LỜI MỞ ĐẦU
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ngành kiểm toán nội bộ trên thế giới,
kiểm toán nội bộ ở Việt Nam cũng đang dẫn trở thành một hoạt động quen thuộc
và đóng vai trò nhất định tại các công ty, Tổng công ty lớn và là một yêu cầu
thiết yếu mà các cơ quan Nhà nước đặt ra đối với các doanh nghiệp.
Từ quyết định 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 hàng loạt
các Tổng công ty thành lập kiểm toán nội bộ, trong đó có Tổng công ty Sông
Đà. Đây là yêu cầu khách quan cho việc đảm bảo chất lượng thông tin kinh tế,
tài chính của bản thân đơn vị.
Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa rất to lớn là một bộ phận có liên
quan đến rất nhiều chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính, là giai đoạn cuối cùng đánh
giá toàn bộ kết quả của một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp. Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽ
tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra
kiến nghị hợp lý cho đơn vị và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh
doanh, tiêu thụ của đơn vị cho Tổng giám đốc. Đối với đơn vị được kiểm toán,
sẽ giúp cho Ban lãnh đạo thấy được những sai sót, yếu kém cần khắc phục về kế
toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Đối với Nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của
doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, có chính sách hợp lý
hơn để phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình kiểm toán bán hàng- thu
tiền và xuất phát từ mong muốn tìm hiểu sâu sắc hơn nữa quy trình này trong
quá trình thực tập tại Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ kế toán của Tổng
công ty Sông Đà em đã chọn đề tài:
"Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính
của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà"
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận luận văn bao gồm 3 phần:
Phần I: Lí luận chung về kiểm toán nội bộ và quy trình bán hàng-thu tiền
trong kiểm toán Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Phần II: Thực trạng quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm
chức kiểm toán Nhà nước, hoạt động kiểm toán nội bộ cũng phát triển rộng khắp
và đem lại những trợ giúp tích cực, góp phần đáp ứng nhu cầu bảo vệ, tồn tại
của doanh nghiệp nói riêng, của chính phủ cũng như xã hội nói chung đồng thời
củng cố nền nếp hoạt động tài chính kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh
doanh cho các doanh nghiệp.
Cho đến nay kiểm toán nội bộ có nhiều cách hiểu khác nhau:
Theo liên đoàn kế toán quốc tế ( IFAC): “ Kiểm toán nội bộ là một hoạt
động đánh giá được lập ra cho một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho
doanh nghiệp đó có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu
quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”.
Theo Các Chuẩn mực hành nghề Kiểm Toán Nội Bộ ban hành tháng 5
năm 1978: “Kiểm toấn nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết
lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức
đó với tư cách là một sự trợ giúp cho tổ chức đó".
Như vậy ta có thể hiểu kiểm toán nội bộ như sau:
Kiểm toán nội bộ là hoạt động kiểm tra giám sát của một bộ phận độc
lập với bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp nhằm đánh giá tính hiệu
quả, hiệu năng, tính kinh tế của các loại hình nghiệp vụ, đơn vị, bộ phận và
tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu qủa hoạt động của toàn bộ doanh
nghiệp.
3
3
Kiểm toán nội bộ là một hoạt động chuyên sâu cần được đào tạo hướng
dẫn được thực hiện bởi những người có trình độ và nghiệp vụ tương xứng.
Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của
doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá
thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu
quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội
bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được
những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp,
sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống
quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu thoả mãn 2 điều kiện:
Về tổ chức: Kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không
giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạn
tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ
phận hoạt động được kiểm tra.
Về nhân sự: Kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng
lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành.
3.Loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ có ba loại hình hoạt động:
5
5
Kiểm toán hoạt động:
Là việc kiểm tra, xác nhận và đưa ra đánh giá về hoạt động, tính hiệu quả
của các hoạt động từ đó đưa ra kiến nghị nhằm cải tiến, và hoàn thiện hoạt động
của mỗi đơn vị.
Kiểm tra việc huy động phân phối sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật
tư, tài sản, nguồn vốn, lợi thế kinh doanh).
Kiểm tra tính hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và sử dụng
thu thập kết quả bảo toàn phát triển vốn.
Kiểm tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng
trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Kiểm toán tuân thủ:
Là việc kiểm tra xác nhận và đưa ra những đánh giá về việc:
Tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý
của Nhà nước.
Ban hành các chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định, quy chế của Hội
đồng quản trị, Tổng giám đốc cũng như lãnh đạo các đơn vị thành viên có phù hợp
với luật pháp, chính sách chế độ đó của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty.
định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng.
Xét duyệt bán chịu:
Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệm tiêu thụ nên
ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định
bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể
hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ
buôn bán trong hợp đồng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty trước khi vận chuyển hàng
hoá do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét
duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến
khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh
toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ
khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố
tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu.
7
7
Chuyển giao hàng:
Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán theo nghĩa hẹp của khái niệm
“tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình
(đặc biệt với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ
bán hàng. Vào lúc giao hàng chứng từ vận chuyển cũng được lập. Chứng
từ vận chuyển thường là hoá đơn vận chuyển hay vận đơn. Các công ty có
quy mô lớn, có diễn biến thường xuyên về nghiệp vụ bán hàng thường lập
sổ vận chuyển để cập nhật các chứng từ vận chuyển. Mặt khác, các cơ
quan thuế quan thường quy định: khi vận chuyển hàng hoá phải có hoá
đơn bán hàng. Trong trường hợp này hoá đơn bán hàng phải được lập
đồng thời với vận đơn hoặc kiêm chức năng chứng từ vận chuyển.
Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng:
Hoá đơn bán hàng là chứng từ chỉ rõ mẫu mã số lượng hàng hoá, giá
cả hàng hoá gồm cả giá gốc hàng hoá, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và
các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng. Hoá đơn được lập thành 3
1.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền
Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu
của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố bên trong đơn vị bao gồm: đặc
thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban
kiểm soát. Các nhân tố bên ngoài đơn vị bao gồm: sự kiểm soát của các cơ quan
chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối
phát triển của đất nước…
Hệ thống kế toán:
Hệ thống kế toán giữ một vai trò quan trọng nhằm cung cấp thông tin
quản lý (bao gồm các thông tin về kế toán tài chính của đơn vị và các kết quả
hoạt động kinh doanh khác) và thực hiện nhiều mặt hoạt động của đơn vị) thực
hiện nhiệm vụ là nhận biết, thu nhập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ
9
9
kinh tế tài chính của đơn vị, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động
kế toán. Hệ thống này bao gồm :
Hệ thống chứng từ kế toán:
Trong chu trình bán hàng- thu tiền, hệ thống chứng từ kế toán thể hiện ở số
lượng các loại chứng từ được lập khi có các nghiệp vụ bán hàng- thu tiền phát
sinh tại doanh nghiệp như: Hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá, phiếu
vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếu thu… và quy trình luân chuyển các loại chứng từ
này trong các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp.
Bảng số 1: Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình
bán hàng-thu tiền
Khách hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Phòng kinh doanh
Nhu cầu Đơn đặt hàng của Phê chuẩn phương Lập hoá đơn
mua hàng khách- phiếu tiêu thụ thức bán chịu, tiêu thụ thuế GTGT
định hay qua một thời kỳ nhất định. Cụ thể đó là các báo cáo tài chính nộp cho
cơ quan thuế, cho Bộ chủ quản, cho Tổng công ty…hay các báo cáo bán hàng,
tình hình thanh toán nợ của khách hàng.. cung cấp cho Ban quản trị hay Ban
giám đốc biết hoặc những người quan tâm.
Thủ tục kiểm soát:
Thủ tục kiểm soát là những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc đơn vị
thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Khi thiết lập thủ
tục kiểm soát phải đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản sau: nguyên tắc bất kiêm
nhiệm, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc ủy quyền và phê
chuẩn. Ngoài ra, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ, sổ
sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và kiểm
soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
Đặc biệt đối với chu trình bán hàng và thu tiền, việc hiểu được những đặc
điểm cũng như những biểu hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ đã góp phần nâng
cao chất lượng, hiệu quả kiểm toán chu trình này. Đó cũng là lý do để chúng ta
nhận thức được tầm quan trọng của những thông tin trên trong khi đi vào thực
hành kiểm toán chu trình.
11
11
1.3. Mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền.
Chức năng của kiểm toán đã được cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm
toán. Do chu trình bán hàng và thu tiền được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể
và từ đó hình thành các khoản mục trên các Báo cáo tài chính nên các mục tiêu
đặc thù của kiểm toán bán hàng và thu tiền cần cụ thể hoá cả mục tiêu kiểm toán
tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với các đặc điểm của phần
hành kiểm toán này. Mặt khác, mặc dù các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có
quan hệ chặt chẽ và tạo nên chu trình xác định, song mỗi loại nghiệp vụ này lại
có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ sách kế toán riêng theo trình tự độc
lập tương đối. Do đó, mục tiêu đặc thù cho các khoản mục, nghiệp vụ bán hàng
và nghiệp vụ thu tiền cần có định hướng cụ thể qua các mục tiêu kiểm toán đặc
đánh giá đúng
Định giá
Hàng đã vận chuyển và có hoá
đơn ghi giá bán được thoả
thuận
Các khoản phải thu có
người sở hữu
Quyền và
nghĩa vụ
Hàng hoá đã bán thuộc sở hữu
của đơn vị
Các khoản phải thu được
phân loại đúng
Phân loại
Các nghiệp vụ bán hàng được
phân loại thích hợp
12
12
Các khoản phải thu được
tính toán đúng
Chính xác
cơ học
Các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng
hợp, chi tiết thích hợp và khớp
đúng các số cộng
Các mục tiêu
kiểm toán nghiệp vụ
Những thay đổi về thể thức, thời
gian, thủ tục thanh toán tiền hàng
đều được cho phép đúng đắn
13
13
sách kế toán đối với việc tiêu thụ của khách hàng. Xem xét lại kết quả của các
cuộc kiểm toán trước đối với khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng cũng
như hồ sơ kiểm toán chung. KTV tiến hành tham quan nhà xưởng kho bãi, nhận
diện các bên liên quan như danh sách khách hàng và những người nợ.
Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng: Giúp cho KTV nắm
bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động
kinh doanh này, những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với
Ban giám đốc công ty khách hàng như: giấy phép thành lập và điều lệ hoạt động
của công ty, các Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của
năm hiện hành và năm trước, các hợp đồng và cam kết quan trọng.
Thực hiện các thủ tục phân tích: Thủ tục phân tích là việc phân tích các số
liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biến động
quan trọng và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên
quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. KTV thường áp
dụng hai phương pháp phân tích là phân tích ngang và phân tích dọc. Trong giai
đoạn lập kế hoạch này KTV thường tiến hành so sánh doanh thu, các khoản phải
thu giữa kỳ này so với kỳ trước, tính toán tỷ lệ phải thu khó đòi…
Đánh giá trọng yếu và rủi ro :
Đánh giá trọng yếu:
Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin,
một số liệu kế toán trong báo cáo tài chính. Mức độ trọng yếu phụ thuộc tầm
quan trọng của thông tin hay của sai sót đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Để xác
định mức trọng yếu KTV tiến hành các bước sau:.
- Ước lượng ban đầu về mức trọng yếu: Mức ước lượng ban đầu về tính
trọng yếu là lượng tối đa mà KTV tin rằng, ở mức đó các báo cáo tài chính có thể
bị sai lệch nhưng vẫn chưa ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng thông
tin tài chính. Có thể ước tính theo quy mô hoặc ước tính theo bản chất.
- Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục: Doanh
toán chu trình bán hàng-thu tiền để đánh giá được rủi ro kiểm toán trong chu trình
thì KTV cần hiểu được cơ cấu kiểm soát nội bộ, đánh giá mức rủi ro kiểm soát và
sử dụng mô hình rủi ro kiểm toán.
Rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền thường gặp là:
15
15
` Các phương thức phê duyệt hàng bán trả chậm, giảm giá, xoá sổ các khoản
phải thu khó đòi có được cấp có thẩm quyền phê duyệt hay do kế toán đơn vị tự ý
làm các công việc này khi chưa có quyết định của cấp trên.
` Các hoá đơn, chứng từ có được đánh số trước hay không, có đầy đủ chữ ký,
phê duyệt của cấp trên hay không.
` Có sự phân công rõ ràng giữa các công việc trong một bộ phận hay không,
một người có thể làm các công việc liên quan đến một nghiệp vụ hay không? ví dụ
vừa bán hàng vừa thu tiền.
- Rủi ro phát hiện của chu trình bán hàng-thu tiền (DR): Là khả năng xảy ra các
sai sót gian lận của các khoản mục của chu trình bán hàng-thu tiền trên Báo cáo
tài chính mà không ngăn chặn hay phát hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ và
cũng không được KTV phát hiện trong quá trình kiểm toán.
Các loại rủi ro phát hiện trong chu trình bán hàng- thu tiền:
` Số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, phức tạp và có liên quan đến
nhiều nghiệp vụ của chu trình khác mà KTV không thể kiểm tra được mọi hóa
đơn chứng từ.
` Một số nghiệp vụ bán hàng có phát sinh nhỏ nhưng lại là gian lận mà
KTV không phát hiện ra khi kiểm toán.
` Trình độ của KTV còn kém nên không phát hiện ra sai sót hoặc gian lận
ở một nghiệp vụ có số dư lớn làm ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính.
Khi tiến hành kiểm toán KTV cần phải xem xét đến quan hệ giữa các loại
rủi ro kiểm toán, mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro để thu thập bằng chứng
một cách hợp lý.
Mối quan hệ giữa các loại rủi ro :
của mỗi tài khoản trọng yếu". Việc đánh giá rủi ro kiểm soát được tiến hành
thông qua các bước:
` Nhận diện mục tiêu kiểm soát của chu trình bán hàng-thu tiền: nhận định
mục tiêu nào nên áp dụng và có mục tiêu nào không tồn tại không
` Nhận diện quá trình kiểm soát đặc thù của chu trình: xem xét tác động
của các chế độ và thể thức đó đến mục tiêu như thế nào? Xem xét chính sách
17
17
quản lý tiền mặt, việc ghi nhận doanh thu, các khoản nợ được quản lý thế nào,
việc trích lập dự phòng được quy định ra sao?
Từ đó đánh giá các nhược điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá
rủi ro kiểm soát theo yếu tố định tính thấp, trung bình, cao hoặc tỷ lệ phần trăm.
Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán:
Chương trình kiểm toán là những dự kiến chi tiết về các công việc kiểm toán
cần thực hiện, thời gian hoàn thành và sự phân công lao động giữa các KTV cũng
như dự kiến về những tư liệu, thông tin liên quan cần sử dụng và thu thập.
Đối với chu trình bán hàng và thu tiền thì trọng tâm của chương trình
kiểm toán là các thủ tục kiểm toán cần thiết thực hiện đối với hai khoản mục là
doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính. Chương trình
kiểm toán được thiết kế thành ba phần: trắc nghiệm công việc, trắc nghiệm phân
tích và trắc nghiệm trực tiếp số dư.
Một chương trình kiểm toán được thiết kế phù hợp sẽ đem lại nhiều lợi
ích như sắp xếp một cách có kế hoạch các công việc và nhân lực, là phương tiện
để chủ nhiệm kiểm toán quản lý, giám sát cuộc kiểm toán thông qua việc xác
định các bước công việc được thực hiện. Là bằng chứng để chứng minh các thủ
tục kiểm toán đã được thực hiện.
2.2. Thực hiện kiểm toán.
2.2.1. Kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với chu trình bán hàng-thu tiền.
2.2.1.1. Đối với nghiệp vụ bán hàng
Sự đồng bộ của sổ sách:
Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua :
Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông
thường hàng tháng có tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các
khoản thu tiền, và các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu
tiền. Do các cân đối này có liên quan đến người mua nên cần gửi đến người mua
để thông báo đồng thời xác nhận quan hệ mua- bán đã phát sinh trong tháng. Để
bảo đảm tính khách quan trong xác nhận, các bảng cân đối này có thể phân công
cho người không có liên quan lập ra và gửi qua bưu điện để người mua dễ dàng
trả lời ngay cả khi có sai sót. Trong trường hợp này, lập và xác nhận các bảng
cân đối hàng, tiền và phải thu là công việc kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
19
19
Trắc nghiệm đạt yêu cầu trong trường hợp này là sự xem xét và đưa ra ý
kiến của KTV về việc lập và xác nhận các bảng cân đối trên.
Xét duyệt nghiệp vụ bán hàng:
Kiểm soát nội bộ tập trung vào 3 điểm chủ yếu sau: Việc bán chịu phải
được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng. Hàng bán chỉ được vận chuyển sau
khi duyệt đầy đủ chứng cứ. Công việc kiểm soát này nhằm ngăn ngừa tổn thất do
vận chuyển đến người mua không thật sự hoặc không có điều kiện thanh toán. Giá
bán phải được duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện
thanh toán. Điều này nhằm tránh thất thu, kích thích thoả đáng tăng thu và giải
quyết hợp pháp và hiệu quả các quan hệ lợi ích giữa các bên trong quan hệ mua
bán.
Tương ứng với việc kiểm soát nội bộ này trắc nghiệm đạt yêu cầu được
thực hiện qua xem xét chu trình với thủ tục xét duyệt tương ứng
Phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán:
Đây là công việc trọng yếu trong kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa những
sai sót và gian lận trong kế toán nói chung và lĩnh vực bán hàng-thu tiền nói
riêng.
Ví dụ: Nếu sổ bán hàng với sổ thu tiền được 2 kế toán theo dõi độc lập
giấy báo nhận tiền trước hạn. Khảo sát trình tự lập phiếu thu tiền.
Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền
(mục tiêu về tính trọn vẹn).
Kiểm soát nội bộ phải phân cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người
ghi sổ. Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy
định cụ thể về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời. Trực tiếp xác nhận Séc thu tiền
Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là KTV thẩm tra việc phân
cách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Xem xét thủ tục kiểm tra nội
bộ tại các bộ phận có thu tiền hàng. Xem xét dãy liên tục các giấy báo nhận tiền
hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước. Rà soát quan hệ giữa các Séc và bảng kê.
Các khoản thu tiền đã vào sổ đều phù hợp với giá bán (mục tiêu về định giá)
Kiểm soát nội bộ theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối
chiếu với chu trình bán hàng và thu tiền. Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về
khoản tiền bán hàng.
21
21
Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là khảo sát tổ chức kế toán
chi tiết các khoản phải thu. Xem xét việc đối chiếu hàng tháng với ngân hàng.
Các khoản thu tiền đều được phân loại đúng đắn (mục tiêu về phân loại):
Kiểm soát nội bộ phải sử dụng sơ đồ tài khoản có quy định các quan hệ
đối ứng cụ thể về thu tiền. Soát xét, đối chiếu nội bộ việc phân loại chú ý định
khoản đặc biệt.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là KTV kiểm tra việc tổ
chức thực hiện sơ đồ tài khoản và quy định về đối ứng. Xem xét dấu hiệu của
kiểm soát nội bộ.
Các khoản thu tiền ghi đúng thời gian (tính kịp thời):
Kiểm soát nội bộ phải quy định rõ ràng việc cập nhật các khoản thu tiền
vào quỹ và sổ quỹ. Có nhân viên độc lập kiểm soát ghi thu và nhập quỹ.
Trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với mục tiêu này là quan sát việc tổ chức ghi
thu, chế độ báo cáo thu tiền ở các bộ phận có liên quan. Xem xét dấu hiệu của
cơ sở xem xét bổ sung vốn lưu động để vay vốn hoặc thu hút thêm vốn.
Trắc nghiệm độ vững trãi với mục tiêu này theo hướng sau: Sai sót do sơ
suất hoặc do các hạn chế khác của người ghi sổ chưa được phát hiện và điều
chỉnh hết nhờ hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, cố tình ghi các
nghiệp vụ bán hàng không nhất quán với kỳ quyết toán, ghi sổ các khoản bán
hàng nhưng trên thực tế hàng hoá chưa vận chuyển hoặc dịch vụ chưa cung cấp,
vận chuyển hàng hoá hay cung ứng dịch vụ theo những biên bản giao nhận
khống mà vẫn được ghi nhận như một khoản bán hàng.
Các nghiệp vụ bán hàng đều được phê chuẩn đúng đắn:
Mục tiêu được phép trong bán hàng thường có liên quan trực tiếp đến các
quyết định về bán chịu về vận chuyển và về giá cả. Trắc nghiệm độ vững trãi
chính là việc ra soát các quyết định về chính sách chung cũng như những thay
đổi trong từng thương vụ. Các trắc nghiệm này có quan hệ và tác động tích cực
đến việc triển khai các mục tiêu khác có liên quan đặc biệt là trắc nghiệm về
định giá. Trắc nghiệm độ vững trãi về định giá là so sánh giá thực tế của hàng
bán bao gồm cả phí vận chuyển, khoản bớt giá với bảng giá đã được duyệt. Nếu
giá cả được thoả thuận qua từng thương vụ cần xem xét quyền hạn của người
23
23
cho phép thay đổi này. Các hợp đồng mua bán hàng hoá cũng được xem xét
tương tự hoặc có thể qua xác nhận của người mua.
Các nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ đầy đủ:
Trong một số trường hợp, chính sách tài chính của doanh nghiệp có xu
hướng dấu diếm doanh thu hoặc không phản ánh đầy đủ doanh thu bán hàng.
Theo đó KTV phải thực hiện kiểm tra chi tiết nếu kết quả của trắc nghiệm đạt
yêu cầu cho thấy kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực
hiện không đầy đủ các thủ tục kiểm soát đối với việc phản ánh các khoản bán
hàng trong năm. Để khẳng định có hiện tượng bỏ sót nghiệp vụ bán hàng, hướng
chủ đạo trong kiểm toán là soát xét lại các chứng từ theo một dãy liên tục, đặc
biệt ở các thời điểm đầu kỳ kế toán sau, trên cơ sở đó thực hiện đối chiếu giữa
hạch toán chi tiết nợ phải thu khách hàng có thể được coi là đòi hỏi chính xác cơ
học trong việc phản ánh tương quan giữa hàng bán với tiền đã thu và tiền còn
phải thu, đặc biệt với các khoản tồn đọng. Tương tự như vậy, tất cả các nghiệp
vụ bán hàng phải được phản ánh trên sổ cái tổng hợp một cách chính xác, các số
dư phải được cộng sổ và chuyển sổ chính xác tuyệt đối về mặt cơ học.
2.2.3.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền.
Các khoản thu tiền đã ghi sổ thực tế đã nhận :
Trắc nghiệm độ vững trãi đối với mục tiêu này là kiểm tra nhật ký thu
tiền, sổ cái, sổ chi tiết các khoản phải thu đối với các nghiệp vụ thu tiền có quy
mô lớn hoặc bất thường. Đối chiếu các khoản thu tiền đã ghi sổ với phiếu thu
hoặc giấy báo Có của ngân hàng.
Khoản tiền chiết khấu đã được xét duyệt đúng đắn:
Đối chiếu riêng các khoản chiết khấu đã thanh toán với chính sách của công
ty về chiết khấu thanh toán trước hạn. Đối chiếu phiếu thu tiền với các chứng từ
gốc và giấy báo Có của ngân hàng, với các hợp đồng và các chứng từ bán hàng
khác.
Tiền mặt thu được đã ghi sổ đầy đủ vào sổ quỹ và các nhật ký thu tiền:
25
25
Copyright: Tài liệu đại học ©