LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “ khảo sát đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tây Hồ “.
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths. Nguyễn Đăng Việt. Các nội dung nghiên cứu, kết
quả trong đề tài này là trung thực .
Hà Nội, tháng 12 năm 2016


MỞ ĐẦU

1.Lý do chọn đề tài
Nguần nhân lực có thể quyết định sự thành công hoặc thất bại của cơ quan tổ
chưc.Vì vậy xây dựng đội ngũ cán bộ nhấn sự phù hợp với sự phát triển của tổ
chức là điều hết sức quan trọng. Hơn nữa cơ cấu tổ chức luân có sự đổi mới như
mở rộng quy mô, ….
Vậy các cơ quan tổ chức phải xây dựng được đội nũ cán bộ phù họp
với nhu cầu của cơ quan cũng như đáp ứng được với sự biến đổi của các tác nhân
bên ngoài đảm bảo cho sự hoạt động xuyên suất không gián đoạn. Để giải quyết
được vấn đề trên các cơ quan tổ chức cần phải nhận thức rõ và vạch ra các quá
trình hoạch định nguần nhân lực một cách hiệu quả.
Vì vậy tôi lựa chọn đề tài “ khảo sát đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn
phòng trong công tác hoạch định nhân sự của UBND quận Tây Hồ “. Để làm bài
nghiên cứu.
2.Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu :Khảo sát đánh giá vai tò của nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự của UBND Quận Tây Hồ.
Mục đích nghiên cứu: tìm hiểu về vai trò của nhà quản trị văn phòng đối với
việc tổ chức hoạch định nhân sự của UBND Quận Tây Hồ.
Nhiệm vụ nghiên cứu: tìm hiểu vai trò của nhà quản trị văn phòng về việc tổ
chức hoạch định nhân sự; vai trò của việc hoạch định nhân sự đối với cơ quan.

định 69/CP ngày 28/10/1995 và được Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội giao cho
nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên địa bàn bắt đầu từ ngày 01/01/1996.
Khi thành lập tại quyết định số 4428/QĐ- UBND thành phố Hà Nội ban
hành ngày 15 tháng 12 năm 1995 về thành lập các phòng, ban chuyên môn giúp
việc thuộc UBND quận Tây Hồ. Uỷ ban nhân dân quận có 12 phòng , đoàn thể.
Sau đó tỏng quá trình hoạt động số lượng các phòng ban của UBND có sự
thay đổi do tách và sác nhập một số phòng, ban cho phù hợp với đặc điểm địa hình
của tưng thời kì .Hiện nay, UBND quận Tây Hồ gồm 12 phòng, ban chuyên môn
thực hiện những chức năng , nhiệm vụ của mình .
Quận Tây Hồ nằm pử phíaTây Bắc thành phố Hà Nội , phía Nam giáp với
quận Ba Đình , từ Đông Bắc xuống Đông Nam dọc theo sông Hồng, quận Tây Hồ
giáp với Huyện Đông Anh Và Gia Lâm . Phía Tây giáp với quận Từ Liêm Và quận
Cầu Giấy .
Quận có diện tích khoảng 24,0 km2 với trên 105 ngàng người ( năm 2005) và
8 phường : Yên Phụ ,Từ Liêm, Quảng An, Nhật Tân, Phú Thượng, Xuân La, Thuỵ
Khuê, Bưởi, Các phường nằm xung quanh Tây Hồ một danh lam thắng cảnh mà
thiên nhiên ban tặng .
Là quận đầu tiên được làm điểm thành lập mới, UBND quận Tây Hồ đã
nhận sự lãnh đạo, chỉ đạo sát sao của Đảng, chính quyền và sự giúp đỡ của các sở,
ban, ngành thành phố Hà Nội. Từ khi thành lập, trải qua 13 năm hoạt động, hệ
thống cơ quan Đảng, Chính quyền và đoàn thể UBND quận Tây Hồ vừa xây dựng,
kiện toàn bộ máy, vừa xây dựng thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình trong
công tác lãnh đạo, tổ chức bộ máy chính quyền Nhà nước ở địabàn quận trên các
lĩnh vực như: kinh tế , văn hoá , xã hội , chính trị , an ninh ,quốc phòng. Theo định
hướng của thủ đô năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của thành phố
trung tâm. Như vậy Tây Hồ sẽ là khu vực trung tâm của thành phố Hà Nội .
1.2.Cơ cấu tổ chức .
( Sơ đồ xem phụ lục )



chỉ đạo hành án quận, Trưởng ban chỉ đạo chống tham nhũng quận.
Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực sau: Nội chính , an ninh – quốc phòng,kế hạch
phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch đầu tư, đối ngoại, quy hoạch đô thị , địa giới
hành chính, công tác cán bộ, chương trình công tác của UBND quận. Trực tiếp phụ
trách các đơn vị : Thanh tr, tư pháp, tổ chức chính quyền , kế hoạch kinh tế , ban
quản lý dự án xây dựng HTKT xung quanh Hồ Tây và UBND các phường.
Xử lý các công việc liên quan đến ngành :công an ,toà án nhân dân , viện
kiểm soát nhân dân , cơ quan thi hành án,ban chỉ huy quân sự và phòng thống ke
quận.
Đảm bảo giữ mối quan hệ thường xuyên giữa UBND quận với UBND
Thành phố, quận uỷ, HĐND quận , cơ quan thi hành án , ban chỉ huy quân sự vừ
phòng thống kê quận.
1.2.2.phó chủ tịch UBND quận
Giúp việc cho chủ tịch bao gồm 4 phó chủ tịch , mỗi một phó chủ tịch phụ
trách một mặt quan trọng như : văn xã, xây dựng, về kinh tế đô thị .. của quận
uỷ .Các phó chủ tịch được chủ tịch phân công chỉ đạo một số lĩnh vực công tác; chỉ
đạo điều hành hoạt động của một số phòng , ban ngành chuyên môn của UBND
quận.
1.2.3. các phòng ban chuyên môn
Giúp việc cho chủ tịch và phó chủ tịch bao gồm các phòng ban chuyên môn
trực thuộc UBND quận, hoạt động theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng.
Có 12 phòng ban trực thuộc tất cả :


Phòng HĐND vag UBND
Phòng nội vụ
Phòng lao động thương binh và xã hội
Phòng văn hoá thoonh tin – thể dục thể thao
Phòng kinh tế
Phòng giáo dục và đào tạo

Xấy dựng chương trình, kế hoạch phát triển xã hội , an ninh quốc phòng dài
hạn và hàng năm của quận .Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng các công trình
trọng điểm của quận trình HĐND quận quyết định. Xây dựng quy chế làm việc của
quận , coong tác tổ chức bộ máy và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp
và quy đinh nàh nước bổ nhiệm miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập
thể cá nhân do UBND quận trực tiếp quản lý .
Kết luận những việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt cho UBND
quản lý những vụ phức tạp theo quy định của Luật
- khiếu nại, tố cáo .
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đoạ điều hành của tập thể và mỗi cá nhân ,
thành viên của UBND quận hàng năm .
- Giả quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND
quận .


Tiểu kết: trên đây là một vài nét mô phỏng về vị trí trụ sở ,lịch sử hình
thành cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ, hiểu rõ được cơ quan được hình
thành dựa trên quy định thành lập tổ chức của cơ quan cấp trên, là một phần trong
hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước.cũng như chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn của UBND quận Tây Hồ.

Chương 2 VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG
CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.
2.1.1. Hoạch định nhân sự và vai trò của hoạch định nhân sự.
Hoạch định là lựa chọn các mục tiêu, các giải pháp, và các biện pháp tốt nhât
để thực hiện mục tiêu đó.
Hoạch định nhân sự là quá trình dự đóa, xác định nhu cầu về nhân sự, đề ra
các chính sách và triển khai thực hiện nhằm đảm bảo cho cơ quan tổ chức có đủ
số lượng nhân sự cùng các kỹ năng, phẩm chất cần thiết phù hợp với từng giai

sự; đòi hỏi tăng cường việc đào tạo, đào tạo lại nghề nghiệp, sắp xếp lại lực lượng
lao động và thu hút nguồn nhân lực mới có kỹ năng cao.
* Nhu cầu nhân lực
các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay đổi và sau
đó triển khai các chính sách và biện pháp nhằm thoả mãn nhu cầu đó.
Kế hoạch hoạt động của cơ quan là cơ sở cho hoạch định tài nguyên nhân
sự;Đánh giá những tài nguyên nhân sự cần có trong tương lai;Xây dựng một
chương trình đáp ứng những nhu cầu đó.
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu.
2.2.1. Khái niệm


là cơ sở giúp các nhà quản trị lựa chọn chiến lược và phương hướng hình
thành các kế hoạch tác nghiệp thích nghi với môi trường.
Là động lực thúc đẩy các thành viên trong cơ quan phấn đấu hoàn thành
nhiệm vụ.
Là một trong những tiêu chuẩn quan trọng giúp các nhà quản trị kiểm tra,
đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của cơ quan, của các đơn vị, các bộ phận
chức năng... trong từng thời kỳ.
Là yếu tố để đánh giá sự tiến bộ của tổ chức trong quá trình phát triển.
2.2.2. Các bước thiết lập mục tiêu nhân sự
A. Hoạch định mục tiêu
•

Thiết lập mục tiêu tổ chức

•

Thiết lập mục tiêu cho từng bộ phận


và thông tin nhân viên có được, mục tiêu đặt ra sẽ có chất lượng hơn.
C. Hướng dẫn và lãnh đạo
•

Trong quá trình thực hiện, lãnh đạo, người quản lý sẽ hỗ trợ để nhân viên
hoàn thành mục tiêu

D. Kiểm tra đánh giá.
Nhà quản lý sẽ tiến hành kiểm tra và đánh giá quá trình thực hiện để có thể khen
thưởng nếu có.
Việc thực hiện thiết lập mục tiêu gồm có mô hình "Từ trên xuống dưới" trong đó
nhà quản lý sẽ áp đặt mục tiêu, mô hình "từ dưới lên trên": nhân viên các bộ phận
sẽ tự xây dựng mục tiêu cho mình và đệ trình, mô hình phối hợp cả 2. Mô hình kết
hợp là mô hình tối ưu.
2.3. Tổ chứ xây dựng và thực hiện các giải pháp .
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự.
* Khái niệm và vai trò tuyển dụng nhân sự


Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn đúng người để thỏa
mãn những nhu cầu lao động và bổ sung cho lực lượng lao động hiện có.Mục đích
của tuyển dụng là tuyển được nhân sự mới có kiến thức, kỹ năng, năng lực nhân
phẩm phù hợp với yêu cầu của công việc cũng như cơ quan đã đề ra.
Vai trò của tuyển dụng thế hiện ở hai mặt đó là trong tổ chức và trong xã hội:
Đối với tổ chức :Hoạt động tuyển dụng tốt thì tổ chức sẽ có một đội ngũ nhân
viên có trình độ, kinh nghiệm để giúp tổ chức tồn tại và phát triển tốt, có tính cạnh
tranh cao. Ngược lại có thể dẫn đến suy yếu nguồn nhân lực → hoạt động kém
hiệu quả, lãng phí nguồn lực
Đối với xã hội: Hoạt động tuyển dụng tốt thì sẽ giúp xã hội sử dụng hợp lý tốt
đa nguồn lực. Là đầu ra của đào tạo nguồn nhân lực. Nó có thể giải quyết vấn đề

có động lực làm việc mạnh hơn.
Nhược điểm của nguần là người lao động khó thích ứng với môi trường mới;
chi phí tuyển dụng cao; mất nhiều thời gian.
Thông báo tuyển mộ : là văn bản có tính chất truyền tải thông tin tới ứng
viên, trong thông báo phải ghi đầy đủ thông tin như ( thông tin ngắn gọn về tổ
chức,vị trí cần tuyển, số lượng, mô tả vắn tắt về vị trí, yêu cầu ngắn gọn với nhân
sự , thông tin về tiền lương thời gian làm việc cũng như chế độ ưu đãi, các thủ tục
hồ sơ)


*Tuyển chọn nhân sự
Là quá trình đánh giá các ứng viên theo góc độ khác nhau dựa trên yêu cầu
của cong việc nhằm lựa chọn được người phù hợp nhất, với yêu cầu công việc
trong số những người được thu hút.
Việc đánh giá dựa trên các yêu cầu của vị trí công việc; kiến thức chuyên
ngành; các mối quan hệ; tình trạng sức khỏe …
+ yêu cầu tuyển chọn:
•
•
•
•
•

Xuất phát từ kế hoạch nhân lực công việc (bản lề )
Tuyển chọn được người phù hợp nhất
Người có trình độ cao
Người có kỷ luật và trung thành với tổ chức
Quy trình có thể xét tuyển hoặc thi tuyển ( sơ đồ xem phụ lục ).

2.3.2. Đào tạo phát triển nhân sực của UBND quận Tây Hồ.

đề qua thực tế, có thông tin phản hồi thông qua đào tạo; mang lại tính chuyển
biến cao mất ít thời gian đào tạo.
Nhược điểm: lý thuyết không lắm chắc còn nhiều lỗ hổng; người hướng dẫn
không nhiệt tình.
Cách thức đào tạo thoát ly khỏi công việc : là phương pháp trong đó người được
đòa tạo thoát ly ra khỏi thực hiện công việc thực tế đang đảm nhận.
Phương pháp đào tạo: tổ chức lớp học; cử đi học ;tham gia các hội thảo,
chuyên gia.


Về ưu điểm của phương pháp này là: được trang bị đầy đủ kiến thứ lý thuyết
và thực hành; không ảnh hưởng tới thực hiên công việc của đồng nghiệp vụ khác
ở cơ quan , bộ phận khác.
Nhược điểm là: cần nhiều phương pháp trang thiết bị riêng phục vụ cho việc
đào tạo; tốn kém chi phí của tổ chức, bao gồm cả chi phí vật chất lẫn chi phí cơ
hội.
*Đánh giá và nâng cao hiệu quả đào tạo cán bộ công chức
Đánh giá sự thay đổi của nhân viên sau quá trình đào tạo, phản ứng của nhân
viên ( so sánh giữa hai thời kỳ trước và sau khi đào tạo ).
Nội dung chương trình đào tạo; khả năng lĩnh hội kiến thức; mục tiêu chi phí
cho hoạt động đào tạo…
2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự.
Bố trí và sử dụng nhân sự là quá trình sấp đặt nhân sự vào các vị trí công
việc cuat tổ chức, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân sự
nhằm đạt được hiệu quả cao trong công việc.
Mục tiêu của bố trí và sử dụng nhân sự, có thể thấy bốn mục tiêu cơ bản cần
đạt được trong bố trí và sử dụng nhân sự là:
– Đảm bảo đúng số lượng: đảm bảo đủ số lượng lao động theo yêu cầu của
hoạt động của tổ chức tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nhân lực.
. – Đảm bảo đúng người: đảm bảo sử dụng lao động đúng với năng lực, sở


Đánh giá nhu cầu về
nhân sự


So sánh

Chính sách nhân sự

2.3.4. Đãi ngộ nhân sự.
*Khái niệm và vai trò của đãi ngộ nhân sự đối với có quan tổ chức.
Đãi ngộ nhân sự là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần của
người lao động để họ có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và qua đó đóng
góp phần hoàn thành mục tiêu của cơ quan tổ chức.
+ đãi ngộ nhân sự là một quá trình: mọi nhà quản trị đều có trách nhiệm về
đãi ngộ nhân sự từ việc xây dựng các chính sách đãi ngộ đến viêc tổ chức thực hiện
công tác đĩa ngộ trong cơ quan tổ chức.
+ Là hướng tới việc thỏa mãn nhu cầu vật chất và tinh thần của người nhân
sự.
+ Giúp đạt được mục tiêu của cơ quan thông qua nhân sự làm việc có hiệu
quả.
Vai trò của đãi ngộ nhân sự được thể hiện ở các mặt sau :


+ Đối với nhân sự (người lao động) : tạo điều kiện để họ nâng cao đời sống
vật chất ,tinh thần từ đó tạo động lực kích thích người lao đông làm việc với hiệu
quả cao nhất.
+ Đối với cơ quan tổ chức: là đều kiện đủ để nâng cao chất lượng và hiệu
quả hoạt động của tổ chức. Nâng cao hiệu quả các chức năng quản trị nhân sự
khác.

Xây dựng các chính sách đĩa ngộ nhân sự dựa trên các yếu tố công bằng,
công khai kịp thời, rõ ràng có lý có tình tạo sự đồng thuận của mọi lao động trong
cơ quan.
Một số chính sách chủ yếu như :
+ tiền lương tối thiểu chung dựa vào vị trí cấp bậc của người lao động, quy
mô hoạt động, các chính sách khác phụ trờ của nhà nước..
+ xây dựng hệ thống bảng lương theo phân cấp ( nhà quản lý với nhân viên)
để đưa ra các mức lương phù hợp.
+ thiết lập hình thức quy chế trả lương bao gồm : hình thức, thời gian trả
lương, các cơ chế tăng lương theo cấp bậc và nâng bậc lương ….
2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự của UBND Quận Tây Hồ.
*Khái niệm
Kiểm tra đánh giá nhân viên (nhân sự ) hay còn gọi là đánh giá hiệu quả làm
việc của nhân viên là “Quy trình đã được chuẩn hóa để thu thập thông tin từ các


cấp bậc quản lý về hành động và ứng xử trong chuyên môn nghiệp vụ của toàn bộ
nhân sự”.
Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên còn được hiểu là một hệ thống
chính thức duyệt xét sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kỳ.
*Mục đích
Đánh giá nhân sự là một việc làm quan trọng cần được ưu tiên thực hiện đề
đặn hàng năm đối với tất cả cơ quan tổ chức.
Đánh giá nhân sựu để có nhìn nhận hiệu suất làm việc của nhân sự công
chức; giúp cho cơ quan có cái nhìn tổng quát nhất về thực trạng nhân sự , đưa ra
những phương án trong việc đào tạo và xây dựng đội ngũ nhân sự vững mạnh.
Điều chỉnh công tác quản lý nhân lực, đảm bảo sự công bằng giữa quyền lợi
cũng như trách nhiệm của từng thành viên tránh trường hợp đùn đẩy trách nhiệm
khi sảy ra vấn đề.
Là cơ sở để hoạch định tương lai cho tỏ chức, giúp cho mối quan hệ giữa

hoàn thành
công việc

Đánh giá
công chức

Thảo luận
việc đánh
giá với
công chức

*Một số lỗi và giải pháp thường mắc trong đánh giá của UBND Quận Tây
Hồ.
Một số lỗi thường mắc:
+ tiêu chuẩn chưa rõ ràng (xác lập kiêu mẫu, tiêu chí khong có tính chất định
lượng…) nguyên nhân là do thiết kế chua dựa trên đặc thù của từng công việc.
+ Thiên kiến khả năng đánh giá quá cao đối với người thực hiện công việc)
là do sự thiên vị ,yêu thích của người đánh giá đối với nhân sự được đánh giá.
+ do định kiến( dựa vào nguyên nhân định kiến để đánh giá, đánh giá thấp
hơp hoặc cao hơn đối với người được đánh giá) nguyên nhân là do vùng miền sở
thích của người đánh giá…
+ xu hướng đánh giá thái quá; người đánh giá lệch về một hướng nguyên
nhân là do người đánh giá và người cuối cùng xem xét.
Một số biện pháp khắc phục:
+tăng cường mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên củng cố lòng tin của
người lãnh đạo , phản ánh được kết quả công việc.
+ tổ chứ đánh giá thường xuyên và định kỳ
+ tìm hiểu sát sao, có tri thức về vị trí công việc đánh giá



chưc với nhau và với các tổ chức đơn vị khác. Tạo lên thể thống nhất là thuận lợi
cho các công cuộc chao đổi trong công việc.
Cơ quan hoạt động trong sự sôi động nhiệt tình với cái tâm của người cán bộ viên
chức, tính trẻ trong hệ thống đội ngũ cán bộ trẻ, tạo nhiều ý kiến sáng tạo tham
mưu lãnh đạo, phục vụ phát triển hoạt động cơ quan.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những mặt tích cực UBND quận đã đạt được trong thời gian qua ,
trong quá trình thực hiện công việc của UB quận vẫn còn một số hạn chế tồn tại .
Lãnh đạo cơ quạn Quân vẫn chưa quan tâm sâu đến vấn đề hoạch định nhân
sự.
Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao chất lượng cán bộ vẫn còn không đồng đều
và chất lượng chưa đạt yêu cầu.
Vẫn còn tồn tại một bộ phận nhỏ cán bộ thực hiện công việc của cơ quan
không đúng với chuyên ngành…..
Đánh giá kết quả công tác thực hiện công việc của cán bộ chưa được sát sao
đúng với các tiêu chí của từng công việc….
3.1.3. Nguyên nhân