LỤC
1
- 1 -
LỜI NÓI ĐẦU
Trong nền kinh tế quốc dân, doanh nghiệp thương mại có vai trò to lớn.
Nó gắn sản xuất với tiêu dùng, đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của đời sống
xã hội, thúc đẩy sản xuất và các lĩnh vực khác của nền kinh tế phát triển, góp
phần hình thành cơ cấu kinh tế hợp lý, đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế
nước ta với các nước trong khu vực và trên thế giới, thực hiện các mục tiêu
kinh tế xã hội của Đảng và Nhà nước trong từng giai đoạn.
Từ khi chuyển đổi cơ chế kinh tế sang cơ chế thị trường có sự điều tiết
vĩ mô của Nhà nước, hoạt động của doanh nghiệp thương mại có những khác
biệt rất cơ bản so với hoạt động của nó trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung.
Doanh nghiệp thương mại phải tự tìm đầu vào, đầu ra cho mình, tự tổ chức
quản ly kinh doanh sao cho có hiệu quả nhất.
Để tồn tại và phát triển, doanh nghiệp thương mại phải tổ chức được tốt
3 khâu của quá trình lưu chuyển hàng hóa là mua vào - dự trữ - bán ra. Ba
khâu này có quan hệ mật thiết với nhau. Mặc dù mục đích doanh nghiệp
thương mại la tiêu thụ hàng hóa nhưng muốn có hàng để bán thường xuyên,
liên tục thì các doanh nghiệp phải tổ chức thu mua và dự trữ. Chính việc thu
mua, tổ chức nguồn hàng sẽ góp phần thực hiện chức năng, mục tiêu của
doanh nghiệp. Qua đó cũng thể hiện sức mạnh kinh tế của doanh nghiệp để
cạnh tranh với doanh nghiệp khác trên thị trường.
Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề đó, qua thời gian học tập tại
trường cũng như tìm hiểu thực tế công tác kế toán ở Công ty Bách hóa Hà Nội
em đã chọn đề tài: “Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán”
làm nội dung của chuyên đề này.
Trong thời gian thực tập tại công ty Bách hóa Hà Nội với kiến thức
được học ở trường cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú, anh, chị
phòng Tài chính-Kế toán và cô Trần Hương, giảng viên khoa Kế Toán Trường
Đại học Lao Động –Xã Hội đã giúp em hoàn thành chuyên đề này.

quảng cáo và giới thiệu sản phẩm, bán hàng cho các đơn vị trực thuộc và
người tiêu dùng.
3
- 3 -
- Quản lý mọi mặt của công ty: Quản lý kế hoạch lưu chuyển hàng hóa,
báo cáo tiếp thị, quản lý việc sử dụng vốn, lao động quản lý về cơ sở vật chất,
kỹ thuật, quản lý công tác kế toán.
1.2.2 Nhiệm vụ
- Thực hiện mục đích kinh doanh theo đúng quyết định thành lập công
ty. Kinh doanh những mặt hàng đã đăng ký, phục vụ nhu cầu của khách hàng
nhằm kinh doanh có lãi. Bảo toàn và phát triển vốn được giao.
- Tổ chức quản lý tốt lao động trong công ty và thực hiện đầy đủ nghĩa
vụ với Nhà nước.
1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty
1.3.1 Đặc điểm tổ chức quản lý
Từ khi thành lập cho đến nay, bộ máy quản lý của công ty đã có nhiều
thay đổi để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty.
Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý kinh doanh của Công ty Bách hóa Hà Nội
Ban giám đốc
Phòng kế hoạch kinh doanh
Phòng Tài chính - Kế toán
Phòng tổ chức hành chính
Phòng thanh tra bảo vệ
Phòng y tế
Cửa hàng bách hóa
Trung tâm thương mại
Tổng kho
Trạm kinh doanh
4
- 4 -

hàng, các tổ chức trong và ngoài nước.
5
- 5 -
Là một doanh nghiệp Thương mại với mặt hàng kinh doanh chính là
hàng tiêu dùng do vốn của Nhà nước cấp và vốn tự có.
Mặt hàng kinh doanh, bao gồm tất cả các hàng tiêu dùng như: Văn
phòng phẩm, bánh kẹo, may mặc, đồ gia dụng…
- Phương thức kinh doanh
+ Bán buôn: bao gồm bán buôn cho các đầu mối bán lẻ và các đơn vị
trực thuộc.
+ Bán lẻ: diễn ra chủ yếu ở các cửa hàng bách hóa, trung tâm thương
mại, trạm kinh doanh.
Nguồn hàng chủ yếu: Công ty có quan hệ bạn hàng ở khắp nơi trong
nước như: công ty bánh kẹo Hải Hà, công ty bánh kẹo Kinh Đô, công ty
đường Biên Hòa… Chính nhờ có nguồn hàng phong phú nên công ty luôn đáp
ứng được nhu cầu của thị trường.
Mạng lưới kinh doanh: Trụ sở của công ty ở 45 Hàng Bồ, là nơi thâu
tóm mọi hoạt động kinh doanh của công ty, duy trì hoạt động của các đơn vị
cơ sở khắp nơi trong thành phố. Hệ thống đơn vị trực thuộc của công ty năm
ở nhiều khu vực thuận lợi cho việc kinh doanh thương mại. Hầu hết các cửa
hàng đều nằm ở vị trí thuận lợi cho việc kinh doanh luân chuyển hàng hóa.
Mạng lưới các đơn vị kinh doanh được lãnh đạo công ty đôn đốc theo dõi
quản lý chặt chẽ, các chế độ chính sách đều được thông báo kịp thời xuống
các đơn vị để đảm bảo sự thống nhất đồng bộ.
1.4. Kết quả hoạt động kinh doanh
Trong nhưng năm gần đây với sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị
trường nhưng công ty luôn đứng vững và phát triển đi lên. Hàng năm doanh
thu của công ty ngày càng tăng cụ thể:
Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006
1. Doanh thu thuần 95.066.575.476 183.871.456.334

Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu kiểm tra
1.5.2.Tổ chức bộ máy kế toán
Do là một đơn vị kinh doanh với nhiều đơn vị nhỏ nên công ty chọn mô
hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Sơ đồ 3: Bộ máy kế toán của công ty
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán chi phí
Kế toán vốn bằng tiền
Phó phòng kế toán kiêm kế toán TSCĐ
Kế toán thanh toán công ty
Kế toán ở đơn vị hạch toán độc lập
Kế toán ở đơn vị hạch toán tập trung
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức khá gọn nhẹ và khoa học.
Phòng gồm 1 Kế toán trưởng, 1 Phó phòng kế toán và 4 nhân viên kế toán.
8
- 8 -
Mỗi thành viên trong phòng đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau nhưng
đều nhằm mục đích chung là theo dõi, kiểm tra, ghi chép, tính toán một cách
chính xác, đầy đủ kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh của công ty.
Cơ cấu bộ máy kế toán
- Kế toán trưởng: chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cấp trên về công
tác kế toán của công ty, là người phụ trách chung, tổng hợp số liệu, lập báo
cáo kế toán định kỳ.
- Phó phòng kế toán kiêm kế toán tài sản cố định: giúp đỡ kế toán
trưởng quản lý, thực hiện, tổng hợp, kiểm tra đối chiếu số liệu để lên báo cáo
kế toán. Ngoài ra còn theo dõi tài sản cố định của toàn công ty trong quá trình

ngày 20/3/2006
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc vào 31/12 hàng năm
- Đơn vị tiền tệ sử dụng tiền tệ: đồng Việt Nam
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Kế toán hàng tồn kho theo
phương pháp kê khai thường xuyên.
- Phương pháp tính thuế: Áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.
PHẦN II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ
MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY
BÁCH HOÁ HÀ NỘI
2.1. Đặc điểm, nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán
2.1.1. Phương thức mua hàng
- Phương thức mua hàng trực tiếp: Doanh nghiệp cơ sở cán bộ cung
ứng mang giấy ủy nhiệm nhận mua hàng đến bên cung cấp để nhận hàng theo
quy định trong hợp đồng. Các chứng từ phải ghi đầy đủ nội dung để phòng kế
toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho.
- Phương thức chuyển hàng: Căn cứ vào điều kiện của hợp đồng đã ký
với doanh nghiệp, bên cung cấp định ký chuyển hàng cho doanh nghiệp tại
địa điểm quy định ghi trong hợp đồng.
2.1.2. Phương thức thanh toán
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán bằng séc
- Thanh toán bằng ủy nhiệm chi
2.1.3. Phạm vi và thời điểm xác định mua hàng
a. Phạm vi xác định mua hàng
Hàng hóa được coi là hàng mua của doanh nghiệp phải đảm bảo các
điều kiện sau:
10
- 10 -
- Hàng phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh

bán (không gồm VAT)
+
Chi phí thu
mua
Chi phí thu mua: vận chuyển, lưu kho, lưu bãi.
2.2. Thực trạng kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người bán
Ở công ty Bách hóa Hà Nội, mọi nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với
người bán đều được tổ chức thực hiện tập trung. Công ty có một hệ thống các
11
- 11 -
cửa hàng, trạm kinh doanh… Định kỳ, các cửa hàng, trạm kinh doanh lập kế
hoạch từng các hàng hóa dự kiến tiêu thụ trong kỳ sau, rồi gửi lên phòng Kinh
doanh của công ty, phòng Kinh doanh sẽ tổng hợp dự trù của các cửa hàng
trạm kinh doanh rồi tiến hành mua hàng từ các công ty cung cấp sản phẩm
hàng hóa. Sau khi hàng về nhập kho và được cán bộ mua hàng kiểm nhận
xong, phòng Kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho và thông báo cho các cửa
hàng, trạm kinh doanh từ kho công ty nhận hàng.
Việc thanh toán với người bán do phòng Tài chinh-Kế toán đảm nhận,
được tiến hành tùy thuộc vào từng phương thức thanh toán thỏa thuận giữa 2
bên.
2.2.1. Chứng từ và tài khoản sử dụng
2.2.1.1. Chứng từ sử dụng
Công ty Bách hóa Hà Nội là đơn vị kinh doanh thuộc đối tượng nộp
thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên kế toán nghiệp vụ mua hàng và
thanh toán với người bán sử dụng các chứng từ sau:
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu nhập kho
- Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa mua vào
- Giấy đề nghị chuyển tiền
- Phiếu chi

đang trên đường vận chuyển hoặc đã về đến công ty nhưng đang chờ kiểm
nhận nhập kho
- Bên Nợ: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường.
- Bên Có: Trị giá hàng hóa, vật tư đang đi trên đường đã về nhập kho
hoặc giao bán.
Số dư bên Nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa, vật tư đã mua nhưng còn
đang đi trên đường.
b. Tài khoản 156 “Hàng hóa”
Tài khoản này được sử dụng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình
biến động của các loại hàng hóa của doanh nghiệp.
- Bên Nợ: + Trị giá hàng hóa phát hiện thừa, hàng hóa bị người mua
trả lại.
+ Trị giá thực tế của hàng hóa mua vào.
+ Chi phí thu mua hàng hóa.
+ Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối kỳ.
- Bên Có: + Trị giá thực tế của háng hóa xuất kho.
+ Chiết khấu mua hàng được hưởng
+ Giảm giá hàng mua.
13
- 13 -
+ Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu, hỏng, phẩm chất kém.
- Số dư bên Nợ: phản ánh trị giá thực tế của háng hóa hiện có trong kho
doanh nghiệp.
+ TK 1561: Giá mua hàng hóa.
+ TK 1562: Chi phí thu mua.
+ TK 1567: Hàng hóa bất động sản.
Ngoài ra, kế toán cũng mở các tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết cho
từng mặt hàng.
c. Tài khoản 1331:
Tài khoản này được dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được

- Số dư bên Nợ: Số tiền hiện còn tại ngân hàng.
2.2.2. Phương pháp hạch toán kế toán mua hàng và thanh toán với người
bán
2.2.2.1. Trình tự hạch toán mua hàng trong nước
TK 151
Hàng phát hiện thiếu khi kiểm kê
Hàng mua đang
đi đường
Hàng mua đang đi đường nhập kho
TK 411
TK 412
Mua hàng bằng nguồn vốn kinh doanh
Trị hàng hàng hoá giảm khi đánh giá
TK 338
TK 632
TK 133
TK 133
TK 1381
TK 412
TK 111, 112, 331 TK 156 TK 111,
112, 331
Mua hàng nhập kho Hàng bán trả lại, giảm giá
hàng bán, chiết khấu TM

Thuế GTGT được
khấu trừ15
- 15 -

Thuế GTGT của vận chuyển
Chi phí vận chuyển
TK 111, 112 TK 311, 331 TK 156
Thanh toán tiền nhập khẩu Trị giá hàng hóa nhập khẩu
TK 413
Chênh lệch Chênh lệch
tỷ giá tỷ giá
TK 3333
Nộp thuế nhập khẩu Thuế nhập khẩu

Nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu

Thuế GTGT của vận chuyển
Chi phí vận chuyển
Ví dụ: :
Ngày 29/8/2006 công ty Bách hóa Hà Nội nhập khẩu một lô hàng điện tử ccu
của công ty Sony Thái Lan với giá nhập khẩu :4.700USD.Tỉ giá thực tế
15.190đ/USD. Thuế suất thuế nhập khẩu :10%. thuế GTGT:10%
Hàng đã nhập đủ kho chưa thanh toán .(tỷ giá hạch toán:15.000đ/USD
Kế toán ghi :
+ Nợ TK 156: 79.425.300
Có TK 413: 893.000
Có TK 3333 7.139.300
Có TK 3331 71.393.000
+ Nợ TK 133 7.942.530
Có TK 3331 7.942.530
17
- 17 -
* Khi mua hàng hoá nhập kho các khoản chi phí thu mua: chi phí vận chuyển,
bốc dỡ, lưu bãi được hạch toán:

-Sổ chi tiết thanh toán với người bán.
-Nhật ký chứng từ số
-Nhật ký chứng từ số 1.
-Nhật ký chứng từ số2 .
-Bảng kê số 8 .
-Sổ cái các tài khoản.
-Nhật kýchứng từ số 8
…….
Trình tự hạch toán :
- Từ chứng từ gốc kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán với người
bán mở sổ chi tiết theo dõi với người bán và lên sổ nhật ký chứng từ số 5.
- Đồng thời, cũng từ chứng từ gốc kế toán lập bảng kê số 8 để phản ánh
tình hình nhập xuất tồn kho.Cơ sở ghi là phiếu nhập kho .
- Căn cứ vào bảng kê số 8 kế toán ghi NK-CT số 8.
- Trong quá trình thanh toán với người bán, kế toán mở các sổ nhật ký
chứng từ số 1 và nhật ký chứng từ số 2 .
+Nhật ký chứng từ số1 phản ánh các nghiệp vụ mua hàng nếu thanh toán
bằng tiền mặt.
+Nhật ký chứng từ số 2 phản ánh các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán
với người bán bằng ủy nhiệm chi .
- Cuối tháng kế toán căn cứ vào các nhật ký chứng từ vào sổ cái các tài
khoản
19
- 19 -