CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Lời mở đầu
Mỗi một doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh có hiệu quả thì cần phải
quan tâm đến nhiều yếu tố tác động đến hoạt động sản xuất kinh doanh của
mình. Các nhân tố đó bao gồm cả nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan.
Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì sản xuất cái gì? sản xuất cho ai?
và sản xuất nh thế nào? là nhiệm vụ kinh doanh cơ bản và là những câu hỏi
doanh nghiệp phải trả lời đợc trớc khi tiến hành sản xuất.
Đối với các doanh nghiệp thơng mại cũng vậy. Đòi hỏi các doanh nghiệp
phải trả lời đợc các câu hỏi: mua cái gì? bán cái gì? bán cho ai?. Trong đó lu
chuyển hàng hoá là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản của DNTM bao gồm các quá
trình : bán hàng - dự trữ - mua hàng, nhập hàng. Đối với doanh nghiệp phải
chú trọng hơn tới quá trình này.
Trong thời kỳ bao cấp, lu thông hàng hoá chỉ là hình thức, các doanh
nghiệp thơng mại thực chất chỉ là những "Tổng kho cấp phát" của Nhà Nớc,
hoàn toàn thụ động với sản xuất và tiêu dùng. Trong cơ chế thị trờng, các
DNTM đợc khuyến khích hoạt động và phát triển, góp phần tích cực vào việc
thúc đẩy sản xuất và tiêu dùng trong nớc. Các doanh nghiệp hạch toán kinh
doanh độc lập, tự chủ trong hoạt động kinh doanh của mình. Quá trình mua,
nhập hàng dự trữ , bán hàng nh thế nào là do doanh nghiệp quyết định. Bất cứ
doanh nghiệp đó thuộc thành phần kinh tế nào - cốt sao đạt đợc hiệu quả cao
nhất. Vì vậy tổ chức quản lý và thực hiện tốt quá trình lu thông hàng hoá là
một vấn đề hết quan trọng đối với các doanh nghiệp. Mua, nhập hàng là bớc
khởi đầu đảm bảo cho doanh nghiệp có hàng hoá để thực hiện các bớc tiếp
theo của quá trình lu thông. Quá trình mua hàng đợc đánh giá là tốt khi quá
trình đó đáp ứng đợc yêu cầu về số lợng, chất lợng, giá trị mà vẫn đảm bảo tiết
kiệm trong tất cả các khâu: thu mua - dự trữ - tiêu thụ.
Mặt khác, để thực hiện tốt quá trình mua, nhập hàng hoá thì tài chính là
một vấn đề quan trọng. Doanh nghiệp không thể mua hàng nếu không có khả
năng thanh toán cho ngời bán. Vì thế cần thiết phải gắn liền công tác kế toán
1

Lý luận chung về nghiệp vụ thanh toán
với ngời mua và ngời bán trong các doanh
nghiệp thơng mại.
1.1 Đặc điểm về hàng hoá trong doanh nghiệp thơng mại
"Hành vi Thơng mại" theo luật thơng mại Việt Nam ( đợc quốc hội khoá
IV, kỳ họp thứ 11 thông qua ngày10/05/1997) là hành vi mua bán hàng hoá,
dịch vụ nhằm mục đích sinh lời hoặc thực hiện các chính sách kinh tế xã hội.
Hàng hoá trong DNTM tồn tại dới hình thức vật chất, là sản phẩm của
lao động, có thể thoả mãn một nhu cầu nào đó của con ngời, đợc thực hiện
thông qua mua bán trên thị trờng. Nói cách khác hàng hoá ở DNTM là những
hàng hoá, vật t... mà doanh nghiệp mua vào để bán ra phục vụ nhu cầu sản
xuất và tiêu dùng của xã hội.
Hàng hoá trong DNTM có những đặc điểm sau:
- Hàng hóa rất đa dạng và phong phú: sản xuất không ngừng phát triển,
nhu cầu tiêu dùng luôn biến đổi và có xu hớng ngày càng tăng dẫn đến hàng
hoá ngày càng đa dạng, phong phú và nhiều chủng loại.
- Mỗi loại hàng hoá có đặc tính lý, hoá, sinh học riêng. Những đặc tính
này có ảnh hởng đến số lợng, chất lợng hàng hoá trong quá trình thu mua, vận
chuyển, dự trữ, bảo quản và bán ra.
- Hàng hoá luôn thay đổi về chất lợng, mẫu mã, thông số kỹ thuật...
- Trong lu thông, hàng hoá thay đổi quyền sở hữu nhng cha đa vào sử
dụng. Khi kết thúc quá trình lu thông, hàng hoá mới đợc đa vào sử dụng để
đáp ứng nhu cầu tiêu dùng hay sản xuất.
Hàng hoá có vị trí rất quan trọng trong các DNTM. Nghiệp vụ lu chuyển
hàng hoá với các quá trình: mua - nhập hàng, dự trữ bảo quản hàng hoá, bán
3
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản trong DNTM. Vốn dự trữ hàng hoá
chiếm tỷ trọng lớn trong tổng vốn lu động của doanh nghiệp( 80%- 90%).
Vốn lu động của doanh nghiệp không ngừng vận động qua các giai đoạn của

doanh nghiệp khi doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho ngời bán và phải
đảm bảo các yêu cầu sau:
- Hàng hoá phải thông qua hành vi mua bán và theo một thể thức thanh
toán nhất định, là cơ sở của việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá và tiền tệ.
- Hàng hoá phải có sự chuyển quyền sở hữu tức là doanh nghiệp mất
quyền sở hữu về tiền tệ và đợc quyền sở hữu về hàng hoá.
- Hàng hoá mua vào phải với mục đích là bán ra hoặc mua vào để gia
công sau đó bán ra.
Đối với hình thức nhập khẩu, những hàng hoá đợc coi là hàng nhập khẩu:
- Hàng mua của nớc ngoài gồm máy móc, thiết bị, t liệu lao động, hàng
tiêu dùng, dịch vụ khác căn cứ vào những hợp đồng nhập khẩu mà các doanh
nghiệp nớc ta đã ký kết với các doanh nghiệp hay các tổ chức kinh tế nớc
ngoài.
- Hàng nớc ngoài đa vào hội chợ triển lãm ở nớc ta sau đó bán lại cho
các doanh nghiệp Việt Nam và thanh toán bằng ngoại tệ.
- Hàng hoá nớc ngoài viện trợ cho nớc ta trên cơ sở các hiệp định, các
nghị định th giữa chính phủ nớc ta với chính phủ các nớc, thực hiện thông qua
các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu.
1.2.2 Các phơng thức mua hàng và thanh toán tiền hàng
1.2.2.1 Các phơng thức mua hàng
5
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Khi tiến hành mua hàng doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phơng
thức sau:
- Mua hàng theo phơng thức trực tiếp:
Doanh nghiệp khi mua hàng cử cán bộ nghiệp vụ của mình đến kho của
ngời bán để lấy hàng. Sau khi nhận hàng và ký vào chứng từ thì hàng hoá đó
đã đợc xác định là hàng mua của doanh nghiệp, nó đã thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp và doanh nghiệp phải có trách nhiệm tổ chức vận chuyển, bảo
quản hàng hoá đó về kho của mình. Mọi sự mất mát, thiếu hụt, h hỏng của

kho
=
Giá mua
ghi trên
hoá đơn
cha thuế
+
Chi
phí
thu
mua
_

Chiết khấu Th-
ơng mại, giảm
giá hàng mua
đợc hởng
+
Thuế
nhập
khẩu
(TTĐB)
- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tợng nộp thuế giá trị gia tăng theo ph-
ơng pháp tính trực tiếp trên giá trị gia tăng và những doanh nghiệp không
thuộc đối tợng chịu thuế gia trị gia tăng thì giá thực tế hàng hóa mua vào là
giá bao gồm cả thuế giá trị gia tăng đầu vào.
Trị giá
thực tế
của
hàng

mua. Trờng hợp hàng mua về có bao bì đi cùng hàng hoá tính giá riêng thì trị
giá bao bì phải đợc bóc tách và theo dõi riêng.
1.2.4 Nhiệm vụ kế toán
Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng có vai trò quan
trọng trong quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Đó là cơ sở đầu tiên cung
cấp cho các nghiệp vụ kế toán sau này.Để tổ chức tốt kế toán nghiệp vụ mua
hàng, kế toán mua hàng trong doanh nghiệp có những nhiệm vụ sau:
- Theo dõi, ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình
mua hàng về số lợng, kết cấu, chủng loại, quy cách và giá cả hàng mua và thời
điểm mua hàng.
- Theo dõi, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng
theo từng nguồn hàng, từng ngời cung cấp và theo từng đơn đặt hàng hoặc hợp
đồng, tình hình thanh toán với ngời cung cấp.
- Cung cấp thông tin kịp thời tình hình mua hàng và thanh toán tiền hàng
cho chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý làm căn cứ cho đề xuất những quyết
định trong chỉ đạo, điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.3 Kế toán nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng theo hệ
thống kế toán hiện hành
1.3.1 Hạch toán ban đầu
Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép hệ thống hóa các
nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho việc hạch toán tổng hợp và hạch
toán chi tiết. Đối với nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền hàng thì việc tổ
chức hạch toán ban đầu chính là tổ chức hợp lý hệ thống chứng từ mua hàng
và thanh toán cũng nh sự luân chuyển của chúng.
Các chứng từ đợc lập chủ yếu trong quá trình mua hàng và thanh toán
tiền hàng bao gồm:
8
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
* Hóa đơn GTGT do bên bán lập, trong đó phải ghi rõ giá bán cha có
thuế GTGT, các khoản phụ thu và phí tính thêm ngoài giá bán nếu có, thuế

dõi đợc chặt chẽ quá trình luân chuyển tiền và từ đó rút ra những biện pháp
nhằm thực hiện tốt hơn nhiệm vụ của mình.
1.3.2 Tài khoản kế toán .
Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đợc bộ tài chính ban hành ngày
01/01/1995 theo quyết định 1141/TC/CĐKT và thống nhất chính thức áp dụng
trong cả nớc ngày 01/01/1996. Tuỳ từng điều kiện thực tế doanh nghiệp áp
dụng phơng pháp kế toán hàng hoá theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hay
kiểm kê định kỳ mà lựa chọn sử dụng.
- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai
thờng xuyên thì doanh nghiệp sử dụng các tài khoản sau:
+ Tài khoản 156 "Hàng hoá"
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động
của các loại hàng hóa của doanh nghiệp, bao gồm hàng hoá tại kho hàng và
quầy hàng.
Kết cấu và nội dung của tài khoản
Bên nợ: Phản ánh trị giá hàng hoá nhập kho
Chi phí thu mua hàng hóa phát sinh trong kỳ
Bên có: Phản ánh trị giá hàng hóa xuất kho
Chi phí mua hàng phân bổ cho hàng hóa bán ra trong kỳ
Trị giá hàng hóa thiếu hụt trong kiểm kê
SDCK: Phản ánh trị giá hàng hoá của doanh nghiệp còn tồn kho
cuối kỳ
Chi phí mua hàng hoá tồn kho cuối kỳ
10
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Tài khoản 156 có 2 TK cấp 2
TK 1561 "phản ánh giá mua hàng hoá"
TK 1562 "chi phí thu mua"
+ Tài khoản 151 " Hàng mua đang đi đờng"
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các loại hàng hoá, vật t mua

thầu xây dựng cơ bản.
Kết cấu của tài khoản:
Bên nợ : Phản ánh số tiền đã trả cho ngời bán (kể cả số tiền ứng tr-
ớc) và các khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại.
Bên có : Phản ánh số tiền phải trả cho ngời bán vật t, hàng hoá, dịch
vụ và ngời nhận thầu xây dựng cơ bản.
SDCK : Số tiền còn phải trả ngời bán, nhận thầu xây dựng cơ bản.
Ngoài các tài khoản trên, kế toán mua hàng còn sử dụng các tài khoản có
liên quan nh:
Tài khoản Tk 111- Tiền mặt
TK 112- Tiền gửi ngân hàng
TK 141- Tạm ứng
TK 311- Vay ngắn hạn...
- Đối với doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê
định kỳ.
Theo phơng pháp này, kế toán không ghi chép thờng xuyên, liên tục tình
hình xuất kho hàng hoá. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định trị giá
12
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
thực tế của hàng tồn kho cuối kỳ để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất bán
trong kỳ.
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp sử dụng tài khoản 611
"Mua hàng".
Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá nguyên liệu, vật liệu, công cụ
dụng cụ, hàng hoá mua vào trong kỳ.
Kết cấu của tài khoản
Bên nợ: Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng
cụ tồn kho đầu kỳ (theo kết quả kiểm kê).
Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ
dụng cụ mua vào trong kỳ.

ơng mại.
(10): hàng hoá thiếu.
(11): đánh giá giảm hàng hoá.
(12): hàng hoá xuất bán.
TK 111,112,331 TK 156 TK 111,112,331
(1a) (9)
TK 133 TK 133
14
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
(1b)
(2b)
TK 151 TK 1381
(2a) (3) (10)
TK 411
(4) TK 412
(11)
TK 338,711
(5)
TK 632
TK 333 (12)
(6)
TK 412
(7)
TK 1532
TK 133
(8b)
(8a)
1.3.3.2 Hạch toán nghiệp vụ mua hàng theo phơng pháp kiểm kê
định kỳ:
15

Quy trình hạch toán thanh toán với ngời bán đợc khái quát qua sơ đồ sau:
TK 111,112,311 TK 331 TK 151,156,611
Trả tiền cho ngời bán Mua hàng cha trả tiền
TK 133
Thuế GTGT
TK 151,156,611
Giảm giá hàng bán, hàng bị trả lại
TK 133
Thuế GTGT
TK 515
Chiết khấu thanh toán đợc hởng

1.3.4 Sổ sách kế toán:
17
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Tuỳ thuộc vào hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng để tổ chức hệ
thống sổ kế toán ghi chép tình hình mua hàng.
- Theo hình thức kế toán nhật ký chung: Nghiệp vụ mua hàng đợc phản
ánh vào sổ nhật ký chung, sau đó ghi vào sổ cái các tài khoản 156- Hàng hoá,
111- Tiền mặt, 112- Tiền gửi ngân hàng, 331- Phải trả ngời bán... Đồng thời
ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Trờng hợp doanh nghiệp sử dụng
các sổ nhật ký chuyên dùng thì nghiệp vụ mua hàng sẽ đợc phản ánh vào sổ
nhật ký chuyên dùng nh nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền ( tiền mặt, tiền gửi
ngân hàng); định kỳ tổng hợp số liệu trên sổ nhật ký chuyên dùng để ghi vào
sổ cái các tài khoản liên quan.
- Theo hình thức kế toán nhật ký chứng từ: Nghiệp vụ mua hàng đợc
phản ánh.
+ Bảng kê số 8 - dùng để ghi chép tổng hợp tình hình nhập- xuất- tồn
kho hàng hoá hoặc thành phẩm theo giá thực tế hoặc giá hạch toán.
+ NKCT số 1: ghi có TK 111- Tiền mặt

vị đầu tiên của ngành thơng nghiệp Thủ Đô hoạt động kinh doanh theo mô
hình siêu thị. Trung Tâm số 7 Đinh Tiên Hoàng đợc chính thức thành lập ngày
12/10/ 1995 theo quyết định số 104 của công ty Bách hoá Hà Nội và giấy
phép kinh doanh số 108346 do trọng tài kinh tế thuộc Công ty Bách Hóa Hà
Nội cấp.
Tên đơn vị: Công Ty Bách Hoá Hà Nội- Siêu thị Hapro
Food
Địa chỉ: Số 135 Lơng Đình Của - Đống Đa- Hà Nội
19
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Điện thoại: 04.8241289 04.8260812
Fax : 04.8241289
Chính thức đi vào hoạt động từ ngày 10/ 11/1995 với diện tích sử dụng
ban đầu khoảng 180m
2
tại số 135 Lơng Đình Của. Trung Tâm Thơng Mại có
khoảng 1.500 mặt hàng phục vụ ngời tiêu dùng, bao gồm : các nhóm hàng
thực phẩm, công nghệ, sản phẩm may mặc, hóa mỹ phẩm, dụng cụ gia đình,
đồ chơi trẻ em ,đồ điện....Với vị trí địa lý thuận lợi là nằm ở trung tâm Hà Nội
đối diện với Hồ Gơm, thêm vào đó là nơi bát đầu của các phố cổ sầm uất của
Hà Nội nh : Hàng Gà, Hàng Ngang, Hàng Đào, Cầu Gỗ, Đinh Liệt....sau 5
năm hoạt động bằng uy tín chất lợng, giá cả, trung tâm đã chiếm đợc lòng tin
của khách hàng trở thành địa chỉ tin cậy của ngời tiêu dùng.
2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của siêu thị Hapro Food.
* Chức năng:
Siêu thị Hapro Food có chức năng kinh doanh bán lẻ hàng hoá công
nghiệp phẩm , tạp phẩm, văn phòng phẩm, đồ dùng gia đình, thực phẩm công
nghệ, tổ chức dịch vụ sửa chữa kính mắt, gia công chế biến bánh mứt kẹo,
kinh doanh hàng điện máy....
* Nhiệm vụ:

chức năng. Lãnh đạo siêu thị là trởng siêu thị, giúp việc cho trởng siêu thị là
phó trởng siêu thị và các tổ chức năng khác.
Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
21
Trởng siêu thị
Phó trởng siêu thị
Tổ kế toán tài vụ Tổ bán hàng Tổ Kho Tổ bảo vệ
Tổ bán 135 L-
ơng Đình Của
376 Khâm
Thiên
166 Kim
Mã
686 Đê La
Thành
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban nh sau:
- Trởng siêu thị là ngời có quyền hành cao nhất có trách nhiệm lớn nhất
trớc ban lãnh đạo. Là ngời chỉ huy trực tiếp đơn vị, lãnh hội ý kiến của cấp
trên, hoạch định chiến lợc cho cấp dới thực hiện, là ngời bao quát toàn bộ hoạt
động kinh doanh của đơn vị thông qua các phòng ban chức năng từ đó đa ra
các quyết định kinh doanh cho cửa hàng
- Phó trởng siêu thị là ngời giúp việc chính cho trởng siêu thị, cùng với
chị em tổ kho làm công tác nghiên cứu thị trờng, thị hiếu khách hàng, tìm
nguồn hàng và mua hàng để bán, dự trữ hàng hóa thời vụ, tổ chức bán ra đôn
đốc khâu tiêu thụ để tránh việc hàng hoá bị ứ đọng ảnh hởng tới tình hình
kinh doanh.
- Tổ kế toán tài vụ gồm 10 ngời là một bộ phận không thể thiếu đợc của
bất kỳ một đơn vị kinh doanh nào và đối với siêu thị cũng vậy. Tổ kế toán làm
nhiệm vụ ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ hạch toán.

điều kiện và trình độ quản lý, công ty tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức
tập trung. Phòng kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo của giám đốc công ty và toàn
bộ nhân viên kế toán đợc đặt dới sự lãnh đạo của kế toán trởng. Hiện nay
phòng kế toán của công ty có 16 nhân viên kế toán, đợc phân chia thành các
nhóm, các tổ.
Sơ đồ bộ máy kế toán công ty dợc liệu

23
Kế toán trởng
Phó phòng
Kế toán tiền lơng
và BHXH, TSCĐ
Kế toán ngân hàng
Kế toán thanh
toán
Thủ quỹMáy tính
CHUYÊN Đề THựC TậP TốT NGHIệP
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ cung cấp
Nhiệm vụ chủ yếu của phòng kế toán cụ thể cho từng ngời:
+ Trởng phòng kế toán (kế toán trởng) : có trách nhiệm điều hành toàn
bộ hệ thống kế toán đang vận hành tại đơn vị, có chức năng tham mu cho
giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.
+ Phó phòng: làm nhiệm vụ tổng hợp từ bảng kê, nhật ký, lên sổ cái hàng
quý, hàng năm lên báo cáo quyết toán. Ngoài ra còn thay nhiệm vụ của trởng
phòng khi trởng phòng đi vắng.
+ Kế toán các kho hàng: vì nhiệm vụ của công ty buôn bán là chủ yếu do
vậy mà nguyên liệu chính khi tiêu thụ, khi dùng vào sản xuất tùy từng đối t-
ợng sử dụng mà hạch toán cụ thể vào các bảng kê, nhật ký chung, sổ cái.
24

nhiệm vụ trực tiếp tập hợp chi phí phát sinh của phân xởng, đồng thời chịu
trách nhiệm tính giá thành công xởng đối với từng loại sản phẩm, phân tích
hoạt động của phân xởng.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh
doanh của công ty đều đợc ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ, đúng đối tợng
và theo trình tự thời gian. Hiện nay, công ty đã trang bị hệ thống máy tính cho
phòng kế toán, mỗi nhân viên đợc sử dụng riêng một máy đảm bảo cung cấp
thông tin một cách kịp thời, chính xác.
25