LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo đã
tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện ở
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Phân hiệu Quảng Nam.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến giảng viên ThS. Nguyễn
Hữu Danh hướng dẫn đã tận tình chỉ bảo, hướng dẫn trực tiếp em hoàn thành bài tiểu
luận này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất
nhưng bài tiểu luận không tránh khỏi nhiều thiếu sót mà em chưa thấy được. Em rất
mong nhận được sự đóng góp của thầy cô và các bạn sinh viên để bài tiểu luận của em
hoàn thiện hơn.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam kết toàn bộ nội dung của đề tài là kết quả nghiên cứu của riêng tôi.
Các kết quả trong đề tài là trung thực và hoàn toàn khách quan.


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
Phòng HC - TC
UBND
HDBT

Phòng Hành chính - Tổ chức
Ủy ban nhân dân
Hội đồng bộ trưởng


MỤC LỤC



Mục tiêu nghiên cứu: tôi đã chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của
văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi Thành” làm đề tài
tiểu luận môn Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng. Tôi lựa chọn đề tài này
nhằm mục tiêu tìm hiểu về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định, đồng thời
đưa ra giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của
UBND huyện Núi Thành.
3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Các công trình nghiên cứu đều được bắt đầu từ thực trạng và mục đích cuối
cùng là đưa ra những giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định.
Các đề tài nghiên cứu trước đây ở một phạm vi rộng hoặc nghiên cứu trong
phạm vi trường, tôi tập trung nghiên cứu đề tài ở phạm vi hẹp hơn: “Khảo sát, đánh
giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện Núi
Thành”. Tôi đi sâu tìm hiểu thực trạng, nguyên nhân những hạn chế và đề ra những
giải pháp để nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND
huyện Núi Thành.
Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát, phương pháp phân tích,
tổng hợp.
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận:
+ Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng hợp
cũng như vai trò khác của văn phòng;
+ Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định;

6


+ Đề xuất phương pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng xây dựng

- Phía Nam giáp với tỉnh Quảng Ngãi.
- Phía Tây giáp với huyện Trà My.
- Phía Bắc giáp với Thị xã Tam Kỳ (cũ) - nay là thành phố Tam Kỳ.
- Huyện Núi Thành có 16 xã và 01 thị trấn.
- Tổng diện tích: 533.0269 Km2.
- Dân số: tính đến ngày 31/12/2013 toàn huyện có 138.769 người. Có hai dân tộc
chủ yếu là người Kinh và người Cor (sống tại các thôn 4; 6; 8 xã Tam Trà).
Huyện Núi Thành là một huyện vùng cát ven biển, thế mạnh của huyện là đánh
bắt và nuôi trồng thủy sản. Con người Núi Thành cần cù, chịu khó, luôn bám đất bám
biển làm giàu cho bản thân và quê hương.
Huyện có khu kinh tế mở Chu Lai đã được phê duyệt và bước đầu đi vào hoạt
động. Đây là vùng kinh tế mới mẻ và đầy triển vọng cho miền Trung, Núi Thành và
cả nước.

8


1.2. Cơ cấu tổ chức
Để đảm bảo thực hiện tốt các nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện theo
quy định của pháp luật, cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện núi thành như sau:
- Chủ Tịch UBND chỉ đạo, điều hành chung;
- Phó Chủ Tịch UBND phụ trách kinh tế;
- Phó Chủ Tịch UBND phụ trách văn hoá - xã hội;
- Uỷ viên uỷ ban: Trưởng công an huyện, chỉ huy trưởng ban chấp hành quân sự
huyện, chánh văn phòng HĐND và UBND huyện, Chánh thanh tra huyện;
- Các phòng ban trực thuộc huyện gồm 13 phòng ban, chịu sự chỉ đạo của UBND
huyện về công tác chuyên môn tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liên
quan đến lợi ích địa phương và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành;
- Các cơ quan thuộc ngành: Công an, Quân sự, Giáo dục, Y tế, Văn hoá vừa chịu
sự chỉ đạo quản lý của UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền

HĐND cùng cấp chuẩn bị nội dung các kỳ họp HĐND, xây dựng đề án để HĐND
xem xét và quyết định.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện thực hiện các nhiệm vụ của mình bằng những văn bản quản
lý, tổ chức chỉ đạo các phòng, ban trong huyện thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh
vực chuyên môn. UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa
thực hiện chức năng quản lý kinh tế - xã hội cụ thể là:
-

Tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, luật, các văn bản của các cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện. Đồng thời chỉ
đạo hoạt động của cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các
xã, thị trấn;

11


Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND huyện ra
các quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản
đó.
- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm
nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch
vụ, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục, thể
thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý
Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý
việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;
- Phối hợp với thường trực HĐND huyện và các ban của HĐND huyện chuẩn
bị nội dung các kỳ họp của HĐND; xây dựng các đề án trình HĐND xem xét,
quyết định;
- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, luật,

huyện Núi Thành vì thế nội dung của chương này chỉ xoay quanh cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Núi Thành. Thông qua
các văn bản quy phạm pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của cơ quan từ đó hiểu sâu hơn về vai trò của cơ quan cũng như vai trò của văn
phòng trong công tác hoạch định của cơ quan.

14


Chương 2
VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
TẠI UBND HUYỆN NÚI THÀNH
Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định
ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các
mục tiêu đó. Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch - nghĩa là một tài liệu
được viết ra xác định rõ ràng các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ
thực hiện.
.Có 3 loại hoạch định: Hoạch định chiến lược; hoạch định chiến thuật và
hoạch định tác vụ, tác nghiệp.
2.1. Vai trò trong công tác thu thập các căn cứ
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức; là nơi thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh
vực phục vụ hậu cần đám bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan,
tổ chức dó.
Hành chính văn phòng là một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận
khác trong cơ quan, đơn vị.
Văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư, lưu trữ
khi thu nhận, xử lý, bảo quản và chuyến phát thông tin. Thông tin được thu thập
đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu của quản lý là cơ sở để
thủ trưởng, lãnh đạo lựa chọn quyết định quản lý.

- Thông tin từ sách báo, tạp chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình,
internet…;
- Thông tin truyền miệng (qua các ý kiến đóng góp hoặc phản ánh từ các
cuộc họp, qua điện thoại, qua trao đổi trực tiếp;
16


- Thông tin qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp các số
liệu….
Phương pháp lấy tin:
- Đọc và ghi chép;
- Sao chụp một phần hoặc toàn bộ văn bản, tài liệu;
- Thống kê số liệu, tính tỷ lệ, tính xác suất;
- Đo đạc, quan sát, so sánh và đối chiếu thông tin.
Tuy nhiên, dù áp dụng phương pháp nào thì các thông tin đều phải có ghi
rõ xuất xứ để tiện cho lãnh đạo hoặc các bộ phận quản lý có thể xác minh, tra tìm
khi cần thiết.
Nghiên cứu, phân tích và xử lý thông tin:
- Tập hợp và hệ thống hoá thông tin theo từng vấn đề, lĩnh vực:
+ Thư ký VP phải có khả năng tóm tắt tin và phân loại thông tin theo
nhóm như thông tin kinh tế, thông tin chính trị - xã hội, thông tin quá
khứ, hiện tại, dự đoán….;
+ Tóm tắt những thông tin cơ bản, những thông tin mới, thông tin có
điểm khác biệt với những thông tin trước;
- Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các
tài liệu, số liệu: xác định độ tin cậy của các nguồn tin, lý giải được sự mâu
thuẫn giữa các thông tin (nếu có) và chọn ra những thông tin đầy đủ hơn,
có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý chính xác tài liệu, số liệu.
Cung cấp, phổ biến thông tin: thông tin phải được cung cấp nhanh chóng,
kịp thời, đúng đối tượng bằng các hình thức thích hợp như: phổ biến tại hội nghị,


2.2. Vai trò trong công tác xác định mục tiêu
Một trong những chức năng của văn phòng là tham mưu tổng hợp, chức
năng này được thể hiện ở việc tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về
tình hình hoạt động của cơ qua và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải
quyết và xử lý cũng như đưa ra các quyết định, các mục tiêu, kế hoạch.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý
phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của
họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh
thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác
kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý.
Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công
tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết
định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. chủ thể làm công tác
tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập
tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ
phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý
kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài,
phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất
định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ
thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công
nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán….
Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở
từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu,
gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp. Để khắc
phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu
19



để xây dựng cho mình các giải pháp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Với chức năng tham mưu, tổng hợp văn phòng cũng luôn đề xuất được
những giải pháp hay và hiệu quả tham mưu cho cấp trên và các phòng, ban tổ
chức thực hiện các mục tiêu đã đề ra của các phòng, ban nói chung và của cơ
quan nói riêng.
Văn phòng có nhiệm vụ:
- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương
trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng,
năm của cơ quan;
- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp,
báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp
thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng;
- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn
thảo văn bản của cơ quan ban hành;
- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của
các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải
quyết các văn thư, tờ trình đó;
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác
thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ
quan, tổ chức khác;
- Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối
hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền
lương, thưởng, nghiệp vụ;
21


- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở
vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu
hậu cần cho họat động và công tác của cơ quan;
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn

công việc để đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ mục
tiêu chung của cơ quan, đơn vị: các mục tiêu đề ra không phải bao giờ cũng
thống nhất, vì vậy Lãnh đạo quản lý phải có đủ uy quyền cần thiết, có các thông
tin; cấp dưới phải có tinh thần kỷ luật.
Thủ tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo
những quy trình cần thiết. Nó giúp cho việc điều hành không tuỳ tiện (nhưng nếu
quá câu nệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết kịp
thời). Thủ tục điều hành đề ra phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động của
cơ sở.
Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của
người giữ chức vụ, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết một công việc
nhất định, trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong cơ quan, cách thức
phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá công việc.…
Xây dựng các quy chế làm việc Xây dựng và thực hiện tốt Quy chế làm việc
của cơ quan là việc làm quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao
chất lượng hoạt động của một tổ chức nhà nước, nhằm thực hiện tốt nguyên tắc
tập trung dân chủ, đảm bảo vai trò lãnh đạo tập thể, phát huy tốt trách nhiệm cá
nhân, nhất là người đứng đầu và giải quyết tốt các mối quan hệ công tác.
Để thực hiện mục tiêu thì văn phòng có vai trò trong việc:
- Thiết kế và phân tích công việc trong công sở. Có thể thiết kế công việc theo
dây chuyền, theo nhóm, theo từng cá nhân. Phân tích công việc là một khía
23


cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lực làm việc của
các nhà quản lý với mục đích là xác định cách thức tối ưu nhằm mang lại
hiệu quả cao cho hoạt động của cơ quan.
- Công việc này của văn phòng giúp cho nội dung hoạt động của từng đơn vị
phù hợp với mục tiêu của cơ quan; các đơn vị nhân thấy được công việc có
ý nghĩa chung; tạo khả năng sáng tạo cho cán bộ, công chức; tạo khả năng

vi không phù hợp.
Vai trò của kiểm tra:
- Đối phó với bất trắc;
- Khám phá ra những cái bất thường;
- Xác định các cơ hội;
- Xử lý những tình huống phức tạp;
- Phân quyền có hiệu quả hơn.
Kiểm tra cũng có 3 mức độ như hoạch định bao gồm: Kiểm tra chiến lược;
kiểm tra chiến thuật và kiểm tra tác vụ, tác nghiệp.
Ngoài ra, văn phòng còn đóng vai trò quan trọng, chủ chốt trong công tác
tổ chức các cuộc họp, hội nghị. Mà các cuộc họp, hội nghị này đều nằm trong kế
hoạch hoạt động của cơ quan. Như khái niệm thì sản phẩm của hoạch định là kế
hoạch. Chính việc tổ chức tốt các cuộc họp, hội nghị này giúp cho các kế hoạch
hoạt động của cơ quan được từng bước thực hiện hoàn chỉnh, từ đó sẽ tổ chức
thực hiện tốt công tác tổ chức trong hoạch định.

25