ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------******--------

LUYỆN THỊ TRANG

XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA CÁC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
--------******--------

LUYỆN THỊ TRANG

XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƯ VIỆN CỦA CÁC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC TRÊN ĐỊA BÀN HÀ NỘI
Chuyên ngành:

Khoa học Thông tin - Thư viện

Mã số:

60 32 02 03

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

nghiên cứu và hoàn thiện luận văn.
Trong quá trình làm luận văn, ngoài những thuận lợi, tôi cũng gặp
những khó khăn nhất định về: điều kiện, khả năng và thời gian nghiên cứu
nên luận văn không tránh khỏi còn nhiều hạn chế. Tác giả rất mong nhận
được sự góp ý của Quý Thầy, Cô và các đồng nghiệp để luận văn được hoàn
thiện hơn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng

Luyện Thị Trang

năm 2015


MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CỦA LUẬN VĂN .......................................... 4
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ ........................................................... 6
MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 7
1. Tính cấp thiết của đề tài ................................................................................ 7
2. Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài ....................................................... 8
3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn ...................... 10
3.1. Mục tiêu nghiên cứu: ................................................................................. 10
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu: ................................................................................ 11

4. Đối tượng nghiên cứu: ................................................................................ 11
5. Phạm vi nghiên cứu: .................................................................................... 11
6. Giả thuyết nghiên cứu: ................................................................................ 11
7. Cơ sở lý luận và phương pháp luận: ........................................................... 11

2.2.1. Công cụ xử lý .......................................................................................... 42
2.2.2. Quy trình xử lý ........................................................................................ 47
2.3. Thực trạng các yếu tố tác động đến xử lý tài liệu .............................................. 75
2.3.1. Nhận thức của lãnh đạo và nhân viên thư viện ...................................... 75
2.3.2. Trình độ nguồn nhân lực xử lý tài liệu ................................................... 77
2.3.3. Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý tài liệu .................... 80
2.4. Đánh giá chất lượng xử lý tài liệu ...................................................................... 82
2.4.1. Tính chính xác ........................................................................................ 82

2.4.2. Tính đầy đủ.................................................................................... 84
2.4.3. Tính cập nhật .......................................................................................... 85
2.4.4. Tính hệ thống .......................................................................................... 86
2.5. Nhận xét chung về công tác xử lý tài liệu .......................................................... 86
2.5.1. Điểm mạnh.............................................................................................. 86
2.5.2. Điểm yếu ................................................................................................. 87
2.5.3. Nguyên nhân ........................................................................................... 88

2


Chƣơng 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG XỬ LÝ TÀI LIỆU
TẠI THƢ VIỆN CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI .................................... 90
3.1. Hoàn thiện quy trình xử lý tài liệu ..................................................................... 90
3.1.1. Hoàn thiện quy trình xử lý hình thức ..................................................... 90
3.1.2. Hoàn thiện quy trình xử lý nội dung....................................................... 90
3.2. Hoàn thiện các công cụ xử lý tài liệu ................................................................. 92
3.2.1. Hoàn thiện khung phân loại ................................................................... 92
3.2.2. Tổ chức biên soạn bộ từ khóa ................................................................ 92
3.2.3. Tổ chức biên soạn bộ đề mục chủ đề...................................................... 92
3.2.4. Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ khác ........................................................ 93


Cán bộ xử lý

CDS/ISIS

Computer Ducumentation System/ Intergreted Set of
Information System

CNTT

Công nghệ thông tin

CNTT&TT

Công nghệ thông tin và truyền thông

CSDL

Cơ sở dữ liệu

DDC

Dewey Decimal Classification (Bảng phân loại)

ĐH

Đại học

ĐHKHXH&NV


Ký hiệu phân loại

LC

Library of Congress

LCSH

Library of Congress Subject Headings

MARC21

Machine Readable Cataloging (Khổ mẫu biên mục
đọc máy)

4


NDT

Người dùng tin

OPAC

Online Public Access Catalog (Mục lục truy cập
công cộng trực tuyến)

PDĐL

Phương diện địa lý

TCVN

Tiêu chuẩn Việt Nam

TT - TV

Thông tin - Thư viện

XLND

Xử lý nội dung

XLND TL

Xử lý nội dung tài liệu

XLTL

Xử lý tài liệu

5


DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ
Bảng 1.1: Cơ sở vật chất một số thư viện trường đại học .............................. 29
Bảng 1.2: Ngôn ngữ tài liệu người dùng tin quan tâm ................................... 34
Bảng 2.1: Mức độ ảnh hưởng của công cụ xử lý nội dung tài liệu ................ 42
Bảng 2.2: Các loại công cụ hỗ trợ xử lý tài liệu ............................................ 44
Bảng 2.3: Lỗi định ký hiệu phân loại 60 tài liệu ............................................ 50
Bảng 2.4: Kết quả định từ khóa 60 tài liệu .................................................... 59

với người dùng tin (NDT). Mục đích của công tác XLTL, là giúp quản lý tài
liệu, kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu giúp cho người biên mục, NDT
nhanh chóng tìm ra hình thức kiểm soát của tài liệu đã có trong mục lục, giúp
tra cứu nhanh, tìm được đầy đủ thông tin tài liệu đã có trong mục lục về nội
dung tài liệu đề cập hay cá nhân, tập thể, dữ liệu, dữ kiện, lần xuất bản, tái
bản của tác phẩm một được dễ dàng, nhanh chóng tiếp cận với nguồn tin đa
dạng, phong phú, đảm bảo chất lượng, chính xác, thỏa mãn tối đa nhu cầu tin
của họ.
Thư viện là một trong bốn yếu tố trọng yếu, là điều kiện cần của một
trường đại học (Giảng viên, cơ sở vật chất, thư viện, người học), cùng với sự
biến đổi của đất nước, thư viện các trường ĐH thực sự đang chuyển mình về
mọi mặt đáp ứng nhiệm vụ hỗ trợ đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cung
cấp cho xã hội trong thời kỳ hội nhập quốc tế. Đào tạo đại học trong cả nước
nói chung, đào tạo đại học ở Hà Nội nói riêng đã và đang cung cấp nguồn
nhân lực lớn nhất cả nước, đòi hỏi nguồn tài liệu thông tin, các sản phẩm và
dịch vụ thông tin (SP&DVTT) cung cấp phải đa dạng, phong phú, ở nhiều cấp
độ khác nhau.
Trong thực tế, thư viện của các trường đại học đang xử lý thông tin theo
quy ước nội bộ, chưa thống nhất về các chuẩn nghiệp vụ, ảnh hưởng không
7


nhỏ tới khả năng tổ chức thông tin, chia sẻ, liên kết, trao đổi tài liệu - thông
tin tại các thư viện đại học trong nước với nhau và với các cơ quan thông tin
thư viện ở nước ngoài. Với tiến trình tin học hóa, các khâu hoạt động của thư
viện đã có sự hỗ trợ của máy tính điện tử, thư viện đã áp dụng phần mềm
quản trị tích hợp với nhiều tính năng vượt trội. Tuy nhiên, hoạt động XLTL
tại thư viện các trường đại học ở Hà Nội vẫn phụ thuộc phần lớn vào năng lực
người trực tiếp xử lý tài liệu.
Hiện nay, chưa có công trình nào triển khai đánh giá thực trạng điểm

viện Trường Đại học Sư phạm Hà Nội (2013) của tác giả Nguyễn Ánh Hồng
bảo vệ tại Trường ĐH VHHN;
- Ứng dụng Khung phân loại thập tiến DEWEY rút gọn 14 vào các thư
viện Đại học ở Hà Nội. Thực trạng và Giải pháp(2013)của tác giả Phạm
Ngọc Hƣơng bảo vệ tại trường ĐHKHXH&NV ĐHQG Hà Nội;
- Xử lý nội dung tài liệu Trung tâm Thông tin Tư liệu - Viện khoa học
giáo dục Việt Nam (2012) của tác giả Đào Kim Phƣợng bảo vệ tại Trường
ĐHVH Hà Nội;
- Quy trình xử lý nội dung tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường
Đại học Kinh tế Quốc dân Hà Nội (2006)của tác giả Nguyễn Thị Hồng
Thƣơng bảo vệ tại Trường ĐHKHXH&NV ĐHQG Hà Nội ;
- Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học
Lao Động - Xã hội (2009) của tác giả Cao Thị Hằng bảo vệ tại Trường
ĐHKHXH&NV ĐHQG Hà Nội;
-.Tìm hiểu công tác áp dụng các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong xử lý tài liệu tại
Trung tâm Thông tin - Thư viện Học viện Bưu chính Viễn Thông (2013 )của
tác giả Vũ Thị Loan bảo vệ tại Trường ĐHKHXH&NV ĐHQG Hà Nội
Ngoài ra, còn một số các bài viết được đăng tải trên các tạp chí chuyên
ngành, Kỷ yếu hội thảo khoa học tại Trung tâm TT - TV đại học Quốc gia Hà
Nội. Đề tài nghiên cứu của các tác giả Trần Thị Quý, Vũ Dương Thúy Ngà,
9


Nguyễn Hữu Viêm, ..., đề cập đến công tác xử lý tài liệu tại các cơ quan thông
tin - thư viện cụ thể, đồng thời đưa ra một số giải pháp về xử lý nội dung tài
liệu: kiểm soát tính nhất quán trong quá trình phân loại và định ký hiệu phân
loại, định từ khóa dựa trên các công cụ chính (bảng phân loại, bộ từ khóa từ
chuẩn, từ điển tham chiếu, …), nhưng không đề cập đến công tác xử lý tài
liệu tại thư viện các Trường đại học trên địa bàn Hà Nội.
Một số luận văn có đề tài đề cập đến các khía cạnh liên quan đến

4. Đối tƣợng nghiên cứu:
Công tác xử lý tài liệu tại thư viện các trường đại học trên địa bàn Hà Nội.
5. Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian: Xử lý tài liệu tại thư viện các trường đại học trên địa
bàn Hà Nội
- Thời gian: Trong thời gian từ 2009 -2014.
6. Giả thuyết nghiên cứu:
Công tác XLTL thư viện tại thư viện của các trường đại học trên địa
bàn Hà Nội, nếu như có sự thống nhất về các chuẩn nghiệp vụ, hoàn thiện quy
trình xử lý và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ sẽ tạo ra được nhiều
SP&DV thông tin có chất lượng hơn, việc chia sẻ nguồn lực thông tin giữa
các trường đại học sẽ thuận lợi, đáp ứng được nhu cầu tin của NDT.
7. Cơ sở lý luận và phƣơng pháp luận:
- Cơ sở lý luận: Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật
biện chứng và duy vật lịch sử; đồng thời dựa trên quan điểm, đường lối, chính
sách của Đảng, Nhà nước về công tác thư viện.
- Phương pháp nghiên cứu cụ thể:
+ Phương pháp điều tra bằng phiếu;
+ Phương pháp phân tích - tổng hợp;

11


+ Phương pháp phỏng vấn - trao đổi
+ Phương pháp thống kê;
+ Phương pháp so sánh
Để có cơ sở khoa học cho việc hoàn thiện Luận văn, tác giả đã khảo sát
30 người xử lý tài liệu và phát mẫu để họ trực tiếp xử lý 30/60 tài liệu (ước
tính 02 tài liệu/1 người); khảo sát trên cơ sở dữ liệu các trường đại học 100 tài
liệu khác nhau về phân loại, định từ khóa/định chủ đề, tóm tắt tài liệu.

đạo, quản lý quan tâm đến hoạt động thư viện các trường đại học trên địa bàn
Hà Nội.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần Lời nói đầu; Mục lục; Kết luận; Danh mục các tài liệu
tham khảo; Phụ lục; Luận văn gồm có 3 chương sau:
CHƢƠNG 1: Xử lý tài liệu với hoạt động thông tin thƣ viện tại
các trƣờng đại học ở Hà Nội.
CHƢƠNG 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu tại thƣ viện các
trƣờng Đại học ở Hà Nội.
CHƢƠNG 3: Giải pháp nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu tại
thƣ viện của các trƣờng đại học ở Hà Nội.

13


CHƢƠNG 1: XỬ LÝ TÀI LIỆU VỚI HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN
THƢ VIỆN TẠI CÁC TRƢỜNG ĐẠI HỌC Ở HÀ NỘI
1.1. Cơ sở lý luận về công tác xử lý tài liệu
1.1.1. Khái niệm công tác xử lý tài liệu
1.1.1.1. Xử lý tài liệu và công tác xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là công đoạn đầu tiên, là điều kiện cần để tạo ra sản
phẩm thông tin của thư viện. Đây là công việc thầm lặng nhưng vai trò mang
tính chất quyết định.
Theo tác giả Trần Thị Quý “Xử lý thông tin/tài liệu chính là kỹ
năng/ nghệ thuật nhằm ghi lại tất cả các đặc trưng về hình thức và nội dung
(khối lượng thông tin/tri thức/kiến thức của nhân loại) trong tài liệu nhằm
mục dích tìm kiếm được, kiểm soát được không chỉ về số lượng mà cả về nội
dung của các thông tin ấy”.[16, tr.:19]
Như vậy có thể coi xử lý tài liệu là nhận dạng đặc trưng về hình thức
của tài liệu nhằm kiểm soát và tìm kiếm tài liệu trong thư viện. Công tác xử lý


lựa chọn những chi tiết đặc trưng về hình thức của tài liệu trên cơ sở tài
liệu gốc, được trình bày theo những quy tắc nhất định (được biểu diễn trên
một phiếu nhập tin hay trên worksheet nhập dữ liệu trong máy tính mà đơn
vị sử dụng), giúp người dùng tin dễ dàng tìm thấy tài liệu và có khái niệm
ban đầu về tài liệu, phân biệt với tài liệu khác trước khi nghiên cứu nội
dung tài liệu đó.
Các thông tin đặc trưng về hình thức của tài liệu như thông tin về
tác giả, thông tin trách nhiệm của người biên soạn, tên tài liệu, các thông
tin về xuất bản (nơi xuất bản, nhà xuất bản, năm xuất bản), nguồn gốc, đặc
điểm vật lý, dạng tài liệu.
Công cụ hỗ trợ cho mô tả thư mục là các tiêu chuẩn hay quy tắc biên
mục, các khổ mẫu biên mục.
Trước khi tiến hành biên mục mô tả, tài liệu thường được xử lý sơ
bộ (vào sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn, dán chỉ từ,...).

15


- Xử lý nội dung tài liệu
Xử lý nội dung tài liệu là quá trình phân tích nội dung thông tin
trong tài liệu gốc và thể hiện nội dung đó bằng các ngôn ngữ tư liệu: ngôn
ngữ phân loại, ngôn ngữ từ khóa, chủ đề,…
Xử lý nội dung tài liệu bao gồm các công đoạn: phân loại, định từ
khóa, định chủ đề, tóm tắt và tổng quan tài liệu. Việc xử lý nội dung tài liệu
để tạo ra sản phẩm thông tin theo cấp độ khác nhau căn cứ vào kế hoạch đơn
vị đã tạo lập.
+ Phân loại tài liệu là quá trình phân tích nội dung thông tin trong tài
liệu nhằm xác định nội dung chủ yếu và thể hiện nội dung đó bằng những ký
hiệu của một khung phân loại cụ thể.

1.1.2.1. Nhận thức của lãnh đạo và cán bộ thư viện
- Nhận thức của lãnh đạo có tính chất quyết định vì vông tác lãnh
đạo là hoạt động đầu não của các cơ quan nói chung, cơ quan thư viện nói
riêng. Do vậy, nhận thức đúng đắn của lãnh đạo về hoạt động thư viện quyết
định phần lớn sự thành công về công tác XLTL.
Quyết định của lãnh đạo liên quan đến đến bốn yếu tố nhân lực, vật
lực, tài lực, trí lực trong toàn bộ hoạt động XLTL: Từ khi lên kế hoạch xử lý,
thời điểm xử lý; phân công người xử lý, cơ sở vật chất, kinh phí, ... Nếu là cán
bộ quản lý được đào tạo thư viện thư mọi hoạt động của thư viện sẽ thuận lợi
hơn. Nhưng nếu là cán bộ quản lý không có chuyên môn về thư viện thì hiểu
biết và nhận thức về ngành th viện sẽ hạn chế, dẫn đến hiệu quả hoạt động của
thư viện sẽ không cao.
- Nhận thức của cán bộ thư viện có ảnh hưởng không nhỏ đến mọi
hoạt động của thư viện, trong đó có hoạt động XLTL. Nhân lực phải là người
được đào tạo về thư viện, có chuyên môn, yêu nghề, tuân thủ các chỉ đạo của
cấp trên và các quy định, quy tắc của thư viện đã ban hành để khi triển khai
nhiệm vụ đạt hiệu quả tốt nhất trong nhiệm vụ được giao.

17


1.1.2.2. Trình độ nghiệp vụ của nhân lực xử lý tài liệu
Trình độ của người trực tiếp làm công tác XLTL là điều kiện cần, là
nhân tố quyết định chất lượng XLTL, là thế mạnh tạo nên chất lượng của sản
phẩm thông tin thư viện. Người XLTL không chỉ được đào tạo kiến thức
nghiệp vụ của ngành, còn phải thuần thục các kỹ năng nghề nghiệp. Quan
trọng hơn hết đó là kinh nghiệm được tích lũy qua quá trình trải nghiệm thực
tế, kết quả XLTL của mỗi cá nhân khi đảm nhận nhiệm vụ ở những thời điểm
khác nhau thì chất lượng cũng khác nhau.
Người xử lý tài liệu phải được đào tạo theo chương trình chuẩn, có

dạng. Nó phản ánh một phần kết quả hoạt động sáng tạo của con người: Dữ
liệu thư mục (Sách, bài báo, tạp chí chứa các thông tin để xử lý hình thức tài
liệu là tác giả, nhan đề, nơi xuất bản, nhà xuất bản,...); Dữ liệu tư liệu
(Documentary): thông tin cuốn sách, tác giả, yếu tố xuất bản; cấu trúc phần,
chương, mục,..; Dữ liệu tra cứu (Referval); Dữ liệu nguồn (dữ liệu số liệu, dữ
liệu dữ kiện, dữ liệu toàn văn) [7]
Nguồn lực thông tin trong các thư viện là vốn tài liệu, thông tin
được mua về, trao đổi, nhận biếu tặng, những công trình khoa học của cán bộ
giáo viên trong chính trường và được công bố,...Là một trong bốn nhân tố đầu
tiên giúp hình thành thư viện, là cơ sở mở ra tất cả các hoạt động của thư viện
sau này. Đây là nhân tố chính tác động đến phương thức xử lý tài liệu thông
tin và quy mô của sản phẩm thông tin cũng như thành phần người dùng tin.
1.1.2.5. Người dùng tin
Là một bộ phận quan trọng không thể tách rời của bất kỳ hệ thống
thông tin thư viện nào. Người dùng tin là khách hàng của cơ quan TT-TV, họ
là nhân tố quy định thành phần vốn tài liệu, quy mô nguồn lực thông tin, sản
phẩm và dịch vụ thư viện, tham gia vào hầu hết các hoạt động của dây chuyền
thông tin - tư liệu (cung cấp thông tin phản hồi khi sử dụng SP &DV TT).
Người dùng tin được coi là người sản xuất nguyên liệu thông tin và sản sinh
ra thông tin mới trong quá trình sử dụng thông tin đã có.
Do vậy, cơ quan thư viện căn cứ vào nghiên cứu nhu cầu tin của
NDT để xây dựng chính sách bổ sung phù hợp với chứng năng, nhiệm vụ và
kinh phí được cấp. Các thư viện còn phải thường xuyên hướng dẫn, đào tạo
NDT tiếp cận các SP & DV TT thư viện mới.

19


1.1.3. Các tiêu chí đánh giá chất lượng xử lý tài liệu
1.1.3.1. Tính chính xác

Để chất lượng của công tác XLTL thông tin không ngừng nâng cao,
mỗi thư viện phải thường xuyên cập nhật, chỉnh sửa sai sót, những bất cập
trong quy trình, công cụ trợ giúp, trình độ người xử lý, khả năng cập nhật
thông tin mới để thỏa mãn nhu cầu tin của NDT.
1.1.3.4. Tính hệ thống
Trong quá trình xử lý tài liệu thông tin, cần tuân thủ tính hệ thống:
sử dụng thống nhất các chuẩn nghiệp vụ của ngành ví dụ: DDC(14-23)/LC,
MACR21, ISBD/AACR2, bộ từ khóa, bộ định chủ đề hay định từ khóa, chủ
đề tự do. Sau đó là tuân thủ các quy tắc nội bộ được lập, được biên soạn ra để
các cán bộ thực hiện nhiệm vụ trong mỗi thư viện.
Ví dụ: Tài liệu có tác giả là người nổi tiếng như Chủ tịch Hồ Chí
Minh, thì từ khóa luôn lấy tên Hồ Chí Minh thay cho tất cả 143 tên khác của
người: Nguyễn Ái Quốc, Anh Ba, Nguyễn Tất Thành, hay tài liệu có phương
diện thời gian (PDTG), từ khóa có thời gian được lấy là (thời kỳ 30 - 45), hay
(giai đoạn 1930-1945), nay lại được mô tả là (30-45) hay (1940 - 1945),....
Tài liệu ba miền Bắc - Trung - Nam gọi khác nhau thì mô tả theo tên gọi từng
vùng và có chỉ dẫn cũng xem các vùng còn lại (khi hợp tác trao đổi CSDL).
Ví dụ: Miền Bắc gọi rau Mùi, Miền Trung (Đà Nẵng trở vào) gọi
rau Ngò, Miền Nam gọi Ngò rí, ngò tây; Miền Bắc gọi Quả Dứa gai, Miền
Nam và Trung gọi là quả Thơm,…
Tác giả người nước ngoài có thể viết trên tài liệu dịch: Vladimia
Ilich Lenin, có khi viết là V.I.Lenin, hoặc dịch âm Việt Lép Tônxittôi
(L.Tolxtoi) hay Lev Tolxtoi nếu không thống nhất trong tổ chức sắp xếp tài
liệu, dữ liệu không trùng khớp, vi phạm quy tắc thống nhất, quy tắc này tồn
tại song song cùng các chuẩn nghiệp vụ được sử dụng trong công tác XLTL
thư viện. Người XLTL căn cứ vào chuẩn nghiệp vụ, sau đó tiếp tục căn cứ
vào các chi tiết nhỏ hơn đã được thống nhất tại thư viện mình để đưa ra quyết
định đúng nhất, dưới đây là một số sơ lược về công cụ ứng dụng XLTL và các
21