1/9/2018

KỸ NĂNG
PHÁT TRIỂN NGHỀ NGHIỆP
GV: ThS. Cao Hoàng Huy
Email:

1

KỸ NĂNG
PHÁT TRIỂN NGHỀ NGHIỆP

Chương 2: Soạn Thảo Văn bản

GV: ThS. Cao Hoàng Huy
Email:

2

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
1. Khái niệm VBHC

Văn bản không mang tính QPPL, dùng để
thông tin, giao dịch, nhằm thực thi các VB
QPPL, hoặc để giải quyết các công việc cụ
thể trong quản lý

1


1/9/2018

14. Giấy giới thiệu
15. Giấy nghỉ phép

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
2. Phân loại VBHC

16. Giấy đi đường
17. Giấy mời
18. Phiếu gửi
19. Đề nghị
20. Giấy biên nhận hồ sơ
21. Phiếu chuyển
22. Hợp đồng
…

2


1/9/2018

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
3. Đặc điểm của VBHC
3.1. Chủ thể ban hành VBHC

Chủ thể ban hành: Người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, đơn vị

Khái niệm và đặc điểm của VBHC
3.2. Mục đích của VBHC


1. Đặc điểm của ngôn ngữ trong VBHC

Khái niệm ngôn ngữ
Lựa chọn
Kết hợp
Vận dụng
Phương tiện ngôn ngữ liên quan đến nhiệm
vụ giao tiếp.

4


1/9/2018

Ngôn ngữ trong VBHC
1. Đặc điểm của ngôn ngữ trong VBHC

 Hoàn cảnh giao tiếp: Mỗi VB phải tuân theo
một chuẩn mực ngôn ngữ phù hợp với thể
loại VB
 Mục đích giao tiếp: Mỗi VB gắn với một mục
đích nhất định
 Đối tượng giao tiếp: Ngôn ngữ VB phải phù
hợp với đối tượng của VB
 Quan hệ của người tham gia giao tiếp: Ngôn
ngữ VB phải phù hợp với nội dung của VB

Ngôn ngữ trong VBHC
2. Chức năng của ngôn ngữ trong VBHC


Chính xác, rõ ràng
Ngắn gọn, dễ hiểu
Khách quan, phi cá tính
Lịch sự, nhã nhặn
Khuông mẫu

Ngôn ngữ trong VBHC .2
4. Kỹ thuật sử dụng tiếng Việt trong VBHC
4.1. Yêu cầu đối với văn phong

Chính xác, rõ ràng
Ngắn gọn, dễ hiểu
Khách quan, phi cá tính
Lịch sự, nhã nhặn
Khuông mẫu

Ngôn ngữ trong VBHC .2
4.2. Cách sử dụng từ

Sử dụng từ hiệu quả
Sử dụng từ theo nghĩa đen
Sử dụng thuật ngữ hiệu quả

6


1/9/2018

Ngôn ngữ trong VBHC
Tránh sử dụng

Số lượng câu văn trong đoạn văn không
hạn chế; nhưng cần có câu mang ý chính và
các câu còn lại mang ý phụ

7


1/9/2018

Ngôn ngữ trong VBHC
4.4. Các phương pháp lập luận chủ yếu trong VBHC

Phương pháp diễn dịch: đưa ra nguyên lý làm tiền
đề, sau đó phát triển, giải thích làm rõ vấn đề.
Phương pháp quy nạp: đưa ra những luận chứng
(chứng cứ thực tế làm cơ sở cho lập luận) bằng sự
việc hoặc số liệu, sau đó phân tích, khái quát, tổng
hợp lại và kết luận.
Phương pháp song hành: đưa ra những luận chứng
có giá trị như nhau trong việc thể hiện chủ đề của
đoạn văn.

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
1. Nguyên tắc soạn thảo VBHC
1.1. Nguyên tắc hợp hiến

Phù hợp với Hiến pháp và quy định của
pháp luật
Bảo đảm tính thống nhất, thứ bậc hiệu lực
pháp lý trong hệ thống pháp luật

hành chính

9


1/9/2018

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2. Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.1. Chuẩn bị thông tin, số liệu

Thu thập
Xử lý thông tin

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.2. Đánh giá tác động của văn bản

Tích cực
Tiêu cực

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.3. Xây dựng đề cương

Tóm tắt ý chính của VB
Lựa chọn thông tin để đưa vào từng phần
của cấu trúc VB

10



1/9/2018

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.6. Ban hành văn bản

Đóng dấu
Vào sổ Công văn đi
Phát hành văn bản
Lưu văn bản: Bản gốc lưu tại Văn thư, Bản
chính lưu trong hồ sơ

Quy trình soạn thảo và ban hành VBHC
2.7. Theo dõi việc thực hiện văn bản

Để kịp thời điều chỉnh
Rút kinh nghiệm

THỂ THỨC
VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

12


1/9/2018

A4:
210x297mm

20-25

Font chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode
theo TCVN 6909:2001

Đánh số trang
Kiểu số: Số Ả-Rập (1,2,3,…)
Vị trí: Chính giữa lề trên hoặc góc phải cuối
trang
Bắt đầu đánh từ số 2 trở đi
Văn bản có 1 trang: Không đánh số
Đánh số trang riêng theo từng phụ lục

QUỐC HIỆU
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Dòng trên: Chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu
chữ đứng, đậm
 Dòng dưới: Chữ in thường, cỡ chữ từ 13-14,
kiểu chữ đứng, đậm
 Đường kẻ ngang, nét liền, dài bằng dòng
chữ (lệnh Draw, không dùng Underline)


14


1/9/2018

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC BAN HÀNH

BỘ CÔNG THƯƠNG



15


1/9/2018

ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG NĂM
Cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản
 Canh giữa so với Quốc hiệu
 Chữ in thường, cỡ chữ: 13-14, kiểu chữ
nghiêng
 Sau địa danh có dấu phẩy
 Ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi
thêm số 0


TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG
Tên loại VB (Nghị quyết, quyết định, kế
hoạch, báo cáo, tờ trình và các loại văn
bản khác) canh giữa, in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm
 Trích yếu canh giữa, ngay dưới tên loại
VB, in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng
đậm
 Đường kẻ ngang 1/3-1/2 độ dài của trích
yếu nội dung


TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU NỘI DUNG


QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ

TỔNG GIÁM ĐỐC
KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
P. TỔNG GIÁM ĐỐC
TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH

17


1/9/2018

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ

TL. TỔNG GIÁM ĐỐC
CHÁNH VĂN PHÒNG

TL. TỔNG GIÁM ĐỐC
KT. CHÁNH VĂN PHÒNG
P. CHÁNH VĂN PHÒNG

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ

TUQ. TỔNG GIÁM ĐỐC
P. CHÁNH VĂN PHÒNG
TUQ. TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH
TUQ. TỔNG GIÁM ĐỐC

Đúng chiều

1/3 chữ ký

DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
Đóng dấu
Đóng dấu phụ lục:
Đóng dấu treo ở
trang đầu, trùm một
phần tên cơ quan, tổ
chức hoặc tên phụ
lục
Đóng giáp lai: Chứng
từ,… và văn bản từ 2
trang trở lên
Tối đa 5 trang

19


1/9/2018

NƠI NHẬN
Chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
đứng
Ví dụ:
Kính gửi: Hiệp hội Bất động sản Tp.HCM
Kính gửi:
- Sở Xây dựng Tp.HCM;
- Sở Quy hoạch – Kiến trúc Tp.HCM.

nước năm 2000 quy định 3 mức độ mật:
TUYỆT MẬT

TỐI MẬT

 Chiến lược an
ninh quốc gia;
kế hoạch
phòng thủ đất
nước
 Tổ chức và
hoạt động tình
báo, phản
gián

 Số lượng tiền
in, phát hành;
tiền dự trữ
 Nơi lưu giữ và
số lượng kim
loại quý hiếm,
đá quý, ngoại
hối

MẬT

Bộ ngành quy
định

DẤU CHỈ MỨC ĐỘ KHẨN

21


1/9/2018

DẤU CHỈ DẪN DỰ THẢO
Văn bản dự thảo
chưa được thông
qua.

DỰ THẢO
DỰ THẢO
LẦN 2
DỰ THẢO
LẦN 3

BẢN SAO VĂN BẢN
SAO Y
BẢN
CHÍNH

Bản sao đầy đủ, chính xác
nội dung của bản chính

Bản sao một phần nội dung
của bản chính

SAO
LỤC


PHỤ LỤC VI: VIẾT HOA TRONG VĂN BẢN
HÀNH HÀNH
(Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của
Bộ Nội Vụ)

KỸ THUẬT SOẠN THẢO
VÀ TRÌNH BÀY VBHC
THÔNG DỤNG, THƯ TÍN
THƯƠNG MẠI, ĐƠN THƯ
CÁ NHÂN

Kỹ thuật xây dựng đề án
1. Khái niệm đề án

Đề án (kế hoạch) công tác
VB trình bày một dự kiến, kế hoạch về một
nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị trong
thời gian nhất định

23


1/9/2018

Kỹ thuật xây dựng đề án
2. Yêu cầu của đề án

Phù hợp với khả năng, đặc điểm tình hình
của cơ quan, đơn vị
Lập luận chặt chẽ, dẫn chứng chính xác để

Về việc …………………………………

Phần mở đầu: Nhận định khái quát tình hình làm cơ sở xây dựng đề án
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Phần nội dung: Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tổ chức thực hiện
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Phần kết thúc: Nêu rõ ý nghĩa, tầm quan trọng của đề án; khó khăn,
thuận lợi và triển vọng đạt được về các mặt kinh tế, chính trị, quản lý.
Nơi nhận:
- ………………. ;
- Lưu VT.

Tuesday, January 9, 2018

QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ
72

24


1/9/2018

Kỹ thuật soạn thảo và trình bày quyết định
1. Khái niệm quyết định hành chính

Quy định chế độ, chính sách, quy định trong
nội bộ tổ chức.
Quyết định về công tác tổ chức nhân sự