CHƯƠNG 2: CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH
VỰC CÔNG CHỨNG Ở VIỆT NAM HIỆN NAY DƯỚI GÓC ĐỘ PHÁP
LUẬT VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ THỰC TIỄN.
2.1. Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng theo pháp luật hiện
hành.
2.1.1. Quy định pháp luật điều chỉnh liên quan đến thủ tục hành chính
trong lĩnh vực công chứng hiện nay.
Hiện nay, hoạt động công chứng được điều chỉnh bởi các văn bản sau:
- Luật Công chứng 2006 do Quốc hội ban hành ngày 29/11/2006.
- Nghị định 04/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 7/01/2013 quy
định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.
- Nghị định 88/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 19/10/2009 về cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với
đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác găn liền với đất.
- Nghị định số 60/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 23/07/2009 quy định
xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp [21].
- Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Bộ
Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử
dụng phí công chứng; Thông tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/06/2011 Hướng dẫn
thực hiện một số nội dung về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng,
quản lý nhà nước về công chứng; Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày
20/02/2008 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành một số mẫu giấy tờ dùng trong
hoạt động công chứng.
- Các văn bản pháp luật khác có liên quan như Bộ luật Dân sự 2005, Luật
Đất đai 2003, Luật Nhà ở 2005, Công văn số 3834/BTP-HCTP ngày 10/9/2007 về
nghiệp vụ công chứng, Công văn số 978/BTP-HCTP ngày 02/04/2009, Công văn
số 3745/BTP-BTTP ngày 6/10/2009 hướng dẫn chuyển giao việc chứng nhận hợp
đồng, giao dịch sang tổ chức hành nghề công chứng theo tinh thần Luật công
chứng và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành...



chính để đối chiếu. [4]


Hiện nay, theo quy định của pháp luật về công chứng thì hầu hết các tổ chức
hành nghề công chứng đều áp dụng một thủ tục chung để thực hiện tất cả các việc
công chứng, gồm 5 bước được tiến hành theo trình tự sau:
- Tiếp nhận yêu cầu của đương sự hoặc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng:
Đây là công việc trước tiên, người có thẩm quyền công chứng phải xem xét
yêu cầu của đương sự xem có phù hợp với các quy định của pháp luật về công
chứng, có phù hợp với đạo đức và thuần phong mỹ tục của xã hội hay không.
Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công
chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của
pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng
trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao
dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự
của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao
dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm
rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành
xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ
chối công chứng.
Trong quá trình xem xét này, công chứng viên thông qua hoạt động của mình
được thể hiện dưới nhiều hình thức như bằng lời nói (ví dụ: giải thích về quyền,
nghĩa vụ của các bên khi giao kết hợp đồng), bằng văn bản (ví dụ: gửi các phiếu
yêu cầu cung cấp thông tin, xác minh, giám định), bằng hành vi cụ thể (ví dụ: từ
chối công chứng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật) và ở nhiều
thời điểm khác nhau (từ khi các bên bày tỏ ý định giao kết hợp đồng cho đến khi
đặt bút ký vào hợp đồng và được kết thúc bằng một hợp đồng đã được công
chứng) qua đó giúp các bên thể hiện ý chí của mình đúng pháp luật và bảo đảm sự
công bằng trong cam kết của họ. [25]
Công chứng viên cũng có quyền từ chối chứng nhận nếu yêu cầu công chứng

hành ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên thì công chứng
viên tiến hành lập văn bản công chứng cho yêu cầu công chứng này.
- Lời chứng của công chứng viên:
Đây là nội dung không thể thiếu của văn bản công chứng. Hay nói cách khác,
lời chứng của công chứng viên là một bộ phận cấu thành của văn
bản công chứng. Sau khi đã hoàn tất về mọi thủ tục, công chứng viên kiểm tra


lại nội dung văn bản lần cuối cùng, người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo
hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng
nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự
thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công
chứng viên ghi lời chứng; ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. ký văn bản
công chứng bao gồm cả chữ ký của đương sự và những người có liên quan ký tên
hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên và ngược lại, công chứng viên ký tên
trước mặt các đương sự và những người có liên quan. Văn bản công chứng chỉ có
giá trị khi những người ký tên trong văn bản công chứng hoàn toàn bảo đảm đầy
đủ về năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự và hoàn toàn tự nguyện, không
bị chi phối bởi bất kỳ một yếu tố chủ quan hay bên ngoài nào khác.
Theo quy định tại Điều 5 của Luật công chứng thì lời chứng
của công chứng viên phải ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng,
họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;
chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự
nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp
đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã
hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong
hợp đồng, giao dịch là đúng chữ ký của người tham gia hợp đồng,
giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ
chức hành nghề công chứng.
Ví dụ: sau khi lập văn bản công chứng cho yêu cầu công chứng hợp đồng

chứng là Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, vấn đề đặt ra là hồ sơ công
chứng đang được lưu trữ tại Phòng công chứng, Văn phòng công chứng sẽ được
giải quyết như thế nào nếu tổ chức này giải thể hay chấm dứt hoạt động. Để đảm
bảo công tác lưu trữ được thực hiện đúng quy định của Luật công chứng, khoản 4
Điều 54 của Luật công chứng đã quy định rõ về vấn đề này: “Trong trường hợp
Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một
Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định.
Trong trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công
chứng đó phải thoả thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận
hồ sơ công chứng; nếu không thỏa thuận được thì báo cáo Sở Tư pháp chỉ định
một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công chứng khác tiếp nhận hồ sơ


công chứng”. Như vậy, có thể nói rằng, hiện nay pháp luật quy định khá đầy đủ để
điều chỉnh vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng.
- Cấp bản sao công chứng:
Đây là thủ tục do công chứng viên thực hiện việc cấp bản sao cho đương sự
bản sao của văn bản, hợp đồng do chính công chứng viên đã lưu trữ. Việc cấp bản
sao văn bản công chứng được thực hiện trong trường hợp: cơ quan có thẩm quyền
yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám
sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi hành án liên quan đến việc đã
công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao
văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn
bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công
chứng nơi đang lưu trữ hồ sơ công chứng; theo yêu cầu của các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch và người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã
được công chứng; việc cấp bản sao văn bản công chứng do tổ chức hành nghề
công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công chứng đó thực hiện. [4]
Trên đây là những nguyên tắc, thủ tục cơ bản được áp dụng đối với mọi hợp
đồng, giao dịch trong hoạt động công chứng. Ngoài ra các vấn đề liên quan đến

hiện các việc chứng thực như: sao y, chứng nhận chữ ký,...Các việc này được
chuyển giao về cho Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã theo quy định tại
Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ. Có thể khẳng định
rằng đây là bước tiến lớn trong quá trình cải cách thủ tục hành chính ở nước ta.
Công chứng là hoạt động mang tính chất dịch vụ công. Đối tượng của hoạt động
công chứng là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại...Hoạt động
công chứng bao gồm một loạt các thủ tục rất phức tạp kể từ khi Công chứng viên
tiếp nhận ý chí của các bên giao kết hợp đồng như: xác định tư cách chủ thể của
các bên, kiểm tra năng lực hành vi dân sự của chủ thể, tính tự nguyện của các bên
trong giao kết hợp đồng, xác định nguồn gốc hợp pháp của đối tượng hợp đồng,
kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng. Những tình tiết này là hết sức quan trọng,
bảo đảm cho hợp đồng không bị vô hiệu và có ý nghĩa chứng cứ nếu sau này xảy
ra tranh chấp giữa các bên cũng như với bên thứ ba. Trong khi đó, hoạt động
chứng thực mang tính chất hành chính của các cơ quan hành chính công quyền.


Do đó, việc tách biệt công chứng và chứng thực đã đưa chúng đi về đúng bản chất
của mỗi hoạt động.
Việc tách biệt công chứng và chứng thực có ý nghĩa rất lớn về mặt lý luận
và thực tiễn, vừa đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, vừa là điều kiện để chuyển
tổ chức công chứng sang chế độ dịch vụ công và thúc đẩy xã hội hoá hoạt động
công chứng. Việc chuyển giao thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ
ký, hồ sơ lý lịch cho UBND cấp xã giúp cho người dân không phải đi lại nhiều khi
phát sinh yêu cầu cần chứng nhận bản sao, bản dịch và chữ ký của mình; giảm sức
ép rất lớn cho các phòng công chứng vì trước đây, việc chứng nhận bản sao từ bản
chính luôn chiếm đến hơn 80% số công việc của các phòng công chứng. [40]
- Mở rộng mô hình tổ chức hành nghề công chứng:
Nếu như trước đây, chúng ta chỉ có một hình thức tổ chức hành nghề công
chứng duy nhất là Phòng Công chứng Nhà nước thì nay, theo Luật Công chứng, có
hai hình thức tổ chức hành nghề công chứng song hành hoạt động dưới sự quản lý,

Không chỉ tăng lên về số lượng, chất lượng đội ngũ công chứng viên cũng
có những tiến bộ đáng kể, quy mô và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành
nghề công chứng cũng được nâng cao rõ rệt. Do đó, việc Nhà nước cho phép Văn
phòng công chứng thành lập và hoạt động song song với Phòng công chứng đã
mang lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao sự an toàn pháp lý cho các giao dịch, hợp đồng.
Góp phần phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các quan hệ giao dịch dân sự,
kinh tế, thương mại...Khi các giao dịch, hợp đồng được thực hiện tại các tổ chức
hành nghề công chứng có tính chuyên môn, chuyên nghiệp không chỉ là một thủ
tục hành chính mà còn đảm bảo tính chính xác, đúng luật, hồ sơ văn bản công
chứng được lưu giữ đầy đủ, lâu dài và có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi
ro, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên khi tham gia hợp
đồng, giao dịch, giúp ổn định cho sự phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh. Bên cạnh
đó thông qua hoạt động tiếp người yêu cầu công chứng, các tổ chức hành nghề
công chứng đã tích cực tuyên truyền, tư vấn cho cá nhân, tổ chức những quy định
của pháp luật, nâng cao nhận thức và ý thức tuân thủ pháp luật cho người dân.
- Đáp ứng được nhu cầu của người dân trong điều kiện các giao lưu dân
sự, thương mại phát triển như hiện nay:


Sự tăng về số lượng và chất lượng các tổ chức hành nghề công chứng giúp
cho người dân có nhiều thuận lợi, nhiều lựa chọn hơn khi có yêu cầu công chứng.
Các tổ chức hành nghề công chứng đã công chứng được khối lượng hợp đồng,
giao dịch lớn, phục vụ nhu cầu của tổ chức và cá nhân, đóng góp tích cực vào sự
phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Theo thống kê của Bộ tư pháp, năm 2008 tổng số việc công chứng là
395.983, đến năm 2010 thì con số này tăng lên 1.446.145. Tổng số phí thu được từ
hoạt động công chứng do đó cũng tăng lên, năm 2008: 85.519.023.000 đồng, đến
năm 2010 là 578.869.409.000 đồng [57]. Cho đến cuối năm 2012, sau 5 năm thi
hành Luật Công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng trên cả nước đã công
chứng được trên 6.900.000 việc, nộp ngân sách Nhà nước trên 977 nghìn tỷ đồng

tục, thường xuyên và nhu cầu công chứng trong giao dịch ngày càng lớn. Số lượng
các Văn phòng công chứng ngày càng tăng lên, cùng với các Phòng công chứng
Nhà nước đã đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của
nhân dân, giảm tải được khối lượng công việc lớn cho các Phòng công chứng. Tại
các Phòng công chứng không còn tình trạng người dân phải ngồi hàng giờ chờ đợi,
nạn “cò” công chứng cũng không xuất hiện nhiều như trước đây. Áp lực cạnh
tranh buộc các Phòng công chứng phải nâng cao trách nhiệm, hiệu quả phục vụ;
mặt khác, người dân cũng có cái nhìn thiện cảm hơn về tác phong cũng như thái
độ làm việc của các Công chứng viên.
Khi tình trạng quá tải không còn ở các tổ chức hành nghề công chứng, đồng
thời với quy định của pháp luật hiện hành: các Văn phòng chông chứng là các đơn
vị có thu, hoạt động của các Văn phòng công chứng tự điều chỉnh trên cơ sở quy
định của pháp luật; do đó thu nhập của Công chứng viên trong các Văn phòng
công chứng còn phụ thuộc vào số lượng và chất lượng các hợp đồng, giao dịch
công chứng. Các Công chứng viên phải làm việc tận tình, chu đáo hơn bởi thu
nhập của họ phụ thuộc vào khách hàng; thúc đẩy Công chứng viên phải thực sự
quan tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình và nâng cao
chất lượng phục vụ khách hàng.
- Thời hạn công chứng được rút ngắn, thủ tục công chứng được thực hiện
đơn giản hóa hơn trước:
Nếu thời gian công chứng hợp đồng đối với trường hợp phức tạp theo quy
định của Nghị định 75/2000/NĐ-CP tối đa là 30 ngày thì nay theo quy định tại


Khoản 2 Điều 38 Luật Công chứng 2006: “Thời hạn công chứng không quá hai
ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng phức tạp thì thời
hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 30 ngày làm việc”. Như vậy,
đối với các giao dịch phức tạp thời gian công chứng đã được rút ngắn trước 20
ngày, tạo điều kiện tiết kiệm thời gian cho người dân.
- Các tổ chức hành nghề công chứng đã triển khai áp dụng công nghệ thông

- Đơn giản hóa, bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng một số hợp đồng về
nhà ở và quyền sử dụng đất:
Như đã đề cập, hiện nay, cải cách thủ tục hành chính đã, đang là một trong
những mục tiêu trọng tâm của Đảng và Nhà nước ta. Về bản chất, cải cách thủ tục
hành chính không có gì khác ngoài việc đơn giản hoá, minh bạch hoá, công khai
hoá các thủ tục hành chính cũng như rút ngắn thời gian, chi phí thực hiện chúng.
Xuất phát từ mục tiêu đó, ngày 10/12/2010, Chính phủ ban hành Nghị quyết số
52/NQ-CP về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản
lý của Bộ tư pháp, theo đó Chính phủ đã thông qua các phương án đơn giản hóa
thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp. Trong đó,
Bộ tư pháp đã trình phương án đơn giản hóa, bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng
một hợp đồng về nhà ở và quyền sử dụng đất; đó là các loại hợp đồng: hợp đồng
chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử
dụng đất; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất;
hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng mua bán nhà ở; hợp đồng đổi nhà
ở; hợp đồng cho mượn, cho ở nhờ nhà ở; hợp đồng thuê nhà ở; hợp đồng tặng cho
nhà ở; hợp đồng thế chấp nhà ở; hợp đồng góp vốn bằng nhà ở.
Sau hơn một năm tranh luận, tham vấn trên các diễn đàn, hội thảo, báo chí
về phương án đơn giản hóa, bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng hợp đồng về nhà
ở và quyền sử dụng đất, ngày 28/2/2012, Văn phòng Chính phủ đã ra Thông báo
số 63/TB-VPCP “Kết luận của Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng về lộ trình
thực thi phương án đơn giản hóa bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng hợp đồng về
nhà ở và quyền sử dụng đất”. Theo đó, Chính phủ đã quyết định:
1. Tiếp tục thực thi phương án bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng đối với
các hợp đồng: cho thuê quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền


với đất; chuyển đổi quyền sử dụng đất nông nghiệp; cho mượn, cho ở nhờ nhà ở;
cho thuê nhà ở; ủy quyền quản lý nhà ở.
2. Chưa thực thi phương án bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng đối với các



cửa quyền, gây khó khăn của các phòng công chứng trước kia. Nhưng bên cạch
những tích cực cũng còn rất nhiều bất cập, lỗ hổng trong hoạt động công chứng.
Tính đến nay cả nước đã có hàng trăm tổ chức được cấp giấy phép hoạt động và có
hàng nghìn công chứng viên hành nghề trong lĩnh vực này. Sau hơn 5 năm triển
khai thí điểm xã hội hóa công chứng, không phải đến bây giờ lỗ hổng trong vận
hành và quản lý hoạt động của công chứng tư mới bộc lộ. Chính ngay từ khi Luật
Công chứng có hiệu lực thi hành (ngày 1-7-2007), việc phát triển quá “nóng” với
hàng loạt văn phòng được thành lập đã khiến cho các nhà quản lý giật mình, thậm
chí có nơi phải tạm ngừng cấp phép. Tăng mạnh về số lượng với một loại hình
mới nhưng thiếu sự điều chỉnh kịp thời từ phía các cơ quan quản lý Nhà nước nên
hoạt động của nhiều văn phòng công chứng bộc lộ khá nhiều bất cập.
Biểu hiện cạnh tranh là điều dễ nhận thấy ở các văn phòng công chứng.
Nhưng cũng chính vì cạnh tranh không lành mạnh mà nhiều bất ổn phát sinh. Như
chuyện thu phí dịch vụ theo thỏa thuận, vì cạnh tranh nên có chỗ cao ngất ngưởng,
chỗ khác lại thấp đến bất ngờ, làm méo mó sự thống nhất và minh bạch cần phải
có của hoạt động này. Chất lượng công chứng thấp do trình độ thẩm định, nghiệp
vụ của một số công chứng viên yếu kém và không đồng đều.
Có thể thấy, thời điểm khi các phòng công chứng Nhà nước độc quyền hoạt
động, hiếm khi cơ quan chức năng phát hiện được sai phạm. Nhưng khi Văn
phòng công chứng tư được cấp phép hoạt động thì ngày càng có nhiều điều tiếng
liên quan đến công tác thẩm định giấy tờ của đội ngũ này. Nhất là khi yếu tố cạnh
tranh, thu hút khách được nhiều Văn phòng công chứng đưa lên hàng đầu. Do đó
hoạt động công chứng phổ biến việc chạy đua theo số lượng, lợi nhuận, còn chất
lượng, yếu tố an toàn pháp lý thì bị xem nhẹ. Do dễ dãi để hút khách, không thẩm
định kỹ những nội dung văn bản, hợp đồng..., một số Văn phòng công chứng đã
cẩu thả khi tiếp nhận công chứng nên không tránh khỏi những hậu quả xấu. Thiệt
thòi cuối cùng vẫn là người dân, doanh nghiệp phải chịu, có hiện tượng hồ sơ bị từ
chối ở văn phòng này lại được chấp nhận ở văn phòng khác, hoặc bản công chứng

- Về giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:
Điều 35, Điều 36 Luật Công chứng quy định về hồ sơ yêu cầu công chứng.
Theo đó khi làm thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đương sự phải xuất trình
trong hồ sơ các loại giấy tờ tài liệu thật, hợp pháp. Ngoài điều kiện là thật, hợp
pháp thì trong hồ sơ công chứng các loại giấy tờ nào được coi là cần phải có trong


một hồ sơ công chứng được các công chứng viên áp dụng trên thực tế rất khác
nhau.
+ Về giấy tờ tùy thân: theo quy định tại điểm c, Khoản 1 Điều 35 Luật Công
chứng thì bộ hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao giấy tờ tùy thân. Với quy
định này, trên thực tế có nhiều cách hiểu khác nhau dẫn đến cách áp dụng khác
nhau giữa các tổ chức hành nghề công chứng, đó là trường hợp giấy tờ tùy thân là
chứng minh thư nhân dân [9]. Trường hợp chứng minh thư của một trong các bên
tham gia hợp đồng đã hết hạn sử dụng, hầu hết các Văn phòng - Phòng Công
chứng vẫn tiếp nhận hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, có Văn phòng - Phòng Công
chứng yêu cầu người có chứng minh thư hết hạn phải viết bản cam kết làm lại
chứng minh thư; có Văn phòng - Phòng Công chứng yêu cầu người có chứng minh
thư hết hạn phải điểm chỉ vào hợp đồng.
Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng bị mất chứng minh thư nhân
dân, có công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng phải đi làm lại chứng
minh thư nhân dân, nhưng có công chứng viên đã hướng dẫn người yêu cầu công
chứng làm đơn xin cấp lại chứng minh thư có ảnh đóng dấu giáp lai của công an
phường nơi người đó cư trú và lấy loại giấy này thay thế cho chứng minh thư nhân
dân làm giấy tờ tùy thân trong hồ sơ yêu cầu công chứng. [30]
+ Về giấy tờ liên quan: Loại giấy tờ tiếp theo được yêu cầu phải có trong hồ
sơ yêu cầu công chứng là: “Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao
dịch mà pháp luật quy định phải có” (điểm d Khoản 1 Điều 35). Ví dụ như để xác
định căn nhà - đối tượng của hợp đồng mua bán nhà - là tài sản riêng hay tài sản
chung vợ chồng của người yêu cầu công chứng, công chứng viên thường yêu cầu

chứng, có Văn phòng - Phòng Công chứng vẫn tiếp nhận hồ sơ công chứng để xác
minh, thẩm định và xem xét công chứng hợp đồng giao dịch.[50]
- Về trình tự các bước công chứng:
Khoản 3 Điều 35 quy định việc thụ lý “ghi vào sổ công chứng” ngay sau
bước tiếp nhận hồ sơ là chưa phù hợp. Thực tế việc ghi vào sổ công chứng chỉ
được thực hiện sau bước đóng dấu công chứng (hoàn thành việc công chứng), vì
rất nhiều trường hợp khách hàng nộp hồ sơ yêu cầu công chứng, hẹn ngày đến ký
nhưng lại thay đổi ý định giao kết, do vậy để tránh việc tẩy xóa sổ công chứng,
việc ghi vào sổ công chứng thực tế chỉ được thực hiện sau khi đã hoàn tất việc
công chứng. [51]
- Về việc ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng:


+ Theo quy định tại Khoản 6 Điều 35, Khoản 3 Điều 36 Luật công chứng
thì “...Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự
thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch...”. Tuy
nhiên có một số Văn phòng - Phòng Công chứng, công chứng viên không ký vào
từng trang của hợp đồng, giấy tờ công chứng mà chỉ ký ở trang lời chứng còn ở
từng trang đã có chữ ký nháy của chuyên viên nghiệp vụ hoặc thư ký công chứng
viên. Điều này là trái với quy định của pháp luật.
+ Quy định tại Điều 41 Luật Công chứng cũng đã dự liệu trường hợp người
không biết ký thì có thể điểm chỉ và khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng,
người làm chứng sử dụng ngón trỏ phải; nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ
phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái; trường hợp không thể điểm chỉ bằng hai ngón
trỏ đó thì điểm chỉ bằng ngón khác và phải ghi rõ việc điểm chỉ đó bằng ngón nào,
của bàn tay nào. Nhưng Luật lại chưa dự liệu trường hợp người bị cụt hai tay hoặc
lý do nào đó mà không còn một ngón tay nào để tiến hành điểm chỉ hay ký. Do đó
thực tiễn xảy ra trường hợp này thì nên giải quyết như thế nào? Trường hợp này
cần có văn bản hướng dẫn theo tinh thần tại Điều 658 của Bộ luật dân sự 2005:
“Trường hợp người lập di chúc không đọc được hoặc không nghe được bản di

quyền theo mong muốn của bên ủy quyền, xâm phạm đến quyền lợi của bên ủy
quyền, nhưng người được ủy quyền lại không đồng ý hủy bỏ hợp đồng ủy quyền
thì nên giải quyết như thế nào? Vấn đề này chúng ta thấy Luật Công chứng lại
mâu thuẫn với quy định của Bộ luật Dân sự 2005, khi theo Điều 588 Bộ luật người
ủy quyền hoàn toàn có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền bất cứ lúc
nào, chỉ với một điều kiện duy nhất là báo trước cho bên được ủy quyền một thời
gian hợp lý (đối với ủy quyền có thù lao thì bên ủy quyền ngoài việc thông báo
còn phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được
ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại). Do có sự mâu thuẫn này nên thực
tiễn áp dụng gặp vướng mắc, cần phải có sự hướng dẫn thống nhất trong vấn đề
này.
- Về lưu trữ hồ sơ công chứng: Khoản 2, Điều 54 quy định: “Bản chính văn
bản công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là hai mươi năm; các
giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất là
năm năm”. Quy định trên còn chưa phù hợp với thực tiễn, vì hồ sơ lưu trữ có một
vai trò đặc biệt quan trọng trong việc phục vụ điều tra, xác minh nếu việc công
chứng xảy ra tranh chấp, kiện cáo, mà các giấy tờ có liên quan trong hồ sơ yêu cầu


công chứng là những căn cứ rất quan trọng để chứng minh tính xác thực, tính hợp
pháp của văn bản công chứng, hơn nữa hồ sơ công chứng còn thể hiện quá trình
tác nghiệp của công chứng viên trong giải quyết việc yêu cầu công chứng, nếu hồ
sơ công chưng lưu trữ thời hạn 5 năm đã tiến hành tiêu huỷ các giấy tờ khác trong
hồ sơ chỉ còn văn bản công chứng, thì khi phát sinh tranh chấp sẽ không còn
chứng cứ để phục vụ công tác điều tra, xác minh. Do vậy nên quy định thời hạn
lưu trữ các giấy tờ khác trong hồ sơ yêu cầu công chứng và văn bản công chứng
phải cùng thời hạn như nhau vì phát sinh tranh chấp trong hoạt động công chứng
không xảy ra trong một vài năm mà có thể kéo dài nhiều năm sau đó. [51]
2.2.2.3. Một số bất cập khi thực hiện thủ tục công chứng một số hợp đồng,
giao dịch cụ thể:

thì không có quy định nào về vấn đề này. Do đó, có Văn phòng – Phòng Công
chứng khi thực hiện công chứng đã không thực hiện thủ tục niêm yết thông báo
khai nhận thừa kế có Văn phòng - Phòng Công chứng vẫn thực hiện thủ tục này.
- Về công chứng các hợp đồng, giao dịch về nhà ở, quyền sử dụng đất:
+ Trường hợp người yêu cầu công chứng đã lập hợp đồng chuyển nhượng
quyền sử dụng đất, nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất từ lâu nhưng chưa thực
hiện đăng ký sang tên, nay đến đề nghị Văn phòng - Phòng Công chứng hủy Hợp
đồng đã lập. Có Văn phòng - Phòng Công chứng tiếp nhận hồ sơ hủy Hợp đồng,
có Văn phòng - Phòng Công chứng không tiếp nhận. Bất cập này cũng xảy ra đối
với hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, nhà ở, tài sản khác gắn liền với đất;
+ Đối với trường hợp bên chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhà ở đã uỷ
quyền cho người khác thực hiện việc chuyển nhượng thì khi thực hiện công chứng
hợp đồng chuyển nhượng có Văn phòng - Phòng Công chứng đề nghị người yêu
cầu công chứng phải cung cấp bản chính Hợp đồng uỷ quyền để lưu hồ sơ, có Văn
phòng - Phòng Công chứng chỉ cần lưu bản sao và sử dụng bản chính chỉ để đối
chiếu. Bất cập này cũng xảy ra đối với hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, nhà
ở, tài sản khác gắn liền với đất. [50]
- Về công chứng hợp đồng ủy quyền: Trường hợp thực hiện công chứng hợp
đồng uỷ quyền nối (trước đó người uỷ quyền đã nhận uỷ quyền từ khác bằng một
hợp đồng uỷ quyền) cho người thứ ba thì trong hợp đồng uỷ quyền lần đầu không
quy định “người nhận uỷ quyền được uỷ quyền lại cho bên thứ ba”. Tuy nhiên khi


thực hiện công chứng, có Văn phòng - Phòng Công chứng vẫn thực hiện hợp đồng
uỷ quyền nối từ người nhận uỷ quyền đầu tiên sang người nhận uỷ quyền tiếp
theo (người thứ ba) có Văn phòng - Phòng Công chứng không thực hiện. [50]
- Về công chứng hợp đồng thế chấp, cầm cố: Trường hợp một công ty thế
chấp tài sản là hàng hóa trong quá trình sản xuất thì thông thường Ngân hàng, tổ chức
tín dụng và công ty thế chấp không thể cung cấp đầy đủ các hóa đơn, chứng từ vì
hàng hóa nhập khẩu về từng lần theo từng đợt giải ngân của Ngân hàng sau khi ký