Thiết kế Power Point thuyết trình hiệu quả (Phần I)
Chủ Nhật, 5/4/2009, 4:13 (GMT+7)
• In trang này
• Gửi cho bạn bè
• Đã được đọc 3235
Đôi khi bạn phải trình bày trước đám đông, hay hội thảo về một vấn đề gì đó, khi ấy, trong thời buổi
công nghệ thông tin hiện nay – bắt buộc bạn phải có một vài slide Power Point để làm cho phần trình
bày của mình thêm phong phú và hình tượng. Tuy nhiên, nếu bạn không rành việc sử dụng và thiết kế
Power Point thì chắc chắn các slide trình bày của bạn sẽ rất tệ, không gây được chú ý hoặc gây phản
cảm cho người xem. Vì thế, loạt bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn cách để tạo ra một slide trình bày
thật ấn tượng.
Phần I: Kĩ thuật lồng các hiệu ứng media và thiết kế giao diện chuẩn.
1- Chuẩn bị:
Công cụ bạn cần đầu tiên chắc chắn phải là chương trình MS Power Point, ngoài ra còn một số công cụ thay
thế khác nhưng các tính năng không phong phú và mạnh mẽ như MS Power Point của Microsoft được. Trong
mẫu bài viết này, chúng ta dùng MS Power Point 2003 vì nó được nhiều người dùng hơn. Tiếp theo, bạn cần
thêm các hình ảnh hoặc file video minh họa cho các nội dung trình bày của mình.
2- Định hình bố cục slide nội dung:
Có nhiều dạng slide khác nhau với các bố cục kích thước những khung nội dung khác nhau để bạn có thể
trình bày theo ý thích của mình. Trước tiên, bạn hãy mở Power Point lên, nhấn giữ cùng lúc 2 phím Ctrl và F1
ngay lập tức một khung chữ nhật sẽ hiện ra phía bên tay phải. Trong khung này, phía trên cùng, bạn nhấn
chuột lên nút rồi chọn mục Slide Layout. Khi đó, một loạt các kiểu slide khác nhau hiện ra để bạn có thể tùy
chọn cho mình một cái theo từng mục đích sử dụng. Các slide có biểu tượng đồ thị chuyên dùng để chứa đồ
thị, slide có biểu tượng media dùng để chứa các đoạn video, âm thanh, slide có biểu tượng bảng biểu thì
để chứa các bảng số liệu,…Tuy nhiên, người ta thường chọn loại slide “Title and Text” vì nó có không gian
lớn nhất cho việc hiển thị nội dung. Bạn hãy đưa chuột lên phần slide giống như hình bên dưới rồi nhấn chọn
nó.
Khi slide hiện ra, phía khung nhỏ ở trên – bạn điền tựa đề của slide, phần khung to bên dưới – bạn điền nội
dung mà mình muốn trình bày vào. Nếu các bạn có dịp xem qua các slide thuyết trình mẫu của những diễn
giả hàng đầu trên thế giới, thì bạn thấy họ cùng chung một đặc điểm là các slide đó RẤT ÍT CHỮ, và nó CHỦ
YẾU CHỨA HÌNH, VIDEO MINH HỌA mà thôi. Đơn giản là vì, các slide chỉ có mục đích hỗ trợ cho bạn trình

Để tạo dựng các “cây liên hệ” theo dạng cành nhánh, bạn hãy vào Insert > Picture > Organization Chart. Bây
giờ, bạn có một “cây liên hệ” với 1 “gốc cha” và 3 “nhánh con”. Muốn thêm các nhánh khác, bạn bấm chọn
lên nhánh muốn thêm nhánh liên quan, rồi trong thanh công cụ Organization Chart ở bên cạnh, bạn vào
Insert Shape, sau đó đánh chọn mục Subordinate để thêm nhánh “cháu”, Coworker để thêm nhánh “con”, và
Assistant để thêm nhánh “mẹ”…Tùy theo bố cục trình bày, bạn có thể chọn bao nhiêu nhánh cũng được.
Để thay đổi cách hiển thị các nhánh, bạn bấm chọn nhánh “cha” rồi vào Layout và chọn Both Hanging để hiển
thị theo dạng canh đều, Left Hanging để hiển thị theo hướng từ phải qua, Right Hanging hiển thị theo hướng
từ trái qua, Standard để quay về cách hiển thị mặc định ban đầu, còn AutoLayout để chuyển cách hiển thị
đang dùng thành cách hiển thị mặc định cho các “cây liên hệ” khác.
6- Sử dụng âm thanh, video hiệu quả:
Việc đưa âm thanh hay video vào trong Power Point nói chung cũng tương đối đơn giản nếu các định dạng
file được Power Point hỗ trợ. Còn ngược lại, bạn phải mất công cài đặt thêm các công cụ hỗ trợ khác cho
Power Point như hỗ trợ chạy flash, chạy flv,…và bây giờ - Power Point của bạn sẽ cồng kềnh thêm và trong
trường hợp hội thảo khoa học, bạn phải dùng máy của người khác để chiếu Power Point của mình mà máy
đó không cài đặt các chương trình hỗ trợ kia thì bạn chỉ có nước mếu vì những file âm thanh, video mà bạn
kì công chuẩn bị nay không thể mở được.

Cho nên, theo kinh nghiệm của nhiều người, bạn hãy chuyển các file âm thanh, video về chuẩn hỗ trợ có thể
chạy trong Power Point là tốt nhất. Công cụ giúp bạn chuyển đổi về dạng chuẩn có thể sử dụng là chương
trình FLV to AVI MPEG WMV 3GP MP4 iPod Converter, tải tại Sau khi tải về và cài
đặt, bạn hãy mở chương trình lên, mục Output Folder bạn nhấn nút Change rồi chọn thư mục Desktop > OK.
Tiếp theo, bạn kéo thả file âm thanh – video vào trong cửa sổ làm việc của chương trình, rồi trong mục
Profiles, bạn tìm đến định dạng WMV - Window Media Video (*.wmv) cho các file video, còn chọn MP3 -
MPEG Layer-3 Audio (*.mp3) cho các file âm thanh. Sau đó, bạn nhấn nút Convert để chuyển đổi định dạng
cho các file.
Với file video, bạn nên dùng thủ thuật cao cấp sau, ấy là đưa nguyên chương trình Windows Media Player
vào trong Power Point để có thể tùy chỉnh chiếu chọn lọc, chiếu nhanh, chiếu chậm, tạm dừng hoặc chọn
đúng đoạn cần chiếu một cách nhanh chóng (nếu chiếu bằng flash hay flv,…thì bạn chỉ có thể mở video lên
rồi chờ cho chiếu hết chứ không can thiệp giữa chừng được). Muốn thế, bạn vào Insert > Object, trong cửa
sổ hiện ra, khung Object type - bạn tìm mục Windows Media Player rồi nhấn chuột lên nó và bấm OK. Ngay