LỜi MỞ ĐẦU
Văn phòng là bộ máy của cơ quan,tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lý
và cung cấp thông tin cho lãnh đạo,là bộ máy giúp các nhà quản lý điều hành
công việc,đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất,kỹ thuật cho hoạt động chung
của CQ,tổ chức. Đặc biệt các chức năng trong văn phòng giữ vai trò quan
trọng,trong đó chức năng hoạch định là chức năng quan trọng nhất.
Thực hiện tốt công tác hoạch định trong văn phòng giúp cho các nhà quản
trị,đặc biệt trong quản trị bộ máy văn phòng của các cơ quan hành chính nhà
nước cũng như của tổ chức duy trì được sự ổn định,thúc đẩy công việc phát
triển,đồng thời phát hiện những rủi ro trong quá trình hoạt động của tổ chức.
Là một sinh viên khoa Quản trị văn phòng khi được khảo sát thực tế về
vần đề này sẽ giúp tôi hiểu rõ được nội dung của công tác văn phòng và thực
trạng công tác hoạch định của UBND huyện Nho Quan cũng như ở các cơ
quan,tổ chức của nước ta.
Qua bài tiểu luận “Khảo sát,đánh giá vai trò của văn phòng trong công
tác hoạch định” giúp mọi người hiểu hơn về công tác hoạch định hiện nay của
cơ quan,tổ chức. đặc biệt của UBND huyện Nho Quan.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Nguyễn Ngọc Huyền tôi thực hiện hiện bài tiểu luận “ Khảo sát
đánh gia vai trò của văn phòng trong công tác hoạch đinh”
Tôi xin cam đoan đây chính là bài tiểu luận của mình dựa trên tinh thần cá
nhân tích cực học hỏi,nghiên cứu,tìm tòi,khảo sát thực tế,tham khảo thông tin
đại chúng.
Hà Nội,ngày 1 tháng 12 năm 2016
Sinh viên thực hiện
NGUYỄN NGỌC HUYỀN


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

là khâu quan trọng,có tác dụng lớn trong việc xác lập để đạt được mục tiêu cuối
cùng trong công việc của văn phòng cũng như của cơ quan.
Nếu không có hoạch định sẽ dễ dẫn đến thất bại trong việc quản lý mọi
hoạt động của công tác văn phòng từ công tác tổ chức , khai thác con người và
các nguồn lực khác của doanh nghiệp một cách có hiệu quả , thậm chí sẽ không
có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần tổ chức và khai thác .Không có kế
hoạch ,nhà quản lý và các nhân viên của họ sẽ rất khó đạt được mục tiêu của
mình , họ không biết khi nào và ở đâu cần phải làm gì.
Vì thế để tôi đã tiến hành thực hiện bài tiểu luận với tiêu đề “Khảo sát
đánh gia vai trò của văn phòng trong công tác hoạch đinh” để làm rõ vai trò của
hoạch định trong công tác cơ quan,tổ chức hiện nay,đặc biệt là UBND huyện
Nho Quan.Từ đó giúp cho mọi người có thể thấy được Hoạch định là chức năng
đầu tiên và quan trọng nhất giữ vai trò mở đường trong mọi công việc.
2. Đối tượg, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1 Đối tượng
Đối tương nghiên cứu của bài viết này là thực tiễn hoạt động hoạch định
của văn phòng UBND huyện Nho Quan-tỉnh Ninh Bình.Công tác hoạch định
trong văn phòng ở cơ quan này được đưa ra với mục đích và nhiệm vụ như sau:
2.2 Mục tiêu
- Nghiên cứu làm rõ thực trạng,vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định .Những mặt được, chưa được, những hạn chế yếu kém và nguyên
5


nhân trong công tác hoạch định văn phòng của Ủy ban nhân dân huyện Nho
Quan-tỉnh Ninh bình
- Đề xuất các giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác
hoạch định của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Nho Quan,nhằm phục vụ
cho lãnh đạo trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá.
2.3 Nhiệm vụ

và nhiệm vụ nghiên cứu
3. Cơ sở phương pháp
luận và các phương pháp
nghiên cứu được sử
dụng
4. Ý nghĩa lý luận và
thực tiễn của đề tài
5.Cấu trúc đề tài

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1 : Khái quát về
tổ chức và hoạt động của
Ủy Ban Nhân Dân huyện
Nho Quan
Chương 2 : Vai trò của
văn phòng trong công tác
hoạch định tại UBND
huyện Nho Quan
Chương 3: Giải pháp
nâng cao vai trò của văn
phòng trong công tác
hoạch định

7

KẾT LUẬN
Khái quát lại vai trò
của văn phòng trong
công tác hoạch định và
ý nghĩa của hoạch định

mạng của quê hương, đoàn kết, lao động sáng tạo thực hiện thắng lợi sự nghiệp
đổi mới do Đảng lãnh đạo.

8


Trích
( )
1.2Cơ cấu tổ chức
1.2.1 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Nho Quan
UBND huyện Nho Quan có 1 Chủ tịch,3 phó chủ tịch và gồm 11 phòng
ban chuyên môn như sau :
-Văn phòng HĐND-UBND
-Phòng Nội vụ
-Phòng Lao động-Thương binh và xã hội
-Phòng Công Thương
-Phòng Tư pháp
-Phòng Tài chính-Kế hoạch
-Phòng Dân tộc
-Phòng Y tế
-Phòng Giáo dục và Đào tạo
-Phòng Tài nguyên và Môi trường
1.2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức :

9


Chủ Tịch

Phó Chủ Tịch

-Các lãnh đạo HĐND-UBND huyện:
TT
1
2
3
4

Họ Và Tên
Bùi Thị Quế
Nguyễn Mạnh Tưởng
Trần Văn Sính
Đinh Văn Trang

5

Trần Đức Hưng

6

Vũ Hồng Phong

Chức vụ
Chủ tịch UBND huyện
Phó chủ tịch HĐND huyện
Phó chủ tịch UBND huyện(Tài chính)
Phó chủ tịch UBND huyện(Văn xã)
Phó chủ tịch UBND huyện(Nghề nghiệpchính trị)
Thư ký HĐND huyện

1.3 Chức năng,nhiệm vụ

các khâu nghiệp vụ của mọi cơ quan. Chịu trách nhiệm chấp hành Hiến
pháp,Luật và các nhiệm vụ khác theo quy định của nhà nước,của các cơ quan
cấp trên.Thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.

11


Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại
UBND huyện Nho Quan
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
- Hoạch định không phải là dự báo mà là một quá trình xác lập có căn cứ,có
thực tế những vấn đề quyết định tương lai cuả cơ quan.Để có thể hoạch định
được các nhà lãnh đạo cần phải đưa ra những quyết đinh đúng đắn dựa vào các
căn cứ từ những nguồn khác nhau,từ đó giải quyết đúng đắn và hiệu quả một số
vấn đề sau trong quá trình hoạch định:
+Nhận thức được vấn đề cần phải hoạch định
+Xác định thách thức,cơ hội đối với tổ chức
+Xác định cơ sở để xây dựng các mục tiêu trong công tác hoạch định
+Lựa chọn các phương án để giải quyết.
-Để có thể xây dựng một bộ máy văn phòng đạt hiệu quả cần phải xây dựng
có hoạch định cụ thể,rõ ràng. Và căn cứ là điều đầu tiên cần phải đưa ra để cho
mọi người cùng hiểu được.
- Muốn thu thập được các căn cứ,người làm lãnh đạo văn phòng cần phải :
+ Dựa vào nguồn tiếp nhận: nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn
mới và nguồn cũ của cơ quan tổ chức để tiến hành hoạch định
+Thường xuyên xem xét,phân tích các thông tin chính xác kịp thời nhằm
góp phần vào việc xây dựng mục tiêu đã đề ra.
+ Theo dõi và kiểm tra các hoạt động của công tác văn phòng.

Phạm Quang
-Thực hiện chế độ chính sách đối với
Quân
người lao động
-Quản lý,sắpxếp
-Chuyển giao văn bản đến,văn bản đi,
Lê Phương Liên -Quản lý và sử dụng con dấu,lập hồ
sơ,sắp xếp bản lưu,lưu trữ hồ sơ,tài liệu
theo quy định.
Quản lý cấp phát công lệnh như:giấy đi
Nguyễn Đức
đường,cho cán bộ nhân viên chức trong
Thành
cơ quan

-Qua bảng phân công công việc của nhân viên thuộc bộ phận hành chính
UBND huyện Nho Quan,cho ta thấy hoạch định có vai trò vô cùng quan trọng
trong công tác văn phòng. Nhờ có hoạch định giúp cho chúng ta có thể thấy rõ
được những công việc cần phải thực hiện để giúp cho bộ phận,cơ quan của
mình,thấy rõ được trách nhiệm mà mình cần phải gánh vác trong công việc đó
-Việc thu thập các căn cức giúp các nhà quản trị văn phòng nắm bắt được
phương hướng và cách thức cần phải làm để hoạt động công tác trong văn phòng
luôn đạt hiệu quả tốt. Đồng thời thu thập từ các yếu tố khác nhau để có thể xây
dựng hoạch định đạt hiệu quả như:
•

Phân tích môi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức.

•


+ Xác định rõ thời gian để hoàn thành mục tiêu,bao gồm :
 Mục tiêu ngắn hạn: Dưới hoặc bằng 1 năm. Là khoảng thời gian để thực
hiện và giải quyết những công việc trước mắt,công việc diễn ra hàng ngày của
văn phòng.
Mục tiêu trung hạn: Là hoạch định cho khoảng thời gian từ trên 1 năm
đến dưới 5 năm.
 Mục tiêu dài hạn: thường trên 5 năm. Thời gian cần để thực hiện những
kế hoạch,chiến lược đã hoạch định ra trong một một khoảng thời gian dài
+ Xác định rõ nội dung công việc
14


Ảnh hưởng của hoạch định
Thời gian thực hiện
Môi trường thực hiện
Mục tiêu đề ra
Thông tin để hoạch định
Kết quả thực hiện
Thất bại nếu xảy ra
Rủi ro nếu xảy ra

Cục bô
Ngắn hạn
Xác định
Cụ thể,rõ ràng
Đầy đủ,chính xác
Có thể điều chỉnh
Có thể khắc phục
Hạn chế


+Thiết lập mục tiêu
15


+Đánh giá vị trí hiện tại
+Xây dựng một mục tiêu hoạch định rõ ràng
+Chuẩn bị và thực hiện một kế hoạch để đạt được mục tiêu
+Đánh giá và điều chỉnh mục tiêu hoạch định
-Qua các bước tiến hành quy trình hoạch định có thể thấy rằng giải pháp là
một những vai trò quan trọng đem lại hiệu quả tốt nhất cho văn phòng.Giải pháp
là một trong những cách thức mà khi đưa ra một vấn đề nào đấy cũng phải có
giải pháp đi cùng.
-Khi các giải pháp được đưa ra đúng và thực hiện đúng,giúp cho văn phòng
cơ quan có thể giải quyêt được toàn bộ vấn đề công việc,làm việc có hiệu quả có
khoa học. Giải pháp là một trong những việc mà các nhà quản trị cần phải xem
xét và đưa ra các phương án để thực hiện,giải pháp có vai trò lớn trong việc thực
hiện mục tiêu đến thành công.
-Để xây dựng các giải pháp tốt trong công tác hoạch định,lãnh đạo văn
phòng UBND huyện Nho Quan luôn nghiên cứu và tìm hiểu thực tế cũng như
kinh nghiệm từ các nhà quản trị văn phòng khác để thực hiện tốt công tác hoạch
định của mình.
2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện mục tiêu
-Tổ chức thực hiện mục tiêu có thể coi là một quá trình vận dụng các
phương pháp với nhau để cùng đạt được mục tiêu chung.Công tác tổ chức thực
hiện mục tiêu bao gồm: những nhiệm vụ,thiết lập những mối liên hệ, sự hợp tác
và trao đổi thông tin để hoàn thành mục tiêu.
-Hoạch định giúp đề ra mục tiêu,biện pháp,nguồn lực,cách thức.Đảm bảo
hoạt động hiệu quả trong môi trường luôn thay đổi. Khi đã có mục tiêu để hoạch
định nhà quản lý văn phòng sẽ tổ chức tiến hành thực hiện mục tiêu,để làm sao


B7 : Kiểm tra và đánh giá kết quả
B8: Thực thi kế hoạch
17


B9: Tiếp tục hoạch định
-Để tổ chức thực hiện mục tiêu ngoài phương án như trên,lãnh đạo văn
phòng UBND huyện đã đẩy mạnh hơn công tác kiểm tra,kiểm soát nhằm thúc
đẩy sự hoàn thành của việc xây dựng văn phòng hiện đại,mà trước tiên là cần
phải xây dựng nguồn nhân lực có chất lượng,có kỹ năng để đạt được hiệu quả
công việc.
- Tiểu kết:
Hoạch định là chức năng quan trọng nhất trong công tác quản trị văn
phòng.Mọi kế hoạch,công việc cần phải thực hiện trước tiên đều cần phải hoạch
định. Khi có hoạch định sẽ định hướng được cho các chức năng khác trong văn
phòng như kiểm tra-tổ chức,điều hành. Trên thực tế hoạch định có sức ảnh
hưởng vô cùng lớn tới hiệu quả quản lý và kết quả đạt được công việc của văn
phòng cũng như của cơ quan. .Do đó cần phải hoạch định các công việc trong
văn phòng một cách cẩn thận để đạt được hiệu quả.

18


Chương 3 : Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác
hoạch định
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Hoạch định là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực để đạt được
hiệu quả làm việc của các nhân viên giữa trong văn phòng và các phòng ban với
nhau.Khi thiết lập được một kế hoạch làm việc cụ thể hay định ra một muc tiêu

-Do UBND huyện là một huyện vùng núi ,điều kiện kinh tế chưa được phát
triển,cơ sở vật chất còn thiếu.Vì thế không đủ kinh phí để mở rộng,mua sắm các
trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý,hoạch định.
- Chưa được sự chú trọng và quan tâm của Nhà nước để phát triển kinh
tế,đời sống và trang thiết bị phục vụ trong công tác quản lý văn phòng và mọi
lĩnh vực khác.
- Công tác lãnh đạo quản lý chưa được nâng cao,có công tác tập huấn,bồi
dưỡng xong điều kiện phát triển đổi mới tư duy,hội nhập với thế giới chưa được
mở rộng và chú trọng.
3.1.3.2 Điều kiện chủ quan
- Nguyên nhân dẫn đến các sai lầm trên trong công tác hoạch định gồm rất
nhiều nguyên nhân như :
+ Lãnh đạovăn phòng con có nhiều thiếu sót như sau: chưa được đào tạo
hoặc công tác đào tạo lại chưa được chú ý đến .Có quá ít kinh nghiệm,tư duy
còn thiếu sót.Công tác quản lý lãnh đạo,điều hành văn phòng còn hạn chế.
+Lãnh đạo văn phòng chưa hoạch định tốt chiến lược dài hạn hoặc xây
dựng chiến lược còn thiếu sót.Trong xã hội hiện nay có nhiều vấn đề thay
đổi,đặc biệt là môi trường làm việc và những biến đổi từ yếu tố xã hội đòi hỏi
các nhà lãnh đạo phải rất linh hoạt ứng phó nhanh để giải quyết vấn đề.
20


+Nhà nước không có chính sách hỗ trợ các cơ quan,tổ chức về công tác
quản lý,về đi học hỏi kinh nghiệm trong và ngoài nước.
3.2. Các giải pháp
-Thứ nhất: Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng. Xây dựng các mô hình
hoàn thiện trong văn phòng sao cho phù hợp với xu thế,lĩnh vực hoạt động của
cơ quan. Như để Triển khai một mô hình văn phòng hiện cần đáp ứng những yêu
cầu sau đây:
+Hệ thống máy tính có kết nối Internet hoặc các thiết bị thông minh như

cán bộ những kỹ năng hoạt động cần thiết và chuyên sâu về công tác văn
phòng,đặc biệt trong công tác hoạch định.Nhằm hướng tới mục tiêu phát triển
công tác văn phòng hiện đại,phù hợp với xu thế.
Tiểu kết:
Hoạch định là chức năng không thể thiếu trong quá trình quản lý của mọi
cơ quan,tổ chức. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý văn phòng,là bộ máy điều hành
tổng hợp của mọi cơ quan,tổ chức,là nơi đảm bảo đầy đủ các điều kiện vật chất
cho hoạt động của mọi cơ quan,tổ chức. Ở UBND huyện Nho quan cũng như
UBND khác,phát triển công tác văn phòng luôn được chú trọng và đổi mới,từ
khâu quản lý đến khâu làm việc.

22


KẾT LUẬN
Sau quá trình khảo sát và thực tế về công tác hoạch định trong văn phòng
tại UBND huyện Nho Quan,cùng với việc tìm hiểu qua sách báo và các trang
điện tử đến nay tôi đã có thể hoàn tất được bài tiểu luận này.
Trong suốt quá trình đi khảo sát và làm bài,đã cho tôi thấy được hoạch định
là một công việc vô cùng quan trọng, là chức năng đầu tiên và quan trọng nhất
giữ vai trò mở đường trong công tác văn phòng cũng như ở mọi lĩnh vực
khác.Là yếu tố quyết định đến mọi công việc của một bộ máy hành chính văn
phòng và của cả cơ quan.
Vì vậy qua bài viết này mong rằng những nhà lãnh đạo văn phòng,cũng
như lãnh đạo văn phòng UBND huyện Nho Quan có thể xem xét và đưa ra
những giải pháp và hoạch định tốt để có thể phát triển văn phòng của cơ quan
mình thành văn phòng hiện đại,phù hợp với xu hướng hiện nay.

23