LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG
I. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH TNNS
I.1 Khái niệm về hoạch định TNNS (kế hoạch hoá nhân lực).
Hoạch định TNNS là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và
các chương trình nhằm bảo đảm rằng cơ quan sẽ có đúng số lượng, đúng số
người được bố trí đúng nơi, đúng lúc và đúng chỗ.
Hoặc nói một cách khác:
Hoạch định TNNS là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống
những yêu cầu về TNNS đề đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số người, có đầy
đủ các kỹ năng theo đúng yêu cầu.
Như vậy, thực chất hoạch định TNNS (kế hoạch hoá nguồn nhân lực) là
phương pháp xác định các yêu cầu về nguồn nhân lực trong tương lai và vì vậy
nó được xây dựng song song với các kế hoạch khác và tham gia vào mọi giai
đoạn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• MỘT SỐ KHÁI NIỆM.
Hoạch định nghĩa là tài liệu, tiên đoán, hay dự báo những thay đổi hay biến
thiên, cũng như phòng ngừa các rủi ro trong lai. Có bốn khái niệm hay từ ngữ
được sử dụng trong dự báo. Đó là:
- Trước nhất, đó là khái niệm xu hướng lâu dài hay xu hương trường kỳ (the
long-run trend): Xu hướng lâu dài là xu hướng dự báo nhu cầu đối với sản
phẩm hoặc nhân sự của một hãng, thường là năm năm trở lên trong tương lai.
Thấy trước xu hướng này là điều rất quan trọng bởi vì một hãng sẽ không tìm
được đủ người có đủ trình độ theo nhu cầu, nếu họ không chuẩn bị tuyển dụng
và đào tạo nhân sự trước. Lý do rất đơn giản là có một số loại công nhân chỉ
cần đào tạo và phát triển chỉ trong vài tuần lễ hay vài tháng, nhưng có loại
phải đào tạo cả hàng năm mới có khả năng đảm nhận các nhiệm vụ mới.
- Khái niệm thứ hai đó là khái niệm biến thiên theo chu kỳ (cyclical variation):
Biến thiên theo chu kỳ là một sự chuyển động hay biến động mà chúng ta có
thể tiên đoán được một cách hợp lý về tuyến xu hướng xảy ra trong giai đoạn
hơn một năm. Hiểu rõ được các vấn đề này rất quan trọng bởi vì chúng ta có
thể tăng thêm nhân sự để đáp ứng với các nhu cầu cao của chu kỳ, mặc dù
Các kế hoạch tổng thể
Phân tích
công việc
Chúng ta cần nhân lực
nào để hoàn thành
công việc
Nhân lực nào đã
có sẵn trong cơ
quan
Có ăn khớp
không
Nếu không chúng ta cần loại
người nào và làm cách nào
để tuyển mộ họ
Đánh giá thành
tích
Ngân hàng dữ
kiện của cơ quan
Đào tạo
Phát triển nhân
viên và cấp quản
trị
N
(Nguồn: Giáo trình quản trị nhân sự - Nguyễn Hữu Thân)
Nhìn chung khi dự báo TNNS nhà quản trị phải suy xét nhiều yếu tố
khác nhau. Theo quan điểm thực tế: Suy xét kỹ nhu cầu về sản phẩm và dịch vụ
của công ty là việc quan trọng nhất và trên hết. Trong một cơ quan sản xuất
kinh doanh thì doanh thu cần phải dự phòng trước tiên. Sau đó, chúng ta
khả năng đảm nhận các công việc trong tương lai. Trường hợp này cần phải có
các khoá huấn luyện....
2. Bước 2: Đề ra chính sách
Sau khi các chuyên viên phân tách và đối chiếu giữa nhu cầu và khả
năng của công ty nhờ vào hệ thống thông tin, bộ phận TNNS sẽ đề xuất một số
chính sách, thủ tục và kế hoạch cụ thể. nếu công ty đủ khả năng cung ứng nhu
cầu. Công ty có nên áp dụng chính sách có không hay cần sắp xếp lại. Trong
trường hợp dư thừa nhân viên công ty có chính sách gì và hành động như thế
nào? Và trường hợp thiếu nhân viên, công ty cần có chính sách và kế hoạch cụ
thể. Trong cả hai trường hợp trên, giám đốc nhân sự phải cân nhắc, tính toán
sao cho phù hợp với ngân sách của công ty, và trình lên cho ban giám đốc phê
duyệt.
3. Bước 3: Thực hiện các kế hoạch.
Sau khi đã có các chính sách và kế hoạch, nhà quản trị TNNS sẽ phối
hợp với trưởng các bộ phận liên hệ để thực hiện chương trình và kế hoạch
TNNS theo nhu cầu. Cụ thể có hai kế hoạch sau đây:
3.1 Khiếm dụng nhân viên
Trong trường hợp khiếm dụng – nghĩa là thiếu nhân viên đúng theo khả
năng, nhà quản trị cần phải thực hiện thuyên chuyểnnhân viên theo đúng khả
năng và tiềm năng của họ hoặc thăng chức và giáng chức theo đúng khả năng
và tiềm năng của công ty. Tóm lại, nhà quản trị phải sắp xếp lại TNNS.
Trong trường hợp thiếu hẳn nhân viên, nhà quản trị phải thực hiện cả một
chương trình tuyển mộ, tuyển chọn nhân viên từ nguồn bên ngoài. Sau đây là
các chương trình cụ thể:
3.1.1 Thuyên chuyển
Nhờ các loại hồ sơ lưu trữ mà nhà quản trị dễ dành trong việc thuyên
chuyển nhân viên (transfers). Dale Yoder và Staudohar phân ra hai loại thuyên
chuyển: Thuyên chuyển sản xuất (production transfers) và thuyên chuyển nhân
viên (personnel transfers). Thuyên chuyển sản xuất là việc thuyên chuyển để
đáp ứng nhu cầu xản xuất. Còn thuyên chuyển nhân viên nhằm đáp ứng yêu
quản trị sẽ thấy ngay TNNS của công ty ra sao. Trong trường hợp thặng dư,
nhà quản trị sẽ áp dụng các biện pháp sau đây:
- Hạn chế tuyển dụng lại
- Giảm bớt giờ lao động
- Cho về hưu sớm. Đây là vấn đề rất lớn đối với người Nhật. Hậu quả của việc
tuyển dụng suốt đời theo chủ nghĩa thâm niên làm ngân sách lương bổng
phình to tới mức nhiều công ty đã cho nhân viên về hưu sớm ở lứa tuổi 50,
mực dù họ rất thiếu nhân viên.
- Giãn thợ - cho nghỉ tạm thời (layoffs)
4. Bước 4. Kiểm tra và đánh giá
Trong mỗi giai đoạn, nhà quản trị phải thường xuyên kiểm tra xem xét các
kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đã đề ra hay không. Cần
phải tiến hành đánh giá các kế hoạch để từ đó rút ra những bài học và tích luỹ
kinh nghiệm.
I.5 Các phương pháp dự báo tài nguyên nhân sự
Có rất nhiều phương pháp dự báo TNNS. Sau đây là một số phương pháp
có thể áp dụng được tại Việt Nam.
1. Phân tích xu hướng (Trend Analysis)
Cách dự báo sơ khởi một cách logic đó là nghiên cứu xu hướng tuyển dụng
của công ty trong 5 năm qua vào cuối kỳ mỗi năm. Mục đích là xác định xu
hướng mà nhà quản trị nghĩ rằng nó có thể tiếp diễn trong tương lai. Tuy
nhiên, các yếu tố khác - chẳng hạn thay đổi về doanh thu và năng suất, cũng sẽ
ảnh hưởng tới nhu cầu tuyển dụng.
2. Phân tích tỷ số nhân quả (Ration Analysis)
Đây là kỹ thuật xác định tỷ suất giữa một số nguyên nhân nào đó (chẳng
hạn doanh thu) và số công nhân cần phải có để đạt được kế hoạch doanh thu
đó. Kỹ thuật này cũng giống như dự báo yêu cầu về các loại nhân sự khác
nhau. Chẳng hạn, nếu bạn tính toán được tỷ suất giữa mại viên và thư ký, bạn
có thể tính toán được phải cần bao nhiêu thu ký để hỗ trợ cho số mại viên
trong tương lai.
như sau:
6.1. Vấn đề được đưa ra cho một nhóm chuyên viên dướí dạng bảng vấn
lục, yêu cầu họ cho biết các giải pháp.
6.2. huyên gia điền vào mẫu và nộp lại cho ban tổ chức.
6.3 quả được thu thập lại và chuyển lại cho các chuyên viên kèm theo
bảng vấn lục mới được đính lại và rõ ràng hơn.
6.4. huyên gia sẽ điền vào bảng vấn lục thứ hai. Tiến trình cứ như thế tiếp
tục cho đến khi họ đạt được sự nhất trí.
Kỹ thuật này rất tốn kém và mất nhiều thời gian cho nên chỉ nên áp dụng
hạn chế đối với các vấn đề quan trọng.
7. Ngoài các kỹ thuật phổ biến nêu trên đây còn có rất nhiều kỹ thuật khác như kỹ thuật dự
báo tính từ mức khởi điểm 0 (Zero base foressting), phương pháp từ dưới lên (bottom up
approach – nghĩa là cấp dưới đề kế hoạch lên cấp trên cao hơn), phương pháp mô phỏng áp dụng
trong máy tính (simulation)....
II. LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TUYỂN DỤNG LAO ĐỘNG
II.1 Các khái niệm cơ bản.
1. Khái niệm về tuyển mộ nhân viên
Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những người có khả năng
từ nhiều nguồn khác nhau đế đăng ký nộp đơn tìm việc làm.
Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng tuyển mộ là một hoạt động nhằm
chuẩn bị cho công tác tuyển chọn. Bởi vì tuyển mộ thu hút nhiều lao động để có
cơ hội lựa chọn những người thích hợp. Ngày nay, khi có nhu cầu tuyển mộ các
doanh nghiệp đều sử dụng các phương tiện thông tin đại chúng như đài, báo,
truyền hình hay bảng thông báo... Đây là những hình thức đã giúp cho các
doanh nghiệp thu hút nhanh và nhiều người tới đăng ký.
Tuyển mộ nhân viên có thể từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng chủ yếu từ
hai nguồn chính: đó là nguồn nội bộ và nguồn từ bên ngoài (bạn bè của nhân
viên, nhân viên cũ, ứng viên tự nộp đơn xin việc, nhân viên của các hãng khác
hay các trường đại học và cao đẳng hoặc những người thất nghiệp hay công
nhân làm nghề tự do). Nhưng bất kể tuyển từ nguồn nào cũng phải có một
Khả năng thúc đẩy sản xuất và tăng tiến độ của công việc góp phần
lớn giúp cho doanh nghiệp làm ăn thu được nhiều lợi nhuận là cơ sở để mở
rộng và tăng qui mô sản xuất
II. 3 Các yếu tố ảnh hưởng tới tuyển dụng.
1. Môi trường bên trong.
Môi trường bên trong là các yêu tố bên trong tổ chức, Công ty như khả
năng tài chính, chính sách nhân sự, thái độ quản trị, uy tín của Công ty và
các hoạt động xã hội, quảng cáo. Mặt khác, còn những yếu tố về các quan hệ
công đoàn, các chính sách về tiền lương, tiền thưởng.... Tất cả những yếu tố
này có được người lao động và đây chính là điểm hấp dẫn thu hút người lao
động khi Công ty tiến hành tuyển chọn.
Phẩm chất, khả năng của nhân viên luôn là yếu tố quan trọng. Nhưng yếu
tố này đôi khi bị xem nhẹ khi các điều kiện về thời gian và tài chính không
cho phép thực hiện một cách có quy mô. Như vậy, nhiều khi khả năng tài
chính là một cản trở, ảnh hưởng rất lớn đến tuyển chọn lao động. Mỗi Công
ty đều có sứ mạng và mục đích riêng của mình. Mỗi cấp quản trị đều phải
hiểu rõ sứ mạng của Công ty mình. Trong thực tế, mỗi bộ phận phòng ban
đều phải có mục tiêu của mình. Mục đích hay sứ mạng của Công ty là một
yếu tố môi trường ảnh hưởng đến các bộ phận chuyên môn như sản xuất,
kinh doanh, tài chính và quản trị nhân lực.
Theo Stephen P. Robbins thì môi trường rất quan trọng tiềm ẩn trong tổ
chức đó là bầu không khí văn hoá của tổ chức. Đó là hệ thống ý nghĩa hay
giá trị được chia sẻ. Những giá trị được chia sẻ này xác định, ở một mức độ
lớn, những điều mà công nhân viên thấy và xác định xem họ như thế nào.
Những giá trị và niềm tin được chia sẻ này tạo nên các chuẩn mực cho họ
theo. Vậy, việc tuyển chọn còn bị ảnh hưởng bởi bầu không khí văn hoá của
Công ty, một Công ty có bầu không khí năng động thoải mái, chắc chắn các
cấp quản trị sẽ chọn được những người có đầu óc thông minh, có tham vọng
và nhất là năng động và óc sáng kiến. Việc tuyển dụng còn ảnh hưởng bởi
phản ứng của công đoàn chắc chắn công đoàn sẽ phản ứng nếu tuyển chọn
cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công
việc nào đố trong mối tương quan giữa công việc đó với công việc khác và
kiến thức kỹ năng cần thiết cũng như điều kiện làm việc.
Thực chất của mục đích phân tích công việc để trả lời cho những câu hỏi
sau:
- Nhân viên thực hiện những công tác gì?
- Khi nào công việc được hoàn tất?
- Công việc được thực hiện ở đâu?
- Công nhân làm việc đố như thế nào?
- Tại sao phải thực hiện công việc đó?
- Để thực hiện công việc đó cần những tiêu chuẩn, trình độ nào?
Việc trả lời các câu hỏi trên có ý nghĩa rất quan trọng trong Công tác
tuyển dụng lao động vì:
Phân tích công việc sẽ giúp cho nhà quản trị cũng như người lao động
hiểu rõ hơn được công việc cần thực hiện và tiêu chuẩn để thực hiện cũng
như kết quả đạt được, điều này đảm bảo sẽ thành công hơn trong việc bố trí
sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng nhân viên mộtk cách kịp thời và
Copyright: Tài liệu đại học ©