20 quy tắc viết thư điện tử tiếp thị B2B hiệu quả
Việc soạn thảo các bức thư điện tử tiếp thị loại B2B (doanh nghiệp tới doanh nghiệp) một
cách hiệu quả khác xa so với soạn thảo những bức thư điện tử loại B2C (doanh nghiệp tới
ngươi tiêu dùng). Chắc chắn là theo kinh nghiệm của bản thân mình, bạn cũng hiểu là tất
cả những người làm công việc kinh doanh khi nhận được một bức thư điện tử đều muốn
biết ngay vấn đề một cách nhanh nhất. Họ không thích sự dài dòng và lan man mà muốn
biết ngay những lợi ích và thực tế. Dưới đây là 20 quy tắc để viết những bức thư điện tử
tiếp thị thương mại B2B một cách hiệu quả.
1. Chính xác: bất cứ yêu cầu nào mà bạn đưa ra , lợi ích nào mà bạn đề nghị , hay số liệu
thống kê nào mà bạn trích dẫn , hãy chắc chắn rằng , chúng là đúng đắn và không cường
điệu quá mức .Không gì tồi tệ hơn là khởi đầu một mối quan hệ với nhưng thông tin phóng
đại hoặc thậm chí giả tạo .
2. Ngắn gọn: vì mục đích các bức thư điện tử B2B của bạn là thu hút sự quan tâm , bạn cần
phải xác định rõ lợi ích quan trọng nhất mà người nhận thư có thể có được và tổng kết
trong một đoạn ngắn . Tuy nhiên bạn cũng cần cung cấp thêm thông tin nếu được yêu cầu .
3. Rõ ràng: Hầu hết những người kinh doanh sẽ rất bực mình với những thư điện tử sai
chính tả , sai ngữ pháp và có nội dung khó hiểu.
4. Chân thật: Đừng sử dụng sự cường điệu đã áp dụng với những người tiêu dùng trong các
thư điện tử B2C . Quan hệ B2C được xây dựng dựa trên niềm tin . Hãy chắc chắn rằng mọi
điều mà bạn nói đều cho thấy bạn là người thẳng thắn và trung thực , đang thực hiện một
công việc kinh doanh nghiêm túc và có uy tín .
5. Sử dụng ngôn ngữ của họ: Cho dù bạn định nói bất cứ điều gì , hãy dùng những ngôn từ
mà những người nhận hiểu và thấy thoải mái . Đừng viết quá đơn giản hoặc quá khó hiểu
đối với họ . Mọi người đều có xu hướng hiểu và phản ứng tốt hơn đối với những ngôn từ
mà họ thường sử dụng trong đàm thoại hàng ngày .
6. Hiểu về công việc của họ: Gắng hình dung ra chuỗi công việc thường làm hàng ngày của
những người mà bạn đang liên lạc và phản ánh vào bức thư của bạn : “ Tôi biết anh rất
bận , vì vậy tôi sẽ đi thẳng vào vấn đề “.
7. Chú ý đến khoảng cách về tri thức: Đừng cho rằng những người nhận thư cũng có được
những hiểu biết như bạn về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn . Sau khi bạn đã thu hút được
sự quan tâm của họ và đã chuyển sang giai đoạn “ thông tin thêm “ , hãy cố gắng cung cấp

14. Chuẩn bị kỹ lưỡng dòng chủ đề của bạn Sau dòng địa chỉ người gửi , dòng chủ đề là
cái đầu tiên mà những người nhận thư điện tử B2B sẽ nhìn vào . Nó na ná như những điều
mà bạn sẽ nói trên điện thoại trong vòng 5 đến 10 giây đầu tiên . Dòng chủ đề cần liên
quan trực tiếp đến lợi ích chính mà sản phẩm hay dịch vụ của bạn cung cấp .
15. Sử dụng hình ảnh một cách khôn ngoan Những người làm công việc kinh doanh đều
quan tâm đến những lợi ích , các chi tiết , những khách hàng khác , v.v... Trừ phi những
hình ảnh làm nổi bật bức thư của bạn một cách có ý nghĩa , đừng sử dụng chúng .
16. Hãy chắc chắn rằng các liên kết trong thư điện tử của bạn hiển thị và làm việc đúng
đắn Khi bạn liệt kê các liên kết “ xem thêm thông tin chi tiết “ , hãy chắc chắn rằng chúng
có thể kích ngay vào được để người nhận thư không phải cắt và dán lại vào trình duyệt.
Đồng thời những liên kết này sẽ dẫn bạn tới đúng trang mà bạn muốn và trang này là mới
nhất và cung cấp những thông tin mà bạn muốn gửi tới những người nhận . Không nên dẫn
mọi người đến trang chủ của bạn rồi để mặc họ tìm hiểu xem đi tiếp như thế nào .
17. Thận trọng với những việc gửi thư đính kèm Hầu như bạn không biết người nhận có
phần mềm gì hay những thiết lập về lọc nào được kích hoạt . Gửi các tệp tin PDF , word
hay bảng tính Excel có thể không phải là một ý tưởng hay , vì bạn không biết liệu người
nhận có thể đọc , hay thậm chí nhận , cái mà bạn gửi . Tốt hơn là bạn hãy liên kết tới
những trang Web có hiển thị những thông tin chứa trong các tập đính kèm .
18. Kiểm tra Việc kiểm tra lại nội dung và dòng tiêu đề đối với các thư điện tử B2B cũng
quan trọng không kém gì các thư điện tử B2C .
19. Viết hoàn thiện Hầu hết những người nhận thư điện tử B2C sẽ đưa ra một số kết luận
sơ bộ về sản phẩm và dịch vụ của bạn trước khi họ gửi thư hồi đáp . Họ sẽ quyết định xem
liệu thư điện tử của bạn có đáp ứng được nhu cầu của họ hay không . Đó là lý do tại sao
việc cung cấp các chi tiết và thông tin hoàn thiện là rất quan trọng , nhằm cung cấp cho
người nhận những chi tiết mà họ cần để đưa ra quyết định thông báo với bạn là họ nhận lời
.
20. Đừng viết giống những người khác Dành một chút thời gian xem lại các thư điện tử
B2B mà bạn nhận được để xem những người khác viết như thế nào . Tham khảo danh sách
thư điện tử của các đối thủ cạnh tranh của bạn xem họ liên lạc như thế nào . Phân tích tất
cả và tìm ra cách viết riêng của bạn không lẫn với nhưng lá thư khác.