LỜI CẢM ƠN
Trước hết em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến toàn thể Quý thầy
cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Quý thầy cô khoa Quản trị Văn phòng đã dạy
dỗ, truyền đạt những kiến thức quý báu cho em trong suốt quá trình học tập và
rèn luyện tại trường. Em xin cảm ơn thầy Nguyễn Đăng Việt, người đã nhiệt tình
hướng dẫn em thực hiện bài tiểu luận này.
Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng chắc chắn bài tiểu luận của em còn có rất
nhiều thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của thầy giáo, cô giáo và các bạn
đọc. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, phê bình của quý thầy cô
cũng như các bạn đọc. Đó sẽ là hành trang quý giá giúp em hoàn thiện kiến thức
và bài tiểu luận tiếp theo của mình sau này.
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi tên là Nguyễn Thị Dung tôi thực hiện bài tiểu luận cá nhân với tên đề
số 02: “Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự của HĐND Tỉnh Ninh Bình”.
Tôi xin cam đoan đây chính là bài tiểu luận của tôi trong thời gian
qua,thông qua tìm hiểu và thu thập thông tin từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 02 tháng 12 năm 2016
Sinh viên

Nguyễn Thị Dung


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
HĐND


1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND tỉnh.........................10
1.3.1. Chức năng.........................................................................................10
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn....................................................................10
CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI HĐND TỈNH NINH BÌNH.........................15
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định................................15
2.1.1. Khái niệm thông tin.............................................................................15
2.1.2. Phân loại thông tin trong hoạch định..................................................15
2.1.3. Vai trò và đặc điểm của thông tin trong hoạch định............................16
2.1.4. Thu thập thông tin và yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập thông tin 17
2.1.5. Xử lý thông tin trong quản lý văn phòng............................................19
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu......................................................................22
2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp........................................23
2.3.1. Nâng cao nhận thức, đổi mới tư duy đội ngũ cán bộ cấp cơ sở:......23


2.3.2. Xây dựng cụ thể tiêu chí về tuyển dụng và sử dụng cán bộ ở từng vị
trí cụ thể, trong đó đặc biệt quan tâm tới trình độ văn hoá, chuyên môn và
trình độ lý luận chính trị, hỗ trợ đào tạo cán bộ bằng cả hai cách:...............23
2.3.3. Nâng cao năng lực lao động và phát triển nguồn nhân lực..............24
2.4. Tuyển dụng nhân sự..............................................................................25
2.4.1. Quy trình tuyển dụng nhân sự được thực hiện qua các bước như sau:25
2.4.2. Trong vai trò là nhà tuyển dụng nhân sự, bạn cần thiết phải lưu ý
những điểm sau:............................................................................................25
2.5. Đào tạo, phát triển nhân sự....................................................................27
2.5.1

Nhu cầu đào tạo, huấn luyện và phát triển nhân lực.........................27

2.5.2

Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu
của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu, để làm
cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo hướng có lợi
cho cơ quan, tổ chức dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có tính đến, đòi
hỏi của các quy luật khách quan chi phối lớn mọi yếu tố, mọi khía cạnh bên
trong nội bộ cũng như bên ngoài môi trường.
Hoạch định nguồn nhân lực (nhân sự) giúp cho tổ chức xác định rõ
khoảng cách giữa hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của tổ
chức, chủ động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp
ứng nhu cầu nhân lực. Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức
thấy rõ hơn những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức hiện
có.
Hoạt động của con người để thực hiện một việc việc gì đó khác loài vật ở
chỗ con người biết tư duy, suy nghĩ, lựa chọn, hình dung cách làm trước khi còn
người bắt tay vào thực hiện. Đây là hoạt động có kế hoạch hay nói cách khác
dây là hoạch định, nó là một việc rất cần thiết và rất đặc trưng trong hoạt động
của con người. Hoạt động quản trị là một trong những hoạt động của cong
người, chính vì thế cần phải được kế hoạch hóa về mặt phương diện khoa học,
kế hoạch được xem là một chương trình hoạt động cụ thể, còn hoạch định là một
quá trình soạn thảo và thực hiện kế hoạch một cách cụ thể đã được đề ra. Theo
Harold Koonzt, Cyril Odonnel và Heinz thì hoạch định là : Quyết định xem phải
làm cái gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Ai làm? Tuy nhiên, khi một tình
huống nào đó xảy ra bất ngờ thì mọi kế hoạch trong hoạch định sẽ bị đảo lộn,
nhưng dù sao thì trước khi hoạch định nhà quản trị đã vạch ra mọi rủi ro sẽ gặp
phải nên trong mọi kế hoạch đều sẽ dễ giải quyết hơn. Bởi vậy, vai trò của nhà
quản trị trong công tác hoạch định nhân sự rất quan trọng, hay nói cách khác là
mắt xích gỡ mọi rủi ro khi gặp phải trong kế hoạch. Vì thế, tôi chọn đề tài:
“Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác
1


 Các phương pháp nghiên cứu sử dụng:
 Phương pháp thống kê
2


 Phương pháp tổng hợp
 Phương pháp kiểm tra
 Phương pháp đánh giá, nhận xét
4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
 Xây dựng tiến trình hoạch định nguồn nhân lực cho cơ quan, tổ chức.
 Đưa ra những ưu điểm và hạn chế của nhà quản trị trong công tác
hoạch định nhân lực từ đó nếu ra nhưng giải pháp giúp nâng cao chất lượng
hoạch định nguồn nhân lực trong thực tiễn.
5. Cấu trúc của đề tài

 Phần mở đầu:
 Lý do chọn đề tài
 Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
 Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
 Cấu trúc của đề tài

 Phần nội dung:
 Chương 1: Khái quát về tổ chức và hoạt động của HĐND Tỉnh Ninh
Bình.
 Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch
định nhân sự HĐND Tỉnh Ninh Bình
 Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong
công tác hoạch định nhân sự HĐND Tỉnh Ninh Bình.


Thiên hạ quận quốc lợi bệnh thư thì năm Vĩnh Lạc thứ 5 đời Minh (1407), châu
Trường Yên nhập vào phủ Kiến Bình gồm 4 huyện Yên Mô, Uy Viễn, Yên Ninh
và Lê Bình. Năm Vĩnh Lạc 6 (1408) nhập huyện Uy Viễn vào châu Trường Yên,
năm 1415 nhập huyện Yên Mô vào huyện Yên Ninh, năm 1419 nhập huyện Lê
4


Bình vào châu Trường Yên.
Đến triều Lê vẫn theo như đời Trần trước. Đời Thiệu Bình (1434-1440)
dưới triều Lê Thái Tông (1433-1442) chia làm 2 phủ Trường Yên và Thiên Quan
thuộc về trấn Thanh Hoa (Thanh Hoá ngày nay) gồm 6 huyện. Phủ Trường Yên
có 3 huyện Gia Viễn, Yên Khang và Yên Mô; phủ Thiên Quan quản 3 huyện
Phụng Hoá, Ninh Hoá và Lạc Thổ. Đời Hồng Đức (1470-1498), Lê Thánh Tông
cho nhập 2 phủ ấy vào Sơn Nam thừa tuyên. Đời Nhà Mạc (1527-1592) gọi hai
phủ này là Thanh Hoa ngoại trấn, ngăn cách với Thanh Hoa nội trấn bởi dãy núi
Tam Điệp. Nhà Lê Trung hưng đóng đô ở Thanh Hoa. Từ phủ Trường Yên trở ra
ngoài bắc do nhà Mạc cai quản; trừ Trường Yên trở vào, bắt đầu từ 1533 do nhà
Lê Trung hưng quản. Hai địa danh Thanh Hoa nội trấn và Thanh Hoa ngoại trấn
bắt đầu có từ đấy. Sau khi nhà Mạc bị diệt (1592), nhà Lê lại đem 2 phủ Trường
Yên và Thiên Quan nhập vào Thanh Hoa gọi là Thanh Hoa ngoại trấn. Thời Tây
Sơn cũng gọi là Thanh Hoa ngoại trấn thuộc Bắc thành.
Dưới triều Nguyễn vẫn theo như cũ: Thanh Hoa ngoại trấn gồm 2 phủ
Trường Yên và Thiên Quan, có 6 huyện là Yên Mô, Yên Khang, Gia Viễn, Yên
Hoá, Phụng Hoá và Lạc Thổ.
Năm Gia Long thứ 5 (1806) đổi thanh Hoa ngoại trấn gọi là đạo Thanh
Bình vẫn thuộc trấn Thanh Hoa. Năm Minh Mệnh thứ 2 (1821) đổi tên phủ
Trường Yên làm phủ Yên Khánh. Năm Minh Mệnh thứ 3 (1822) đổi tên đạo
Thanh Bình làm đạo Ninh Bình. Địa danh Ninh Bình có từ đó, nhưng vẫn là một
đạo thuộc trấn Thanh Hoa. Đến năm Minh Mệnh thứ 10 (1829) mới chính thứ
đổi làm trấn Ninh Bình, đặt các quan cai trị là Trấn thủ, Hiệp trấn Ninh Bình, đặt

lịch sử thì Ninh Bình mang tên là tỉnh Hoa Lư trong một thời gian ngắn. Các
phủ huyện đều được gọi chung là huyện, gồm 6 huyện và một thị xã. Nhưng
ngày 9.10.1945, Hội đồng Chính phủ quyết định các tỉnh lấy lại tên cũ thì Hoa
Lư lại được gọi là tỉnh Ninh Bình thuộc Bắc Kỳ, sau gọi là Bắc Bộ.
Trong kháng chiến chống Pháp (1946-1954), tỉnh Ninh Bình thuộc khu 3.
Ngày 25.1.1948, hợp nhất các khu 2, khu 3 và khu 11 thành Liên khu thì Ninh
Bình thuộc Liên khu 3.
Sau ngày thống nhất đất nước, năm 1976 Ninh Bình hợp với tỉnh Hà Nam
(gồm Nam Định và Hà Nam) thành tỉnh Hà Nam Ninh và năm 1977 sau đó hợp
nhất 2 huyện Nho Quan và Gia Viễn thành huyện hoàng Long, hợp nhất huyện
Yên Mô và 10 xã huyện Yên Khánh thành huyện Tam Điệp, hợp nhất huyện
Kim Sơn và 9 xã huyện Yên Khánh thành huyện Kiem Sơn, hợp nhất huyện Gia
6


Khánh và thị xã Ninh Bình thành huyện Hoa Lư. Thời gian này đất Ninh Bình
cũ chỉ còn 4 huyện năm trong tỉnh Hà Nam Ninh, thị xã Ninh Bình hạ xuống
thành thị trấn thuộc Huyện Hoa Lư.
Ngày 9.4.1981 lại tách huyện Hoàng Long thành 2 huyện: Hoàng Long và
Gia Viễn. Tháng 12.1991, Quốc Hội khoá VIII kỳ họp thứ 10 quyết định tách
tỉnh Ninh Bình ra khỏi tỉnh Hà Nam Ninh. Ninh Bình trở lại tỉnh cũ khi này gồm
7 đơn vị hành chính là thị xã Ninh Bình, thị xã Tam Điệp và 5 huyện là Hoàng
Long, Hoa Lư, Gia Viễn, Tam Điệp, Kim Sơn.
Tháng 11.1993 đổi tên huyện Hoàng Long thành huyện Nho Quan. Tháng
7.1994, đổi tên huyện Tam Điệp trở về tên cũ Yên Mô và thành lập lại huyện
Yên Khánh.
Đến ngày nay, Ninh Bình là một tỉnh có diện tích 1387,5 km2 với dân số
93 vạn người, bao gồm 8 đơn vị hành chính ( 1 thành phố, 1 thị xã và 6 huyện):
Thành phố Ninh Bình, thị xã Tam Điệp, huyện Nho Quan, huyện Gia Viễn,
huyện Hoa Lư, huyện Yên Mô, huyện Yên Khánh và huyện Kim Sơn.

Hoàng Mạnh Hùng

bản
5. Vp5 - Phòng Phân phối lưu thông Dương Thanh Tuân
6. Vp6 - Phòng Văn xã
Đinh Quốc Trường
7. Vp7 - Phòng Nội chính
Trần Văn Phương
8. Vp9 - Phòng Ngoại vụ
Phạm Đức Phú
9. Vp10 - Ban Tiếp dân và xử lý đơn
thư khiếu nại, tố cáo
10. Đội xe
Nguyễn Tiến Dũng
11. Trung tâm Tin học
12. Dân tộc
Nguyễn Thị Phượng
1.2.2. Giải thích về cơ cấu tổ chức

Điện Thoại

Lĩnh vực
phụ trách

3.873.643
0913501586
3.873.642
3.871.1833
3.871.752
3.871.182

- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Kinh tế ngành;
- Phòng Đầu tư và xây dựng cơ bản;
- Phòng Phân phối lưu thông;
- Phòng Văn xã;
- Phòng Nội chính;
- Phòng Ngoại vụ;
- Phòng Tiếp công dân;
- Phòng Dân tộc;
Các chuyên viên nghiên cứu thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh được
làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh và Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh khi có yêu cầu.
b) Các đơn vị sự nghiệp:
- Trung tâm Tin học - Công báo.
- Căn cứ vào tình hình thực tế của địa phương, Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh thống nhất với Giám đốc Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân tỉnh
quyết định thành lập mới các tổ chức sự nghiệp thuộc Văn phòng Ủy ban nhân
dân tỉnh theo quy định của pháp luật.

9


1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND tỉnh
1.3.1.Chức năng
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức các hoạt động chung của Ủy ban nhân dân tỉnh,
tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo, điều hành các hoạt động
chung của bộ máy hành chính ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục
vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh và thông tin cho công chúng theo quy định

tỉnh và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân tỉnh;
c) Phối hợp thường xuyên với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện,
các cơ quan, tổ chức liên quan trong quá trình chuẩn bị và hoàn chỉnh các đề án,
dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét,
quyết định theo quy định của pháp luật;
d) Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập đối
với các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, các báo cáo quan
trọng theo chương trình công tác của Ủy ban nhân dân tỉnh và các công việc
khác do các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên
quan trình Ủy ban nhân dân tỉnh;
đ) Xây dựng các đề án, dự án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật và các
báo cáo theo sự phân công của Ủy ban nhân dân tỉnh;
e) Chủ trì, phối hợp với các Sở, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, các
cơ quan, tổ chức liên quan chuẩn bị nội dung, phục vụ phiên họp thường kỳ, bất
thường, các cuộc họp và hội nghị chuyên đề khác của Ủy ban nhân dân tỉnh, các
cuộc họp của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
g) Chủ trì, điều hòa, phối hợp việc tiếp công dân giữa các cơ quan tham
gia tiếp công dân tại Trụ sở tiếp công dân của tỉnh; quản lý, bảo đảm điều kiện
vật chất cho hoạt động của Trụ sở tiếp công dân của tỉnh.
2. Tham mưu tổng hợp, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh
a) Xây dựng, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt và đôn đốc
thực hiện chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng, tuần của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh; kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh những nhiệm vụ
trọng tâm, trọng điểm cần tập trung chỉ đạo, điều hành các Sở, ngành, Ủy ban
nhân dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan trong từng thời gian nhất
11


định;
b) Kiến nghị với Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao các Sở, ngành, Ủy


i) Đôn đốc các Sở, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan báo cáo tình hình, kết quả thực
hiện các văn bản chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh;
k) Được yêu cầu các Sở, ngành, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện, các cơ quan, tổ chức liên quan cung cấp tài liệu, số liệu và văn
bản liên quan hoặc tham dự các cuộc họp, làm việc để nắm tình hình, phục vụ
công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh.
3. Bảo đảm thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của
Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
a) Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất với Chủ tịch Ủy ban
nhân dân tỉnh; thông tin để các thành viên Ủy ban nhân dân tỉnh, Thủ trưởng cơ
quan thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân
dân cấp huyện, các cơ quan của Đảng, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức liên
quan về tình hình kinh tế - xã hội của địa phương, hoạt động của Ủy ban nhân
dân tỉnh, công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
tỉnh;
b) Cung cấp thông tin cho công chúng về các hoạt động chủ yếu, những
quyết định quan trọng của Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
những sự kiện kinh tế, chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy
định pháp luật và chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh;
c) Thực hiện nhiệm vụ phát ngôn của Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định
của pháp luật;
d) Quản lý, xuất bản và phát hành Công báo tỉnh;
đ) Quản lý và duy trì hoạt động mạng tin học của Ủy ban nhân dân tỉnh;
e) Quản lý tổ chức và hoạt động của Trang Thông tin điện tử của Văn
phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
4. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban

ban nhân dân và Nghị định số 135/2003/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2003 của
Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật. Hướng tới mục tiêu
xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân và
vì nhân dân dưới sự lãnh đạo của Đảng trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế,
việc thực hiện chủ trương công khai, minh bạch hóa chính sách, pháp luật của
tỉnh Ninh Bình là một yêu cầu cần thiết.

14


CHƯƠNG II
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI HĐND TỈNH NINH BÌNH
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
2.1.1. Khái niệm thông tin
Thông tin là tất cả các tin tức, sự việc, sự kiện, hiện tượng, ý tưởng, phán
đoán, … làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trong hoạt động quản lý,
thông tin là những gì mà nhà quản lý cần cho việc ra quyết định. Bên cạnh các
nhà quản lý có vô vàn dữ liệu, thông tin, nhưng chỉ khi nào họ cần đến cho
những mục đích ban hành quyết định quản lý họ mới gọi đó là thông tin. Như
vậy, thông tin là tập hợp tất cả các dữ liệu đã được xử lý, mã hóa, sắp xếp nhằm
giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định tốt hơn trong một môi trường cụ
thể.
2.1.2. Phân loại thông tin trong hoạch định
a) Theo kênh tiếp nhận
- Dựa vào mối quan hệ giữa người gửi và người nhận: thông tin từ cấp
trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi
đến.
- Dựa vào phương tiện gửi - nhận: thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông
tin phi ngôn ngữ.

trong những khâu quan trọng của quá trình ban hành quyết định quản lý là khâu
thu thập thông tin và xử lý thông tin. Đây là điều kiện tiên quyết để đảm bảo cho
quyết định quản lý hợp pháp và hợp lý. Nó liên quan đến chất lượng và hiệu quả
của quyết định hành chính.
- Thông tin là căn cứ để tổ chức kiểm tra, đánh giá và thực hiện các quyết
định quản lý: ở đây, thông tin giúp nhà quản lý nhận thức chính xác công việc
cần tổ chức thực hiện; thông tin giúp cho nhà quản lý có cơ sở xây dựng phương
án thực hiện và phương án dự phòng; thông tin là cơ sở để giải quyết công việc;
thông tin là căn cứ để kiểm tra, đánh giá công việc được thực hiện.
- Thông tin góp phần quan trọng trong việc phân tích, dự báo, phòng ngừa
và ngăn chặn rủi ro trong hoạt động quản lý: Trong quản lý, việc sớm có được
các thông tin liên quan rất quan trọng cho mỗi một công việc cụ thể. Trên cơ sở
những thông tin được cung cấp nhà quản lý có thể phân tích, đánh giá công việc
16


ở nhiều góc độ để đưa ra những dự báo, phòng ngừa và ngăn chặn rủi ro.
b) Đặc điểm của thông tin trong hoạch định có các đặc điểm sau:
- Bên cạnh tính khách quan, thông tin trong quản lý hành chính còn mang
tính chủ quan của người cung cấp thông tin. Thông tin bị bóp méo, sai sự thật
thường xuất hiện trong hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.
- Mỗi loại thông tin chỉ có giá trị nhất định khi nó được sử dụng cho các
mục đích khác nhau của quản lý. Vì vậy, giá trị thông tin trong quản lý không
thể lượng hóa theo giá cả.
- Thông tin có thể mất giá trị rất nhanh khi được cung cấp. Điều đó đòi
hỏi nhà quản lý phải sử dụng nhanh nhất, tối đa nhất giá trị của thông tin đó.
2.1.4. Thu thập thông tin và yêu cầu của quá trình tổ chức thu thập
thông tin
Thông tin đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động quản
lý hành chính. Công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ thu thập thông tin phục

- Phương pháp tra cứu qua mạng;
- Các phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: phương pháp quan sát;
phương pháp phỏng vấn; phương pháp thống kê xã hội học; phương pháp thực
nghiệm; phương pháp trắc nghiệm; phương pháp ví dụ điển hình; phương pháp
thẩm tra, đối chiếu...
d) Nắm chính xác nguồn thông tin để khai thác, thu thập, cung cấp hợp
lý, đúng lúc, đúng mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật
- Cán bộ, công chức, viên chức khi khai thác, thu thập thông tin cần nắm
chính xác nguồn gốc của tin bởi thông tin bao giờ cũng phát sinh từ một nguồn
gốc cụ thể và không phải thông tin của bất kỳ nguồn tin nào cũng đều có giá trị.
Có thể có rất nhiều các nguồn gốc của thông tin như: nguồn sơ cấp và
nguồn thứ cấp; nguồn bên trong và nguồn bên ngoài; nguồn mới và nguồn cũ;
nguồn quan trọng và nguồn ít quan trọng; nguồn tin chính thức và nguồn tin
không chính thức; nguồn tin qua các phương tiện thông tin đại chúng (nguồn tin
công khai); nguồn tin qua văn bản; nguồn tin thu thập từ thực tế và qua trao đổi
trực tiếp...
- Cung cấp thông tin là cách thức công chức, viên chức đưa thông tin đến
với người sử dụng. Khi cung cấp thông tin cần cung cấp hợp lý, đúng lúc, đúng
mục đích, phù hợp với quy định của pháp luật và cần phải lựa chọn những hình
18


thức cung cấp thông tin phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất. Có ba hình thức cung
cấp thông tin cơ bản là:
- Cung cấp thông tin bằng văn bản: sao văn bản; viết báo cáo tổng hợp
tình hình hoạt động của toàn cơ quan trong tháng, quý và cả năm…
- Cung cấp thông tin bằng lời: trong các cuộc họp, hội nghị; qua trao đổi
điện thoại; qua trao đổi trực tiếp.
- Cung cấp thông tin kết hợp cả bằng lời và bằng văn bản. Mỗi hình thức
cung cấp thông tin có ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy, công chức, viên chức