TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:
CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CHƯƠNG MỸ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên giảng dạy: TS. Lê Thị Hiền
Mã phách:………………………………….

Hà Nội - 2017


PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TIỂU LUẬN

Mã phách

Họ và tên sinh viên: Nguyễn Thị Thanh Hòa

Ngày sinh: 23/03/1994

Mã sinh viên: 1607QTVA012
Lớp: ĐHLT QTVP16A

Khoa: Quản trị văn phòng

Tên Tiểu luận: Công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ,
thành phố Hà Nội
Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

TT
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5

Tên đầy đủ

Chữ viết tắt

Hội đồng nhân dân

HĐND

Uỷ ban nhân dân

UBND

Cán bộ công chức

CBCC

Quyết định


chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng
được tăng lên, đồng thờii công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai
các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản
không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không bảo đảm gây
khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ làm cho tài
liệu phòng Lưu trữ của không được hoàn chỉnh.
Như vậy, với tư cách là sinh viên nghiên cứu đề tài và học đúng chuyên
ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội, từ những lý do trên
tôi đã chọn đề tài “Công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ,
thành phố Hà Nội” để làm đề tài nghiên cứu.
2. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư.
7


Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ.
3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ
Mục tiêu nghiên cứu bao gồm:
Tìm hiểu những vấn đề cơ bản của công tác văn thư lưu trữ.
Phân tích, đánh hoạt động công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ,
thấy rõ được nhưng ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề nghiên cứu
giải quyết đối với công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ.
Nhiệm vụ chính:
Tìm hiểu lý luận về công tác văn thư và khái quát về UBND huyện
Chương Mỹ.
Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ.
Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại
UBND huyện Chương Mỹ.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này tôi đã sử dụng những phương pháp như:

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT
VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHƯƠNG MỸ
1.1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Một số khái niệm
Ngày nay việc soạn thảo và ban hành các văn bản rất quan trọng đối với
mỗi cơ quan, tổ chức, để thực hiện tốt cần nắm rõ về công tác văn thư của mỗi
đơn vị. Trước tiên phải hiểu rõ về công tác văn thư, rất nhiều khái niệm khác
nhau để giúp chúng ta dễ dàng hiểu và một số khái niệm điển hình như:
Theo quan niệm của các triều đại phong kiến trước đây: Công tác văn thư
tức là làm những công việc có liên quan đến văn tự, thư tịch. [2,Tr26]
Theo giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư: Công tác văn thư là tất cả các
công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với
văn bản đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với văn bản đến) đến khi giải quyết xong
công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. [5,Tr34]
Từ đó có khái niệm chung nhất: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo
thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về
xây dựng văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà
nước, các doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang (hay được gọi là
các cơ quan, tổ chức).
1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà
nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân
dân (gọi tắt là cơ quan).
Những năm gần đây công tác văn thư có những bước phát triển phong phú
và đa dạng, đáp ứng yêu cầu cải cách nền Hành chính nhà nước.
Ở cơ quan những văn bản giấy tờ văn thư lưu lại tại văn phòng hầu hết là
những văn bản do cơ qnan sản sinh ra , đó là những văn bản mang tính chất chỉ
10

soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn. Do đó, khi các cơ quan,
11


tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác văn thư sẽ có vai trò rất quan
trọng vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác
văn thư nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh
đạo, quản lý, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới
chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Bất
kỳ cơ quan nào vai trò của văn thư hết sức quan trọng, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã
ký Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó
Người chỉ rõ về công tác văn thư từ thời đó: “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý
báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm,
định hướng chương trình, kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi
mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật”. [5, Tr18]
Công tác văn thư đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần
sự thay đổi nhận thức của các cơ quan, đơn vị, đặc biệt là các cấp lãnh đạo. Cần
có một đội ngũ cán bộ được đào tạo tốt về chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất
quán trong hoạt động của các cơ quan nhà nước và của các cơ quan chức năng
chuyên ngành, phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ
đạo, điều hành công tác văn thư; cập nhật phổ biến các văn bản pháp luật về
công tác văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức về
vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư và thực hiện nghiêm túc các quy định
của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản
chỉ đạo của UBND tỉnh và Sở Nội vụ về công tác văn thư.
Theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ
thông tin, có thể những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng
không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư sẽ giảm tải nhưng

các xã Phụng Châu, Tiên Phương, Ngọc Hoà, Hoàng Văn Thụ, Thuỷ Xuân
Tiên…dải núi rừng và hồ phía Tây của huyện vừa là cảnh quan đẹp vừa là tuyến
phòng thủ tự nhiên vững chắc về phía Tây Nam của Thủ Đô.
Với lợi thế về đường giao thông gồm có quốc lộ 6 chạy qua, nối các tỉnh
phía Tây Bắc với Thủ đô Hà Nội, có tuyến đường Hồ Chí Minh chạy qua huyện
với chiều dài 16,5 km; có chuỗi đô thị vệ tinh Xuân Mai - Hòa Lạc - Sơn Tây.
Trong quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội của Thủ đô Hà Nội đến năm 2030 và
tầm nhìn đến năm 2050 đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, Chương Mỹ
13


nằm trong vành đai xanh phát triển của Thủ đô với Khu đô thị vệ tinh Xuân Mai,
thị trấn sinh thái Chúc Sơn (nằm trong chùm đô thị vệ tinh và thị trấn sinh thái
của Thủ đô).
Phụ lục 01 (Ảnh UBND huyện Chương Mỹ, thành phố Hà Nội)
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ
Tổ chức bộ máy hành chính trực thuộc UBND huyện bao gồm:
- Văn phòng HĐND và UBND huyện;
- Thanh Tra huyện;
- Phòng Nội vụ;
- Phòng Lao động thương binh và Xã hội;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo;
- Phòng Quản lý đô thị;
- Phòng Y tế;
- Phòng Tài chính - Kế hoach;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường;
- Phòng Văn hóa và Thông tin;
- Phòng Tư pháp;
- Phòng Kinh tế;
- Trung tâm Văn hóa - Thể thao;

thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã,
thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật.
Xây dựng, trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyến
khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức
thực hiện các chương trình đó.
Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu
kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản,
phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản.
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ
lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện.
Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
15


dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt.
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của UBND tỉnh.
Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện.
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,
thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi
được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CHƯƠNG MỸ
2.1.Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư tại Uỷ ban nhân
dân huyện Chương Mỹ
2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư
Công tác văn thư là toàn bộ quá trình xác định văn bản của tổ chức quản
lí, sử dụng văn bản trong cơ quan Nhà nước kết quả của sự khởi đầu công tác
lưu trữ. Công tác văn thư là tiền đề của công tác lưu trữ.
Công tác văn thư có giá trị quan trọng không thể thiếu được trong hoạt
động của cơ quan, nó gắn liền với hoạt động cơ quan, và được xem như một bộ
phận hoạt động quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý
Nhà nước. Đặc biệt đối với văn phòng làm việc là cơ quan trực tiếp giúp tổ
chức, lãnh đạo điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp
phục vụ lãnh đạo.
Công tác văn thư đóng vai trò rất quan trọng tại UBND huyện Chương
Mỹ. Công tác văn thư là sợi dây liên kết giữa các bộ phận trong cơ quan, các
phòng ban, cấp dưới với cấp trên, ngang cấp, giúp cho việc giải quyết công việc
một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động
của cơ quan nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý nâng cao hiệu xuất
và chất lượng công tác, giảm tệ nạn quan liêu giấy tờ của cơ quan, gìn giữ bí mật
của cơ quan tạo điều kiện cho công tác lưu trữ.
Trong hoạt động về công tác văn thư tại UBND huyện Chương Mỹ thì
nhiệm vụ chính của cán bộ bao gồm:
* Soạn thảo và ban hành văn bản
- Thảo văn bản
- Trình thủ trưởng đơn vị duyệt, sửa chữa, bổ sung bản thảo
- Đánh máy, nhân bản
- Ký bản thảo
* Tổ chức quản lý văn bản đi
18

trình độ lý luận nghiệp vụ.

19


2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân
dân huyện Chương Mỹ
2.2.1. Về quản lý, chỉ đạo công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân huyện
Chương Mỹ
- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức, trong phạm vi quyền hạn được giao,
có trách nhiệm chỉ đạo công tác văn thư, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng
khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.
- Mọi cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan
đến công tác văn thư, phải thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Nghị định này
và quy định khác của pháp luật về công tác văn thư.
2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn
thư ở Uỷ ban nhân dân huyện Chương Mỹ
Được sự quan tâm của Lãnh đạo, hàng năm tổ chức các lớp bồi dưỡng
nghiệp vụ về công tác văn thư nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và nắm bắt
được những quy chế mới trong công tác văn thư để áp dụng trong công việc.
Các văn bản chỉ đạo:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ
sửa đổi một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.
- Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu.

Văn bản đến là văn bản tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi đến
bao gồm văn bản pháp quy, công văn, thư mời, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn
hàng…
* Thủ tục tiếp nhận:
Bước 1: Kiểm tra và phân loại văn bản
Nhân viên văn thư khi tiếp nhận văn bản phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,
tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong nếu có.
Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu nơi gửi trước khi ký nhận,
21


nếu phát hiện tình trạng mất hỏng bì hoặc thời gian chậm hơn so với thời gian
ghi trên bao bì đối với văn bản hỏa tốc, hẹn giờ thì phải báo cho người phụ trách
và lập biên bản với người đưa văn bản nếu cần thiết.
Văn bản fax chuyển đến thì nhân viên văn thư kiểm tra về số lượng văn
bản, số trang của văn bản để phát hiện kịp thời những thiếu sót để thông báo cho
nơi gửi.
Bước 2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản
Sau khi tiếp nhận văn thư phải phân văn bản thành 2 nhóm:
- Loại không bóc bì gồm:
+ Gửi cho Lãnh đạo, trưởng phòng và những văn bản có ghi đích danh
người nhận.
+ Văn bản mật
+ Văn bản gửi đoàn thể trong cơ quan
- Loại do nhân viên văn thư bóc bì gồm các văn bản:
+ Để tên cơ quan, các chức năng trong cơ quan, không phải thư riêng
+ Không đóng dấu mật, không ghi rõ họ tên.
- Đối với các loại phòng bì, nhân viên văn thư phải bóc những bì có đóng
dấu khẩn trước, không làm hỏng văn bản trong bì (rách, mất số, ký hiệu văn bản,
địa chỉ cơ quan gửi…) và dấu hiệu bưu điện phải soát lại phong bì tránh bỏ sót

hoặc trên máy vi tính.
- Bộ phận văn thư phải ghi rõ, chính xác, không dùng bút chì, bút đỏ,
không viết tắt, không viết hoặc cụm từ không thông dụng.
- Văn bản đến ngày nào thì vào sổ theo dõi văn bản đến ngày đó, văn bản
cụ thể có thể dùng nhiều hay một số đăng ký.
Bước 5: Trình lãnh đạo phê duyệt
- Sau khi đăng kí văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm
quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
- Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung văn bản đến, quy chế làm
việc của tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác của các đơn vị cá
nhân cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời
hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn bản liên quan
đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân
tham gia và thời hạn giải quyết (nếu cần).
23


- Ý kiến phản hồi văn bản được ghi vào mục “chuyển” trang đầu “đến”, ý
kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giả quyết văn bản (nếu có) được ghi vào
phiếu riêng.
- Sau đó văn bản được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ
đăng ký văn bản đến. Sổ đăng ký văn thư (trong trường hợp đơn thư được vào sổ
đăng ký riêng) hoặc vào các trường hợp trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
Bước 6: Phân chuyển văn bản
- Văn bản được chuyển giao cho người có trách nhiệm giải quyết theo
nguyên tắc nhanh, đúng và chặt chẽ.
- Không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay.
- Khi phân chuyển phải đăng ký vào sổ giao nhận, nếu là văn bản khẩn
hoặc hỏa tốc ghi rõ thời gian nhận.
- Không để người không có trách nhiệm xem văn bản giấy tờ của người

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu
- Nhân viên văn thư tiếp nhận yêu cầu của lãnh đạo về việc hoàn thành
văn bản và nếu cần thiết phải mở hồ sơ công việc.
- Do yêu cầu về việc cấp lãnh đạo ra thông báo, chỉ thị… mà xuất hiện
yêu cầu soạn thảo văn bản. Các văn bản được ban hành chủ yếu là các quyết
định về hoạt động của cơ quan tổ chức, tờ trình, báo cáo hoạt động sản xuất kinh
doanh theo quý, năm của cơ quan, quy chế, quyết định đối với một số hoạt động
của cơ quan, tổ chức.
Bước 2: Nghiên cứu và soạn thảo văn bản
Nghiên cứu các văn bản nội dung thông tin liên quan đến vụ việc giải
quyết. Sau khi đã đầy đủ thông tin tiến hành soạn thảo trên máy tính theo các
biểu mẫu của cơ quan và khi soạn thảo cần đảm bảo dễ đọc, nội dung rõ ràng,
đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý.
Bước 3: Duyệt văn bản
Đối với văn bản trình lãnh đạo cấp cao ký, lấy ý kiến lãnh đạo cấp đơn vị
và đồng thời phải “Ký nháy” vào văn bản (ký vào phía bên phải đóng chức danh
của người văn bản).
Bước 4: Kiểm tra hồ sơ
- Phòng hành chính sẽ kiểm tra hồ sơ trình ký bao gồm:
+ Phiếu trình giải quyết công việc
25