Tự học Excel và thực hành tổ chức số liệu kế toán
trên Excel


Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel.........................5
1.1. Thao tác với bảng tính............................................................ 5


1.2.5. Sắp xếp trật tự các cột...................................................... 45

1.3. Định dạng dữ liệu.................................................................. 47

1.3.1. Xử lý Font chữ................................................................. 47

1.3.2. Canh lề cho dữ liệu .......................................................... 51

1.3.3. Công cụ Formatting ......................................................... 55

1.3.4. Sử dụng công cụ Format Painter...................................... 56

1.3.5. Kiểm tra lỗi chính tả ........................................................ 56

1.4. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu ............................................... 58

1.4.1. Tìm kiếm dữ liệu.............................................................. 58

1.4.2. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu ........................................... 60

1.5. Làm việc với các Cell ............................................................ 63


1.5.1. Di chuyển nhanh đến một ô hay vùng.............................. 63

1.5.2. Định dạng cho ô hay khối văn bản................................... 65

1.5.3. Địa chỉ ô........................................................................... 72


1.8.3. Các hàm cơ bản.............................................................. 119

1.9. Làm việc với cơ sở dữ liệu .................................................. 148

1.9.1. Khái niệm....................................................................... 148

1.9.2. Tìm kiếm bản ghi........................................................... 149

1.9.3. Xem mẫu tin................................................................... 151

1.9.4. Thêm bản ghi mới.......................................................... 151

1.9.5. Lọc các bản ghi.............................................................. 152

1.9.6. Xoá bản ghi.................................................................... 158

1.9.7. Pivot Table..................................................................... 158

1.10. Các vấn đề khác ................................................................ 163


1.10.1. Chèn hình ảnh vào bảng tính........................................ 163

1.10.2. Thay đổi dấu phân cách giữa các đối số....................... 170

1.10.3. Autocorrect Options..................................................... 172

2.10.4. Bảo mật dữ liệu............................................................ 174

1.10.5. In ấn ............................................................................. 178

2.5.1. Bảng danh mục khách hàng ........................................... 235

2.5.2. Bảng danh mục nhà cung cấp ........................................ 238

2.5.3. Sổ tổng hợp công nợ phải thu ........................................ 242

2.5.4. Sổ chi tiết công nợ phải thu ........................................... 246

Phần 1 – Kiến thức cơ bản về Excel
1.1. Thao tác với bảng tính
1.1.1. Tạo một bảng tính mới
- Bạn nhấp vào biểu tượng New
trên thanh công cụ, hộp tác
vụ xuất hiện như hình dưới đây.

- Trong hộp tác vụ, bạn nhấp chọn Blank Worbook để tạo một
cửa sổ bảng tính mới.
Chú ý:
Bạn có thể tạo nhanh một bảng tính mới mà không cần
đến bảng tác vụ.
- Từ thanh Menu Bar vào File\New…
- Hoặc nhấn phím tắt Ctrl+ N
Bảng tính mới được tạo ra sẽ mang tên mặc định là Book 1, nếu
bạn tạo tiếp một bảng tính khác nữa nó sẽ có tên là Book 2.
1.1.2. Thêm mới một bảng tính
- Trong cửa sổ giao diện của chương trình, từ thanh Menu Bar
vào Insert\Worksheet.

chuột phải tại Sheet cần đổi tên trên thanh Sheet Tab sau đó
chọn Rename.

1.1.5. Lưu cửa sổ bảng tính
Bạn cũng có thể thực hiện việc đặt tên cho bảng tính khi thực hiện
thao tác lưu bảng tính đó lại.
- Từ thanh Menu Bar vào File\Save As. Hộp thoại Save As xuất
hiện.


Bạn nhập tên của Sheet vào mục File name của hộp thoại,
khi đặt tên bạn không nên đặt tên có dấu, hoặc dấu cách.
Chọn đường dẫn để lưu file của bạn trong mục Save as type.
- Nhấn Save để thực hiện việc lưu và đóng hộp thoại Save As
lại.
Chú ý:
Sau mỗi lần bạn thực hiện việc thay đổi cho file của bạn,
bạn nhớ ấn tổ hợp phím Ctrl+S để lưu lại những thay đổi đó.
Để tránh hiện tượng mất mát dữ liệu trong quá trình làm việc,
bạn nên đặt chế độ lưu tự động cho file vì trong quá trình làm
bạn thường quên thao lưu. Bạn nhấp Menu Tool/Options, hộp
thoại Options xuất hiện bạn nhấp chọn Tab Save.


Nhập thời gian mà chương trình sẽ thực hiện việc lưu trong ô
Minutes. Chương trình sẽ mặc định đơn vị thời gian là phút,
bạn có thể thay đổi giá trị bằng các phím mũi tên bên phải hộp
thoại hoặc nhập trực tiếp giá trị vào ô.
Nhập xong, bạn nhấn OK để chương trình xác lập và đóng hộp
thoại lại.

chuyển đến cuối vùng chọn.
1.1.8. Các bước cơ bản trong soạn thảo
Nhấp chuột vào m
ột ô và tiến hành nhập nội dung thì trên thanh
công thức sẽ hiển thị nội dung của ô đó. Bạn cũng có thể thêm
bớt nội dung cho ô đang chọn bằng cách nhấp chuột để đặt
điểm chèn vào nơi cần thêm, bớt trên thanh công thức từ đó bạn
có thể thêm hoặc bớt nội dung cho ô hiện hành.
Soạn thảo cho Cell đầu tiên
+ Chọn Cell cần soạn thảo.
+ Soạn thảo trực tiế
p tại Cell hiện hành hãy nhấp đúp vào Cell hiện
hành đó hay nhấp chuột vào thanh công thức để soạn thảo hoặc
chọn Cell hiện hành và nhập dữ liệu vào, Excel tự động chèn dữ
liệu đó tạo vị trí Cell hiện hành.
Nhập dữ liệu vào từ bàn phím

- Excel sẽ tự động che lấp các Cell khác khi bạn thực hiện việc
nhập các ký tự quá một ô.
- Nhấn tổ hợp phím Alt+ Enter để ngắt dòng trong một Cell.
- Để chuyển sang nhập dữ liệu cho Cell khác. Nhấp chuột vào
Cell muốn soạn thảo tiếp theo, nhấn phím Enter để nhập Cell kế
dưới, hay nhấp các phím mũi tên để di chuyển qua lại lên
xuống.
Chỉnh sửa nội dung của Cell
Để thay đổi hay chỉnh sử
a nội dung trong một ô nào đó, hãy
chọn ô cần chỉnh sửa và nháy kép chuột vào ô đó. Sử dụng các
phím mũi tên để di chuyển qua lại, đến đúng chỗ cần thay đổi.
Nếu không chèn con nháy, khi đó bạn gõ nhập dữ liệu vào thì

đen trắng chạy bao quanh.
Sử dụng tuỳ chọn Clipboard
Tùy chọn Clipboard dùng để sao chép từng ô, từng khối riêng lẻ
trên một File hay nhiều File khác nhau.

Copy bằng bảng tác vụ thực hiện theo các bước sau:
Bật tác vụ Office Clipboard từ Menu Edit.

Đánh dấu và copy các nội dung. Bạn có thể đánh dấu liên tục
hay từng đoạn và thực hiện lệnh Copy. Mỗi lần thực hiện lệnh
Copy thì trong bảng tác vụ Office Clipboard xuất hiện nội dung
của phần mà bạn vừa thực hiện copy.
Bạn sẽ thấy việc sử dụng bảng tác vụ Office Clipboard để sao
chép dữ liệu có một tính điểm khác vượt trội đối vớ
i việc sử
dụng lệnh copy thông thường. Đó là bạn có thể copy 24 nội

dung cùng lúc. Và bạn có thể đánh dấu và thực hiện lệnh Copy
trên nhiều file khác nhau.
- Để giải phóng cho bảng tác vụ Clipboard bạn nên xoá nội
dung đã được dán bằng cách nhấp vào mũi tên kế bên và chọn
Delete.

Xoá tất cả các nội dung trong bảng tác vụ Clipboard bạn hãy nhấp
vào Clear All phía trên bảng tác vụ.
- Khi dán xong, không cần đến bảng tác vụ nữa, hãy nhấp vào
dấu (x) trên bảng tác vụ (ở góc trên bên phải để đóng tác vụ
lại).
Sử dụng chuột.
- Chọn ô hay khối cần di chuyển hoặc Copy, đưa con trỏ đến



+ Nhấp vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ.
+ Di chuyển chuột đến ô cần dán, nhấp chuột phải chọn lệnh
Paste.
+ Nhấn phím tắt Ctrl+ V.
Trước khi dán dữ liệu:
Khi thực hiện lệnh Paste thì ô hay khối ô được Copy sẽ xuất
hiện bắt đầu tại vị trí có ô hiện hành ấn định khi dán.
Fillhand
Điền dữ liệu tự động là bạn sao chép những dữ liệu giống nhau
hay sắp số
thứ tự tăng dần. Điều này giúp bạn ít tốn thời gian
hơn khi nhập một số lượng dữ liệu giống nhau, hay rất hiệu ích
khi bạn đánh số thứ tự cho một danh sách dài.
* Điền nội dung
- Nhập vào một số để kéo điền các số tiếp theo.

- Di chuyển con trỏ đến chấm hình vuông nhỏ ở góc dưới bên
phải của khung hình chữ nhật với đường viền được tô đậm.
- Nhấp chuột trái và kéo đến nơi cần thiết rồi thả chuột ra.
- Lúc này xuất hiện biểu tượng Fillhand (
) di chuyển chuột
đến biểu tượng, nhấp vào mũi tên để xuất hiện một menu danh
sách của biểu tượng, bạn chọn một kiểu điền thích hợp.
+ Copy calls: Điền các số như nhau.

+ Fill series: Điền số thứ tự tăng dần.



- Nhấp chọn cột cần điều chỉnh.
- Từ Menu Bar vào menu Format\Column\Width…


Khi đó hộp thoại Column Width xuất hiện (hình 2.20).

- Nhập giá trị vào ô Column Width ( bạn cần lưu ý giá trị này nằm
trong khoảng từ 0 đến 255), nhập xong nhấp OK.
Chú ý:
Số trong khung Column Width được tính theo đơn vị là
ký tự.
Tự động điều chỉnh chiều rộng cột.
Sử dụng tính năng điều chỉnh tự động cho cột mà chương trình
cung cấp, độ rộng của cột sẽ được điều chỉnh sao cho vừa với dữ
liệu có trong cột. Việc này sẽ giúp bạn có được một bảng tính đẹp
và khoa học hơ
n.
- Chọn cột cần điều chỉnh
- Từ Menu chọn Format\Column\AutoFit Selection.


Chiều rộng tiêu chuẩn của cột
- Chọn cột mà bạn muốn trả về kích thước tiêu chuẩn
- Từ Menu Bar vào Format\Column\Sbạnndard With…Hộp
thoại Sbạnndard width xuất hiện.

- Trong ô Sbạnndard column width của hộp thoại là giá trị độ
rộng của cột mặc định của chương trình, bạn chỉ cần nhấp Ok
để trả về chiều rộng tiêu chuẩn cho cột.
Chèn thêm cột