
- Cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức
a, Trình Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc kiểm tra các cơ quan
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Về công tác tôn giáo
a, Tham mưu Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ
chức thực hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về
tôn giáo và công tác tôn giáo trên địa bàn;
b, Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn huyện theo phân cấp của Ủy
ban nhân dân tỉnh theo quy định của pháp luật;
- Về công tác thanh niên
a, Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến
lược, chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên.
b, Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh
niên theo quy định và theo phân cấp;
c, Chủ trì, phối hợp với cơ quan liên quan và tổ chức khác của thanh niên
trong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế, chính
sách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định.
Hoàng Thị Phiền
9
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
1.1.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn:
Phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn hiện nay gồm 07 thành viên bao gồm: 01
quan; cơ cấu tổ chức của cơ quan có nhiều tầng nấc hay không; Số lượng văn
bản đi và đến của cơ quan nhiều hay ít ; địa điểm bố trí các đơn vị được bố trí
gần nhau hay phân tán thì việc xác định hình thức tổ chức văn thư của cơ quan
phải phụ thuộc vào các yếu tố trên mà lựa chọn mô hình tổ chức văn thư cho phù
hợp. Có 3 mô hình tổ chức văn thư chủ yếu đó là : Mô hình văn thư tập trung,
mô hình văn thư hỗn hợp và mô hình văn thư phân tán. Nhìn chung, mô hình tổ
Hoàng Thị Phiền
10
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
chức Văn thư của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn được tổ chức theo mô hình văn
thư hỗn hợp – với hình thức này, văn thư được bố trí chung cho toàn UBND
huyện Chợ Đồn; Vừa bố trí bộ phận hoặc cán bộ chuyên trách , kiêm nhiệm
công tác ở các đơn vị trực thuộc như phòng Nôi Vụ huyện Chợ Đồn, Văn thư
Kế toán – Tài chính ; v.v… Giữa văn thư UBND Huyện và văn thư Phòng Nội
Vụ có sự phân biệt cụ thể về xử lý văn bản.
Văn thư UBND huyện Chợ Đồn có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đó do các
nơi gửi tới và chuyển giao văn bản ra bên ngoài, theo dõi việc chuyển giao
văn bản đó. Còn văn thư của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đôn có nhiệm vụ tiếp
nhận văn bản vào sổ văn bản đến gửi riêng cho các cá nhân, đơn vị… theo dõi
việc giải quyết các văn bản có nội dung liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
của đơn vị.
huyện Chợ Đồn, Văn thư Kế toán – Tài chính ; v.v… Giữa văn thư UBND
Huyện và văn thư Phòng Nội Vụ có sự phân biệt cụ thể về xử lý văn bản.
Về nhân sự có một cán bộ văn thư lưu trữ kiêm nhiệm.
2.2.1.2 công tác soạn thảo và ban hành văn bản
a, Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của
phòng Nội Vụ huyện Chợ đồn
Trong thời gian kiến tập tại phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn, em được tiếp
xúc với nhiều loại văn bản của cơ quan. Nhìn chung, hình thức ban hành văn
bản của phòng Nội Vụ khá đa dạng về thể loại. Tùy theo tính chất công việc,
chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tình hình thực tiễn của phòng Nội Vụ mà các
văn bản được ban hành theo đúng thẩm quyền, quy định của nhà nước và pháp
Hoàng Thị Phiền
12
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
luật.
Phòng Nội Vụ có thẩm quyền ban hành :Quyết định, quy chế, quy định,
kế hoạch, báo cáo, thông báo, tờ trình, công văn, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy
đi đường, biên bản, hợp đồng.
b, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Phòng Nội Vụ huyện Chợ
Đồn
Một văn bản hoàn chỉnh là một văn bản không thể thiếu 2 phần đó là thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Thể thức văn bản của cơ quan nhà nước được
Hoàng Thị Phiền
13
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Ví dụ :
KT.TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ TRƯỞNG PHÒNG
Nông Văn Dương
+ Dấu của cơ quan, tổ chức
Dấu của cơ quan được cán bộ văn thư đóng theo đúng quy định,rõ ràng và
sạch đẹp.
+Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám
sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu. Nhìn chung thì văn bản
của Phòng Nội vụ đều trình bày đúng phần nơi nhận.
Về Kỹ thuật trình bày văn bản
Về kỹ thuật trình bày văn bản nhìn chung các văn bản do phòng Nội vụ
soạn thảo đa số đảm bảo về kỹ thuật trình bày, đảm bảo về mặt bố cục thẩm mỹ
cũng như yêu cầu kỹ thuật.
2.2.1.3 Quản lý văn bản đi của phòng Nội vụ
* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng
của văn bản
kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ
lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
Dấu của phòng được đóng theo đúng quy định.
* Đăng ký văn bản đi
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đi trên máy vi tính.
-
-
Đăng ký văn bản đi bằng sổ
Các văn bản đi của phòng Nội Vụ đều được đăng ký vào sổ theo đúng quy
định.
Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
văn thư đăng ký các văn bản đi bằng phần mềm đăng kí văn bản trên máy
vi tính của phòng Nội vụ.
*Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành văn bản
Lựa chọn bì
Trình bày bì và viết bì
Vào bì và dán bì
-
Chuyển phát văn bản đi
Phòng Nội Vụ sử dụng hai hình thức chuyển phát văn bản đi: chuyển trực
tiếp và chuyển bằng đường bưu điện
Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức
sau đó đằng ký vào sổ công văn đi.
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
* Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được văn thư thực hiện theo quy định tại Điều 19 của
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
Hoàng Thị Phiền
16
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
2.2.1.4 Quản lý và giải quyết văn bản đến
*Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
Văn thư của phòng Nội Vụ tiếp nhận văn bản đến từ văn thư của ủy ban
nhân dân sau đó kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận.
-
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:
văn thư phân loại và bóc bì văn bản đến.
-
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Sau khi có ý kiến phân phối văn bản của trưởng phòng Nội vụ văn bản đến
được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến.
-
Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của
người có thẩm quyền.
2.2.1.5 Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Văn bản được hình thành trong hoạt động của các cơ quan sau khi dã giải
quyết xong cần được thành lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng để phục vụ hoạt đông
của cơ quan hoặc các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là tập văn bản ( hoặc một
văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong
quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm
giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban
hành. Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc trong cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo
các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo
phương pháp khoa học.
Qua khảo sát và thông qua sự trao đổi ý kiến của các cán bộ, chuyên viên
trong văn phòng trong thời gian kiến tập thì em nhận thấy việc lập hồ sơ của cơ
quan còn rất ít, chỉ lập được một số ít hồ sơ như : Hồ sơ nhân sự (hồ sơ cán bộ)
hồ sơ nguyên tắc về tuyển cán bộ… Báo cáo tình tình công tác thi đua khen
thưởng giai đoạn 2011 – 2015 của UBND huyện Chợ Đồn…
Ví dụ:
chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm;
Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình,...
b, Tài liệu kế hoạch
kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch dài hạn hằng năm
c, Tài liệu tổ chức cán bộ .
Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/ quy
định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ;
Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ dài hạn, hàng năm;
Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức cơ quan;
Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức;
Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế;
Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ;
Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức;
Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của cơ quan.
d,Tài liệu lao động
Kế hoạch, báo cáo công tác lao động dài hạn, hàng năm;
Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực
hiện;
Hoàng Thị Phiền
19
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của cơ quan.
20
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC
ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ
HUYỆN CHỢ ĐỒN
3.1 Nhận xét, đánh giá công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội vụ
huyện Chợ Đồn
3.1.1 Ưu điểm
a, Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của phòng Nội Vụ
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của phòng Nội vụ thì Các
phòng ban đơn vị được phân công soạn thảo đã bảo đảm về thể thức theo thông
tư 01/2011/TT-BNV về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính trước khi trình thủ trưởng cơ quan hoặc trưởng các phòng ban có liên
quan.
b, Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến.
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của cơ quan được thực
hiện theo đúng quy định.
Văn bản được chuyển cho các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải
quyết trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo.
Văn bản được chuyển cho đúng đối tượng để giải quyết công việc thuộc
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
Văn bản được quản lý bằng cách lập sổ hoặc đăng ký trên cơ sở dữ liệu
việc lập hồ sơ và biên mục hồ sơ chưa được tổ chức thường xuyên, dẫn
tới việc tra cứu lại các văn bản cần thiết rất khó khăn, có sự nhầm lẫn và mất
nhiều thời gian cho cán bộ văn thư. Tài liệu chưa được sắp xếp cụ thể, những tệp
tài liệu còn để rất ngổn ngang và không xếp theo thứ tự trên giá đựng tài liệu,
kẹp tài liệu chưa gọn gàng gây ra sự nhầm lẫn giữa các văn bản.
Tóm lại Tài liệu được sắp xếp chưa khoa học và hợp lí; khó cho việc kiểm
tra, quản lí và tra tìm tài liệu.Văn bản đôi khi còn thiếu xót về ngày hoặc không
lưu bản chính, việc ghi số ký hiệu văn bản có sự nhầm lẫn. Công tác lập hồ sơ
chưa hiện hành; Khâu chuyển giao văn bản đôi khi con chưa kịp thời,; một số
cán bộ đào tạo không đúng chuyên ngành gặp một số ít khó khăn trong việc xử
lý các văn bản mang tính chuyên môn ngành nghề.
c, Công tác lưu trữ của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn.
Phòng Nội Vụ chưa xây dựng kho lưu trữ riêng.Tài liệu chưa lập thành hồ
sơ để nộp lưu vào lưu trữ. kho lưu trữ còn thiếu cán bộ chuyên trách chuyên bảo
quản kho lưu trữ và phương tiện bảo quản như: thiếu dụng cụ đo nhiệt độ, độ
ẩm; bổ sung thêm quạt thông gió, máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hòa nhiệt độ;
dụng cụ làm vệ sinh.
Tài liệu còn tồn đọng và chưa được chỉnh lý; Việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào việc quản lý hồ sơ và chỉnh lý còn nhiều hạn chế. Việc quản lý, tra
tìm tài liệu lưu trữ vẫn còn áp dụng theo phương pháp truyền thống mất nhiều
thời gian mà không được hiệu quả.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của phòng Nội Vụ huyện Chợ Đồn
Để nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của phòng Nội Vụ cần
phát huy những ưu điểm sẵn có và khắc phục những vấn đề, hạn chế còn tồn
Hoàng Thị Phiền
22
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
-
Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;
-
Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác
văn thư;
-
Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;
-
Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về
công tác văn thư;
Hoàng Thị Phiền
23
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ theo định kỳ hàng năm.
- Xóa bỏ các thủ tục hành chính rườm rà, phức tạp, gây khó khăn trong
quá trình giải quyết công việc hoàn thiện các thủ tục hành chính mới theo hướng
công khai, đơn giản và thuận tiện.
- Tổ chức mở thêm các lớp bồi dưỡng về công tác văn thư lưu trữ cho các
Hoàng Thị Phiền
24
Lớp: ĐH. Lưu trữ học 13A
Báo cáo kiến tập
Khoa Văn thư - Lưu trữ
cán bộ do cán bộ văn thư của phòng trực tiếp hướng dẫn hoặc mời người về
hướng dẫn.
3.3.4 Đối với cán bộ công chức, viên chức phòng Nội vụ
- cán bộ công chức, viên chức cần ý thức được tầm quan trọng của công
tác văn thư lưu trữ
- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ
quan
- Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
-Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy
định.
3.3.5 Đối với cán bộ văn thư của phòng Nội vụ
- Cần bố trí cán bộ văn thư chuyên trách có trình độ chuyên môn nghiệp vụ
-Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện
trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành.
Copyright: Tài liệu đại học ©