20 quy tắc viết thư điện tử thương mại một cách
hiệu quả
Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp)
một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh
nghiệp tới người tiêu dùng). Dưới đây là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử thương
mại một cách hiệu qủa
Việc soạn thảo các bức thư điện tử marketing loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp)
một cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp
tới người tiêu dùng). Chắc chắn là theo kinh nghiệm của bản thân mình, bạn cũng hiểu là
tất cả những người làm công việc kinh doanh khi nhận một bức thư điện tử đều muốn biết
ngay vấn đề một cách nhanh nhất. Họ không có thời gian để đọc qua tất cả các bức thư trừ
phi có một điều gì đó ngay lập tức thu hút sự quan tâm của họ. Họ không thích sự dài dòng
và lan man mà muốn biết ngay những lợi ích và thực tế. Dưới đây là 20 quy tắc để viết
những bức thư điện tử thương mại một cách hiệu quả:
1. Chính xác. Bất cứ yêu cầu nào mà bạn đưa ra, lợi ích nào mà bạn đề nghị, hay số liệu
thống kê nào mà bạn trích dẫn, hãy chắc chắn rằng chúng là đúng đắn và không cường điệu
quá mức. Không gì tồi tệ hơn là khởi đầu một mối quan hệ với những thông tin phóng đại
hoặc thậm chí giả tạo.
2. Ngắn gọn. Vì mục đích của các bức thư điện tử B2B của bạn là thu hút sự quan tâm,
bạn cần phải xác định rõ lợi ích quan trọng nhất mà người nhận thư có thể có được và tổng
kết trong một đoạn ngắn. Tuy nhiên, bạn cũng cần cung cấp thêm thông tin nếu được yêu
cầu.
3. Rõ ràng. Hầu hết những người kinh doanh sẽ rất bực mình với những thư điện tử sai
chính tả, sai ngữ pháp và có nội dung khó hiểu.
4. Chân thật. Đừng sử dụng sự cường điệu đã áp dụng với những người tiêu dùng trong
các thư điện tử B2C. Quan hệ B2B được xây dựng dựa trên niềm tin. Hãy chắc chắn rằng
mọi điều mà bạn nói đều cho thấy bạn là người thẳng thắn và trung thực, đang thực hiện
một công việc kinh doanh nghiêm túc và có uy tín.
5. Sử dụng ngôn ngữ của họ. Cho dù bạn định nói bất cứ điều gì, hãy dùng những ngôn từ
mà những người nhận hiểu và thấy thoải mái. Đừng viết quá đơn giản hoặc quá khó hiểu
đối với họ. Mọi người đều có xu hướng hiểu và phản ứng tốt hơn đối với những ngôn từ

chức vụ, công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, địa chỉ e-mail, và các liên kết Web site. Hãy
để cho người nhận có thể lựa chọn cách liên lạc với bạn để biết thêm thông tin.
13. Chọn thời điểm gửi thư điện tử một cách cẩn thận. Hầu hết những người làm công
việc kinh doanh thường giành thời gian xử lý các thư điện tử, thư tín và các cú điện thoại
tồn đọng từ thứ sáu tuần trước vào buổi sáng thứ hai tuần sau. Hẳn là bạn không muốn bức
thư điện tử của mình bị hoà lẫn trong hàng tá hay thậm chí hàng trăm cuộc giao tiếp mà
những người nhận thư đang thực hiện.
14. Chuẩn bị kỹ lưỡng dòng chủ đề của bạn. Sau dòng địa chỉ người gửi, dòng chủ đề là
cái đầu tiên mà những người nhận thư điện tử B2B sẽ nhìn vào. Nó na ná như những điều
mà bạn sẽ nói trên điện thoại trong vòng 5 đến 10 giây đầu tiên. Dòng chủ đề cần liên quan
trực tiếp đến lợi ích chính mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn cung cấp.
15. Sử dụng hình ảnh một cách khôn ngoan. Những người làm công việc kinh doanh
đều quan tâm đến những lợi ích, các chi tiết, những khách hàng khác, v.v… Trừ phi những
hình ảnh làm nổi bật bức thư của bạn một cách có ý nghĩa, đừng sử dụng chúng.
16. Hãy chắc chắn rằng các liên kết trong thư điện tử của bạn hiển thị và làm việc
đúng đắn. Khi bạn liệt kê các liên kết “xem thêm thông tin chi tiết”, hãy chắc chắn rằng
chúng có thể kích ngay vào được để người nhận thư không phải cắt và dán lại vào trình
duyệt. Đồng thời những liên kết này sẽ dẫn họ tới đúng trang mà bạn muốn và trang này là
mới nhất và cung cấp những thông tin bạn muốn gửi tới những người nhận. Không nên dẫn
mọi người đến trang chủ của bạn rồi để mặc họ tự tìm hiểu xem đi tiếp như thế nào.
17. Thận trọng với việc gửi những thứ đính kèm. Hầu như bạn không biết người nhận
có phần mềm gì hay những thiết lập về lọc nào được kích hoạt. Gửi các file PDF, Word
hay bảng tính Excel có thể không phải là một ý tưởng hay, vì bạn không biết liệu người
nhận có thể đọc, hay thậm chí nhận, cái mà bạn gửi. Tốt hơn là bạn hãy liên kết tới những
trang Web có hiển thị những thông tin chứa trong các tệp đính kèm.
18. Kiểm tra. Việc kiểm tra lại nội dung và dòng tiêu đề đối với các thư điện tử B2B cũng
quan trọng không kém gì các thư điện tử B2C.
19. Viết hoàn thiện. Hầu hết những người nhận thư điện tử B2B sẽ đưa ra một số kết luận
sơ bộ về sản phẩm và dịch vụ của bạn trước khi họ gửi thư hồi đáp. Họ sẽ quyết định xem
liệu thư điện tử của bạn có đáp ứng được nhu cầu của họ không. Đó là lý do tại sao việc