LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài này, trong quá trình khảo sát và thu thập tổng hợp
thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ làm việc trong
Công ty Cổ phần May 10. Nhân đây, cho phép em bày tỏ lòng biết ơn chân
thành tới các thầy cô. Đặc biệt, đối với ThS. Lâm Thu Hằng bởi cô đã hướng
dẫn giúp đỡ tận tình trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Trong quá trình làm bài và nghiên cứu em gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế và những nguyên nhân khác quan khác
nên dù cố gắng song đề tài của em không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì
thế em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô cũng như các bạn đọc.
Những ý kiến đóng góp của mọi người sẽ giúp em nhận ra hạn chế và qua
đó em có thêm những nguồn tư liệu mới trên con đường học tập cũng như
nghiên cứu sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin xam đoan những nội dung trong đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò
của văn phòng trong công tác hoạch định của công ty Cổ phần May 10” là công
trình do chính em nghiên cứu, tìm tòi và soạn thảo. Đề tài này được thực hiện
độc lập của bản thân em, em không sao chép bất kỳ một bài viết nào đã được
công bố mà không trích dẫn nguồn gốc.
Nếu có bất kỳ vi phạm nào em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

“ Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch thì có nghĩa là bạn đang
chuẩn bị một kế hoạch thất bại”(Crawford H.GreeneWalt). Bất kỳ cấp quản trị
nào cũng phải làm công tác hoạch định. Đây là công việc đầu tiên nhà quản lý
phải thực hiện ngay từ đầu để triên khai các hoạt động để đạt được mục tiêu đã
định. Tất cả các nhà quản trị trong mọi cấp bậc đều phải thực công tác hoạch
định. Thông qua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức của mình những
hoạt động cần thiết nhằm đạt được thành công cả trong mục tiêu ngắn hạn và dài
hạn.
Đòi hỏi DN phải xây dựng cho mình những kế hoạch cụ thể, mục tiêu rõ
ràng để đưa ra các chiến lược, các quyết định đúng đắn đưa đến thành công và
sự phát triển của Doanh nghiệp. Một trong những bộ phận của công ty không thể
thiếu trong cơ cấu tổ chức đó là bộ phận Văn phòng. Vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định vô cùng quan trọng. Với ý nghĩa khoa học và thực
5


tiễn đó em nhận thấy sự quan trọng của văn phòng trong công tác hoạch định
trong kinh doanh nên em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò
của văn phòng trong công tác hoạch định của công ty Cổ phần May 10”
2. Lịch sử nghiên cứu
Hiện nay đã có nhiều công trình nghiên cứu về khảo sát, đánh giá vai trò
của văn phòng trong công tác hoạch định của các doanh nghiệp, nhưng chưa
thực sự đi sâu vào vấn đề để nghiên cứu. Do tính cập thiết của đề tài cũng như
do yêu cầu của môn Kỹ năng hoạch định trong Quản trị giá vai trò của văn
phòng trong công tác hoạch định của công ty Cổ phần văn phòng em đang theo
học mà em đã quyết định chọn vấn đề “Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng
trong công tác hoạch định của công ty Cổ phần May 10” để làm đề tài nghiên
cứu của mình.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề
tài

-

Nhận thấy được ưu điểm, nhược điểm của văn phòng trong công tác họach định

-

để từ đó đề xuất giải pháp.
Đề tài là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên đặc biệt sinh viên khoa quản trị
văn phòng.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài có cấu trúc
đươc chia làm 3 chương:
Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của công ty cổ phần MAY
10
Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại công ty cổ
phần MAY 10
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định tại công ty cổ phần MAY 10

7


CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN MAY 10
1.1 Lịch sử hình thành
1.2 Giới thiệu về công ty
Công ty Cổ phần May 10 là một công ty chuyên ngành may mặc
thuộc Tổng Công ty Dệt May Việt Nam, được thành lập từ hơn 60 năm nay, đã
chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần từ năm 2004.


kinh Sản xuất hàng thời trang, may mặc, trang phục, phụ kiện
thời trang
• Sản xuất trang phục,Sản xuất da và các sản phẩm có liên

Địa chỉ :
Điện thoại :
Fax :
Email :
Website :

quan,
Phường Sài Đồng, Quận Long Biên, TP Hà Nội
0438276923/ 0438276
0438276925
Đăng nhập Can view


Tên giám đốc :

Địa @gar
Tổng giám đốc: Nguyễn Thị Thanh Huyền

Từ một xưởng may quân trang (X10) thời kỳ kháng chiến chống Pháp,
bước sang giai đoạn xây dựng kinh tế trong thời bình, May 10 được Nhà nước
giao làm hàng may gia công xuất khẩu.
Công ty May 10 là một trong số những doanh nghiệp đầu tiên của Tổng
Công ty Dệt may Việt Nam đã nghiên cứu và áp dụng mã số mã vạch trong quản
lý, kinh doanh từ năm 2000.
Năm 2005, tổng doanh thu đạt 548 tỷ đồng (Đạt 100% kế hoạch và vượt


CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY
Đại hội cổ đông
Ban kiểm soát

Hội đồng quản trị
Giám Đốc
Phó Giám Đốc

Phòng
tổ chức
hành
chính

Phòng
kế
hoạch
vật tư

Phân
xưởng
may I

Phân
xưởng
may
II

Phân
xưởng

nhập
khẩu

Phòng
kế
toán
tài vụ

Phòng
kỹ
thuật

Phòng
KCS

Phân
xưởng
hoàn
thiện

1.3. Chức năng nhiệm vụ
Chức năng của công ty là vừa nhận gia công vừa sản xuất và tiêu thụ sản
phẩm may mặc. Đồng thời làm công việc liên quan tới ngành dệt may theo các
phương thức khác
Nhận gia công toàn bộ: Công ty nhận nguyên vật liệu, phụ liệu của khách
11


hàng để gia công rồi giao cho khách hàng thành sản phẩm. Sản xuất hàng nội địa
kinh doanh các ngành nghề dịch vụ khác.


Là

KCS

Thành
phẩm

Đóng
gói

Nhập
kho

Mẫu đôi ký duyệt sẽ đưa đến các phân xưởng để làm mẫu cứng giác trên
sơ đồ pha cát vải, giác mẫu và khớp mẫu rồi đưa đến từng tổ cắt.
12


Bộ phận cắt tiến hành nhận vải và các phụ liệu từ quản đốc phân xưởng
phối mẫu cắt theo mẫu và đưa đến phân xưởng may.
Bộ phận may tiến hành may tiến hành may bao gồm chỉ may lắp ráp và
một số công việc thủ công.
Sau khi may là công việc của thợ cả kiểm tra chất lượng sản phẩm và thợ
thu vá sản phẩm chuyển sang bộ phận giặt là tẩy để hoàn chỉnh sản phẩm.
Giai đoạn cuối cùng là kiểm tra chất lượng sản phẩm và đóng gói nhập
kho rồi xuất xưởng theo đơn đặt hàng.
Nhìn chung mô hình tổ chức của công ty được sắp xếp bố trí phù
hợp với khả năng của nhân viên có thể đảm bảo tốt các nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh cũng như mặt đối với đối ngoại của mình.


14


CHƯƠNG 2
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10.
2.1. Vai trò của công tác thu thập các căn cứ
Việc thu thập các căn cứ sẽ là tiền đề xây dựng công việc cho văn phòng
Xây dựng kế hoạch, lịch công tác HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc,
đến mọi người mọi bộ phận trong doanh nghiệp.
Thu thập các căn cứ để cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ cho
công tác quản lý điều hành hoạt động của Giám đốc công ty.
Thu thập các căn cứ để hoạch định các cuộc hội họp của công ty và Giám
đốc, chuyến đi công tác của Giám đốc, hoạch định cơ sở vật chất,phương tiện
làm việc của cơ quan, hoạch định kinh phí đảm bảo hoạt động của công ty…
Do vậy việc thu thập các căn cứ rất quan trọng:
- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan giúp việc xây dựng
nội dung chương trình, kế hoạch công tác không bị trái thẩm quyền
- Căn cứ vào điều kiện, nguồn lực và khả năng của cơ quan, tổ chức: kinh
phí; phương tiện làm việc; quỹ thời gian; nhân lực (số lượng và trình độ cán bộ)
có trong khoảng thời gian thực hiện chương trình, kế hoạch.
- Căn cứ vào nguồn lực bên trong là yếu tố đảm bảo thực hiện chiến lược
bao gồm: nguồn nhân lực, tài chính, công nghệ, máy móc, kho tàng nhà
xưởng…
- Căn cứ về nguồn lực bên ngoài đóng vai trò hỗ trợ cho công ty
- Căn cứ vào môi trường ảnh hưởng trực tiếp tới công ty (môi trường đặc
thù) và môi trường ảnh hưởng gián tiếp (môi trường vĩ mô)
- Các căn cứ về chính sách của Doanh nghiệp như chính sách về sản
phẩm, giá, phân phối maketing, đóng vai trò là công cụ thực hiện chiến lược

16


Hoạch định nghiên cứu và quản lý sự thay đổi: Tăng khả năng thành công
của nhà quản trị nhờ phân tích và dự báo trước được những thời cơ, thách thức,
khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó chủ động có giải
pháp nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro.
Hoạch định vạch ra những con đường phát triển gắn bó: Định hướng hoạt
động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trung vào những mục
tiêu và nhiệm vụ trọng yếu trong từng thời kỳ.
Hoạch định là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp, cơ sở cho việc
phân quyền, nhiệm vụ thực hiện phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức tạo
sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ, công việc cho các bộ phận và
thành viên trong tổ chức là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp. Đồng thời,
hoạch định là cơ sở cho kiểm tra và điều chỉnh (mục tiêu, hoạt động)
Mục tiêu là những trạng thái, những cột mốc, những tiêu thức cụ thể mà
doanh nghiệp muốn đạt được trong khoảng thời gian nhất định.
Mục tiêu được hiểu khái quát nhất là cái “đích” cần đạt tới. Mỗi DN cũng
như từng bộ phận của nó đều có mục tiêu của mình. Mục tiêu của DN có thể
được xác định cho toàn bộ quá trình tồn tại và phát triển và cũng có thể chỉ gắn
với từng giai đoạn nhất định của nó.
Mục tiêu được xác định trên cơ sở sứ mạng, nhiệm vụ và nhằm thực hiện
của tổ chức, chuyển hóa tầm nhìn và sứ mạng của doanh nghiệp thành các mục
tiêu thực hiện cụ thể, có thể đo lường được
Mục tiêu định hướng hoạt động của tổ chức: các chức năng quản trị đều
hướng đến thực hiện mục tiêu, nó chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định
quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong
thực tế. Với lý do đó, mục tiêu là xuất phát điểm, đồng thời là nền tảng của việc
lập kế hoạch, nền tảng của hoạch định.
Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân, nhóm, hay

Xác định hoạch định ngắn hạn của công ty:
+ Hoạch định công việc theo năm, tháng, quý, tuần cho văn phòng
+ Hoạch định công việc theo từng nội dung hoạt động hoạt định.
+ Hoạch định nhân sự cho hoạt động văn phòng
Đây là cơ sở để văn phòng công ty xây dựng mục tiêu hoạt động cho đơn
vị mình đồng thời áp dụng linh hoạt điều kiên SMART trong việc xác lập mục
18


•
•
•
•
•

tiêu, đó là:
Specific: rõ ràng
Measurable: đo lường được
Achivable: vừa sức
Realistic: thực tế
Timely: có thời hạn
Đồng thời ứng dụng quy trình 5W 1H 2C 5M vào việc thực hiện kế hoạch
mục tiêu

•

5W:
Why: Yêu cầu công việc là gì?
Tại sao phải thực hiện công việc này?
What: cần làm gì?

giải pháp. Nếu giải pháp không tốt thì sẽ làm ảnh hưởng tới công việc thậm chí
19


là có thể làm hỏng toàn bộ công việc ấy, kể cả ở giai đoạn trước có phát triển tới
mức nào đi chăng nữa. Như vậy, việc xây dựng và tìm kiếm các giải pháp đòi
hỏi rất nhiều ở người quản trị. Riêng đối với văn phòng- nơi tập trung, xử lí rất
nhiều công việc, có khi là những việc không tên nhưng vẫn phải xử lí sao cho
hợp lí và hiệu quả, đảm bảo mức độ ảnh hưởng tới công việc chung là thấp nhất,
tổn thất ít nhất, về mọi mặt. Nó đòi hỏi nhà quản trị phải thật tỉ mỉ, tập trung và
có tầm nhìn chiến lược, đưa ra các biện pháp xử lí khác nhau, ở các góc độ khác
nhau. Suy nghĩ, cân nhắc từ khâu xác định xem vấn đề này gặp rắc rối ở đâu?
Nguyên nhân? Nếu không khắc phục thì sẽ ảnh hưởng tới ai? Mảng này do ai
phụ trách? Trách nhiệm liên quan đến ai… từ đó sẽ lên phương án xây dựng các
biện pháp xử lí có thể là trước mắt hay lâu dài và tuỳ tính chất sự việc mà xây
dựng giải pháp sao cho phù hợp và tối ưu
-

Trong việc hoạch định chiến lược, doanh nghiệp đã nghiên cứu các nhân tố bên
ngoài và phân tích nội lực bên trong doanh nghiệp:
+ Nghiên cứu thị trường cho sản phẩm của mình, sản phẩm của doanh
nghiệp tồn tại trong thị trường như thế nào? có tiềm năng hay không? giá cả?
chất lượng sản phẩm?, doanh nghiệp cũng xem xét sản phẩm có phù hợp với thị
hiếu của khách hàng?. có tiềm năng xâm nhập sâu vào thị trường hiện tại và phát
triển ở thị trường mới không?..
+ Nghiên cứu về yếu tố tự nhiên và văn hóa xã hội có những cơ hội nào
cho doanh nghiệp thực hiện chiến lược của mình.
-Tiếp đến, doanh nghiệp nghiên cứu đến các đối thủ cạnh tranh: là một
ngành với nguồn nguyên liệu dồi dào, giá thấp có rất nhiều gia nhập tiềm năng
và đối thủ hiện tại có nguồn lực mạnh hơn so với công ty mình, sức hấp dẫn của

nghĩa chiến lược của doanh nghiệp.
Từ những cơ hội, thách thức, điểm mạnh và điểm yếu của doanh nghiệp,
doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình những phương án chiến lược phù hợp với
doanh nghiệp. Quy trình xây dựng phương án của doanh nghiệp từ dưới lên trên,
từ cụ thể đến tổng quát, các phương án của doanh nghiệp được thông qua văn
bản thủ tục, quy tắc, chính sách, ngân sách,.. gửi tới các trưởng phòng, các
trưởng phòng thông báo và hướng dẫn rõ ràng, chính xác với từng nhân viên,
từng phòng. Các phương án được thực hiện bởi nhân viên dưới sự giám sát của
quản lý của mỗi bộ phận.
Tuy nhiên, Doanh nghiệp vẫn chưa có một quy trình cụ thể, rõ ràng cho
việc xây dựng chiến lược. DN mới chỉ phân tích một số nhân tố môi trường như
kinh tế, văn hóa xã hội,..tác động đến việc xây dựng chiến lược mà chưa nghiên
cứu đến các nhân tố như công nghệ, chính trị pháp luật,...hay một số nhân tố môi
21


trường ngành và môi trường ngành khác.
-

Xây dựng hoạch định hoạt động
Hoạch định chính sách



Chính sách đối với xã hội
Doanh nghiệp tuân thủ Pháp luật Lao động Việt Nam về lao động và các
qui định của Pháp luật khác đang áp dụng; tôn trọng các công ước Quốc tế được
nêu trong phần II của Tiêu chuẩn SA 8000 : 2001 và những giải thích của các
công ước đó.
Tiếp đến, doanh nghiệp thường xuyên cải tiến điều kiện làm việc cho

Văn hóa doanh nghiệp cùng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện ngày
càng hoàn thiện giúp cho nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào doanh
nghiệp


Chính sách đối với khách hàng
Doanh nghiệp luôn cố gắng tìm ra tiếng nói chung với các khách hàng và
đối tác kinh doanh với quan niệm rằng mọi vấn đề đều có thể giải quyết một
cách thỏa đáng trên tinh thần tôn trọng sự công bằng, bình đẳng, bảo đảm sự hài
hòa về lợi ích của các bên. Doanh nghiệp cũng xác định rằng chỉ có sự hợp tác
đầy thiện chí mới có thể mang lại kết quả tốt đẹp và giúp cho tất cả các bên cùng
nhau phát triển và tiến bộ. Sự phát triển và sự tiến bộ của từng doanh nghiệp là
nền tảng cho sự phát triển chung của toàn xã hội. Đóng góp cho sự phát triển
này được xác định là một sứ mệnh quan trọng của doanh nghiệp. Cạnh tranh
lành mạnh trong tinh thần hòa bình là cách nghĩ, cách làm thường xuyên suốt
của lãnh đạo và toàn thể CBCNV trong doanh nghiệp.
Tinh thần hợp tác và cạnh tranh bằng phương thức hòa bình cần được duy
trì trong bất kỳ hoàn cảnh nào vì tinh thần này được xem là một trong những giá
trị cốt lõi của doanh nghiệp. Cùng với khách hàng và các đối tác, doanh nghiệp
sẽ mãi mãi tồn tại với tinh thần này và nhiệm vụ chiến lược trong giai đoạn từ
nay đến năm 2015 “ Tăng cường hợp tác – Phát triển bền vững”.
2.3.1 Hoạch định thủ tục
Doanh nghiệp tuân theo các thủ tục đúng pháp lý, đúng pháp luật và
nguyên tắc thực hiện với thời gian cụ thể và mang tính khả thi: thủ tục đăng ký
kinh doanh, thủ tục xuất nhập kho, thủ tục thanh toán, thủ tục mua hàng,... nhằm
thực hiện mục tiêu doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Như thủ tục mua hàng phải được thực hiện theo đúng quy trình:

-


nhân.Việc thu thập, xử lý, lưu giữ và sử dụng thông tin cá nhân của nhân viên
chỉ được thực hiện trong những trường hợp thật cần thiết và được cho phép bởi
luật pháp.
Thứ tư: Doanh nghiệp cam kết đối xử công bằng với nhân viên, công bằng
trong việc đánh giá năng lực của nhân viên cho dù tồn tại những quan điểm, ý
kiến
khác nhau trong công việc. Việc tuyển dụng, sắp xếp công việc và xác
định mức lương, lợi ích khác cho tất cả nhân viên của Doanh nghiệp được dựa
trên cơ sở phù hợp về trách nhiệm, khả năng và thể hiện bản thân, kinh nghiệm
cũng như kết quả đánh giá của từng nhân viên.
Thứ năm: Doanh nghiệp sẽ luôn cung cấp và duy trì một môi trường làm
việc an ninh, an toàn, lành mạnh và thân thiện, quan tâm đến sức khỏe lao động.



Doanh nghiệp với bên ngoài
Luật pháp
Doanh nghiệp luôn tôn trọng luật pháp: Doanh nghiệp cam kết tuân thủ
các quy định của pháp luật cũng như sẽ chịu trách nhiệm về những hành vi
24


không tuân thủ.
Thứ nhất: Doanh nghiệp sẽ luôn cạnh tranh trên nguyên tắc trung thực,
không xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích
hợp pháp của người tiêu dùng, cam kết không thực hiện những hành vi cạnh
tranh không lành mạnh.
Thứ hai: Doanh nghiệp tuân thủ Luật Bảo vệ môi trường: cam kết mang
đến cho cộng đồng một môi trường an toàn cho sức khỏe mọi người. Doanh
nghiệp sẽ nỗ lực trong việc đầu tư và sử dụng các trang thiết bị, máy móc cũng