Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
LỜI MỞ ĐẦU
Để quán triệt nguyên tắc " HỌC ĐI ĐÔI VỚI HÀNH ", nhằm tạo điều kiện
cho sinh viên làm quen với thực tế, có được cái nhìn tổng hợp, giúp cho sinh viên
chúng tôi hạn chế được sự bỡ ngỡ khi ra trường. Hàng năm trường đại học Kinh Tế
Quốc Dân tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ sở theo nội dung ngành nghề
đào tạo. Đây là điều kiện thuận lợi giúp chúng tôi phát huy được năng lực bản thân
cũng như khả năng áp dụng lý thuyết được trang bị ở trường vào thực tế.
Công nghệ thông tin đã có những bước phát triển mạnh mẽ. Máy tính điện tử
không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người.
Đứng trước sự bùng nổ thông tin, các tổ chức và các doanh nghiệp đều tìm
mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin của mình nhằm tin học hoá
các hoạt động tác nghiệp của đơn vị mình với mục tiêu hướng tới là đưa doanh
nghiệp của mình ngày một phát triển hơn và tiến xa hơn nữa.
Từ nhu cầu nêu trên và thực tế thực tập tốt nghiệp tại công ty cổ phần SIS Việt
Nam chúng tôi đã thấy rõ những bất cập và thiếu sót trong phần mềm quản lý nội bộ
của công ty SIS. Là sinh viên công nghệ thông tin với mong muốn đóng góp một
phần công sức nhỏ bé của mình giúp cho công ty cổ phần SIS giải quyết những bất
cập và đưa SIS ngày một phát triển hơn, tiến xa hơn và mục tiêu cao hơn nữa là đưa
SIS lên “SÀN’’. Chính vì vậy chúng tôi đã tham gia xây dựng đề tài:
“Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ công ty cổ phần SIS Việt Nam’’ nhằm
mục đích trên.
Báo cáo chuyên đề gồm các nội dung chính sau:
Chương 1: Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài
Giới thiệu về công ty cổ phần SIS Việt Nam và về đề tài.
Chương 2: Khảo sát hệ thống.
Trình bày về quá trình khảo sát công ty SIS và các nghiệp vụ của bài toán.
Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 1 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam

Công ty cổ phần SIS Việt Nam là đơn vị chuyên sâu trong lĩnh vực sản xuất
và chuyển giao phần mềm kế toán và quản trị doanh nghiệp, được thành lập ngày 04
tháng 03 năm 2002. Đội ngũ nhân viên là các kỹ sư hàng đầu trong lĩnh vực công
nghệ thông tin và các chuyên gia trong lĩnh vực tư vấn tài chính doanh nghiệp. Sản
phẩm của SIS Việt Nam là sự kết hợp hài hòa giữa công nghệ và trí thức quản trị.
Tên đầy đủ: Công ty cổ phần SIS Việt Nam (SIS Viet Nam joint Stock Company)
Tên giao dịch: SIS Việt Nam
Trụ sở công ty: số 17/183 Đặng Tiến Đông, Đống Đa, Hà Nội
Điện thoại: +84-4-5117787
Fax: +84-4-5117787
Email:[email protected]
Website: www.sisvn.com - www.phanmemketoan.net
Chi nhánh TP. HCM: A917 Chung cư CC HAGL 357, Lê Văn Lương, Q7, TP.HCM
Tel: +84-8-2230 345
Fax: +84-8-2230 456
Email: [email protected]
1.1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty SIS
 Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán doanh nghiệp SAS.
 Sản xuất và triển khai phần mềm Quản trị tổng thể Doanh nghiệp SIS-ERP.
 Sản xuất và triển khai phần mềm nhân sự tiền lương SIS-HRM.
 Sản xuất và triển khai phần mềm kể toán Hành chính sự nghiệp SAS-ADM.
 Cung cấp các dịch vụ đào tạo và tư vấn kế toán, Thuế và phần mềm kế toán.
 Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo hành phần mềm tin học.
 Dịch vụ quảng cáo, quảng bá thương hiệu thông qua phần mềm tin học.
 Đầu tư tài chính, tư vấn tài chính.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 3 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
 Môi giới, cho thuê bất động sản.
 Xuất nhập khẩu hàng hóa, dịch vụ.

cạnh các cán bộ trực tiếp làm việc tại tru sở công ty, SIS Việt Nam còn thiết lập và
vận hành một hệ thống ban cố vấn và cộng tác viên trên khắp tỉnh thành. Họ là những
cá nhân có trình độ chuyên môn sâu & những tổ chức có uy tín có thể phục vụ quý
khách hàng về nghiệp vụ hay kỹ thuật trong quá trình tìm hiểu, chuyển giao và bảo
hành sản phẩm.
Trong số các cán bộ làm việc trực tiếp tại SIS Việt Nam có tới 90% số lượng
cán bộ hay nhân viên đã tốt nghiệp đại học hoặc trên đại học tại các trường danh
tiếng trên thế giới và Việt Nam. Một số cán bộ chủ chốt của SIS Việt nam đã từng
được đào tạo bài bản ở nước ngoài, đã tiếp thu và thâu tóm công nghệ, cách thức tổ
chức quản lý đầu tiên trên thế giới từ đó linh hoạt áp dụng vào các doanh nghiệp Việt
Nam thông qua các dịch vụ và sản phẩm chuyên nghiệp và hàm lượng khoa học công
nghệ cao.
Các cán bộ của SIS Việt Nam cũng là những người có tâm huyết với nghề
nghiệp, tận tụy, cần mẫn với mục đích chung là phục vụ khách hàng tốt nhất. Họ là
những người dày dặn kinh nghiệm trong thiết kế, sản xuất, tư vấn triển khai, hỗ trợ
khách hàng, do đó chắc chắn họ sẽ làm hài lòng quý khách hàng khi sử dụng sản
phẩm, dịch vụ của SIS Việt Nam.
1.1.5 Sản phẩm phần mềm
SIS Việt Nam luôn đa dạng hóa sản phẩm nhằm đáp ứng kịp thời thay đổi nhu
cầu quản lý của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó mà các dòng sản phẩm của SIS Việt
Nam liên tục được cải tiến về tính năng, tiện ích và thân thiện hơn với cán bộ kế toán
và quản trị doanh nghiệp. Các dòng sản phẩm phần mềm kế toán đều đã khẳng định
được chỗ đứng của mình trên thị trường, điều này được thể hiện sự đánh giá cao của
hơn 1000 khách hàng trên toàn quốc.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 5 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
Các dòng sản phẩm chính:
 SAS 6.0 SQL – Sản phẩm phần mềm kế toán quản trị doanh nghiệp dành cho
doanh nghiệp vừa và lớn trên SQL Server.

ty TNHH một thành viên Phân đạm và Hóa chất Hà Bắc, công ty Vàng bạc đá quý
Bảo Tín Minh Châu v.v.
1.1.7 Khách hàng tiêu biểu của SIS Việt Nam
Hơn 1000 doanh nghiệp đã và đang sử dụng phần mềm cho việc quản lý và
điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh trên tất cả các lĩnh vực, ngành nghề như sản
xuất, xây dựng., thương mại dịch vụ …với nhiều hình thức sở hữu khác nhau như
doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài,
doanh nghiệp liên doanh. Bên cạnh đó SIS Việt Nam cũng triển khai và cung cấp các
giải pháp quản trị doanh nghiệp rất thành công cho những tập đoàn, công ty lớn,
những dự án lớn trong và ngoài nước.
Một số khách hàng tiêu biểu: Vietnam Airlines, Mitraco, Toyota, Vinacomex, Sufat,
Digital, Thành Hưng, Hecny Group…
1.2 Phát biểu đề tài
Bài toán thực hiện: xây dựng hệ thống quản lý thông tin nội bộ công ty cổ
phần SIS Việt Nam (SIS Viet Nam Joint Stock Company).
Nơi thực hiện đề tài: Công ty cổ phần SIS Việt Nam
Tính cấp thiết của đề tài: Qua quá trình khảo sát thực tế chúng tôi thấy được
thực tế về quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS (smart integrated system) Việt Nam.
Hiện tại ở công ty đang sử dụng một phần mềm quản lý thông tin nội bộ là LETUS.
Phần mềm này cũng đã đáp ứng được một số công việc thiết thực của công ty như:
 Quản lý thông tin nhân viên.
 Quản lý khách hàng.
 Đưa ra các báo cáo.
Tuy nhiên phần mềm còn nhiều bất cập chưa giải quyết được:
 Không có tính phân quyền.
 Không có tính bảo mật cơ sở dữ liệu.
 Quy trình lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban trong công ty còn rời rạc.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 7 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
 Các đối tác.
 Các cộng tác viên.
 Các nhà cung cấp của công ty.
Yêu cầu của đề tài: phần mềm xây dựng phải đảm bảo giải quyết được các
bất cập hiện tại của công ty trong quá trình quản lý như:
 Đảm bảo tính phân quyền, tính bảo mật về CSDL
 Thể hiện được luồng xử lý thông tin luân chuyển giữa các phòng ban.
 Lên được các báo cáo như: báo cáo về danh sách khách hàng, tình trạng khách
hàng, tình hình triển khai, bảo trì phần mềm của khách hàng, doanh thu, thống
kê các lỗi thường gặp…
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 9 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG
2.1 Khảo sát các phòng ban
Với các phương thức điều tra chủ yếu là phỏng vấn, quan sát và phiếu điều tra,
các kết quả thu được từ việc khảo sát các phòng ban, mà đặc biệt ở đây chúng tôi đi
sâu về khảo sát phòng kinh doanh đã thu được các kết quả chính sau:
Phòng giám đốc: đây là bộ phận quản lý công ty, giám đốc có nhiệm vụ quản
lý trực tiếp công ty, mọi vấn đề của công ty đều phải thông qua giám đốc và giám
đốc có quyền quyết định tất cả mọi thông tin xử lý trong công ty.
Phòng kinh doanh: Qua phỏng vấn trực tiếp nhân viên phòng kinh doanh thì
chúng tôi đã nắm được về thông tin chi tiết của nhân viên, quy trình hoạt động, nhiệm
vụ chung... của phòng kinh doanh.
• Nắm được thông tin chi tiết về nhân viên, công việc cụ thể của từng nhân
viên.
• Công việc chính của phòng kinh doanh là:
 Khảo sát, nghiên cứu và phân tích thị trường.
 Marketing và quảng bá thương hiệu công ty, sản phẩm.

• Các nhà cung cấp chính của công ty.
• Đối tượng khác hàng chính của công ty: tất cả các doanh nghiệp, tổ chức, hoạt
đống sản xuất kinh doanh có nhu cầu sử dụng phầm mềm của công ty cổ phần SIS
Việt Nam.
• Các sản phẩm chính của công ty.
• Chính sách và phương pháp của phòng kinh doanh để thu hút khách hàng.
Chính sách:
 Chất lượng sản phẩm tốt nhất.
 Chất lượng dịch vụ tận tình.
 Phương thức làm việc chuyên nghiệp.
 Lợi ích của khách hàng đặt lên hàng đầu, khách hàng là trung tâm phục
vụ.
 Giá cả hợp lý.
 Luôn cải tiến để phát triển.
Phương pháp:
 Chăm sóc khách hàng cũ, mới và tiềm năng.
 Lập kênh phân phối thuận tiện cho khách hàng.
 marketing bằng nhiều kênh.
 Tổ chức sự kiện, hội thảo.
 Tất cả cán bộ công nhân viên đều là những người kinh doanh của công
ty.
• Mối quan hệ giữa phòng kinh doanh và các phòng khác.
Phòng triển khai:
• Nhiệm vụ chính của phòng triển khai:
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 14 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
 Tư vấn và chuyển giao công nghệ phần mềm cho khách hàng.
 Hướng dẫn khách hàng sử dụng phần mềm.
• Quy trình hoạt động của phòng triển khai: gồm có các quy trình sau:

 Qui trình bảo trì phần mềm cho khách hàng .
 Qui trình xử lý lỗi.
 Qui trình tiếp nhận hợp đồng bảo trì, nâng cấp.
 Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với các phòng.
 Qui trình luân chuyển thông tin phòng bảo hành với các phòng.
Quy trình bảo trì phần mềm cho khách hàng
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 16 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
Hình 2.1.5: Quy trình bảo trì phần mềm cho khách
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 17 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
Quy trình xử lý lỗi:
Hình 2.1.6: Quy trình xử lý lỗi
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 18 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
Nội dung biên bản làm việc với khách hàng:
 Liệt kê tất cả các lỗi phát sinh của khách hàng tại thời điểm đó.
 Liệt kê tình trạng xử lý đối với các lỗi phát sinh.
 Liệt kê thời hạn hẹn khách hàng để giải quyết từng vấn đề chưa xử lý được.
 Biên bản phải được khách hàng ký xác nhận và đánh giá về sự hài lòng.
Lỗi thực sự của khách hàng
 Lỗi đó không thể xử lý gián tiếp qua điện thoại mà phải xử lý trực tiếp
tại khách hàng.
 Lỗi đó chưa được xử lý trước đó của khách hàng này.
2.2 Các nghiệp vụ của bài toán
Ở đây ta xét các nghiệp vụ của bài toán chi tiết thông qua từng phòng ban.
• Phòng kinh doanh: gồm các nghiệp vụ như: quản lý nhân viên, quản lý

Hệ thống báo cáo giai đoạn này trên phần mềm (điều kiện lọc báo cáo):
 Báo cáo lấy theo thời gian từ ngày … đến …năm… (hoặc lấy theo tháng,
quý, năm).
 Báo cáo tổng hợp khách hàng theo từng nhân viên kinh doanh và Phòng
KD theo giai đoạn.
 Báo cáo chi tiết khách hàng theo nhiều chỉ tiêu (của mỗi nhân viên KD)
theo thời gian.
 Báo cáo doanh số kế hoạch ký.
 Báo cáo doanh số thực tế ký.
 Báo cáo doanh số thu kế hoạch.
 Báo cáo doanh số thu thực tế.
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 20 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
Với báo cáo tổng hợp của Quản lý:
 Nhóm theo tình trạng gắn với nhân viên KD, có cột nhân viên.
 Nhóm theo tỉnh thành.
 Nhóm theo kênh.
 Nhóm theo thời gian (Tuần, tháng, Quý).
Với báo cáo chi tiết của nhân viên:
 Nhóm theo tình trạng.
 Nhóm theo tỉnh thành.
 Nhóm theo Kênh.
 Nhóm theo thời gian (Tuần, Tháng, Quý).
 Nghiệp vụ quản lý sự kiện: với nghiệp vụ này nhằm mục đích để quản lý các
loại sự kiện diễn ra của công ty như:
 Sự kiện hội thảo.
 Sự kiện phát tờ rơi.
 Sự kiện hội thảo nghành nghề.
 Sự kiện hội thảo doanh nghiệp nước ngoài…

nghiệp vụ báo cáo nhằm mục đích để thực hiện các báo cáo.
 Báo cáo tổng hợp công việc của nhân viên KD trong ngày (theo tuần,
tháng). Cuối tuần này hoặc đầu tuần mới mọi người sẽ điền kế hoạch công
việc và lên báo cáo tổng hợp.
 Báo cáo lịch công việc của nhân viên.
 Báo cáo lịch công việc của tổng hợp các nhân viên PKD.
• Phòng triển khai: gồm các nghiệp vụ: quản lý nhân viên, quản lý khách hàng
chính thức, báo cáo.
 Quản lý nhân viên: gồm các công việc chính như:
 Quản lý thông tin nhân viên.
 Quản lý và phân công công việc của từng nhân viên.
 Quản lý khách hàng chính thức: đây là nghiệp vụ cho phép nhân viên
phòng triển khai thực hiện các giao dịch với khách hàng thông qua sự phân
Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thanh Thủy - Nguyễn Thị Thu Hoài - 22 -

Xây dựng hệ thống quản lý nội bộ tại công ty cổ phần SIS Việt Nam
công công việc của trưởng phòng. Cán bộ phòng triển khai sẻ quản lý
thông tin chi tiết của khách hàng chính thức và tiến hành các giao dịch với
khách hàng chính thức: như thống nhất quy trình kế toán, khảo sát các đặc
thù, test phần mềm…
 Báo cáo: chức năng này cho phép đưa ra các báo cáo như:
 Báo cáo lịch về lịch công tác của nhân viên phòng triển khai.
 Báo cáo về tình hình triển khai dự án của từng nhân viên theo tuần,
tháng hay quý.
 Báo cáo về tình kế hoạch triển khai.
 Báo cáo thực tế đã triển khai các dự án
• Phòng lập trình: thực hiện các nghiệp vụ sau: quản lý nhân viên, tiếp nhận
yêu cầu phần mềm, lập trình…
• Phòng bảo hành (support): cũng như các phòng khác do hệ thống được
phân cấp chức năng theo phòng ban nên ở phòng bảo hành cũng có nghiệp vụ:

trình kế toán với
khách hàng
Tiếp nhận khách
hàng chính thức
Quản lý phòng
Kinh doanh
Quản lý phòng
Triển khai
Tạo CSDL khách
hàng tiềm năng
Lập trình
Tiếp nhận yêu
cầu phần mềm
Quản lý phòng
Lập trình
Tiếp nhận hợp
đồng bảo hành
Quản lý phòng
Bảo hành
Khảo sát, phân
tích & đánh giá
Viết tài liệu
Test đặc thù
Thanh toán
Xử lý lỗi
Quản lý nội bộ công ty
SIS Việt Nam
Quản lý lịch
bảo hành
Quản lý lịch triển