MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế, không chỉ các doanh nghiệp chịu
nhiều sức ép về mức giá, cạnh tranh thương hiệu, cạnh tranh chất lượng, các
quy định của thị trường trong và người nước, các quy định của pháp luật, yêu
cầu của khách hàng... để tồn tại và phát triển. Các cơ quan hành chính nhà nước
cũng không nằm ngoài các quy luật này với những nội dung và đặc thù công
việc theo chuyên môn của từng cơ quan, tổ chức. Điều này khiến các cơ quan,
doanh nghiệp phải đưa vấn đề cải tiến chất lượng, hiểu quả làm việc lên hàng
đầu. Do đó, việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000 trong hoạt
động sản xuất, kinh doanh cũng như trong công tác hành chính văn phòng là
việc làm thực sự cần thiết và phải được thực hiện nghiêm túc, đồng bộ.
Bên cạnh việc triển khai ISO 9000 trong các ngành sản xuất, dịch vụ, kể
từ năm 2000, tiêu chuẩn ISO 9000 đã được triển khai thí điểm trong một số cơ
quan hành chính ở Việt Nam. Cải cách hành chính ở nước ta luôn luôn được coi
trọng với mục tiêu xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững
mạnh, chuyên nghiệp, hiện đại và hoạt động có hiệu quả với đội ngũ cán bộ,
viên chức có đủ phẩm chất và năng lực.
Trải qua hơn 10 năm kể từ khi thí điểm ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào
công tác hành chính cho đến nay bên cạnh nhiều thay đổi có tính tích cực thì
còn tồn tại rất nhiều bất cập. Đa số các cơ quan chưa nhận thức được hết tầm
quan trọng và hiệu quả của việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO trong công việc, việc
ứng dụng đã được triển khai nhưng chưa mang lại hiệu quả cao dẫn đến chưa
đạt yêu cầu công việc
Sau khi học tập kết thúc học phần Ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9000
trong công tác văn phòng, qua quá trình thực tế công tác tại Trường Cao đẳng
Công nghiệp In bản thân em nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng
bộ tiêu chuẩn ISO 9000 trong công tác văn phòng. Đây chính là lý do em thực
hiện đề tài "Các nội dung ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong
công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Đánh giá thực trạng
và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn

công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In.
Chương 3. Đánh giá thực trạng ứng dụng và đề xuất giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả việc ứng dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác
văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In.

3


Chương 1:
GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN VÀ
TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG
1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường
Cao đẳng Công nghiệp In
Trường Cao đẳng Công nghiệp In được thành lập theo Quyết định số
1493/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng 3 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và
Đào tạo về việc thành lập Trường Cao đẳng Công nghiệp In. Chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường được quy định cụ thể trong Quyết
định số 970//QĐ-BTTTT ngày 06 tháng 6 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ Thông
tin và Truyền thông ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trường Cao
đẳng Công nghiệp In.
1.1.1. Vị trí và chức năng
1. Trường Cao đẳng Công nghiệp In là cơ sở giáo dục nghề nghiệp công
lập trực thuộc Bộ Thông tin và Truyền thông, được thành lập theo Quyết định
số 1493/QĐ-BGDĐT ngày 26 tháng 03 năm 2007 của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Trường có chức năng đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao đẳng và các
trình độ thấp hơn; hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát
triển kinh tế - xã hội.
2. Tên giao dịch và trụ sở chính của Trường
- Tên trường bằng tiếng Việt: Trường Cao đẳng Công nghiệp In

Giáo dục và Đào tạo, Bộ Lao động Thương binh và Xã hội ban hành.
6. Đăng ký, tổ chức triển khai kiểm định chất lượng giáo dục và chịu sự
quản lý chất lượng của cơ quan kiểm định chất lượng giáo dục.
7. Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học công nghệ, kết hợp đào
tạo với nghiên cứu khoa học phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập, quản lý,
sản xuất - kinh doanh theo quy định của pháp luật.
8. Thực hiện các hoạt động dịch vụ khoa học - kỹ thuật, chuyển giao
công nghệ, thực hiện sản xuất – kinh doanh phù hợp với ngành nghề đào tạo; tư
vấn nghề nghiệp, giới thiệu việc làm, xuất khẩu lao động, tổ chức du học cho
học viên, học sinh và các đơn vị có nhu cầu theo quy định của pháp luật.
9. Tổ chức và tham gia các hội nghị chuyên đề, hội thảo đào tạo, khảo sát,
tham quan học tập kinh nghiệm, in ấn, xuất bản các ấn phẩm, tài liệu, giáo trình
phục vụ công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học theo quy định của nhà nước.
10. Thực hiện các quan hệ hợp tác quốc tế, liên kết, liên thông về đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, nghiên cứu triển khai khoa học và công nghệ
với các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trong nước và ngoài nước theo quy định
của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông.
11. Kiện toàn tổ chức bộ máy, tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động; xây dựng đội ngũ giảng viên của
5


trường đủ về số lượng, đảm bảo về chất lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu
ngành nghề theo quy định của nhà nước và phân cấp của Bộ trưởng Bộ Thông
tin và Truyền thông.
12. Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho giảng viên, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên. Tạo điều kiện cho giảng viên, viên chức, người lao
động và học sinh, sinh viên tham gia các sinh hoạt đoàn thể và hoạt động xã hội.
13. Quản lý, sử dụng đúng mục đích và có hiệu quả đất đai, cơ sở vật chất,
tài sản, các nguồn vốn được nhà nước giao theo đúng quy định của pháp luật.


TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP IN

Hiệu trưởng

Phó Hiệu trưởng

Phòng Tổ chức
Hành chính

Phó Hiệu trưởng

Các
Phòng chuyên môn

Phó Hiệu trưởng

Khoa
Công nghệ In

Phòng Tài chính
Kế toán

Khoa
Công nghệ TT

Phòng Quản lý
Đào tạo

Khoa Khoa học

công nhân viên; các chính sách xã hội đối với người lao động và công tác bảo
vệ chính trị nội bộ.
2. Tổ chức tiếp nhận, xử lý, phân hướng, tổng hợp, lưu trữ công văn
giấy tờ và đảm bảo điều kiện, phương tiện làm việc cho Nhà trường.
3. Tổ chức triển khai thực hiện, giám sát, kiểm tra, tổng hợp, đánh giá
tình hình hoạt động của các mặt công tác nêu trên theo nhiệm vụ được giao.
* Phòng Tổ chức Hành chính có các nhiệm vụ chính sau đây:
- Công tác Tổ chức cán bộ:
1. Nghiên cứu, xây dựng phương án kiện toàn tổ chức bộ máy quản lý,
cơ cấu tổ chức của Nhà trường trong từng thời kỳ, trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt và tổ chức thực hiện khi được duyệt;
2. Xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động của Nhà trường, quy định
chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trong bộ máy giúp việc cho Hiệu trưởng
trong từng thời kỳ, trình cấp có thẩm quyền quyết định ban hành;
3. Xây dựng quy hoạch cán bộ đáp ứng nhu cầu tổ chức và sự phát triển
của Nhà trường trong từng thời kỳ;
4. Xây dựng kế hoạch đội ngũ cán bộ giảng dạy, nghiên cứu, quản lý
nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ của Nhà trường. Định kỳ tổ chức đánh
giá, phân loại cán bộ để xây dựng phương án trình Hiệu trưởng bổ sung, bố trí,
sắp xếp cho phù hợp với yêu cầu trong phạm vi toàn trường;
5. Nghiên cứu đề xuất cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, tổ chức
lại, giải thể các đơn vị thuộc trường. Bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ (diện Nhà
trường quản lý); kỷ luật cán bộ, giáo viên, viên chức và nhân viên theo đúng
các quy định của Nhà nước và Bộ Thông tin và Truyền thông;
8


6. Xây dựng và tổ chức kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công nhân
viên trong toàn trường;
7. Tổ chức xây dựng kế hoạch lao động tiền lương của Nhà trường;

xuyên, công vụ phí cho các hoạt động của Nhà trường.
16. Quản lý, tổ chức thực hiện công tác quan hệ công chúng, công tác
thông tin tuyên truyền, công tác lịch sử truyền thống.
17. Chuẩn bị các điều kiện, phương tiện, thủ tục cho đoàn ra, đoàn vào
của Nhà trường theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
18. Quan hệ với địa phương nơi Nhà trường đóng để phối hợp công tác
bảo vệ trị an, phòng chống cháy nổ… và tham gia nghĩa vụ với địa phương
theo quy định của pháp luật.
9


- Công tác Quản trị hành chính:
19. Xây dựng kế hoạch hoạt động hàng năm và dài hạn, phương án sử
dụng cơ sở vật chất trình Hiệu trưởng; Tổ chức thực hiện sau khi được phê
duyệt.
20. Quản lý, khai thác, ngăn ngừa, xử lý những hành vi xâm phạm cơ sở
vật chất được giao.
21. Xây dựng kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, bảo trì và nâng cấp cơ sở
vật chất trình Hiệu trưởng; Tổ chức thực hiện kế hoạch khi được phê duyệt.
22. Tổ chức xây dựng nội quy, quy định quản lý cơ sở vật chất; các quy
định và quản lý nhà ăn sinh viên, quản lý nhà xe… các quy định về công tác
bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống cháy nổ, vệ sinh an toàn lao động
tại trường. Tổ chức việc thực hiện các nội quy, quy định khi được phê duyệt.
23. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, giữ gìn an ninh trật tự, vệ sinh
an toàn lao động, phòng chống cháy nổ tại trường.
24. Chuẩn bị điều kiện vật chất và tổ chức phục vụ các buổi làm việc
của Ban Giám hiệu và các đơn vị trong trường.
25. Xây dựng phương án, bố trí sử dụng và phục vụ cơ sở vật chất cho
các đơn vị, cá nhân trong trường.
26. Tổ chức thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết phục vụ các hội nghị

PHÓ TRƯỞNG PHÒNG

HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

Chuyên
viên
tổng
hợp, thi
đua
khen
thưởng

Chuyên
viên
hành
chính,
nhân sự

Chuyên
viên chế
độ chính
sách

HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ

Chuyên
viên
Văn
thư, Lưu
trữ

2.1. Cơ sở lý luận về ISO
2.1.1. Giới thiệu về tổ chức ISO
ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa có tên Tiếng
Anh là International Organization for Standadition. Đây là một tổ chức phi
chính phủ được thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở chính tại Geneva của Thụy
Sỹ. ISO có khoảng hơn 200 ban kỹ thuật đã ban hành hơn 20.000 tiêu chuẩn
bao gồm các tiêu chuẩn về kỹ thuật, tiêu chuẩn về quản lý.
Mục đích của ISO là thúc đẩy sự phát triển tiêu chuẩn hóa và những
công việc có liên quan đến quá trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho
hoạt động trao đổi hàng hóa và dịch vụ giữa các quốc gia khác nhau trên thế
giới thông qua việc xây dựng và ban hành những bộ tiêu chuẩn về sản xuất,
thương mại và thông tin. Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất
tự nguyện.
ISO được ví là cầu nối giữa khu vực công và khu vực tư nhân và cũng
là cầu nối giữa các lĩnh vực khác nhau thông qua các tiêu chuẩn. ISO hiện có
khoảng 180 Ủy ban Kỹ thuật (Technical Committee) chuyên dự thảo các tiêu
chuẩn trong các lĩnh vực. Các nước thành viên của ISO lập ra nhóm tư vấn kỹ
thuật nhằm cung cấp tư liệu đầu vào cho các Ủy ban Kỹ thuật và đó là một
phần của quá trình xây dựng tiêu chuẩn. ISO tiếp nhận tư liệu của đầu vào từ
các chính phủ các ngành và các bên liên quan trước khi ban hành một tiêu
chuẩn. Sau khi tiêu chuẩn dự thảo được các nước thành viên chấp thuận, nó
được công bố là tiêu chuẩn quốc tế. Sau đó mỗi nước lại có thể chấp nhận một
phiên bản của tiêu chuẩn đó làm tiêu chuẩn quốc gia của mình. Mức độ tham
gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO của từng nước khác nhau.
Tổ chức của ISO có ba hình thức thành viên: Tổ chức thành viên; thành
viên thông tấn, thành viên đăng ký. Tính đến ngày 03/02/2015, ISO đã có 178
thành viên. Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 và là thành viên thứ 72 của tổ
chức này. Hiện nay, ISO xây dựng và ban hành rất nhiều bộ tiêu chuẩn và cấp
chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng chỉ khá lớn cho các tổ chức, doanh
nghiệp áp dụng.

ISO 13485

25.666

Tổng cộng

1.564.448

(Theo ISO Survey of Management System Standard Certifications – 2013)
(26)
Trong bảng tổng kết trên, chúng ta nhận thấy chứng nhận tiêu chuẩn
ISO 9001 đã cấp đạt 1.129.446 chứng chỉ. Điều này cho thấy, các doanh
nghiệp đang ngày càng quan tâm nhiều hơn đến tiêu chuẩn hóa và mang sản
phẩm, hàng hóa, dịch vụ của mình đến gần hơn với các nước trên thế giới.
2.1.2. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 do ban kỹ thuật tiêu chuẩn 176 ban hành lần đầu
vào năm 1987, được sửa đổi ba lần năm 1994, năm 2000 và năm 2008. ISO 9000
là bộ tiêu chuẩn quốc tế và các hướng dẫn về quản lý chất lượng áp dụng trong
lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. ISO 9000 đưa ra chuẩn mực cho hệ thống
quản lý chất lượng không phải là tiêu chuẩn cho sản phẩm. Và được áp dụng cho
hình thức kinh doanh, dịch vụ với mọi quy mô khác nhau.
ISO 9000 là gia đình tiêu chuẩn về hệ thông quản trị chất lượng trong các
tổ chức do ISO ban hành vào năm 1987. Mục đích của ISO 9000 là giúp tổ chức
hoạt động có hiệu quả, tạo ra những quy định chung nhằm giúp quá trình trao đổi
thương mại được dễ dàng hơn và giúp tổ chức hiểu nhau mà không cần chú trọng
nhiều tới các vấn đề kỹ thuật. Gia đình tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm:
Các phiên bản tiêu chuẩn mới nhất trong
bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện nay

13

14


ISO

ISO

ISO

ISO

9000: 1994
ISO

9000: 2000

9000:2005

9000:2015

9001: 1994
ISO
9002: 1994
ISO
9003: 1994
ISO
9004: 1994
ISO
10011: 1990/1


của mình trong việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và các
yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn của khách hàng.
Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm các nhóm sau:

15


* Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008
16


Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản
lý chất lượng cho tổ chức:
- Chứng tỏ khả năng cung cấp một cách ổn định sản phẩm đáp ứng các yêu
cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định liên quan đến sản phẩm
- Muốn nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng
và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.
Việc duy trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo sự phù hợp
với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm.
ISO 9001 là một tiêu chuẩn được hình thành nhờ tích lũy kinh nghiệm
thực tiễn từ nhiều trường hợp thành công lẫn thất bại của nhiều công ty trên
toàn thế giới. Qua nghiên cứu, các chuyên gia của tổ chức ISO đã nhận thấy
có 8 nguyên tắc quản lý chất lượng cần được xem là nền tảng để xây dựng nên
chuẩn mực cho một hệ thống quản lý chất lượng, đó là:
Nguyên tắc 1: Định hướng vào khách hàng
Nguyên tắc 2: Trách nhiệm của Lãnh đạo
Nguyên tắc 3: Sự tham gia của mọi người
Nguyên tắc 4: Tiếp cận theo quá trình
Nguyên tắc 5: Tiếp cận theo hệ thống
Nguyên tắc 6: Cải tiến liên tục

chức các chuyến đi công tác của cơ quan.
Hiện tại công tác văn phòng Trường Cao đẳng Công nghiệp In đã và
đang ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho các nội dung: Quy trình quản lý
công văn đi đến, Quy trình tuyển dụng, Quy trình đào tạo cán bộ công chức,
Quy trình xây dựng và thực hiện kế hoạch công tác.
2.2.1. Quy trình quản lý công văn đi - đến
Mã hiệu: QT.TCHC.01

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG
NGHIỆP IN

Ngày ban hành: 01/10/12
Lần ban hành: 01
Trang
:1

QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN
ĐI ĐẾN
DANH SÁCH PHÂN PHỐI TÀI LIỆU

STT
1
2
3
4
5
6
7

Tên đơn vị/Chức danh

3. Tài liệu liên quan
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư.
- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy
định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
- Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ
Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
4. Định nghĩa và từ viết tắt
4.1. Định nghĩa: Không có
4.2 Viết tắt:
- LĐ: Ban Giám hiệu
- LĐ đơn vị : Truởng khoa và Trưởng phòng ban
- TCHC: Tổ chức Hành chính
- TrườngCĐCNI: Trường Cao đẳng Công nghiệp In
- CBCC: Cán bộ Công chức.
19


5. Nội dung
5.1 Nguyên tắc chung.
- Đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản có trách nhiệm trình bày văn bản
đúng thể thức và hình thức theo quy định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ.

5.3.1
5.3.1 BM.TCHC.01.01

Tiếp nhận

BM.TCHC.01.02
20


5.3.2.
Chỉ đạo

LĐ

Văn thư

5.3.3
Phân phối

Đơn vị, cá nhân
có liên quan
- Văn thư
- Đơn vị, cá nhân

BM.TCHC.01.02

Xử lý

BM.TCHC.01.02
5.3.4

tiếp nhận văn bản đến.
+ Văn bản đến do các đơn vị chức năng hoặc cán bộ trong Trường tiếp
nhận trong trường hợp chuyển về Văn thư Trường, thì Văn thư Trường làm thủ
tục tiếp nhận như đối với văn bản đến.
5.3.2 Chỉ đạo hướng giải quyết.
Lãnh đạo Trường xem xét cho ý kiến chỉ đạo các phòng, đơn vị chức
năng xử lý, giải quyết các văn bản đến trực tiếp vào văn bản và chuyển lại cho
văn thư. Văn thư có trách nhiệm cập nhật văn bản vào “Sổ Đăng ký công văn
đến” theo biểu mẫu BM.TCHC.01.02 và nhân bản (với trường hợp liên quan
đến nhiều đơn vị ).
5.3.3 Phân phối.
Căn cứ nội dung ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trường, Văn thư Trường
có trách nhiệm:
- Chuyển các ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Trường trên văn bản đến tới
các Trưởng đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.
- Việc giao văn bản cho các đơn vị chức năng phải ký giao nhận vào
“Sổ Đăng ký công văn đến” BM.TCHC.01.02.
- Thực hiện lưu trữ đối với các văn bản đến còn lại.
5.3.4 Xử lý.
Lãnh đạo đơn vị được giao giải quyết phân công nhiệm vụ cho CBCC
xử lý
CBCC được phân công phải chủ động phối hợp với các đơn vị thuộc và
trực thuộc Trường hoặc các cơ quan liên quan để giải quyết. Trong các trường
hợp cần thiết phải báo cáo, xin ý kiến lãnh đạo Trường.
Thời gian xử lý, giải quyết một văn bản: Tuỳ theo tính chất công việc cụ
thể nhưng không được quá thời hạn yêu cầu xử lý của Lãnh đạo Trường và
hạn xử lý của công văn.
5.3.5 Theo dõi và lưu hồ sơ
Lãnh đạo các phòng chức năng được phân công giải quyết có trách
nhiệm theo dõi tình trạng xử lý văn bản.

Lưu
nội dung

Mô tả và biểu mẫu

Kiểm tra
thể thức

5.5.1

Phê
duyệt

5.5.2

Làm thủ tục
ban hành văn bản

23
Lưu trữ văn bản


Lãnh đạo Phòng
TCHC,Văn thư

Lãnh đạo Trường.

5.5.3
Văn thư Trường


- Lấy số công văn đi theo thứ tự của Trường.
- Nhân bản theo đúng số lượng yêu cầu.
- Đóng dấu hành chính, dấu chức danh, họ tên người ký.
Văn thư Trường có trách nhiệm quản lý và chuyển văn bản đúng địa
chỉ, chính xác, nhanh chóng đúng thời gian quy định.
Văn thư Trường là đầu mối theo dõi việc chuyển văn bản đến nơi nhận.
5.5.4. Lưu trữ văn bản.
Văn thư Trường sau khi ban hành giữ lại bản chính, phân loại và vào hồ
sơ lưu trữ theo số thứ tự và thời gian của văn bản theo biểu mẫu
BM.TCHC.01.03.
Các văn bản được lưu tại các đơn vị và văn thư trong thời gian 20 năm,
sau đó được phân loại và thành lập Hội đồng để xem xét cho tiêu huỷ hoặc lưu
trữ tiếp theo.
6. HỒ SƠ.
Stt

Tên hồ sơ

Nơi lưu

1

Sổ đăng ký công văn đến

Văn thư

2

Sổ đăng ký công văn đi


bản

Tên
loại
và
trích
yếu
nội
dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

2/ BM.TCHC.01.02: Sổ Đăng ký công văn đi:
Ngày
tháng
của
văn
bản

Số
và