50 CÁCH QUẢN LÝ THỜI GIAN
1. Viết mọi thứ ra giấy.
Một lỗi thường gặp trong quản lý thời gian là cố gắng ghi nhớ quá nhiều thứ
trong đầu dẫn đến quá tải. Sử dụng một danh sách để viết ra những việc
cần làm là cách rất tốt để kiểm soát các kế hoạch và nhiệm vụ và luôn làm
cho bạn sự ngăn nắp.
2. Xác định những công việc ưu tiên.
Tạo ưu tiên trong danh sách những việc cần làm giúp bạn tập trung và
dành nhiều thời gian hơn vào những điều thực sự quan trọng đối với bạn.
Hãy xếp hạng những nhiệm vụ theo thứ bậc ABCD để xác định việc nào là
quan trọng.
3. Đặt kế hoạch cho tuần làm việc .
Dành một chút thời gian đầu mỗi tuần để sắp xếp lịch. Việc dành thời gian
để làm điều này giúp tăng cường tính hiệu quả và sự cân đối giữa những kế
hoạch dài hạn với những nhiệm vụ tức thời. Tất cả những gì bạn cần là 15
đến 30 phút mỗi tuần để lên lịch.
4. Luôn mang theo sổ tay .
Bạn không thể biết lúc nào mình sẽ nảy sinh ra những ý tưởng tuyệt vời
hay những suy nghĩ sâu sắc. Dù bạn có đi bất cứ đâu, hãy mang theo mình
một cuốn ghi chép, bạn sẽ lưu lại được những suy nghĩ của mình. Nếu phải
đợ quá lâu mới viết ra thì bạn có thể quên. Một lựa chọn khác là dùng thiết
bị ghi âm kỹ thuật số (điện thoại, máy nghe nhạc MP3…).
5. Học cách nói không.
Nhiều người trở nên bị quá tải với quá nhiều việc bởi họ hứa quá nhiều; họ
nói đồng ý trong những trường hợp mà họ thực sự nên nói không. Nói
không làm giảm những nhiệm vụ ưu tiên và bạn sẽ có nhiều thời gian hơn
để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn.
6. Suy nghĩ trước khi làm.
Đã bao nhiêu lần bạn trả lời có rồi sau đó hối tiếc? Trước khi hứa hẹn làm
một công việc mới, hãy dừng lại và suy nghĩ về nó trước khi bạn trả lời.
Điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi quá nhiều công việc bề bộn.

quả, và hướng dẫn người khác cách để họ hoàn thành công việc của chính
mình.
12. Ghi nhật ký công việc .
Giành thời gian để đặt ra và đánh giá các mục tiêu. Bắt đầu một quyển
nhật ký công việc và viết ra tiến trình cho mỗi mục tiêu. Xem lại mục tiêu
hàng ngày vào mỗi tuần để chắc chắn rằng bạn đang đi đúng tiến độ.
Viết nhật ký trên máy tính chưa bao giờ dễ hơn thế!
Hơn là một quyển nhật ký đơn thuần, chương trình phần mềm nhật ký cá
nhân có thể giúp bạn kiểm soát cuộc sống của mình.
13. Đừng cầu toàn ,
Một số nhiệm vụ không cần đến nỗ lực cao nhất của bạn. Gửi thư đến cho
một đồng nghiệp là một ví dụ, không tốn nhiều hơn vài phút. Vậy hãy học
cách phân biệt các công việc cần được làm tốt nhất và các công việc chỉ cần
được làm.
14. Hãy thận trọng với những nhiệm vụ “được lấp đầy” .
Khi danh sách công việc của bạn được lấp đầy với toàn những nhiệm vụ
quan trọng, hãy cẩn thận nếu không có thể bị rối trí với quá nhiều việc.
Những việc như sắp xếp lại tủ sách hay tài liệu có thể đợi đến lúc bạn giải
quyết xong những nhiệm vụ cần được ưu tiên nhất.
15. Tránh “bẫy công việc hiệu quả” .
Làm một công việc hiệu quả không nhất thiết có nghĩa là bạn là hữu ích.
Tránh thực hiện những nhiệm vụ mà bạn có thể làm hiệu quả mà không
cần làm tất cả. Đơn giản bởi vì bạn rất bận và có nhiều việc phải làm không
có nghĩ rằng bạn thực sự cần làm trọn vẹn mọi thứ.
16. Sử dụng “trì hoãn hiệu quả”.
Trì hoãn không hoàn toàn có nghĩa là điều xấu nếu bạn dùng nó vào việc trì
hoãn những nhiệm vụ có tính ưu tiên thấp không cần phải làm ngay. Đợi
đến khi công việc đó trở nên đủ quan trọng để xứng đáng có được thời gian
của bạn trước khi làm.
17. Đặt những câu hỏi.

hoạch dài hạn quan trọng và những vấn đề tức thời.
23. Đặt thời gian cho những kế hoạch quan trọng.
Đặt thời gian đều đặn hàng tuần cho những kế hoạch quan trọng dài hạn.
Đối với những kế hoạch quan trọng nhưng không khẩn cấp, sẽ có nguy cơ
là bạn sẽ bỏ mặc nếu không đặt thời gian đều đặn cho chúng.
24. Dọn dẹp bàn làm việc .
Khi bạn để quá nhiều thứ trên bàn làm việc, bạn có thể bị phân tán. Bạn chỉ
nên để những thứ cần thiết trên bàn. Khi bạn làm giảm những vật gây sao
nhãng không cần thiết, bạn sẽ thấy rằng mình sử dụng thời gian khôn
ngoan hơn.
25. Học cách thư giãn .
Muốn thành đạt phải làm việc chăm chỉ, tất nhiên rồi! Nhưng bạn cũng cần
biết dành thời gian để thư giãn và thời gian riêng cho bản thân mình. Sau
khi thư giãn, bạn sẽ thấy rằng mình làm việc tốt hơn. Thời gian nghỉ ngơi
sẽ giúp bạn làm mới năng lượng của mình và bộ não được nghỉ ngơi.
26. Tránh những suy nghĩ mơ ước/mơ hão.
Những suy nghĩ mơ mộng có thể làm hỏng những kế hoạch tốt. Tránh điều
này bằng cách xác định những nguy cơ và học cách để đưa ra những hy
vọng thực tế cho kế hoạch của bạn. Hãy chắc chắn là bạn dành thời gian
cho những lỗi và vấn đề không hy vọng khi thiết lập bảng thời gian.
27. Đừng đặt biểu thời gian cho tất cả mọi thứ .
Khi bạn thiết lập thời gian một cách quá mức, nó có thể tạo ra những căng
thẳng không cần thiết. Khi thiết lập kế hoạch tuần và đặt thời gian những
cuộc hẹn, luôn tạo khoảng trống cho những lỗi có thể gặp phải.
28. Học cách sắp xếp các nhiệm vụ thành nhóm.
Để sử dụng thời gian một cách khôn ngoan, cố gắng xếp những nhiệm vụ
thành các loại. Ví dụ, sắp xếp giấy tờ trên bàn và các tệp dữ liệu cùng một
lúc, hay sắp xếp lại email trong hộp thư cùng một lúc. Những nhiệm vụ liên
quan đến nhau không chiếm nhiều thời gian nếu bạn làm chúng cùng một
lúc.