Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG
TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM
2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT
NAM.
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.
- Tên Công ty: Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam
- Tên giao dịch quốc tế: Viet Nam Air Petrol Company (VINAPCO).
-- Trụ sở chính của công ty đặt tại sân bay Gia Lâm số 202 đường
Nguyễn Sơn - Quận Long Biên – Hà Nội.
Tổng Công ty Hàng không Việt Nam được đánh giá là là ngành kỹ thuật
dịch vụ thuộc khối cơ sở hạ tầng và còn là ngành kinh tế mũi nhọn của mỗi
quốc gia. Trong điều kiện kinh tế mở, ngành Hàng không của nước ta còn đóng
vai trò hết sức quan trọng trong sự giao lưu phát triển kinh tế đất nước, là cầu
nối giữa các lục địa, rút ngắn khoảng cách và thời gian cho việc đi lại buôn bán,
vận chuyển giao thông, thông tin Khoa Học Công Nghệ giữa các quốc gia, các
tổ chức và cá nhân hoạt động kinh tế - xã hội.
Hoạt động của ngành Hàng không mang tính chất dây chuyền được
hình thành bởi nhiều ngành nghề khác nhau. Các ngành nghề này có mối
quan hệ mật thiết với nhau, đan xen, hỗ trợ nhau cùng phát triển.
Xăng dầu là nguồn nguyên liệu chính cho các thiết bị hàng không hoạt
động ở cả trên không và mặt đất. Để ngành Hàng không có thể hoạt động
bình thường, ổn định thì việc cung cấp nguyên liệu một cách liên tục là rất
cần thiết.
Ngày 11/02/1975 trên cơ sở Cục Hàng không Việt Nam quyết định
thành lập Tổng Cục Hàng Không Việt Nam (nay là Tổng Công ty Hàng
không Việt Nam) được đặt dưới sự lãnh đạo của quân uỷ trung ương Bộ
Quốc Phòng.
Xăng dầu vừa là vật tư vừa là hàng hoá và là vật tư hàng hoá chiến
lược nên nó ảnh hưởng lớn đến cân đối nền kinh tế, do vậy nhà nước đã trực

chuẩn.
Công ty cũng đang đầu tư trang bị các xe tra nạp hiện đại; cải tạo bổ
sung các phương tiện vận chuyển nhiên liệu hàng không chuyên dùng đảm
bảo an toàn chất lượng nhiên liệu và dịch vụ tra nạp nhiên liệu tại các sân
bay.
Bên cạnh đó, việc đầu tư xây dựng hệ thống kho cảng đầu nguồn, các
kho trung chuyển và các cửa hàng bán xăng dầu tại các địa phương trong cả
nước đang gấp rút hoàn thành và đưa vào sử dụng.
2
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
2
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
Chất lượng sản phẩm Jet A-1 của VINAPCO đáp ứng Tiêu chuẩn
Quốc gia TCVN 6426 và Yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùng
cho hệ thống hoạt động chung (AFQRJOS) do tổ chức quốc tế JIG ban hành.
Tiêu chuẩn này là tổng hợp của hai tiêu chuẩn ngặt nghèo sau:
+ Tiêu chuẩn của bộ quốc phòng Anh DEF STAN 91-91:Nhiên liệu
tuốc bin Hàng không gốc Kerosine loại JET A-1 phát hành mới nhất.
+ Tiêu chuẩn ASTM D1655-06d Nhiên liệu tuốc bin Hàng Không
loại JET A-1 phát hành mới nhất.
Bên cạnh việc cải tiến và đầu tư hiện đại cơ sở vật chất, Công ty Xăng
dầu Hàng không đã xây dựng một phương thức quản lý mới, phù hợp với xu
thế của thời đại. Đó là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
9001- 2000. Được Công ty xây dựng từ năm 2000 và được tổ chức QMS
đánh giá, công nhận năm 2001. Với phương châm: “ Chất lượng, hiệu quả,
an toàn, thoả mãn các nhu cầu của khách hàng” là cam kết của toàn bộ cán
bộ, công nhân viên Công ty Xăng dầu Hàng không nhằm cung cấp cho
khách hàng nhiên liệu hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, với
dịch vụ tra nạp không ngừng được cải tiến và luôn thoả mãn mong đợi của

5. Xí nghiệp Thương mại Dầu khí Miền Bắc.
6. Xí nghiệp Thương Mại Dầu khí Miền Nam.
7.Chi nhánh Công ty Xăng dầu tại Nghệ An.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG
KHÔNG VIỆT NAM.
2.1.2 Đặc điểm kinh doanh chủ yếu.
* Đặc điểm.
4
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
4
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam là một Doanh nghiệp 100%
vốn Nhà nước trực thuộc Tổng Công ty Hàng không Việt Nam.
- Hiện Công ty đang quản lý 7 Công ty con và chi nhánh tại 3 miền lãnh
thổ của đất nước.
- Mặt hàng kinh doanh của Công ty là 100% Nhiên liệu dầu mỏ nhập
khẩu từ thị trường quốc tế.
- Chất lượng sản phẩm JetA-1 của Công ty đáp ứng Tiêu chuẩn Quốc gia
TCVN 6426 và yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùng cho hệ thống
hoạt động chung do tổ chức JIG ban hành.
- Công ty xây dựng một phương thức quản lý mới phù hợp với xu thế của
thời đại đó là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 -2008.
* Hoạt động kinh doanh chủ yếu.
Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam tổ chức thực hiện các hoạt
động cung ứng nhiên liệu dầu JET>A1 cho các hãng Hàng không nội địa và
các Hãng Hàng không Quốc tế hạ, cất cánh tại các sân bay của Việt Nam.
2.1.3 Tình hình sử dụng lao động và sản xuất kinh doanh của công ty.
* Tình hình sử dụng lao động.
Cùng với sự phát triển trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Kỹ sư, Kiến trúc sư 295 305 400 Người
- Kỹ thuật viên 250 300 400 Người
- Nhân viên kỹ thuật và các loại khác 612 590 470 Người
(Nguồn: Phòng Tổ chức Cán Bộ)
Với đội ngũ công nhân viên được tuyển chọn qua một quy trình tuyển
chọn một cách khoa học và kỹ lưỡng thông qua các bước hoạch định và
tuyển dụng nhân sự căn cứ vào chiến lược phát triển nguồn nhân lực, kế
hoạch sử dụng lao động và đặc trưng công việc…công ty đã luôn đảm
bảo được khối lượng nhân viên phù hợp với yêu cầu của khối lượng công
việc, có trình độ đáp ứng được nhu cầu công việc và nâng cao hiệu quả
kinh doanh của Công ty.
Ngoài ra, với đội ngũ lao động trên công ty còn thường xuyên có
chính sách đào tạo, bồi dưỡng, khích lệ động viên CBCNV, đầu tư hiện
đại hóa trang thiết bị, áp dụng khoa học công nghệ tiên tiến vào thực hiện
công việc để họ có điều kiện làm việc tốt, phát triển bản thân và đáp ứng
tốt yêu cầu công việc đặt ra.
BẢNG THỐNG KÊ TÌNH HÌNH LAO ĐỘNG TẠI PHÒNG VĂN
THƯ CÔNG TY
STT Nhân viên Trình độ Tuổi đời Tuổi nghề
1 Phạm Thu Hà Tại chức Học viện Hành Chính 43 19
2 Nguyễn Kim Hạnh Sơ cấp 40 20
3 Nguyễn Thị Hương Trung cấp VTLT 31 9
4 Đặng Thị Thu Trung cấp VTLT 30 8
(Nguồn: Phòng Tổ chức Cán Bộ)
Với số lượng nhân viên phòng văn thư hiện nay của Công ty về số
lượng (4 người) đã đáp ứng đủ về số lượng, đều là những nhân viên đã có
tuổi đời trong nghề, có kinh nghiệm trong công việc, tuy nhiên về trình
độ cũng như kỹ năng làm việc của nhân viên bộ phận văn thư Công ty
hiện nay vẫn chưa thực sự đạt yêu cầu về trình độ tin học, ngoại ngữ

( Nguồn: Phòng kinh doanh)
Qua bảng trên cho ta thấy doanh thu của Công ty qua 2 năm gần đây có
xu hướng tăng mạnh, năm 2008 do giá xăng dầu thế giới tăng mạnh nên tuy
sản lượng tăng không nhiều nhưng doanh thu và lợi nhuận tăng lên rất đáng
kể.
Do đặc thù của loại hàng hoá kinh doanh chịu ảnh hưởng rất lớn bởi biến
động của nền kinh tế thị trường nên hoạt động kinh doanh của công ty gặp
nhiều khó khăn. Nhưng dưới sự điều hành kịp thời, sát sao của ban lãnh đạo
cơ quan và sự nhiệt tình cố gắng của đội ngũ cán bộ công nhân viên cùng
với đó là việc thay thế các trang thiết bị lạc hậu xuống cấp và nâng cấp cơ sở
hạ tầng để phù hợp với xu thế phát triển tiên tiến trên thế giới, bất chấp mọi
khó khăn công ty vẫn hoạt động hiệu quả và đem lại lợi nhuận cao.
2.1.3 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng trong những
năm tới.
* Thuận lợi.
Hệ thống kho bể, phương tiện tra nạp được trang bị , được thành lập từ
những năm 80 với đội ngũ CBCNV lành nghề, dày dặn kinh nghiệm công
tác là thế mạnh rất lớn của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam trong
thời gian tới khi xuất hiện những đối thủ cạnh tranh mới gia nhập ngành.
Kết hợp với sự năng động nhạy bén trong việc tìm kếm thị trường đầu
ra, đầu vào và thực hiện hàng loạt các hoạt động nhằm tìm kiếm và khai thác
thêm những khách hàng tiềm năng trong lĩnh vực kinh doanh ngoài ngành
Công ty đã hoàn thành rất tốt công tác chiếm lĩnh thị trường, duy trì mối
7
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
7
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
quan hệ tốt đẹp với những bạn hàng trong và ngoài nước ở cả hai thị trường,
luôn đảm bảo có được lượng khách ổn định và ngày càng phát triển.

8
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
- Trong năm 2009 theo quyết định của Thủ tướng chính phủ công ty sẽ
thay đổi cơ cấu quản lý từ Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty Cổ phần,
sẽ gặp phải những khó khăn trong giai đoạn đầu.
Những khó khăn này tưởng chừng là đơn giản song nó có ảnh hưởng
rất nhiều đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vấn đề
này luôn được ban lãnh đạo Công ty tìm mọi cách tháo gỡ và khắc phục từng
bước những khó khăn trên.
* Phương hướng và nhiệm vụ trong thời gian tới.
Cũng như các Doanh nghiệp khác, để hoạt động Kinh doanh của mình có
kết quả và mang lại nhiều hiệu quả hơn, Công ty Xăng dầu Hàng không Việt
Nam cũng đã đề ra những định hướng và mục tiêu, nhiệm vụ phát triển của
Công ty như sau:
- Những năm tới do phải đối mặt với việc xuất hiện các đối thủ cạnh
tranh công ty đã đưa ra những nhiệm vụ cụ thể để đem lại sản phẩm
có tính cạnh tranh cao trên thị trường như sau:
+ Về con người : Nâng cao trình độ chuyên môn,nghiệp vụ, vai trò tráhc
nhiệm, thái độ làm việc của toàn thể CBCNV trong Công ty bằng các
khoá học bồi dưỡng về nghiệp vụ.
+ Về trang thiết bị: Hiện đại hoá trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện tra
nạp đáp ứng yêu cầu cạnh tranh.
+ Tiết kiệm chi phí, giảm giá thành cung ứng dịch vụ phục vụ chính sách
giá trong kinh doanh.
+ Nâng cao chất lượng phục vụ, đưa ra những chính sách ưu đãi để thu
hút khách hàng.
+ Mở rộng thị trường kinh doanh trong lĩnh vực ngoài ngành: Phục vụ lợi
ích dân sinh, tìm các đối tác mới, tích cực tìm kiếm những vị trí địa lý có
lợi thế thương mại để xây dựng các cửa hàng bán lẻ xăng dầu.

BAN HÀNH HÍNH
BAN AN NINH AN TOÀN
P.TÀI CHÍNH KẾ TOÁNP.THỐNG KÊ TIN HỌC P.KINH DOANH - XNK
VĂN PHÒNG ĐẢNG - ĐOÀN THỂ
BAN TH.KÊ
BAN TIN HỌC
BAN TÀI CHÍNH
BAN KẾ TOÁN
BAN CHẾ ĐỘ
BAN QUẢN LÝ VỐN ĐẦU TƯ
P.KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ
BAN XÂY DỰNG CƠ BẢN
BAN KẾ HOẠCH
P.KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ
BAN ĐB CHẤT LƯỢNG
BAN KỸ THUẬT
Ghi chú:Qhệ chỉ đạo:Qhệ hiệp đồng:
BAN THƯ KÝ ĐỐI NGOẠI
ĐỘI XE VĂN PHÒNG
P.TỔ CHỨC CÁN BỘ
BAN TIỀN LƯƠNG
BAN ĐÀO TẠO
BAN Y TẾ
BAN MARKETTING
BAN XUẤT N.KHẨU
BAN KINH DOANH
BAN KDXD NGOÀI NGÀNH
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
11
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P

tác tại công ty.
- Nhiệm vụ Đối ngoại:
+ Giao dịch và quan hệ với các cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể,
cá nhân trong nước và quốc tế đến liên hệ công tác.
+ Tham gia xây dựng đề án, kế hoạch, chương trình hợp tác quốc tế và tổ
chức thực hiện khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Tổ chức các hội
nghị trong nước và hội thảo quốc tế của Công ty.
+ Chủ trì phối hợp với phòng TCCB làm thủ tục hành chính cho các đoàn
ra, đoàn vào theo phân cấp của Công ty.
+ Tổ chức lễ tân, tiếp khách văn minh, lịch sự, chu đáo.
+ Thực hiện công tác thông tin, tuyên truyền, quảng cáo với các cơ quan
tuyên truyền thông tin đại chúng.
- Nhiệm vụ pháp chế:
12
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
12
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
+ Giúp Giám đốc Công ty về công tác pháp chế; bảo đảm tính pháp lý
của các hợp đồng kinh tế, văn bản, thư từ giao dịch của Công ty.
+ Tham gia đàm phán, ký kết và giải quyết các tranh chấp hợp đồng kinh
tế, thương mại quốc tế.
- Nhiệm vụ An ninh – An toàn:
Đảm bảo an toàn an ninh an toàn trong trụ sở làm việc của Công ty.
Giúp Chánh văn phòng Đối ngoại tham mưu cho Giám đốc Công ty về
công tác An ninh - An toàn, phòng chống cháy nổ trong toàn Công ty
+ Soạn thảo nội quy an toàn, quy định về công tác An ninh - An toàn,
phòng chống cháy nổ, công tác bảo vệ nội bộ trong công ty.
+ Phổ biến các chủ trương, quy định của các cơ quan nghiệp vụ cấp
trên cho các đơn vị trong Công ty.

- Thường xuyên tổ chức các phong trào, hoạt động bề nổi của đoàn
thanh niên tới các Đoàn viên trong Công ty: Thi đua khen thưởng, thể dục
thể thao, tình nguyện, các chương trình văn nghệ…
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Thống kê Tin học.
- Làm công tác thống kê và nối mạng tin học trong quản lý
- Tham mưu cho Đảng uỷ, ban giám đốc về quản lý số liệu Xuất,
Nhập, Tồn.
- Xây dựng, quản lý, giám sát các định mức theo quy định.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Kinh doanh Xuất nhập khẩu.
- Biên dịch các tài liệu theo yêu cầu của Lãnh đạo công ty và các cuộc
Meeting, hội nghị, hội thảo. Chuẩn bị và cấp phát các tài liệu hội nghị,
hội thảo của Công ty.
- Giúp Giám đốc Công ty về công tác pháp chế, bảo đảm tính pháp lý
của các hợp đồng kinh tế, văn bản, thư từ giao dịch của Công ty.
- Tham mưu cho Đảng uỷ, ban Giám đốc:
+ Tổ chức đầu thầu nhà cung ứng.
+ Thay mặt Giám đốc ký hợp đồng bán hàng .
- Xuất nhập khẩu đảm bảo nguồn hàng hoá.
- Quảng cáo, xây dựng các trang web, tổ chức hội nghị khách
hàng…
- Ban kinh doanh ngoài ngành:
+ Phát triển hệ thống các cửa hang bán lẻ
+ Tìm đối tác bán hàng trong lĩnh vực xăng dầu ngoài ngành.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tổ chức Cán bộ.
- Giúp Lãnh đạo cơ quan phối hợp với các phòng ban xây dựng quy
chế làm việc của Công ty.
- Làm công tác tổ chức nhân lực, tiền lương, các chế độ chính sách.
- Đào tạo mới và tổ chức các lớp học về nghiệp vụ cho
CBCNV.
* Chức năng và nhiệm vụ của phòng Tài chính - Kế toán.

- Xây dựng quy trình quy định về kỹ thuật, phương tiện vận tải và
phương tiện tra nạp.
- Tham gia các dự án về mặt kỹ thuật phương tiện.
2.1.5 Cơ cấu tổ chức phòng hành chính quản trị.
2.1.5.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng Đối ngoại.
15
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
15
LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG ĐỐI NGOẠI
BAN THƯ KÝ
(Nguồn: Cẩm nang nghiệp vụ công tác Văn phòng Công ty.)
TẠP VỤ LỄ TÂNĐIỆN NƯỚC TỔNG ĐÀI VĂN THƯ LƯU TRỮ
ĐỘI XEBAN AN NINH AN TOÀNBAN HÀNH CHÍNH
TỔ PHỤC VỤ TỔ VĂN THƯ
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
16
Sinh viên: Trần Thị Huyền Lớp QT901P
16
Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty
Xăng dầu Hàng không Việt Nam.
2.1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
a, Chánh Văn phòng.
- Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm điều hành toàn diện mọi hoạt động của
Văn phòng Đối ngoại.
- Phụ trách công tác tổ chức, quản lý lao động, công tác thi đua, khen thưởng.
- Trực tiếp quản lý, chỉ đạo Ban thư ký đối ngoại, Ban an ninh an toàn.
b, Phó chánh Văn phòng.
- Phó Chánh Văn phòng thay mặt Chánh Văn phòng điều hành công việc
khi Chánh văn phòng đi vắng.
- Tham gia các chương trình của Công ty như: Chương trình đào tạo nâng