ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

MÔN HỌC: QUAN HỆ CÔNG CHÚNG

KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
“AQUAFINA – NGÀY HỘI SÁNG TẠO VÌ
MÔI TRƯỜNG”
Giáo viên hướng dẫn
Nguyễn Trần Hà My
Danh sách thành viên:
1. Phạm Thái An.....................3115330004
2. Huỳnh Phương Trâm..........3115330306
3. Trần Thị Hồng Thắm..........3115330265
4. Nguyễn Thị Kim Hiền........3114330086
5. Hoàng Bích Hồng..............3115330091
6. Nguyễn Thanh Thủy……..3115330277
7. Phạm Hoài Minh Thư……3115330282

TP. HCM, tháng 4 năm 2017


Phần I:
Cơ sở lý luận
I.

Khái niệm sự kiện:

Event là những sự kiện, hoạt động diễn ra tại một thời điểm hoặc trong một
khoảng thời gian nhất định, một địa điểm cụ thể nhằm truyền đạt những thông

khách hàng, ban lãnh đạo

Đánh giá, tổng kết

Tổ chức thực hiện
kế hoạch


Phần II:
KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
“AQUAFINA – NGÀY HỘI SÁNG TẠO VÌ MÔI TRƯỜNG”
TRƯỚC HỌP BÁO:
I. Họp để nắm bắt tổng quát:
1. Mục đích của sự kiện:
- Tạo dựng và duy trì thương hiệu, củng cố sự trung thành của khách hàng.
- Thể hiện sự cam kết bảo vệ môi trường.
- Tuyên truyền, nâng cao ý thức về bảo vệ môi trường.
2. Mục tiêu của sự kiện:
- Thu hút 5000 lượt khách đến tham gia ngày hội.
- Giới thiệu các sản phẩm làm từ chai nhựa.
- Quảng bá hình ảnh của công ty.
- Thu hút 3000 lượt khách truy cập vào website của ngày hội để tìm hiểu thông tin.
- Phát tờ rơi cho khoảng 5000 khách tham dự ngày hội.
3. Thời gian, địa điểm:
- 14h00 ngày 19/04/2017 tại Cung văn hóa lao động thành phố Hồ Chí Minh.
- Địa chỉ: 55B Nguyễn Thị Minh Khai, Bến Thành, Quận 1, Hồ Chí Minh
4. Tổ chức và ngân sách:
- Tập thể nhóm 3 phối hợp với vài sinh viên đến từ các trường đại học khác.
- Ngân sách:
II. Xác định thông điệp và thiết kế:



IV. Bảng tổng hợp hoạt động của các nhân sự trước họp báo:
STT
1

2

3

4
5

6
7

8

9

Công việc

Kết quả mong
muốn
Họp ban tổ chức Đưa ra được
kế hoạch
cụ thể cho từng bộ
phận, cá nhân
Liên hệ với các tổ Nhận được sự hợp
chức bảo vệ môi tác từ các tổ chức, cá

Lên form và mô hình Cung văn hóa lao
dựng kịch bản, các tổ chức ngày hội
động
hạng mục thiết kế,
trang trí, nhân sự
Thực thi kế hoạch, Liên hệ được địa
Cung văn hóa lao
set up chương trình điểm, tập hợp vật tư,
động
thiết bị cần thiết
Chuẩn bị phát thư Xác định số lượng
Phòng họp
mời, thông cáo báo khách mời
chí cho các báo, cá
nhân, tổ chức,
chuẩn bị kĩ lưỡng
trước khi tiến hành
ngày hội
Tiến hành set up Hoàn tất công việc
Cung văn hóa lao
tại địa điểm tổ
tổ chức tại địa điểm:
động
chức, sắp xếp,
sân khấu, triển lãm
bố trí, dàn dựng
xe, nhân sự, treo
chương trình
băng rôn,…
Chạy chương trình Giám sát và quản lý,

5
6
8
9
10
III
11
12
13
14
15
16
17
18
IV
19
20
21
22
23
24
25
26
27
V
28
29
30
31


Bảo vệ
Thiết bị
Sân khấu
Khăn trải bàn
Bàn ghế
Âm thanh

Số lượng

50.000
20
8
4
30
1
3
1
20
1
1
50 thùng
50
1000
90
20
1
2
1
2
60

4
Backdrop+khung+bạt
5
Poster
6
Cổng chào(Biểutượng)
7
Sân Khấu
III Vật phẩm
8
Quà tặng khách VIP
9
Quà tặng nhà báo
10 Hoa tươi
11 Nước uống
12 Bảng tên
13 Trang phục nhân viên
14 Trang phục lễ tân
IV Nhân sự
15 Quản lý chung
16 MC
17 Ca sĩ
18 Người mẫu
19 Phụ trách
20 Nhân viên kỹ thuật
21 Nhân viên hướng dẫn
22 Bảo vệ
V Thiết bị
23 Thảm đỏ đón khách
24 Bàn ghế


5000
20
3
10
1
1

Tờ

Cái

1.000
20.000
300.000
100.000
8.000.000
6.000.000

20
30
50
50
50
20
3

Bộ
Bộ
Bó

3.000.000
4.000.000
48.000.000
80.000.000
2.000.000
5.000.000
5.000.000
2.500.000

40.000
2.000.000
2.000.000
1.000.000
5.000.000

12.000.000
2.000.000
2.000.000
1.000.000
5.000.000

Cái

1
2
4
20
2
5
5


1.500.000

1.500.000

750.000
3.000.000
5.000.000

1.500.000
3.000.000
5.000.000
380.700.000


VIII. Đơn xin phép tổ chức:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày… tháng ... năm 201…
ĐƠN XIN PHÉP TỔ CHỨC HỌP BÁO
Kính gửi: Sở Thông tin và Truyền thông thành phố Đà Nẵng
- Tên đơn vị tổ chức :.....................................................................................
- Số điện thoại:...............................................................................................
- Số Fax/Email:..............................................................................................
Xin phép tổ chức họp báo với các thông tin như sau:
1. Mục đích họp báo......................................................................................
2. Nội dung họp báo:.....................................................................................
3. Người chủ trì (ghi rõ họ tên, chức vụ):......................................................
4. Địa điểm tổ chức họp báo:.........................................................................
4. Thời gian họp báo:.....................................................................................

- Quên đặt chỗ trước.
- Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện.
- Lên kế hoạch thất bại
- Thiếu các văn bản, chứng từ cần thiết.


Phần III
Kết luận
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là một công việc rất quan trọng. Để có thể tổ
chức thành công một sự kiện thì người lên kế hoạch phải có kiến thức đầy đủ và có kĩ
năng lên kế hoạch và có ý tưởng sáng tạo và quan trọng phải có quyết tâm thực hiện
và theo đuổi ý tưởng.
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải thông điệp của
doanh nghiệp đến với công chúng. Qua các sự kiện, danh nghiệp có thể xây dựng, duy
trì, nâng cao và phát triển hình ảnh, uy tín của mình.
Thông qua việc lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện, đặc biệt lên kế hoạch cho sự
kiện “Aquafina – ngày hội sáng tạo vì môi trường” nhận thây việc lập kế hoạch là một
hoạt động rất quan trọng trong hành trang phát triển và khẳng định chỗ đứng của
Aquafina so với các đối thủ khác,đặc biệt là Lavie.
Các kế hoạch tổ chức sự kiện được chuẩn bị tốt, tiến hành suôn sẻ, tạo được mối quan
tâm trong dư luận sẽ là một động lực thúc đẩy sự phát triển của Aquafina: tăng lượng
khách hàng, thúc đẩy các hoạt động Marketing, PR, quảng cáo,…
Tóm lại, tổ chức sự kiện sẽ thành công khi nhà tổ chức sự kiện nắm được các quy tắc
và nghệ thuật lập kế hoạch, đồng thời bố trí và sắp xếp các hạng mục logic, khoa học,
dự báo được rủi ro và quản lý tốt, xử lý nhanh nhạy các rủi ro có thể xảy ra.