BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
-----------------------------------------

VÕ THÀNH ANH VŨ

MỘT SỐ GIẢI PHÁP
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015

Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh
Mã số

: 60.34.05

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
-----------------------------------------

VÕ THÀNH ANH VŨ

MỘT SỐ GIẢI PHÁP
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015

Chuyên ngành : Quản trị kinh doanh

phần mềm ............................................................................................ ... 5
1.1.3.1 Hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu .......................... ... 6
1.1.3.2 Hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất .................................. ... 7
1.1.3.3 Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp .......................... ... 8
1.1.3.4 Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ............................... ... 9
1.2

Nội dung thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm .12

1.2.1 Quản trị mua hàng ............................................................................... ..12
1.2.2 Quản trị kho hàng ................................................................................ ..12
1.2.3 Quản trị bán hàng................................................................................. ..13


1.2.4 Marketing ............................................................................................ ..14
1.2.5 Quản trị vốn bằng tiền.......................................................................... ..14
1.2.6 Quản trị ngoại tệ .................................................................................. ..15
1.2.7 Quản trị tài sản cố định ........................................................................ ..15
1.2.8 Quản trị công nợ phải thu..................................................................... ..15
1.2.9 Quản trị công nợ phải trả ..................................................................... ..16
1.2.10 Kế toán tổng hợp.................................................................................. ..16
1.3

Hiệu quả ứng dụng của công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp
bằng phần mềm ..................................................................................... ..17

1.3.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ ............................................... ..17
1.3.2 Kiểm soát quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh ............................. ..19
1.3.3 Hoàn thiện thông tin quản trị................................................................ ..21
1.3.3.1 Tính kịp thời ............................................................................ ..22


Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng
phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô............................................. ..37

2.2.1 Giới thiệu phần mềm ERP Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đang áp dụng .. ..37
2.2.2 Nội dung và hiệu quả thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp
bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô.................................... ..40
2.2.2.1 Quản trị mua hàng.................................................................... ..40
2.2.2.2 Quản trị bán hàng ..................................................................... ..45
2.2.2.3 Quản trị kho hàng..................................................................... ..48
2.2.2.4 Quản trị công nợ phải thu ......................................................... ..54
2.2.2.5 Quản trị công nợ phải trả.......................................................... ..58
2.2.2.6 Quản trị vốn bằng tiền .............................................................. ..63
2.2.2.7 Kế toán tổng hợp ...................................................................... ..64
2.3

Đánh giá điều kiện thực hiện quản trị nguồn lực doanh nghiệp
bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô ................................... ..65

2.3.1 Nhân lực tham gia................................................................................ ..65
2.3.2 Thời gian thực hiện .............................................................................. ..66
2.3.3 Chi phí thực hiện ................................................................................. ..66


CHƯƠNG 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN
LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
KINH ĐÔ ĐẾN NĂM 2015 .............................................................................. ..67
3.1


....................................................................................................... ..88

TÀI LIỆU THAM KHẢO


-1-

PHẦN MỞ ĐẦU
1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI:
Môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng buộc
doanh nghiệp phải hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả các nguồn
lực trong quá trình sản xuất kinh doanh nhằm tạo lợi thế cạnh tranh. Ngày
nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, doanh nghiệp đã có công cụ hỗ
trợ thực sự hữu hiệu cho việc quản lý doanh nghiệp là hệ thống phần mềm
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning - ERP).
Việc áp dụng hệ thống phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu
với doanh nghiệp.
Nhận thức được điều này, Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đã mạnh dạn đầu tư áp
dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp để nâng cao hiệu quả
quản lý từ rất sớm. Thực tế việc áp dụng hệ thống phần mềm đã góp phần
nâng cao hiệu quả cho công tác quản lý nhưng cụ thể phần mềm đã mang lại
hiệu quả thế nào và làm sao để phát huy hết hiệu quả của phần mềm là vấn đề
mà công ty đặc biệt quan tâm. Bên cạnh đó, đây cũng là vấn đề mà các công
ty có nhu cầu ứng dụng phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp và
hoạt động sản xuất kinh doanh tương đồng với Công Ty Cổ Phần Kinh Đô rất
quan tâm.
Vì vậy, đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh
nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015” được
lựa chọn với mong muốn hệ thống hóa các lợi ích mà phần mềm mang lại
đồng thời đề ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc ứng dụng phần mềm



-3-

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp
bằng phần mềm.
Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng
phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô thời gian qua.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn lực doanh
nghiệp bằng phần mềm tại Công Ty Cổ Phần Kinh Đô đến năm 2015.
Kết luận


-4-

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ
NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
1.1 KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
BẰNG PHẦN MỀM
1.1.1 Định nghĩa về quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp
Công tác quản trị nguồn lực doanh nghiệp bằng phần mềm hoạch định nguồn
lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – sau đây xin gọi tắt là ERP)
là việc ứng dụng phần mềm trên máy tính hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc
quản lý các nguồn lực như quản lý tài chính, quản lý vật tư, quản lý sản xuất,
quản lý cung ứng và phân phối sản phẩm, quản lý khách hàng, quản lý nhân
sự; hỗ trợ các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, … nhằm nâng cao
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý cho doanh nghiệp.
1.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp

lực doanh nghiệp
Dần dần công nghệ thông tin đã trở thành công cụ chủ đạo giúp doanh nghiệp
tạo sự chuyển biến triệt để trong cách làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao
chất lượng sản phẩm cũng như cải thiện đáng kể quan hệ với khách hàng. Quá
trình phát triển của các hệ thống phần mềm hỗ trợ cho quản lý như sau:
1.1.3.1 Hệ thống Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (Material
Requirements Planning - MRP)


-7-

Ra đời từ giữa những năm 1960 với mục tiêu nâng cao hiệu quả trong việc
quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể là tìm ra một phương thức xử lý đơn đặt
hàng nguyên vật liệu một cách tốt hơn:
MRP đưa ra các đề xuất tối ưu hoá việc mua hàng bằng cách tính toán lại thời
điểm có thể nhận nguyên vật liệu (từ nhà cung cấp) và thời điểm thực sự cần số
hàng đó cho sản xuất.
MRP dựa trên nhu cầu số lượng hàng cần sản xuất trong một giai đoạn
(tuần/tháng/quý/năm,…) để:
- Xác định số lượng và tất cả các nguyên vật liệu thành phần để sản xuất
ra loại hàng đó.
- Xác định các yếu tố về thời gian. Thời điểm cần các nguyên vật liệu và các
thành phần trong các công đoạn của quá trình sản xuất.
MRP

xem

xét

số



-8-

chỉ ra việc hoạch định tới từng đơn vị, lập kế hoạch về tài chính và có thể mô
phỏng khả năng cung ứng.
Hệ thống có rất nhiều chức năng và được liên kết với nhau chặt chẽ:
- Lập kế hoạch bán hàng
- Kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể
- Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả năng cung ứng và hỗ
trợ thực hiện khả năng cung ứng nguyên vật liệu.
Đầu ra của hệ thống được tích hợp thể hiện qua các báo cáo như là:
- Kế hoạch kinh doanh
- Kế hoạch mua hàng
- Chi phí vận chuyển.
- Dự báo kho hàng, giá trị tồn kho.
1.1.3.3 Hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise
Resource Planning - ERP)
Đến những năm 1990, cùng với sự phát triển của công nghệ phần cứng và
mạng máy tính, doanh nghiệp dựa trên cấu trúc máy chủ - máy trạm (clientserver), các hệ thống MRP nhường chỗ cho một phần mềm mới là ERP. ERP
không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt
động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, kho
vận, quản trị hệ thống cung ứng, và quản trị hệ thống bán hàng.
Thập kỷ 1990 là thời kỳ hoàng kim của các hệ thống ERP, thu hút hàng loạt
các hãng phần mềm và nhiều tên tuổi đã trở thành huyền thoại trong làng
công nghệ thông tin thế giới như hãng SAP của Đức, Computer Associate,
People Soft, JD Edward và Oracle của Mỹ. Các công ty đa quốc gia thi nhau
triển khai ERP cho từng chi nhánh và nối liền các chi nhánh của họ trên toàn



quản lý phân phối, marketing và bán hàng,…
Phần “tích hợp” của hệ thống ERP chính là khả năng kết nối các luồng nghiệp
vụ lại với nhau. Sự tích hợp có thể được hiểu như là sự thống nhất, tập trung
dữ liệu và chia sẻ thông tin. ERP tích hợp để liên kết các qui trình nghiệp vụ.
Vài doanh nghiệp đã tích hợp thành công hệ thống ERP cho việc quản lý toàn
diện. Qui trình tích hợp và đồng bộ các nghiệp vụ của một công ty trong một
hệ thống được hiểu như là ERM.


- 11 -

Hình 1.3: Mô hình hệ thống ERM
Ngày nay ERP cũng được hiểu như là ERM, nghĩa là khi nói đến ERP người
ta liên tưởng ngay đến việc phần mềm và các quy trình hoạt động tạo thành
một hệ thống kiểm soát toàn diện hoạt động doanh nghiệp.


- 12 -

1.2 NỘI DUNG THỰC HIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP BẰNG PHẦN MỀM
Nhìn chung, việc ứng dụng ERP hỗ trợ cho công tác quản trị bao gồm
việc thực hiện các nội dung sau trên phần mềm ERP:
1.2.1 Quản trị mua hàng
Quản trị kế hoạch mua (lập kế hoạch mua theo định kỳ, theo dõi việc thực
hiện kế hoạch,..).
Quản trị cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (các thông tin tổng quát, mặt hàng,
giá cả, chính sách,…): hỗ trợ cho việc ra quyết định khi lựa chọn nhà
cung cấp cho kế hoạch mua hàng.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình mua:

Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý.
Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
1.2.3 Quản trị bán hàng
Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các
chỉ tiêu kế hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,…);
theo dõi tình hình thực hiện kế hoạch.
Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều
phối hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả
năng cung ứng, tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,…; lập phiếu đề
nghị xuất hàng, xuất hàng, in hóa đơn,…
Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo
dõi thực hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng.


- 14 -

Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn.
Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết
khấu chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,…).
Xử lý việc trả hàng.
Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản
trị nợ phải thu.
Thực hiện các truy vấn, thống kê cần thiết.
1.2.4 Marketing
Quản trị các chính sách bán hàng mang tính thời điểm (thông qua các
chương trình khuyến mãi); các hoạt động marketing (quảng cáo, tài
trợ,…); các hoạt động cộng đồng.
Theo dõi, cập nhật các phát sinh trong suốt thời gian thực hiện chương
trình.
Thực hiện các ghi nhận, phân bổ chi phí đối với từng chương trình.

nhận từ phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,…
Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế
toán tổng hợp dưới dạng các định khoản kế toán.
Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan.
1.2.8 Quản trị công nợ phải thu
Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động bán hàng và tự động ghi nhận các phát
sinh tăng, giảm công nợ phải thu từ các nghiệp vụ này.
Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải thu khác.
Xử lý nghiệp vụ thu tiền nợ.


- 16 -

Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi tuổi nợ, hạn mức nợ.
Trên cơ sở đó, có thể cho ra đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ về
thanh toán đối với từng khách hàng.
Lập kế hoạch kiểm soát việc thu tiền nợ.
Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng
hợp.
Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo có liên quan.
1.2.9 Quản trị công nợ phải trả
Tiếp nhận dữ liệu từ các hoạt động mua hàng và tự động ghi nhận các
phát sinh tăng, giảm công nợ phải trả từ các nghiệp vụ này.
Xử lý các phát sinh về tăng, giảm nợ phải trả khác.
Xử lý nghiệp vụ thanh toán cho người bán.
Quản lý công nợ chi tiết theo từng hóa đơn, theo từng hợp đồng; theo dõi
tuổi nợ, hạn mức nợ.
Lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp.
Kết chuyển số liệu cho phần hành kế toán vốn bằng tiền và kế toán tổng
hợp.

trợ thực hiện tác nghiệp của nhân viên, phòng ban đối với từng bước trong
các quy trình nghiệp vụ (quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình
bán hàng, quy trình thanh toán,…).
Ví dụ: Trong quy trình mua hàng, với công đoạn lựa chọn nhà cung cấp,
ERP sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin về giá, thời gian giao hàng, điều
khoản thanh toán…của các nhà cung cấp đối với những mặt hàng cần mua.


- 18 -

Đây là những thông tin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung cấp
tốt nhất (giá rẻ, thời gian giao hàng và điều khoản thanh toán phù hợp).
Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong quy
trình, ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo các
bước công việc được thực hiện theo trình tự nhất định.
Ví dụ: Quy trình mua hàng như sau:
Yêu cầu mua hàng

Lựa chọn nhà cung cấp

Đặt hàng

Kiểm định chất lượng hàng hóa

Nhập kho

Hình 1.4: Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập Yêu
cầu mua hàng gửi đến phòng cung ứng. Trên cơ sở đó phòng cung ứng
tiến hành Lựa chọn nhà cung cấp và Đặt hàng. Nhà cung cấp giao hàng,