BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

-------------

VƯƠNG HỮU KHÁNH

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II
TNHH MỘT THÀNH VIÊN

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2012


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

-------------

VƯƠNG HỮU KHÁNH

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II
TNHH MỘT THÀNH VIÊN

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN
MÃ SỐ: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................1
CHƯƠNG 1 ................................................................................................................3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ...........................................................3
1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ .........................................................3
1.1.1. Lịch sử phát triển về hệ thống kiểm soát nội bộ ...........................................3
1.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ .......................................7
1.2. Sự hữu hiệu và lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh .........20
1.2.1. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ ................................................20
1.2.2. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh .....................................22
1.3. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ ..........................................................23
1.4. Vai trò và trách nhiệm của các đối tượng có liên quan đến hệ thống kiểm soát
nội bộ .....................................................................................................................24
1.4.1. Hội đồng quản trị ........................................................................................24
1.4.2. Ban giám đốc ..............................................................................................24
1.4.3. Kiểm toán nội bộ.........................................................................................25
1.4.4. Nhân viên ....................................................................................................25
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1..........................................................................................27
CHƯƠNG 2 ..............................................................................................................28
THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CTY XĂNG DẦU
KHU VỰC II TNHH MỘT THÀNH VIÊN .............................................................28
2.1. Sự phát triển của công ty xăng dầu khu vực II ...............................................28
2.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một
Thành Viên ...........................................................................................................28
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quy mô hoạt động của công ty............................29
2.1.3. Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới ..............................29
2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty ...............................................................33
2.3. Đặc điểm hoạt động của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên ..34
2.4. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II
TNHH Một Thành Viên.........................................................................................37
2.4.1. Mục đích và phương pháp khảo sát : ..........................................................37

PHỤ LỤC 02 ....................................................................................................... PL 13


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1. COSO

: Committee of Sponsoring Organizations

2. TNHH

: Trách nhiệm hữu hạn

3. MTV

: Một thành viên


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng 1.1- Bảng so sánh báo cáo COSO 1992 và COSO 2004 ...................................4
Bảng 2.1 : Danh sách các doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu ..................................30
Bảng 2.2. Sự thay đổi các đầu mối nhập khẩu xăng dầu từ 1975 đến nay ...............31
Sơ đồ 2.2 - Cơ cấu tổ chức của công ty ....................................................................33
Sơ đồ 3.2: Mô hình bảng điểm cân bằng ..................................................................71


1

LỜI MỞ ĐẦU

4. Phương pháp nghiên cứu:
Luận văn được nghiên cứu dựa trên phương pháp duy vật biện chứng để hệ thống
hóa cơ sở lý luận và thực trạng khảo sát tại Công ty xăng dầu khu vực II TNHH
MTV, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
5. Kết cấu của luận văn:
Lời mở đầu.
Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
Chương II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xăng dầu khu vực
II TNHH Một thành viên
Chương III: Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công
ty xăng dầu khu vực II TNHH Một thành viên
Kết luận.
Tài liệu tham khảo.
Phụ lục.


3

CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Lịch sử phát triển về hệ thống kiểm soát nội bộ
Khái niệm về kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển dần trở thành một
hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức, đặc biệt có liên quan đến vấn đề
quản trị doanh nghiệp. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã
dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này. Đến
nay, định nghĩa này được chấp nhận khá rộng rãi là :
"Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị, các
nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây :

Tên gọi

Internal

Control

COSO 2004
- Enterprise Risk Management -

Intergrated Framework

Intergrated Framework

(Kiểm soát nội bộ)

(Quản trị rủi ro doanh nghiệp)

Định

- Là một quá trình, chịu sự - Là một quá trình, chịu sự chi phối

nghĩa

chi phối của Ban Giám Đốc, của Ban Giám Đốc, nhà quản lý và
nhà quản lý và các nhân các nhân viên của doanh nghiệp.
viên của doanh nghiệp.
- Được thiết kế để cung cấp - Có thể cung cấp một sự đảm bảo
một sự đảm bảo hợp lý.

hợp lý cho các nhà quản lý doanh


1. Môi trường kiểm soát

1. Môi trường kiểm soát

nhân tố
cấu
thành
2. Thiết lập mục tiêu
3. Nhận dạng các sự kiện
2. Đánh giá rủi ro

4. Đánh giá rủi ro
5. Đối phó với rủi ro

3. Hoạt động kiểm soát

6. Hoạt động kiểm soát

4. Giám sát

7. Thông tin và truyền thông

5. Thông tin và truyền thông 8. Giám sát
Như vậy kiểm soát nội bộ được hiểu là :
1.1.1.1. Kiểm soát nội bộ là một quá trình
Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch,
thực hiện và giám sát. Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần kiểm soát các
hoạt động của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này. Kiểm soát nội bộ
không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện

1.1.1.4. Các mục tiêu
Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác
định các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay
mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục
tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:


7
- Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của
việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và
đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và
các quy định.
Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì một
mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu
nêu trên. Sự phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát ở các phương diện
khác nhau.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý
đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân
thủ pháp luật và các quy định. Để đạt được các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở các
chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát,
cách thức đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin và
truyền thông và vấn đề giám sát.
Riêng mục tiêu hoạt động, thí dụ như thu nhập trên vốn đầu tư, thị phần hay
sản phẩm mới, ... không phụ thuộc hoàn toàn vào các biện pháp kiểm soát của đơn
vị. Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các sự kiện
bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra. Với các mục tiêu
này, kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự bảo đảm hợp lý rằng các nhà quản lý với vai
trò giám sát, với hành động kịp thời sẽ giúp tổ chức có thể đạt được các mục tiêu.

nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Thí dụ, gian lận trong báo cáo tài
chính có thể xuất phát từ việc nhân viên bị ép buộc phải thực hiện các mục tiêu phi
thực tế của nhà quản lý. Những hành động không đúng cũng có thể phát sinh khi
quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập (thí dụ các
khoản thưởng sẽ căn cứ theo mức lợi nhuận đạt được)...
- Đảm bảo về năng lực.
Là đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để
thực hiện được nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ
được giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do đó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các


9
nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ được giao và phải
giám sát, huấn luyện họ đầy đủ và thường xuyên.
- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán.
Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở Thị
trường chứng khoán phải thành lập Ủy ban kiểm toán. Đây là Ủy ban gồm một số
thành viên trong và ngoài Hội đồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc điều
hành đơn vị. Ủy ban kiểm toán có thể có những đóng góp quan trọng cho việc thực
hiện các mục tiêu của đơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám
sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ ... Do có các chức
năng quan trọng trên, nên hoạt động hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội đồng
Quản trị có anh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố được xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị
hoặc Ủy ban kiểm toán gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành
viên trong Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ
phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.
Ở Việt Nam, luật doanh nghiệp quy định một số loại hình công ty phải có
Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò tương tự như Ủy
ban kiểm toán.

tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các
hoạt động của đơn vị, giúp cho mội thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể
gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc
hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng
văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ
giữa họ với nhau.
- Chính sách nhân sự.
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân
sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua việc
tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng
lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức. Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành


11
ưu tiên cho những cá nhân có trình độ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ
là sự đảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của đội ngũ nhân viên.
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến mọi hoạt động của một doanh nghiệp,
trong đó có công tác kế toán và độ trung thực của báo cáo tài chính. Thí dụ, một
quan điểm không đúng đắn của Giám đốc khi báo cáo về lợi nhuận có thể làm mất
đi tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của đội
ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn đến các sai lệch trọng yếu của các báo cáo này.
1.1.2.2. Đánh giá rủi ro:
Đối với mọi hoạt động của một đơn vị đều có thể phát sinh những rủi ro và
khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích
những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu - kể cả mục tiêu
chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt đông - của đơn vị có thể không đạt được và
phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên.
Để giới hạn được rủi ro ở mức chấp nhận được, người quản lý phải dựa trên
mục tiêu đã được xác định của đơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ đó mới có

ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh
hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và
những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro đe dọa sự trung thực và hợp
lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc
quyền sở hữu của đơn vị; đánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp
với các chuẩn mực, chế độ kế toán; khai báo không đầy đủ thu nhập và chi phí;
trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và
chế độ kế toán, ...
Các rủi ro trên có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt động của đơn vị hoặc
từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này
thường được kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán.


13
1.1.2.3. Hoạt động kiểm soát:
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ
thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi
những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang
hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt động kiểm soát khác nhau có thể được thực
hiện, và dưới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
a. Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc. Chẳng hạn,
không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi
chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm để các nhân viên kiểm soát lẫn
nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện nhanh chóng; đồng thời giảm cơ
hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và
giấu giếm những sai phạm của mình.

soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm
càng tốt.
- Cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
dụng khác nhau. Thí dụ, hóa đơn bán hàng là căn cứ để tính tiền khách hàng, ghi
nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ
chỉ đi qua các bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, và phải được xử lý nhanh chóng
để chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang
liên tục, quy định nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát, ...
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, đúng quy
định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động. Cần đảm bảo là tất
cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động phải được phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý
trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong đơn vị cũng đều có


15
quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn
có thể được chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách để
áp dụng cho toàn đơn vị. Thí dụ Ban giám đốc ban hành bảng giá bán sản phẩm,
dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng ... Sau đó, nhân viên cấp dưới căn
cứ chính sách đó để xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể: là các trưởng hợp mà người quản lý phải xét duyệt từng
nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể đưa ra chính sách chung. Phê chuẩn cụ thể được
áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên, thí dụ phê chuẩn việc mua sắm
máy móc thiết bị ... Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ
thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung,

phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu
trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Thí dụ nhân viên có thể
quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc và cần có
người quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ. Hơn nữa, ngay cả khi
chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình
vi phạm, vì thế hoạt động này vẫn rất cần thiết.
Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải
độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu
người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp
vụ, hoặc không độc lập vì bất cứ lý do nào.
e. Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện:
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách
so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự đoán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có
liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; đồng thời còn xem xét
trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình
thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo
đuổi mục tiêu của đơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường
xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà
quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những điều chỉnh


17
thích hợp. Thí dụ, việc tính toán số vòng quay hàng tồn kho và so sánh với kỳ trước
có thể giúp người quản lý sớm phát hiện tình trạng ứ đọng hàng tồn kho.
1.1.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các
báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho
nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt được