LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánh
giá vai trò của Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp hiện nay. Xây dựng hình
ảnh Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của thời kỳ hội
nhập”.
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong suốt thời gian
qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu không có sự trung thực về thông tin
sử dụng trong công trình nghiên cứu này.


LỜI CẢM ƠN.
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, trong quá trình khảo sát, thu thập và
tổng hợp thông tin em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình từ các thầy, các cô
trong Khoa Quản trị văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằng - giảng
viên đã hướng dẫn em trong thời gian vừa qua. Do thời gian có hạn và chưa có
nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn
chế. Em rất mong nhận được sự bổ sung , đóng góp ý kiến của các thầy, các cô
và các bạn sinh viên
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Chúc


MỤC LỤC


A. MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài


văn phòng trong thời kỳ hội nhập
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng trong doanh nghiệp.
Phạm vi nghiên cứu:
- Vai trò của nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp
- Yêu cầu của doanh nghiệp đới với nhà quản trị văn phòng
- Xây dựng hình ảnh nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội
nhập.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.
Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng, đánh giá vai trò của Nhà quản trị
văn phòng doanh nghệp, đưa ra các nhận xét về vai trò của người lãnh đạo trong
văn phòng doanh nghiệp từ đó đưa ra các kiến nghị xây dựng hình ảnh Nhà quản
trị văn phòng doanh nghiệp có thể đáp ứng các yêu cầu của thời kỳ hội nhập.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu của khoa học chính trị - xã
hội, mà chủ yếu là:
- Khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp
- Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ
- Phương pháp so sánh, thống kê.
- Phương pháp duy vật biện chứng.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Cung cấp luận cứ khoa học để xây dựng các đề án tăng cường vai trò của
Nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp Việt Nam.
Sản phẩm của đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên
thuộc ngành Quản trị văn phòng và các ngành học có liên quan khác.
7. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo thì nội
dung của bài nghiên cứu gồm 03 chương:

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp 2005 thì hình thức pháp lý của loại hình
doanh nghiệp ở Việt Nam bao gồm:
-

Công ty trách nhiệm hữu hạn (bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành
viên trở lên và công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên) là doanh nghiệp mà
các thành viên trong công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa vụ
tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.

-

Công ty cổ phần là doanh nghiệp mà vốn điều lệ của công ty được chia thành
nhiều phần bằng nhau gọi là cổ phần. Cá nhân hay tổ chức sở hữu cổ phần
doanh nghiệp được gọi là cổ đông và chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các
nghĩa vụ tài sản khác trong phạm vi đã góp vào doanh nghiệp.

-

Công ty hợp danh là doanh nghiệp trong đó có ít nhất hai thành viên là chủ sở
hữu của công ty, cùng kinh doanh dưới một cái tên chung (gọi là thành viên hợp
danh). Thành viên hợp doanh phải là cá nhân và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ
tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty. Ngoài ra trong công ty hợp danh
còn có các thành viên góp vốn.
7


-

Doanh nghiệp tư nhân là doanh nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách
nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi

Căn cứ vào chế độ trách nhiệm
Căn cứ vào chế độ trách nhiệm có thể phân loại các doanh nghiệp thành
có chế độ trách nhiệm vô hạn và chế độ trách nhiệm hữu hạn
Căn cứ vào tư cách pháp nhân
Trên đây là khái niệm về doanh nghiệp, căn cứ theo Luật doanh nghiệp
của Việt Nam ta có thể phân loại được các loại doanh nhiệp ở Việt Nam.
1.2.

Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp.

1.2.1. Khái niệm về văn phòng.
8


Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúp
cho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòng
chỉ mang tính tương đối. Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quan
của văn phòng có thể xác định văn phòng theo cách sau đây:
-

Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn vị từ cấp
cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống quản lý của tổ
chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường phục vụ cho hoạt
động của tổ chức nói chung., cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng toàn bộ
có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đối ngoại để thực hiện các
mục tiêu chung của tổ chức.

-

Văn phòng theo nghĩa hẹp: chỉ bao gồm bộ máy trợ giúp nhà quản trị những việc


Đều là tổ chức trợ giúp cho nhà quản lý

-

Đối tượng quản lý chính là thông tin

-

Hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao

-

Quy mô văn phòng tỉ lệ nghịch với trình độ xã hội hóa các dịch vụ thuộc về
nghiệp vụ văn phòng.
Vì văn phòng được thành lập thích hợp với mỗi loại hình tổ chức, nên
ngoài những đặc điểm chung trên đây, văn phòng còn có những đặc điểm riêng
như:

-

Văn phòng không nhất thiết phải thực hiện đầy đủ cả 3 chức năng: tham mưu,
tổng hợp, hậu cần.

-

Tính ổn định và đầy đủ của văn phòng trong các cơ quan quản lý nhà nước cao
hơn các văn phòng khác.

-


-

Kỹ năng quản lý dự án

-

Kỹ năng điều hành cuộc họp

-

Kỹ năng tổ chức.

-

Kỹ năng giao tiếp, ứng xử….
Tiểu kết
Nội dung chương 1 đi sâu tìm hiểu về các vấn đề lý luận chung như: khái
quát chung về doanh nghiệp, văn phòng doanh nghiệp, nhà quản trị văn phòng
doanh nghiệp. Qua đó giúp người đọc hiểu rõ hơn về các khái niệm và đó cũng
là tiền đề làm rõ nội dung trong chương 2.

11


CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP HIỆN NAY
2.1. Khái niệm nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay.
2.1.1. Khái niệm.
Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều

Quản trị viên cấp cơ sở là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng
trong hệ thống cấp bậc của nhà quản trị trong một tổ chức.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đôn thúc, hướng dẫn
điều khiển, các công – nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể
hàng ngày, nhằm thực hiện mục tiêu chung.
Các chức vụ của các cấp quản trị:
-

Trợ lý hành chính

-

Chánh Văn phòng

-

Trưởng phòng hành chính

-

Giám đốc hành chính

-

Phó tổng giám đốc hành chính
Gọi chung là Nhà quản trị văn phòng
2.2. Vai trò của người quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp.
Quản trị là nghệ thuật hoàn thành công việc thông qua người khác; là quá
trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên
trong tổ chức, sử dụng các nguồn lực sẵn có để đạt được các mục tiêu của tổ

đặc biệt, kết luận những sự kiện phải theo cac nguyên tắc rõ dàng. Nhà quản trị
văn phòng còn phỉ sử dụng các phương pháp khoa học như: diễn dịch, quy nạp,
các bảng thống kê, toán học…
Vì vậy, do phong cách quản lý mới mẻ, lấy con người làm đối tượng mà
tư tưởng, sáng kiến , tình cảm của con người luôn thay đổi. Điều này đòi hỏi ở
người lãnh đạo điều hành phải có sự thông minh, sáng suốt. Trên lĩnh vực này,
lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật. Phải có sự cảm ứng dồi dào, giàu long
tưởng tượng người quản lý điều hành mới xử lý được những tình huống khó
khăn, không bị thói quen chi phối, luôn khám phá những điều mới mẻ, cải cách
theo hướng tiến bộ của xã hội. Sự thông minh và sáng tạo là một đức tính của
người lãnh đạo cũng như người làm nghệ thuật. Người quản lý không thể áp
dụng nguyên tắc quản lý một cách cứng nhắc, mà phải tùy theo hoàn cảnh mà có
thái độ ứng xử, phô bày được sự thật, cái đẹp cái hay, thu hút được long hâm mộ
của người khác.
Lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật tế nhị hơn các nghệ thuật khác vì
14


những hành động và quyết định đến nhiều người khác. Quyết định và hành động
xấu để thỏa mãn lợi ích của mình có thể gây ra sự bất bình và chia rẽ trong tập
thể. Vì thế, người lãnh đạo điều hành luôn luôn phải bình tĩnh, sáng suốt và
trong sạch
2.3.2. Thực trạng việc quản lý điều hành hoạt động văn phòng.
Trong thực tế để quản lý, điều hành văn phòng đạt được hiệu quả tốt nhất
thì nhà quản trị văn phòng phải thực hiện được các nhiệm vụ sau:
-

Đó là tạo được cơ cấu tổ chức văn phòng tốt nhất, muốn thực hiện việc này nhà
quản trị văn phòng phải thực hiện những am hiểu, thông thạo tất cả các nghiệp
vụ văn phòng như: truyền đạt thông tin, tính toán, soạn thảo hồ sơ văn thư, lưu

phòng của các bộ phận phòng ban khác.

-

Người quản trị văn phòng cần phải biết lên kế hoạch cho công việc hành chính.
Để làm được các nhiệm vụ trên nhà quản trị văn phòng cần phải:

-

Biết cách tổ chức và lên kế hoạch hợp lý cho ngày làm việc của mỗi một công
việc. Điều này đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, tiêu chuẩn
15


về thời gian và những việc nghiên cứu về thủ tục.
-

Lập kế hoạch là một chức năng của quản lý bao gồm các hoạt động xác định ra
các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục
tiêu đó. Kết quả của việc lập kế hoạch là một bản kế hoạch, nghĩa là một tài liệu
được viết ra xác định rõ ràng tình hình hoạt động mà doanh nghiệp sẽ thực hiện
trong tương lai.

-

Bất cứ cấp lãnh đạo văn phòng nào của phải thiết lập kế hoạch. Lập kế hoạch
bao gồm việc xác định ra mục tiêu và các biện pháp để hoàn thành mục tiêu đó
bằng cách trả lời các câu hỏi sau: Phải làm những gì? Làm như thế nào? Làm ở
đâu? Ai làm? Tại sao lại phải làm công việc đó, tại sao phải chọn thời điểm đó
và tại sao phải làm như thế? Trong việc lập kế hoạch cho công việc hành chính


Duy trì các đơn vị dịch vụ như thư từ điện thoại, điện tín. Cung cấp kịp thời các
dịch vụ hành chính cho các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp yêu cầu.

-

Có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo và phát hiện các nhân viên hành chính có năng
16


lực và trình độ đầy đủ nhất.
-

Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, theo dõi xem các thủ tục hành chính có được
cải cách từng bước và áp dụng được vào các công việc hàng ngày không.

-

Kiểm soát nhân viên và hỗ trợ công việc của mọi người. Điều này bao gồm việc
duy trì và thúc đẩy các mối quan hệ, hợp tác tốt đẹp giữa các bên với nhau cũng
như cố vấn và đảm bảo thông tin được thông suốt trong toàn công ty.
Như vậy, nhà quản trị văn phòng phải có trách nhiệm tạo một cơ cấu tổ
chức hành chính tốt, lên kế hoạch công việc cho văn phòng và kiểm tra công
việc văn phòng hành chính. Nên không hội đủ những điều kiện trên thì những
nhà quản trị văn phòng đó không đáp ứng được với những công việc trong tình
hình mới.
Nhà quản trị văn phòng quan tâm đến một cơ cấu tổ chức hành chính
được chẩn bị kỹ lưỡng nhằm đạt các mục tiêu sau:

-

17


Nhà quản trị quản lý, điều hành tổ chức, bố trí nhân viên sao cho công
việc đạt hiệu quả,
Nhà quản trị văn phòng điều hành phải tổ chức bộ phận chức năng của
mình để hỗ trợ và phối hợp với các chức năng khác trong công ty.
2.3.3.Các mối quan hệ của nhà quản trị văn phòng
Nhà quản trị văn phòng có rất nhiều mối quan hệ như mối quan hệ nội bộ
của mình, mối quan hệ liên nội bộ, mối quan hệ với khách hàng và mối quan hệ
nghề nghiệp với ngành chuyên môn của mình.
Mối quan hệ này vừa là ngành dọc vừa là ngành ngang. Họ liên hệ với cấp
dưới, cấp trên và đồng thời liên hệ với các đồng nghiệp ngang cấp.
•

Mối quan hệ với cấp trên
Người quản trị văn phòng phải cư xử văn minh ở nơi làm việc. phải luôn
luôn tôn trọng cấp trên dù đó là người mình không ưa thích. Cần phân biệt công
việc và tình cảm cá nhân. Hãy hiểu vị trí, vai trò và trách nhiệm của cấp trên và
hợp tác với họ. Cần tìm hiểu tính cách , đặc tính của cấp trên và để ý khi tiếp
xúc. Chấp hành nghiêm túc chỉ thị của cấp trên và triển khai với tinh thần trách
nhiệm cao, thẳng thắn đề nghị cấp trên tăng cường chỉ đạo công việc và trình
bày nỗi lo lắng, băn khoăn của mình. Cần khiêm tốn lắng nghe ý kiến và các
khuyến cáo. Cần tạo nhiều cơ hội nói chuyện với cấp trên để trau dồi ý kiến, ý
tưởng và thông tin về công việc tránh phê phán, nói xấu sau lưng. Không nói
chuyện đời tư ít liên quan tới công tác, tìm kiếm khắc phục khuyết điểm và
nhược điểm của họ, không để cho cấp trên bị nguy hiểm. Thường xuyên nghiêm
túc tuân thủ chỉ thị, mệnh lệnh, báo cáo công việc, kết quả. Cần nói lại chính xác
không thiếu xót, thông tin cần thiết. hoàn thành công việc được giao vơi tinh
thần trách nhiệm cao tạo thành quản hơn long mong đợi.

cấp dưới nói chuyện hoặc trình bày sự lo lắng, phải thành thật quan tâm đến cấp
dưới, đứng trên lập trường và tâm tình để hiểu họ. Tôn trọng tính tự chủ của cấp
dưới, không ép buộc hoặc cưỡng chế họ theo một khuôn mẫu hoặc cách thức
nào. Không trách mắng thất bại của cấp dưới trước mặt người khác. Với tư cách
là người cộng tác trong công việc, thường xuyên hướng dẫn, giúp đỡ chỉ đạo họ.
Không phân biệt đối xử, nghĩ đến lợi ích cấp dưới giống như lợi ích của mình.
Nhà quản trị văn phòng tự kiểm soát mình, tin tưởng vào cấp dưới và có thiện ý
khi tiếp xúc cới họ. Nhờ tính gần gũi mà người quản lý có thông tin hai chiều
tạo bầu không khí thân thiện trong công ty.
Cách quản lý của thời đại ngày nay không chỉ đòi hỏi kỹ thuậ quản lý mà
còn đòi hỏi nghệ thuật khơi dậy mắt tích cực của cấp dưới. Do vậy người quản
trị văn phòng phải có sức khỏe, tinh thần mạnh mẽ, kiên trì, nhẫn nại, tiên phong
đi đầu và đối với cấp dưới thì linh hoạt trong ứng xử, ôn hòa biết nghĩ đến họ để
khơi dậy mặt tích cức. Người quản trị văn phòng phải biết khen đúng lúc để thúc
đẩy tinh thần làm việc của nhân viên. Người ta thường nói “người khen có thể
quên lời khen nhưng người được khen sẽ mãi mãi giữ trong long lời khen đó”.
19


Đúng vậy, tại môi trường làm việc người quản trị phải chú ý đến sở trường của
người khác, thành quả trong công việc và khen họ thật lòng, cho dù việc nhỏ,
hành vi tốt cũng chú ý để khen….
2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị
văn phòng.
2.4.1. Một số kỹ năng cần có của một nhà quản trị văn phòng chuyên
nghiệp
- Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ
- Kỹ năng tin học
- Kỹ năng tổ chức quản lý
- Kỹ năng thuyết trình – đàm phán

khúc mắc, hóa giải những bức xúc trong lòng những nhân viên trong công
việc.

-

Kỹ năng quản lý dự án: Đôi lúc, nhà quản trị văn phòng sẽ đóng vai trò làm
người giám sát, đánh giá công việc hoàn thành cũng nh ư năng l ực của nhân
viên. Vì thế phải trang bị những kiến thức chuyên môn vừa đủ, để có th ể
biết được đội làm dự án đang làm gì, làm như thế nào, kết quả ra sao…

-

Kỹ năng điều hành cuộc họp: Có thể giữ vai trò điều hành, hoặc chính nhà
quản trị văn phòng là người sắp xếp bố trí thời gian họp, thông báo chính
xác đầy đủ thông tin giờ họp cho tất cả mọi người. Và trong cuộc h ọp, nhà
quản trị văn phòng có thể đóng vai trò chủ tọa.

-

Kỹ năng tổ chức: Nếu công ty có quy mô không lớn, nhà quản trị văn phòng
đôi khi còn “kiêm” luôn vai trò của cán bộ Công đoàn, chuyên t ổ ch ức các
hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán bộ công nhân viên trong
công ty. Tất nhiên, họ chỉ làm việc này khi công ty không có cán b ộ công
đoàn thôi.

-

Kỹ năng tin học: Xã hội ngày càng phát triển công nghệ mới thay đổi từng
ngày trong đó khoa học máy tính không ngừng có nh ững b ước phát tri ển
mới. Cho nên việc thành thạo kỹ năng này càng có ý nghĩa quan tr ọng h ơn.

việc.
Trên thực tế, khi các ứng viên tham gia vòng tuy ển dụng nhà tuy ển
dụng thường đưa ra cấc câu hỏi như: “anh/ chị làm thế nào đ ể giao ti ếp
một cách có hiệu quả với người khác” thì nhà quản trị văn phòng sẽ có
những câu trả lời thông minh nhất vì họ có khả năng giao tiếp rất tốt.
Khi đưa ra một thông điệp dưới các dạng khác nhau nh ư: lời nói, th ư
điện tử, thông báo…mà người nhận hiểu một cách chính xác và hành đ ộng
đúng theo như ý người truyền thông tin là nhờ vào kỹ năng giao ti ếp b ằng
hình thức nói, viết, lắng nghe và ứng xử tốt.

-

Kỹ năng thuyết trình đàm phán: Khi muốn được cấp trên hoặc các đơn vị
khác hợp tác. Sau khi hoàn thành phần đầu kế hoạch th ủ tục về giấy t ờ thì
22


nhà quản trị sẽ phải có một buổi giải trình dự án, thuyết phục được đối tác
chấp thuận cho nên kỹ năng này sẽ ảnh hưởng trực tiếp t ới 35% k ết qu ả
công việc, lợi ích chung của toàn công ty( Theo nghiên c ứu c ủa các nhà
ngôn ngữ học Mỹ và các nhà lãnh đạo của 500 Công ty hàng đầu trên th ế
giới)
Trước tính cần thiết đó yêu cầu với nhà Quản trị văn phòng là:
•

Cần phải chuẩn bị chu đáo các công việc cần làm tr ước khi đàm phán,
tránh rơi vào thế bất lợi. Hiểu được cơ sở đàm phán là hai bên cùng có l ợi.

•


23


khó mà nhà quản trị văn phòng cần phải nắm chắc, thuần th ục kỹ năng
này. 90% thành công là nhờ sức mạnh đồng đội và sức m ạnh tinh th ần.
Ở Việt Nam cụm từ “Team group” được nghe nói nhiều nhưng việc
vận dụng nó theo đúng nghĩa trong th ực tế chưa có. Chính vì vậy thành
công trong những dự án làm việc nhóm và s ự hỗ trợ c ủa các bộ ph ận
chuyên biệt kém hiệu quả.
-

Kỹ năng giải quyết vấn đề: Là tất cả cách thức, phương pháp tư duy khoa
học, phân tích, nhận điịnh về vấn đề và con đường h ướng luận cho m ột
giải pháp hiệu quả của nhà quản lý trước một sự việc, hiện tượng xã h ội,
hiệu quả của kỹ năng này chiếm tới 20% giá trị toàn quá trình gi ải quy ết
công việc theo đúng tiến độ kế hoạch.
Trong mọi mặt của đời sống hàng ngày chúng ta luôn đứng trước các
vấn đề cần giải quyết, điều này đặc biệt trong công tác quản tr ị văn phòng
– một công việc làm dâu trăm họ. Làm cách nào để giải quyết hiệu quả
công việc. Thực tế cho thấy kỹ năng này rất cần cho một nhà quản tr ị văn
phòng khi đứng trước một vấn đề, sự kiện sẽ không bị lung túng, m ơ h ồ v ề
phương pháp giải quyết dù công việc đó khó dễ ở m ức độ nào, nhà qu ản
trị văn phòng phải xác định được:

•

Tổ chức quản lý khoa học phòng làm việc: Tổ ch ức quản lý văn bản, gi ấy
tờ bằng các phương tiện, phương pháp hiện đại nh ất, thuận l ợi cho quá
trình giải quyết công việc.