LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Đất nước ta mở cửa hội nhập, giao lưu dân sự, kinh tế, thương mại...ngày càng phát triển
và vấn đề đảm bảo an toàn pháp lý cho người dân khi tham gia các giao dịch cũng được Nhà
nước quan tâm. Một trong những hoạt động được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm đó là
hoạt động công chứng. Trong những năm qua, cùng với việc xây dựng Nhà nước pháp quyền
Xã hội chủ nghĩa, tăng cường đổi mới, hội nhập nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ
nghĩa, Đảng và Nhà nước ta không ngừng đề ra các chủ trương, chính sách và biện pháp để đổi
mới, cải cách hoạt động công chứng, đưa công chứng nước ta xích lại gần với thông lệ quốc tế,
đáp ứng và góp phần phát triển kinh tế - xã hội trong tình hình mới.
Quá trình phát triển của hoạt động công chứng nước ta trải qua nhiều giai đoạn khác nhau,
gắn với đặc trưng, điều kiện lịch sử cụ thể của đất nước ở mỗi giai đoạn. Trong vòng 10 năm
(1991 – 2000), Chính phủ ban hành 3 Nghị định về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước:
Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/02/1991 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước, Nghị
định số 31/CP ngày 18 /05/1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước và Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, trong điều kiện, tình
hình phát triển mới nền kinh tế - xã hội của đất nước và trước yêu cầu thể chế hóa các chế định
pháp lý về công chứng trong một văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn Nghị định, ngày
29/11/2006 Quốc hội nước ta ban hành Luật Công chứng 2006, cùng các văn bản hướng dẫn
Luật của Chính phủ ra đời sau đó. Với sự ra đời của Luật Công chứng 2006 và các văn bản
hướng dẫn thi hành, đã khẳng định vai trò, vị trí pháp lý của hoạt động công chứng ở nước ta;
tăng cường bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân công dân, tổ chức, bảo vệ pháp chế xã
hội chủ nghĩa.
Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng không nằm ngoài nội dung đổi
mới, cải cách hoạt động công chứng nói trên, và cũng không nằm ngoài nội dung cải cách thủ
tục hành chính nói chung ở nước ta hiện nay. Có thể nói cải cách thủ tục hành chính được Đảng
ta lấy làm khâu đột phá trong cải cách hành chính thì cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực
công chứng là một nội dung cốt lõi trong cải cách, đổi mới hoạt động công chứng, nó góp phần
đẩy mạnh cải cách tư pháp, xây dựng Nhà nước háp quyền Xã hội chủ nghĩa, đưa hoạt động
công chứng nước ta đạt những thành tựu lớn hiện nay. Chính vì ý nghĩa đó của cải cách thủ tục
hành chính trong lĩnh vực công chứng, em đã lựa chọn đề tài: “Cải cách thủ tục hành chính

tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay.
Với vốn kiến thức lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế, khóa luận của em không tránh
khỏi những thiếu sót trong quá trình triển khai, trình bày. Em kính mong nhận được sự chỉ bảo,
nhận xét của các thầy giáo, cô giáo và các bạn sinh viên để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

2


CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH
CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG Ở VIỆT NAM.
1.1. Khái niệm cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
1.1.1 Khái niệm công chứng
Mặc dù công chứng với tư cách là một thể chế pháp lý đã hình thành ở nước ta khá lâu, từ
những năm 1930 dưới thời Pháp thuộc (thời bấy giờ được gọi là chưởng khế), nhưng mãi cho
đến năm 1987 thì thuật ngữ pháp lý “Công chứng” mới bắt đầu được sử dụng một cách rộng rãi.
Việc xác định khái niệm công chứng là vấn đề mấu chốt của hoạt động công chứng.
Theo từ điển Tiếng Việt: “Công chứng là sự chứng thực của cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền nhằm xác nhận về mặt pháp lý các văn bản và bản sao từ bản gốc” [22], còn theo nghĩa
thông thường thì công chứng là “công quyền làm chứng”. Về mặt pháp lý, khái niệm công
chứng chính thức được quy định trong văn bản pháp luật tại Thông tư số 574/QLTPK ngày
10/10/1987 của Bộ Tư pháp - một thông tư có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, khai sinh hệ thống
công chứng Nhà nước ở Việt Nam, theo đó công chứng được Nhà nước được xác định là
một hoạt động của Nhà nước với mục đích giúp các công dân, cơ quan, tổ chức lập và xác nhận
các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm cho các
văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện. Bằng hoạt động trên, công chứng nhà nước tạo ra
những đảm bảo pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các cơ quan, tổ
chức phù hợp với hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ngăn
ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết các tranh chấp được thuận lợi, góp phần tăng
cường pháp chế Xã hội chủ nghĩa” [15]. Lần đầu tiên kể từ khi thành lập Nhà nước Việt Nam

niệm này vẫn chưa lột tả được bản chất của hoạt động công chứng dưới dạng khái quát nhất.
Các khái niệm đó cũng chưa xác định rõ chủ thể của hoạt động công chứng là cá nhân hay là cơ
quan chủ quản của các cá nhân đó; vấn đề này có ý nghĩa quyết định trong việc tổ chức hoạt
động, cũng như trong việc xác định trách nhiệm pháp lý mà những cá nhân trực tiếp thực hiện
hành vi công chứng phải gánh chịu, chưa xác định được rõ nét nội dung của hành vi công
chứng...
Việc tồn tại những bất cập của các văn bản pháp luật cũ đã không đáp ứng được yêu cầu
của xã hội về công chứng hợp đồng, giao dịch, do đó đã thúc đẩy Nhà nước ban hành Luật công
chứng 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tại Điều 2 của Luật công chứng năm 2006 định
nghĩa công chứng như sau: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực,
tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản
mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công
chứng”. Như vậy, công chứng đã được tách biệt ra khỏi chứng thực, hoạt động chứng thực được
quy định tại Nghị định 79/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký. Căn cứ vào định nghĩa này của Luật công chứng 2006, chúng ta có thể thấy
công chứng có những đặc điểm sau đây:
- Về chủ thể, có thể xác định rõ chủ thể có thẩm quyền công chứng là công chứng viên,
điều này đã khắc phục được hạn chế của các văn bản pháp luật trước đây khi nêu ra khái niệm
công chứng; đồng thời giúp phân biệt với chứng thực - là hành vi của người đại diện của cơ
quan hành chính công quyền.
- Về nội dung của hành vi công chứng: chứng nhận tính xác thực của hợp đồng bằng văn
bản, giao dịch khác. Tính xác thực của các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch khác là
vô cùng quan trọng nhằm bảo đảm cho chúng có giá trị chứng cứ. Trong pháp luật về tố tụng,
4


khi nói đến chứng cứ thì bao giờ cũng đề cao tính xác thực của các sự kiện, tình tiết có thực,
khách quan được coi là chứng cứ. Sở dĩ pháp luật coi văn bản công chứng có giá trị chứng cứ
cũng là do tính xác thực của các tình tiết, sự kiện có trong văn bản đó đã được công chứng viên
xác nhận. Tính xác thực này được công chứng viên kiểm chứng và xác nhận ngay khi nó xảy ra

+ Trình tự các hoạt động cụ thể, mối liên hệ giữa các hoạt động đó.
5


Đây là cách hiểu đầy đủ nhất về thủ tục hành chính. Đồng thời cách hiểu này cũng cho
phép đánh giá đúng ý nghĩa, vai trò của thủ tục hành chính trong quản lý Nhà nước, tạo điều
kiện cho việc tìm hiểu nhu cầu, định ra phương hướng, biện pháp thích hợp để cải cách thủ tục
hành chính nhằm xây dựng nền hành chính hiện đại, đáp ứng nhu cầu quản lý Nhà nước trong
điều kiện hiện nay.
Như vậy, thủ tục hành chính là cách thức tổ chức thực hiện hoạt động quản lý hành chính
Nhà nước được quy định trong các quy phạm pháp luật hành chính bao gồm trình tự, nội dung,
mục đích, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết các công việc
của quản lý hành chính Nhà nước.[27]
Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là một loại thủ tục hành chính trong một
lĩnh vực quản lý hành chính cụ thể của Nhà nước, đó là lĩnh vực công chứng; do đó khi hiểu về
khái niệm thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng chúng ta cũng phải dựa trên những nội
dung và đặc điểm của thủ tục hành chính nói chung. Theo đó thì thủ tục hành chính trong lĩnh
vực công chứng cũng được quy định trong các quy phạm pháp luật hành chính, bao gồm các
vấn đề về: trình tự, nội dung, mục đích, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình
giải quyết các công việc của quản lý hành chính trong lĩnh vực công chứng; chủ thể thực hiện
chúng là các chủ thể quản lý hành chính Nhà nước, các chủ thể này bao gồm các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức, cá nhân được Nhà nước trao quyền. Các chủ thể đó có mối quan hệ nội bộ
và giữa các chủ thể thì có mối quan hệ với nhau, đồng thời cũng có mối quan hệ với các tổ
chức, cá nhân khác, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà Nhà nước trao để giải quyết các công
việc của quản lý hành chính trong lĩnh vực công chứng.
Vì vậy, có thể hiểu thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là trình tự, thủ tục, cách
thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công
chứng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân (gọi chung là các chủ thể) được Nhà nước trao thẩm
quyền, thông qua các quy định trong các quy phạm pháp luật mà Nhà nước ban hành. Trong
mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân, các chủ thể này thực hiện nhiệm vụ,

Vấn đề cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng được đặt ra trong bối cảnh
chung của cải cách nền hành chính với việc lấy cải cách thủ tục hành chính là khâu đột phá ở
nước ta. Do đó, nội dung, mục đích của cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
cũng không nằm ngoài phạm vi quá trình cải cách thủ tục hành chính nói chung. Công chứng là
một loại hình dịch vụ công do công chứng viên thực hiện, đối tượng của hoạt động công chứng
là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại...Cải cách thủ tục hành chính trong
lĩnh vực công chứng nhằm để hoàn thiện nội dung, trình tự, thủ tục, cách thức tiến hành các
hoạt động của loại hình dịch vụ công này; mà quan trọng nhất là biện pháp hoàn thiện các quy
định của pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, nhằm đáp ứng
nhu cầu của người dân và yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội. Nghị quyết Đại hội X của
Đảng chỉ rõ: “Xây dựng, hoàn thiện hệ thống chính sách bảo đảm cung ứng dịch vụ công cộng
thiết yếu, bình đẳng cho mọi người dân...Đổi mới cơ chế quản lý và phương thức cung ứng dịch
vụ công...Phát huy tiềm năng, trí tuệ và các nguồn lực vật chất trong nhân dân, của tất cả xã
hội để cùng Nhà nước giải quyết các vấn đề xã hội và chăm lo phát triển các dịch vụ công
cộng”.[33]
Vậy có thể hiểu cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là các biện pháp
được tiến hành để điều chỉnh, đổi mới, hoàn thiện về nội dung, trình tự, thủ tục, cách thức tiến
hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết công việc trong lĩnh vực công chứng; đáp
7


ứng nhu cầu của người dân và đáp ứng yêu cầu phát triển của kinh tế - xã hội của đất nước
trong tình hình mới.
Cùng với các chương trình cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính, Đảng và
Nhà nước đã rất quan tâm đến việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, đề ra
các hướng hoàn thiện và phát triển cho hoạt động công chứng ở nước ta. Đảng không ngừng chỉ
đạo và Nhà nước không ngừng thực hiện các biện pháp để cải cách thủ tục hành chính trong
lĩnh vực công chứng. Để cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước cũng đã xây
dựng nhiều văn bản pháp luật để điều chỉnh và chỉnh sửa, bổ sung cho hoàn thiện, đáp ứng yêu
cầu phát triển kinh tế - xã hội qua mỗi giai đoạn của đất nước. Đặc biệt là sự ra đời của Luật

quản lý hành chính nhà nước, tới việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức.
Cùng với quá trình cải cách thủ tục hành chính nói chung, Đảng và Nhà nước đã rất quan
tâm đến việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, đề ra các hướng hoàn thiện
và phát triển cho hoạt động công chứng ở nước ta. Đặc biệt thể hiện ở các văn kiện của Đảng
như: Nghị quyết 08/NQ-TW của Bộ Chính trị ngày 02/01/2002 về một số nhiệm vụ trọng tâm
công tác tư pháp trong thời gian tới, Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 về
chiến lược cải cách Tư pháp đến năm 2020 và Nghị quyết số 48/NQ-TW ngày 01 tháng 6 năm
2005 về chiến lược xây dựng pháp luật đến năm 2020, theo đó Nghị quyết khẳng định chiến
lược cải cách tư pháp: “Hoàn thiện chế định công chứng. Xác định rõ phạm vi của công chứng
và chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Xây dựng mô hình quản lý nhà nước về
công chứng theo hướng Nhà nước chỉ tổ chức cơ quan công chứng thích hợp; có bước đi phù
hợp để từng bước xã hội hoá công việc này”. Thể hiện chủ trương của Đảng về đổi mới và xã
hội hóa hoạt động công chứng, là một cơ sở mang tính chất tiền đề để thúc đẩy, tăng cường cải
cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng.
Để cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước đã tiến hành nhiều biện pháp
để thực hiện cải cách thủ tục hành chính, trong đó thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
cũng được tiến hành cải cách, đổi mới một cách mạnh mẽ. Chính phủ liên tiếp ban hành nhiều
văn bản chỉ đạo như: Chỉ thị số 10/CT-TTg ngày 19/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc
triển khai Nghị quyết 08/NQ-TW của Bộ chính trị, khẳng định: “Xây dựng đề án từng bước xã
hội hóa hoạt động công chứng” [23]. Đặc biệt là sự ra đời của Luật công chứng 2006 và các văn
bản hướng dẫn thi hành, đánh dấu sự cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính trong lĩnh vực công
chứng ở nước ta. Rồi Quyết định số 250/QĐ-TTg, phê duyệt Đề án “Xây dựng Quy hoạch tổng
thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020” ngày 10/02/2010 của
Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 2215/QĐ-BTP về phê duyệt kế hoạch tổng kết 5 năm thi
hành Luật Công chứng của Bộ Tư pháp ngày 30/7/2012..v.v.
- Cơ sở kinh tế - xã hội:
Kể từ Đại hội Đảng lần thứ VI năm 1986, nước ta bắt đầu chuyển sang thời kỳ đổi mới,
mở cửa thị trường, phát triển kinh tế. Từ đầu những năm 90 thế kỉ trước đến nay, kinh tế - xã
hội nước ta chuyển biến một cách mạnh mẽ, trong xu thế giao lưu, hội nhập toàn cầu, trước tình
hình đó, thủ tục hành chính nói chung và các thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng nói

08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
Được xây dựng trên cơ sở tổng kết kinh nghiệm thực tiễn của 10 năm hoạt động công
chứng và nhất là tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trên lĩnh vực công chứng, chứng thực,
Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực đã có
nhiều nội dung được cải cách, đổi mới so với các văn bản trước đó, trong đó có các thủ tục về
công chứng, chứng thực theo tinh thần đơn giản, giảm phiền hà cho công dân, tổ chức có nhu
cầu công chứng, chứng thực. Thẩm quyền cũng như thủ tục công chứng, đã có nhiều nội dung
được cải cách, đổi mới nhất nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người yêu cầu công chứng.
Tuy nhiên, do sự phát triển không ngừng của kinh tế xã hội, sự gia tăng về quy mô, số lượng
của các hợp đồng, giao dịch, sự đòi hỏi của xã hội về chất lượng, về sự nhanh chóng, thuận tiện,
chính xác của hoạt động công chứng; về thái độ, trách nhiệm phục vụ của đội ngũ công chứng
viên...nên thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta cũng bộc lộ nhiều yếu kém,
bất cập; ví dụ như: thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch đất đai và một số bất động sản
10


khác còn phức tạp bởi do yêu cầu phải chứng thực tính xác thực về nội dung của công chứng
đối với tài sản; việc quy định công chứng bản sao giấy tờ khiến các phòng công chứng đã phải
hoạt động vượt quá khả năng cho phép trong công việc công chứng bản sao; các thủ tục công
chứng bó hẹp trong phạm vi những công việc giải quyết của Phòng công chứng thuộc Nhà
nước, nên là môi trường thuận lợi cho tệ quan liêu, cửa quyền, sách nhiễu nhân dân, biến hoạt
động dịch vụ thành hoạt động công vụ thuần tuý của các công chức nhà nước;..v.v. [24]
Phải nói rằng, đánh dấu bước đột phá của quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh
vực công chứng là từ thời điểm Luật công chứng 2006 ra đời và có hiệu lực thi hành, tiếp sau đó
là sự ra đời các văn bản hướng dẫn thi hành. Luật công chứng 2006 ra đời trên cơ sở tổng kết
kinh nghiệm thực tiễn của hơn 15 năm hoạt động công chứng và nhất là tiếp tục cải cách thủ tục
hành chính trên lĩnh vực công chứng, do đó đã đổi mới, cải cách một cách khá toàn diện, đáp
ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, đem lại những thành tựu to lớn. Luật Công
chứng ra đời đã thể chế hóa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ta về cải cách hành
chính và cải cách tư pháp, phát triển đội ngũ công chứng viên đủ về số lượng, giỏi về chuyên

hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.
- Nghị định 88/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 19/10/2009 về cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, quyền sở hữu nhà ở và
tài sản khác găn liền với đất.
- Nghị định số 60/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 23/07/2009 quy định xử phạt vi
phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp [21].
- Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính và
Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng; Thông
tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/06/2011 Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên,
tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng; Quyết định số 01/2008/QĐBTP ngày 20/02/2008 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành một số mẫu giấy tờ dùng trong hoạt
động công chứng.
- Các văn bản pháp luật khác có liên quan như Bộ luật Dân sự 2005, Luật Đất đai 2003,
Luật Nhà ở 2005, Công văn số 3834/BTP-HCTP ngày 10/9/2007 về nghiệp vụ công chứng,
Công văn số 978/BTP-HCTP ngày 02/04/2009, Công văn số 3745/BTP-BTTP ngày 6/10/2009
hướng dẫn chuyển giao việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch sang tổ chức hành nghề công
chứng theo tinh thần Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành...
2.1.2. Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Xét về nội dung thì “thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng” có phạm vi rộng hơn
“thủ tục công chứng”, tuy nhiên nội dung và bản chất thủ tục hành chính trong lĩnh vực công
chứng được thể hiện tập trung ở thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật công chứng.
Bởi vì, như đã đề cập đến ở trên, thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng tức là trình tự,
thủ tục, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh

12


vực công chứng; do đó các quy định của pháp luật về thủ tục công chứng là thành tố chủ chốt
tạo nên thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng hiện nay.
Luật công chứng đã có những quy định về thủ tục công chứng theo hướng công khai hoá,

chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ
được thì có quyền từ chối công chứng.

13


Trong quá trình xem xét này, công chứng viên thông qua hoạt động của mình được thể
hiện dưới nhiều hình thức như bằng lời nói (ví dụ: giải thích về quyền, nghĩa vụ của các bên khi
giao kết hợp đồng), bằng văn bản (ví dụ: gửi các phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, xác minh,
giám định), bằng hành vi cụ thể (ví dụ: từ chối công chứng trong các trường hợp theo quy định
của pháp luật) và ở nhiều thời điểm khác nhau (từ khi các bên bày tỏ ý định giao kết hợp đồng
cho đến khi đặt bút ký vào hợp đồng và được kết thúc bằng một hợp đồng đã được công chứng)
qua đó giúp các bên thể hiện ý chí của mình đúng pháp luật và bảo đảm sự công bằng trong cam
kết của họ. [25]
Công chứng viên cũng có quyền từ chối chứng nhận nếu yêu cầu công chứng vi phạm
những điều cấm của pháp luật hoặc không phù hợp với đạo đức xã hội. Trong giai đoạn này,
công chứng viên có quyền yêu cầu đương sự xuất trình các giấy tờ liên quan đến nội dung yêu
cầu công chứng.
Ví dụ: Đối với công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền
với đất, sau khi xét thấy yêu cầu công chứng của đương sự phù hợp với quy định của pháp luật
về công chứng, phù hợp với thuần phong mỹ tục của xã hội, công chứng viên có thể yêu cầu
đương sự xuất trình các giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ yêu cầu công chứng như: giấy chứng
minh nhân dân, giấy chứng nhận kết hôn nếu là tài sản chung của vợ chồng, giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sử hữu nhà, các giấy tờ khác nếu có liên quan như
giấy chứng tử, giấy khai sinh..v.v.
- Lập văn bản công chứng:
Lập văn bản công chứng là kết quả của việc kiểm tra, xác minh năng lực pháp luật và năng
lực hành vi dân sự của các chủ thể tham gia các quan hệ pháp luật về công chứng, kiểm tra về
nguồn gốc, quyền sở hữu tài sản; hướng dẫn cho đương sự hiểu rõ về quyền và nghĩa vụ của
mình khi thực hiện yêu cầu công chứng. Theo quy định tại các Điều 35 và Điều 36 của Luật

chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân
sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã
hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ
ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ
chức hành nghề công chứng.
Ví dụ: sau khi lập văn bản công chứng cho yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng
quyền sử dụng đất ở trên, công chứng viên tiến hành ghi lời chứng của mình trên văn bản công
chứng và đóng dấu của Phòng hoặc Văn phòng công chứng nhằm tạo ra giá trị pháp lý cho văn
bản công chứng. Lời chứng của công chứng viên phải thỏa mãn quy định tại Điều 5 Luật công
chứng 2006.
- Lưu trữ hồ sơ công chứng:
Lưu trữ hồ sơ công chứng là một công đoạn trong hoạt động công chứng và đã được thể
chế hoá trong các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng. Một vai trò rất lớn của việc lưu
trữ hồ sơ công chứng đó là cấp bản sao theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo yêu
cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp
đồng, giao dịch. Pháp luật về công chứng quy định lưu trữ bản sao có tác dụng chống trường
hợp đương sự sử dụng bản sao được công chứng từ văn bằng, chứng chỉ giả hoặc đương sự
chỉnh sửa nội dung của bản sao sau khi công chứng để sử dụng trái pháp luật.
Điều 53 của Luật công chứng quy định về hồ sơ công chứng: “Hồ sơ công chứng bao gồm
phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy
tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan
15


khác. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ
công chứng”.
Điều 54 Luật công chứng quy định: “Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt
chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng”. Luật công chứng cũng quy định cụ
thể về thời hạn lưu trữ: “Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất
là hai mươi năm; các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít

16


công chứng còn được Luật công chứng quy định như: thời hạn công chứng; địa điểm công
chứng; chữ viết trong văn bản công chứng; việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng; ký,
điểm chỉ trong văn bản công chứng; sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng; công chứng
việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch; về thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao
dịch về bất động sản..v.v. Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản
thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản còn được áp
dụng theo thủ tục riêng tại Mục 2 Chương IV Luật công chứng. Các thủ tục này cũng tuân theo
thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch nhưng không trái với thủ tục riêng.
2.2. Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở Việt Nam hiện nay.
2.2.1. Những kết quả đạt được.
Sự ra đời của Luật công chứng 2006 tạo nên bước đột phá mới trong việc cải cách thủ tục
hành chính nói chung và trong lĩnh vực công chứng nói riêng của Việt Nam, thể hiện rõ tinh
thần, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước, chứng minh chủ
trương xã hội hóa hoạt động công chứng ở của Đảng và Nhà nước là đúng đắn, đáp ứng yêu
cầu, đòi hỏi của sự phát triển kinh tế - xã hội. Có thể nói những thành tựu của việc thực hiện
Luật công chứng 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành cũng là những thành tựu mà quá trình
cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay đạt được; có thể khái
quát một số thành tựu nổi bật như sau:
- Luật Công chứng đã tách biệt hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực:
Điểm mới căn bản so với các nghị định trước đây của Chính phủ thể hiện ở chỗ, Luật
Công chứng chỉ quy định các vấn đề về công chứng, không điều chỉnh các vấn đề về chứng
thực nữa. Các tổ chức hành nghề công chứng chỉ tập trung chứng nhận các hợp đồng, giao dịch
dân sự, kinh tế, thương mại mà không thực hiện các việc chứng thực như: sao y, chứng nhận
chữ ký,...Các việc này được chuyển giao về cho Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã
theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ. Có thể khẳng
định rằng đây là bước tiến lớn trong quá trình cải cách thủ tục hành chính ở nước ta. Công
chứng là hoạt động mang tính chất dịch vụ công. Đối tượng của hoạt động công chứng là các

Phòng công chứng Nhà nước. Bên cạnh đó, các tổ chức công chứng cũng buộc phải thay đổi
cung cách phục vụ để có được khách hàng và những phần việc cụ thể. Vì vậy, việc đầu tư cho
cơ sở vật chất được chú trọng, chất lượng dịch vụ cũng được nâng lên, cung cách phục vụ linh
hoạt, thuận tiện, nhanh chóng hơn.
Tính đến thời điểm cuối tháng 11/2012, toàn bộ 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương đều đã thành lập Phòng công chứng, 59/63 tỉnh, thành phố có Văn phòng công chứng (các
tỉnh còn lại là Bắc Cạn, Lai Châu, Tuyên Quang), nâng tổng số tổ chức hành nghề công chứng
trong cả nước lên con số 628, gồm 138 Phòng công chứng và 490 Văn phòng công chứng. Lai
Châu là địa phương có số tổ chức hành nghề công chứng ít nhất (01 Phòng công chứng), một số
địa phương khác mặc dù hoạt động công chứng chưa thực sự phát triển song cũng có từ 3 đến 5
tổ chức hành nghề công chứng, như Bắc Cạn, Bến Tre, Hà Giang, Quảng Bình...Hà Nội là địa
phương dẫn đầu trong cả nước với 96 tổ chức hành nghề công chứng và số lượng tổ chức hành
nghề công chứng trên địa bàn TP Hà Nội tăng mạnh qua các năm, cụ thể, năm 2007 mới có 9 tổ
chức hành nghề công chứng nhưng đến năm 2012 đã lên 96 tổ chức. Tiếp theo đó là thành phố
Hồ Chí Minh, Thanh Hoá, Đồng Nai, Hải Phòng...Số lượng công chứng viên cũng tăng lên rất

18


nhanh và đã đạt con số 1133 công chứng viên được bổ nhiệm tính đến hết tháng 10/2012 với
gần 2/3 số công chứng viên đang hành nghề trong các Văn phòng công chứng. [41]
Không chỉ tăng lên về số lượng, chất lượng đội ngũ công chứng viên cũng có những tiến
bộ đáng kể, quy mô và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng cũng được
nâng cao rõ rệt. Do đó, việc Nhà nước cho phép Văn phòng công chứng thành lập và hoạt động
song song với Phòng công chứng đã mang lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao sự an toàn pháp lý cho
các giao dịch, hợp đồng. Góp phần phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các quan hệ giao
dịch dân sự, kinh tế, thương mại...Khi các giao dịch, hợp đồng được thực hiện tại các tổ chức
hành nghề công chứng có tính chuyên môn, chuyên nghiệp không chỉ là một thủ tục hành chính
mà còn đảm bảo tính chính xác, đúng luật, hồ sơ văn bản công chứng được lưu giữ đầy đủ, lâu
dài và có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi ro, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp

công chứng là 604.514, với mức doanh thu là 208.210.754.581 đồng. Đến năm 2011 Toàn
Thành phố hiện có 7 phòng công chứng và 33 Văn phòng công chứng. Trong năm 2011, số
lượng hợp đồng giao dịch có công chứng là hơn 400.000. Riêng sáu tháng đầu năm 2012, số
lượng hợp đồng được công chứng là hơn 210.000 [43]. Năm 2012, ngày 6/10 diễn ra hội nghị
tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng trên địa bàn Thành phố do Bộ tư pháp và UBND
Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức; tại hội nghị, Sở tư pháp Thành phố cho biết hiện nay Thành
phố có 36 (7 phòng công chứng và 29 văn phòng công chứng) tổ chức hành nghề công chứng,
các đơn vị này đã công chứng được 1.816.127 việc, nộp ngân sách Nhà nước gần 397 tỷ đồng.
[44]
- Giải quyết được tình trạng quá tải tại các Phòng công chứng:
Năm 2007, trước khi Luật công chứng có hiệu lực, cả nước có chưa đầy 140 Phòng công
chứng, với khoảng 400 công chứng viên và hoạt động công chứng luôn trong tình trạng quá tải
gây bức xúc cho người dân, cũng như chưa tạo được điều kiện thuận lợi nhất cho các bên khi
cần công chứng như: phải mất nhiều thời gian, điều kiện đi lại. Các giao dịch về dân sự, kinh tế,
thương mại diễn ra liên tục, thường xuyên và nhu cầu công chứng trong giao dịch ngày càng
lớn. Số lượng các Văn phòng công chứng ngày càng tăng lên, cùng với các Phòng công chứng
Nhà nước đã đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của nhân dân, giảm
tải được khối lượng công việc lớn cho các Phòng công chứng. Tại các Phòng công chứng không
còn tình trạng người dân phải ngồi hàng giờ chờ đợi, nạn “cò” công chứng cũng không xuất
hiện nhiều như trước đây. Áp lực cạnh tranh buộc các Phòng công chứng phải nâng cao trách
nhiệm, hiệu quả phục vụ; mặt khác, người dân cũng có cái nhìn thiện cảm hơn về tác phong
cũng như thái độ làm việc của các Công chứng viên.
Khi tình trạng quá tải không còn ở các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời với quy
định của pháp luật hiện hành: các Văn phòng chông chứng là các đơn vị có thu, hoạt động của
các Văn phòng công chứng tự điều chỉnh trên cơ sở quy định của pháp luật; do đó thu nhập của
Công chứng viên trong các Văn phòng công chứng còn phụ thuộc vào số lượng và chất lượng
các hợp đồng, giao dịch công chứng. Các Công chứng viên phải làm việc tận tình, chu đáo hơn
bởi thu nhập của họ phụ thuộc vào khách hàng; thúc đẩy Công chứng viên phải thực sự quan
tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình và nâng cao chất lượng phục
vụ khách hàng.

dùng chung, là nơi các tổ chức Công chứng chia sẻ thông tin nhằm hạn chế rủi ro cho Công
chứng viên, ngăn chặn các giao dịch giả, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động
Công chứng. Thêm vào đó, phần mềm cũng thiết lập được kênh thông tin liên lạc giữa Sở Tư
pháp với các tổ chức hành nghề Công chứng, tăng cường sự quản lý giữa Nhà nước đối với hoạt
động Công chứng...[46] Đây là một minh chứng cho thành tựu đạt được trong việc triển khai áp
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, góp phần cải cách thủ tục hành chính
trong lĩnh vực công chứng ở nước ta thời gian qua.
- Đơn giản hóa, bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng một số hợp đồng về nhà ở và
quyền sử dụng đất:

21


Như đã đề cập, hiện nay, cải cách thủ tục hành chính đã, đang là một trong những mục
tiêu trọng tâm của Đảng và Nhà nước ta. Về bản chất, cải cách thủ tục hành chính không có gì
khác ngoài việc đơn giản hoá, minh bạch hoá, công khai hoá các thủ tục hành chính cũng như
rút ngắn thời gian, chi phí thực hiện chúng. Xuất phát từ mục tiêu đó, ngày 10/12/2010, Chính
phủ ban hành Nghị quyết số 52/NQ-CP về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi
chức năng quản lý của Bộ tư pháp, theo đó Chính phủ đã thông qua các phương án đơn giản hóa
thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp. Trong đó, Bộ tư pháp đã
trình phương án đơn giản hóa, bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng một hợp đồng về nhà ở và
quyền sử dụng đất; đó là các loại hợp đồng: hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông
nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng
đất và tài sản gắn liền với đất; hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng mua bán nhà ở;
hợp đồng đổi nhà ở; hợp đồng cho mượn, cho ở nhờ nhà ở; hợp đồng thuê nhà ở; hợp đồng tặng
cho nhà ở; hợp đồng thế chấp nhà ở; hợp đồng góp vốn bằng nhà ở.
Sau hơn một năm tranh luận, tham vấn trên các diễn đàn, hội thảo, báo chí về phương án
đơn giản hóa, bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng hợp đồng về nhà ở và quyền sử dụng đất,
ngày 28/2/2012, Văn phòng Chính phủ đã ra Thông báo số 63/TB-VPCP “Kết luận của Thủ
tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng về lộ trình thực thi phương án đơn giản hóa bãi bỏ yêu cầu

Những vấn đề tồn tại.

2.2.2.1. Sự phát triển quá “nóng” với hàng loạt văn phòng được thành lập và biểu hiện
cạnh tranh không lành mạnh giữa các Văn phòng công chứng.
Như đã nêu ở trên, sự ra đời của các văn phòng công chứng theo Luật Công chứng 2006
đã đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự. Tác phong
phục vụ, lề lối làm việc cũng tốt hơn, bớt đi tình trạng cửa quyền, gây khó khăn của các phòng
công chứng trước kia. Nhưng bên cạch những tích cực cũng còn rất nhiều bất cập, lỗ hổng trong
hoạt động công chứng. Tính đến nay cả nước đã có hàng trăm tổ chức được cấp giấy phép hoạt
động và có hàng nghìn công chứng viên hành nghề trong lĩnh vực này. Sau hơn 5 năm triển khai
thí điểm xã hội hóa công chứng, không phải đến bây giờ lỗ hổng trong vận hành và quản lý hoạt
động của công chứng tư mới bộc lộ. Chính ngay từ khi Luật Công chứng có hiệu lực thi hành
(ngày 1-7-2007), việc phát triển quá “nóng” với hàng loạt văn phòng được thành lập đã khiến
cho các nhà quản lý giật mình, thậm chí có nơi phải tạm ngừng cấp phép. Tăng mạnh về số
lượng với một loại hình mới nhưng thiếu sự điều chỉnh kịp thời từ phía các cơ quan quản lý Nhà
nước nên hoạt động của nhiều văn phòng công chứng bộc lộ khá nhiều bất cập.
Biểu hiện cạnh tranh là điều dễ nhận thấy ở các văn phòng công chứng. Nhưng cũng chính
vì cạnh tranh không lành mạnh mà nhiều bất ổn phát sinh. Như chuyện thu phí dịch vụ theo
thỏa thuận, vì cạnh tranh nên có chỗ cao ngất ngưởng, chỗ khác lại thấp đến bất ngờ, làm méo
mó sự thống nhất và minh bạch cần phải có của hoạt động này. Chất lượng công chứng thấp do
trình độ thẩm định, nghiệp vụ của một số công chứng viên yếu kém và không đồng đều.
Có thể thấy, thời điểm khi các phòng công chứng Nhà nước độc quyền hoạt động, hiếm
khi cơ quan chức năng phát hiện được sai phạm. Nhưng khi Văn phòng công chứng tư được cấp
phép hoạt động thì ngày càng có nhiều điều tiếng liên quan đến công tác thẩm định giấy tờ của
đội ngũ này. Nhất là khi yếu tố cạnh tranh, thu hút khách được nhiều Văn phòng công chứng
đưa lên hàng đầu. Do đó hoạt động công chứng phổ biến việc chạy đua theo số lượng, lợi
nhuận, còn chất lượng, yếu tố an toàn pháp lý thì bị xem nhẹ. Do dễ dãi để hút khách, không
thẩm định kỹ những nội dung văn bản, hợp đồng..., một số Văn phòng công chứng đã cẩu thả
khi tiếp nhận công chứng nên không tránh khỏi những hậu quả xấu. Thiệt thòi cuối cùng vẫn là


Điều 35, Điều 36 Luật Công chứng quy định về hồ sơ yêu cầu công chứng. Theo đó khi
làm thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đương sự phải xuất trình trong hồ sơ các loại giấy
tờ tài liệu thật, hợp pháp. Ngoài điều kiện là thật, hợp pháp thì trong hồ sơ công chứng các loại
giấy tờ nào được coi là cần phải có trong một hồ sơ công chứng được các công chứng viên áp
dụng trên thực tế rất khác nhau.
+ Về giấy tờ tùy thân: theo quy định tại điểm c, Khoản 1 Điều 35 Luật Công chứng thì bộ
hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao giấy tờ tùy thân. Với quy định này, trên thực tế có
nhiều cách hiểu khác nhau dẫn đến cách áp dụng khác nhau giữa các tổ chức hành nghề công
24


chứng, đó là trường hợp giấy tờ tùy thân là chứng minh thư nhân dân [9]. Trường hợp chứng
minh thư của một trong các bên tham gia hợp đồng đã hết hạn sử dụng, hầu hết các Văn phòng Phòng Công chứng vẫn tiếp nhận hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, có Văn phòng - Phòng Công
chứng yêu cầu người có chứng minh thư hết hạn phải viết bản cam kết làm lại chứng minh thư;
có Văn phòng - Phòng Công chứng yêu cầu người có chứng minh thư hết hạn phải điểm chỉ vào
hợp đồng.
Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng bị mất chứng minh thư nhân dân, có công
chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng phải đi làm lại chứng minh thư nhân dân, nhưng
có công chứng viên đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng làm đơn xin cấp lại chứng minh
thư có ảnh đóng dấu giáp lai của công an phường nơi người đó cư trú và lấy loại giấy này thay
thế cho chứng minh thư nhân dân làm giấy tờ tùy thân trong hồ sơ yêu cầu công chứng. [30]
+ Về giấy tờ liên quan: Loại giấy tờ tiếp theo được yêu cầu phải có trong hồ sơ yêu cầu
công chứng là: “Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy
định phải có” (điểm d Khoản 1 Điều 35). Ví dụ như để xác định căn nhà - đối tượng của hợp
đồng mua bán nhà - là tài sản riêng hay tài sản chung vợ chồng của người yêu cầu công chứng,
công chứng viên thường yêu cầu trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có Giấy đăng ký kết hôn
hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người yêu cầu công chứng. Tuy nhiên, đây là một
quy định mở nên việc hiểu và áp dụng quy định này trên thực tế là khá khác nhau giữa các công
chứng viên.
Trên thực tế giấy tờ được công chứng viên chấp nhận trong hồ sơ yêu cầu công chứng với